Transforming passive usage into actionable insights

A case study in data analytics from the Bibliotheca Alexandrina

Abstract

In der traditionellen Bewertung von Bibliotheksbeständen werden Ausleihdaten seit Langem als wichtiger Indikator für die Nutzung von Beständen und das Nutzerinteresse herangezogen. Diese Daten bilden jedoch nicht zwangsläufig die gesamte Nutzung physischer Bibliotheksbestände ab. Dies gilt insbesondere für Bibliotheken, in denen die Ausleihberechtigung auf bestimmte Nutzergruppen beschränkt ist und ein erheblicher Teil der Nutzung innerhalb der Lesesäle stattfindet. Bücher, die innerhalb der Bibliothek angefordert und anschließend wieder zurückgestellt werden, werden daher in den herkömmlichen Ausleihstatistiken nicht verzeichnet. Die vorliegende Fallstudie untersucht einen datenanalytischen Ansatz, mit dem diese passive Nutzung ohne Ausleihvorgang erfasst und für eine evidenzbasierte Bestandsentwicklung und Bibliothekssteuerung nutzbar gemacht werden kann. Hierzu wurden RFID-basierte Nutzungsdaten aus den Lesesälen mit bibliografischen Metadaten wie Titel, Fachgebiet, Sprache, Verlag, DDC-Notation und physischem Standort verknüpft. Der Untersuchungszeitraum umfasst zwölf Monate von Juni 2024 bis Mai 2025. Insgesamt wurden 130.693 RFID-basierte Nutzungsereignisse erfasst. Die Datenerhebung erfolgte mit RFID-Handgeräten und einer eigens entwickelten sitzungsbasierten App. Anschließend wurden die Daten mit dem integrierten Bibliothekssystem abgeglichen, mit bibliografischen Metadaten angereichert und mithilfe von Microsoft Excel, Google Sheets, Google Apps Script und Google Looker Studio aufbereitet und visualisiert. Die Analyse zeigt zeitliche, sprachliche, thematische und räumliche Nutzungsmuster, die in reinen Ausleihstatistiken nicht abgebildet werden. Die Ergebnisse zeigen, dass routinemäßig erfasste RFID-Nutzungsdaten in strukturierte analytische Informationen überführt werden können, die die Bestandsentwicklung, Ressourcenplanung, Personaleinsatzplanung und Raumorganisation unterstützen. Zudem zeigt die Fallstudie die Machbarkeit eines schlanken Ansatzes für eine geschäftsorientierte und evidenzbasierte Verwaltung auf Grundlage der bestehenden Bibliotheksinfrastruktur und vorhandener digitaler Werkzeuge, ohne dass die umfassende Installation eines aufwändigen intelligenten Regalsystems erforderlich ist.