1. Einführung und Zielsetzung

Die Ablage und Sicherung persönlich relevanter Informationsobjekte, also von Bildern, E-Mails, Postings in Messenger-Diensten wie Signal, WhatsApp oder Threema, aber auch von Dateien aus dem Arbeitsumfeld ist für viele eine immer wiederkehrende Herausforderung. Schwierig genug ist es, seine eigene Ablageordnung zu finden und diese diszipliniert einzuhalten. Richtig kompliziert wird es, wenn es mehrere Beteiligte gibt, weil z. B. Dateien von Kolleg*innen gemeinsam genutzt werden oder weil Bilder vom letzten Familientreffen möglichst für alle an einer – im Idealfall intuitiv nachvollziehbaren Stelle – in der Cloud wiederauffindbar sein sollen. Erschwerend kommt hinzu, dass bei vielen diese eher unliebsame Aufgabe des Ordnunghaltens bzw. der Entscheidung, welche Informationen wo gespeichert werden sollen, auch emotionale Widerstände auslöst. Vor diesem Hintergrund haben manche resigniert: Ihnen ist dies alles zu mühsam.

Die Frage der persönlich organisierten Ablage und Sicherung – gleich ob mit papiernen Materialien (immer weniger) oder digitalen Objekten (heute fast der Normalfall) – wird in der Fachliteratur als „Persönliches Informationsmanagement“, engl. Personal Information Management (PIM), bezeichnet. Nach Ansicht von Lilach Alon, Autorin des hier zu besprechenden Buches,1 wird diese Aufgabe zwar zumeist geplant und unterstützt durch einschlägige Software angegangen, im Kern wird sie jedoch überwiegend von Gefühlen und Affekten geleitet – trotz des gängigen Anspruchs, dass hierbei Vorüberlegungen, also kognitive Prozesse, dominieren sollten. Dabei ist es schwierig, die im Titel des Buches benutzten Begriffe Affekt (affect) und Gefühl (emotion) klar voneinander abzugrenzen. Der Rezensent folgt hier dem Verständnis der Autorin, die Gefühle als Grundlage für spontanes, wenig(er) überlegtes Handeln „im Affekt“ sieht.2

Ziel des Buches ist es insofern darzustellen und zu erklären, wie und weshalb Gefühle die individuell geprägte Organisation und Ablage von persönlich relevanten Informationsobjekten beeinflussen und dass dieser Sachverhalt ganz normal und auch gar nicht „schlimm“ ist. Aus Sicht der Autorin wird unser Verhalten, z. B. unsere Entscheidung, was wirklich gespeichert werden soll und wo dies erfolgt, auch von unserer jeweiligen persönlichen Situation, vom kulturellen Hintergrund und – naheliegenderweise – von Erfahrungen, Gewohnheiten sowie insbesondere praktischen Erwägungen und Notwendigkeiten beeinflusst. Die Bezeichnung von Dateiverzeichnissen, die Konvention für Dateinamen oder auch die Zuordnung von Nachrichten zu „Ordnern“ – all das folgt meist irgendwelchen Empfehlungen, die individuell und situativ angepasst werden. Somit gibt es neben der eigenen Handlungsweise dementsprechend auch viele weitere Best Practices. Ihre wiederholte Überprüfung und Anpassung ist allerdings zu empfehlen. Insofern: PIM ist trotz aller, auf Erfahrung Dritter beruhenden Empfehlungen eine weitgehend individuelle Angelegenheit. Gemeinsames PIM durch mehrere Personen ist eine echte Herausforderung. Grundsätzlich wird PIM dann als erfolgreich erlebt, wenn Gespeichertes schnell und verlässlich wiedergefunden wird.

Angesichts der Vielzahl und Vielfalt digitaler Informationen, die wir erhalten und erzeugen, hat PIM heute einen deutlich höheren Stellenwert als die frühere Ablage papierbasierter Informationen. Ob auf dem Smartphone, auf dem alleine genutzten Notebook oder in einer gemeinsamen Arbeitsumgebung: Sofern uns das Thema nicht gleichgültig ist, sind wir täglich gefordert, PIM zu praktizieren.

2. Struktur und Inhalt des Buches

Die an der erziehungswissenschaftlichen Fakultät der Tel-Hai Universität in Kiryat Shmona, Israel, tätige Autorin Lilach Alon3 hat in den letzten Jahren zusammen mit Kolleg*innen das Thema PIM intensiv erforscht. Die Ergebnisse dieser umfangreichen empirischen Arbeiten sind u. a. in Form von Fallstudien in das vorliegende, im August 2026 erschienene Buch eingeflossen.

In einer vorangestellten Einführung wird zunächst der methodische Ansatz des Buches vorgestellt. Der eigentliche Inhalt ist in drei thematische Abschnitte gegliedert:

• Teil 1: Theoretische Grundlagen (Kapitel 1 und 2)

• Teil 2: Der Umgang mit personenbezogenen Daten (Kapitel 3 bis 5)

• Teil 3: Anwendungen und zukünftige Entwicklungen (Kapitel 6 bis 9)

Im Mittelpunkt von Teil 1 steht die Klärung, was mit Personal Information Management (PIM) gemeint ist. In einem Überblick wird die Geschichte des Themas von der Papierablage bis hin zu aktuellen digitalen Speicher- und Ablageformen lokal und in Cloud-Diensten dargestellt und erläutert, wie in diesem Kontext PIM in viele alltägliche Routinen eingebettet ist.

Anschließend wird die emotionale Seite des Umgangs mit Informationen thematisiert. Unter Einbeziehung von theoretischen Ansätzen aus der Psychologie und der Informationswissenschaft wird u. a. erklärt, wie Aufmerksamkeit, Erinnerung, Motivation und Gefühle Einfluss darauf nehmen, was wie und wo gespeichert wird und mit welchen Konzepten wir in dem von uns Gespeicherten suchen. Hierbei wird auch angesprochen, wie eine subjektiv gute Datenablage uns Sicherheit vermitteln kann – bzw. wie das Gegenteil Befürchtungen, Unsicherheit und ggf. auch Verlustängste auslösen kann.

Teil 2 fasst diese Überlegungen als „affective PIM“ (S. 55) zusammen. Zur Konkretisierung werden die gefühlsbasierten Einflussfaktoren wie Angst vor Verlust, Frustration, Kontrolle bzw. Kontrollverlust sowie der Einfluss kultureller Identität auf das PIM dargelegt. Das Zusammenspiel dieser Faktoren beeinflusst aus Sicht von Alon Gewohnheiten und wiederkehrende Entscheidungen bezüglich PIM. Angesichts der Fülle von Informationen, mit denen wir tagtäglich umgehen, ergeben sich Spannungsfelder und Fragen, die beim PIM herausfordern, z. B. behalten oder löschen, persönliche Regeln oder institutionelle Regeln anwenden bzw. private Ablage oder gemeinsame Ablage praktizieren. Anhand von Fallbeispielen stellt die Autorin Vorgehensweisen vor, wie mit diesen Herausforderungen umgegangen werden kann.

Neben den schon genannten Einflussfaktoren nennt Alon auch weitere, die Lebensverhältnisse betreffende Faktoren wie z. B. Migration, Krankheit, berufliche oder familiäre Veränderungen, die das eigene PIM beeinflussen können. In solchen Situationen kann ein bis dahin gut funktionierendes PIM, konkretisiert in einer vertrauten Ablagestruktur etc., aus ihrer Sicht auch stabilisierend wirken.

Teil 3 beleuchtet verschiedene Aspekte, wie auf die von der Autorin formulierten Erkenntnisse reagiert werden kann: durch Qualifizierung inkl. Bewusstseinsbildung, dass PIM auch von Gefühlen und den jeweiligen Lebensumständen beeinflusst wird, aber auch durch ein darauf aufbauendes, benutzerorientiertes Design von PIM-Software. Und schließlich – das sollte heutzutage in keiner Abhandlung rund um Informationsverarbeitung fehlen –, wie Künstliche Intelligenz (KI) sowie die damit verbundene Frage der persönlichen Datensouveränität in der Zukunft PIM beeinflussen könnten. Qualifizierung für PIM besteht aus Sicht von Alon zumindest nicht allein aus Hands-on-Schulungen zum Umgang mit ausgewählter Software, sondern insbesondere im Verständnis dafür, wie emotionale Aspekte, Strukturen und Beziehungen PIM beeinflussen.

Im abschließenden, zusammenfassenden Kapitel 9 mit dem Titel „Keeping What Matters“ (Das Wesentliche bewahren), das irritierenderweise nicht außerhalb, sondern innerhalb von Teil 3 angesiedelt ist, werden die erwähnten Aspekte und insbesondere die Aktualität des Themas affektives PIM in den Fokus genommen. Thema ist u. a., dass heutige KI-gestützte Anwendungen die gewachsene Individualität des PIM unterlaufen, indem Daten und Kommunikation z. T. automatisch strukturiert und gespeichert werden. PIM im eigentlichen Sinne findet dann allenfalls noch durch aktives Löschen und (Um-)Sortieren statt. Gleichzeitig erfolgt durch KI eine scheinobjektive, extern ausgelöste, auf Algorithmen beruhende Organisation der Informationen bzw. Informationsobjekte, die auf die individuellen, emotionalen und affektiven Aspekte von PIM in der Regel keine Rücksicht nimmt. Dieser KI-basierte Komfort, der durchaus auch angenehm entlastend sein kann, ist fast automatisch mit Abhängigkeiten verbunden – während gleichzeitig die genannten emotionalen Aspekte der Informations- organisation selbstverständlich nicht verschwinden. Damit ist zugleich eine jener offenen Fragen angesprochen, die die Autorin in diesem Kapitel herausarbeitet, nämlich der dargelegte Widerspruch zwischen KI-Unterstützung und affektivem PIM – ein Thema, das auch zukünftig ein relevanter Forschungsgegenstand bleiben wird.

3. Didaktische Aufbereitung und begleitende Materialien

Bei der Lektüre des Buches merkt man, dass die Autorin einen erziehungswissenschaftlichen Hintergrund hat. Schon am Ende des Einleitungskapitels wird ein inhaltlicher Überblick zu den einzelnen Kapiteln des Buches gegeben. Auch die Inhalte der einzelnen Kapitel sind jeweils am Ende in kurzen Abschnitten, sog. „Takeaways“, zusammengefasst. Ergänzend werden kapitelbezogen Literaturhinweise bereitgestellt. Ein Index bietet zusätzliche Zugänge zu den Inhalten des Buches. In der E-Book-Variante steht darüber hinaus eine buchübergreifende Suchfunktion zur Verfügung.

Offensichtlich ist es der Autorin ein Anliegen, dass Leser*innen des Buches dessen Inhalte nicht nur rezipieren, sondern sich auch selbst aktiv mit der Thematik auseinandersetzen. Zu Beginn des Buches werden die Leser*innen aufgefordert, sich begleitend zu den einzelnen Kapiteln Notizen zu ihrem eigenen PIM-Verhalten und ihren entsprechenden Erfahrungen zu machen. Hierzu werden reflektierende Fragen gestellt, so z. B. im Titel von Kapitel 3.6 (S. 70): „What type of a PIM person are you?“ Anhand einer vorgeschlagenen Typisierung, der sich die Leser*innen zuordnen können, werden Vorschläge formuliert, wie diese ihr PIM verbessern können bzw. ihre jeweiligen Erfahrungen dokumentieren können, um auf dieser Basis weiter über ihr Vorgehen zu reflektieren. Am Ende des Buches werden die Leser*innen aufgefordert, ihre lektürebegleitenden Notizen zu ihrem eigenen PIM-Verhalten und ihren Erfahrungen noch einmal – nachsichtig gegenüber sich selbst – zu lesen und den eingetretenen Lernprozess zu reflektieren.

Darüber hinaus stellt die Autorin drei Anhänge aus früheren Publikationen bereit:

• einen PIM-Praxisfragebogen

• die Auflistung affektiver Aspekte des PIM-Fragebogens sowie

• ein Beispielcurriculum für den Unterricht von PIM-Literacy in der Hochschulbildung

Diese Materialien machen die Inhalte des Buches zusätzlich in verschiedener Weise nachnutzbar.

4. Gesamteinschätzung

Das vorgestellte Buch bietet – auch als Zusammenfassung der Forschungsergebnisse der Autorin – interessante und auch persönlich hilfreiche Hinweise zur Reflexion und zur Verbesserung des eigenen PIM. Die These der Autorin zum Stellenwert von Gefühlen und von diesen ausgelösten Affekten beim Management persönlicher Informationen und Informationsobjekte mögen manche Leser*innen vielleicht ein wenig überbetont empfinden. Dennoch erklärt die Autorin das von ihr als „affective PIM“ bezeichnete Verhalten aus Sicht des Rezensenten sehr gut und nachvollziehbar. Nicht von ungefähr stellt seit Jahrzehnten und trotz Verfügbarkeit vielfältiger Softwarelösungen das Thema der Ordnung und Archivierung von Informationsobjekten nach wie vor für viele Menschen eine oft nur unzureichend gelöste Aufgabe dar. Durch die Software- bzw. KI-gestützte Automatisierung von Speicher und Ablageprozessen, die insbesondere bei Cloud-basierten Anwendungen heute gang und gäbe ist, wurde vielen Anwender*innen erst bewusst, welches Ablagechaos sie (bislang) auf ihren Smartphones oder heimischen Computern haben bzw. hatten. Die nun z. T. von außen vorgegebene Ordnung inkl. der bereitgestellten Suchmöglichkeiten mag für manche mit Gefühlen der Erleichterung verbunden sein – bis ihnen bewusst wird, welchen Preis sie dafür mit ihren (Meta-)Daten und Inhalten bezahlen, die andere für ihre Zwecke nutzen. Spätestens dann kommen wieder Gefühle ins Spiel – und bei manchen vermutlich auch der Wunsch, das Thema PIM selbst in die Hand zu nehmen.

Für die Umsetzung von PIM bietet dieses Buch eine Vielzahl von praktischen Hinweisen, die sensibilisieren und unterstützen können. Ob man dabei von Affekt statt lediglich von gefühlsbeeinflusstem Handeln sprechen will, ist Geschmackssache. Bedauerlich ist allerdings, dass die Autorin keine Verbindung zum sogenannten Personal Digital Archiving (PDA) zieht, also vergleichbaren Maßnahmen, mit denen Anwender*innen um die längerfristige Sicherung und Archivierung persönlich relevanter Informationsobjekte bemüht sind. Dies ist umso verwunderlicher, da das Thema PIM seit Jahren auch in der Fachliteratur eng verzahnt mit Aktivitäten und Empfehlungen zu PDA ist.4 Beide Ansätze, gleich ob eher mit kurzfristiger (PIM) oder längerfristiger Perspektive (PDA), sind faktisch um Vergleichbares bemüht: die Fülle und Vielfalt insbesondere von digitalen Informationen aus einer persönlichen Perspektive überschaubar zu organisieren und nachnutzbar zu halten. Ein erster Schritt dazu ist z. B. das Löschen überflüssiger Daten und Informationsobjekte – und seien es nur unscharfe oder verwackelte Urlaubsbilder.