Nr. 4 (2026)
DOI: 10.5282/o-bib/6318
Die Anforderungen an Bildungsangebote wissenschaftlicher Bibliotheken sind in den vergangenen Jahren kontinuierlich gestiegen. Neue Themenfelder wie Forschungsdatenmanagement, Open Science und AI Literacy erweitern das inhaltliche Spektrum, während gleichzeitig didaktische Qualitätsansprüche und die Diversität der Zielgruppen zunehmen.1 An großen wissenschaftlichen Bibliotheken, die wie die Universitätsbibliothek Wien (UB Wien) über mehrere Standorte verfügen, stellt dies besondere Herausforderungen an Koordination, Qualitätssicherung und Wissensmanagement.
Die UB Wien führte im Jahr 2025 insgesamt 527 Bildungsangebote für Angehörige der Universität Wien sowie 102 Bildungsangebote für Schulklassen durch.2 Diese Angebote richten sich an Lehrende, Forschende, Studierende und die interessierte Öffentlichkeit und werden von zahlreichen unterschiedlichen Personen und Organisationseinheiten innerhalb der UB entwickelt und umgesetzt. Die daraus resultierende Heterogenität in Bezug auf Materialien, Formate und didaktische Zugänge bildete den Ausgangspunkt für das Projekt „ub:skills toolbox".
Der vorliegende Praxisbericht stellt das Projekt im Kontext aktueller Diskurse zu Wissensmanagement und Qualitätssicherung in Teaching Libraries vor, erläutert die konzeptionellen Grundlagen sowie die praktische Umsetzung, beschreibt das ergänzende Fortbildungsformat „ub:skills connect" und gibt einen Ausblick auf die geplante Weiterentwicklung. Er versteht sich als Beitrag zur Professionalisierung bibliothekarischer Bildungsarbeit und möchte Impulse für vergleichbare Projekte an anderen Einrichtungen geben.3
Das Projekt „ub:skills toolbox" entstand als Abschlussprojekt der beiden Autorinnen dieses Berichts für das Zertifikatsprogramm „Teaching Librarian". Das berufsbegleitende, zweisemestrige Qualifizierungsprogramm wird an mehreren österreichischen Universitätsbibliotheken durchgeführt.4 Die Lehrveranstaltungen finden an der UB Wien, der Universitätsbibliothek Graz und der Universitäts- und Landesbibliothek Tirol statt und fördern damit die überregionale Vernetzung von Teaching Librarians.
Das Zertifikatsprogramm besteht aus vier inhaltlichen Modulen und wird mit einem Praxisprojekt „mit institutionellem Mehrwert“ abgeschlossen. Dieses Praxisprojekt war der unmittelbare Auslöser für die Entwicklung der „ub:skills toolbox“5 als nachhaltiges Instrument zur Stärkung der Teaching‑ Library‑Aktivitäten an der UB Wien.
Der Arbeitsbereich „Teaching Library“ ist an der UB Wien bereits seit dem Jahr 2013 durch die Arbeitsgruppe (AG) „Teaching Library“ organisatorisch verankert.6 Anfang 2025 wurde mit der Einführung des Teams „Teaching Library“ in der Abteilung Benutzungsservices eine eigene Organisationseinheit7 geschaffen, deren Mitarbeitende sich gezielt dem Ausbau der Teaching‑Library‑Aktivitäten und der Vermittlung von Informationskompetenz widmen. Diese strategische Neuaufstellung verankert operative Aufgaben dauerhaft, verbessert die Ressourcennutzung und ermöglicht eine abgestimmte Angebotsstruktur.
Zugleich bleibt die Teaching Library wie an vielen anderen Universitätsbibliotheken eine „Querschnittsmaterie“8: Als wissenschaftliche Bibliothek einer großen Volluniversität versorgt die UB Wien 20 Fakultäten und 180 Studiengänge mit Fachliteratur, verfügt über 33 Fachbibliotheken9 und ist über die Abteilung „Forschungs- und Publikationsservices“10 eng mit den Forschenden verbunden. Infolge der Größe und Vielgestaltigkeit der UB konzipieren zahlreiche ihrer Mitarbeitenden Bildungsangebote und führen diese auch eigenständig durch. Dies bringt Governance-Herausforderungen im Bereich Wissensmanagement und Qualitätssicherung mit sich.
Konkret führte die dezentrale Entwicklung von Formaten zu „Wissensinseln“. Da Materialien, Erfahrungen und didaktische Konzepte dezentral organisiert und oft nur lokal bekannt waren, wurden der institutionelle Austausch sowie die systematische Weiterentwicklung erschwert. Eine zentrale, leicht auffindbare und kuratierte Anlaufstelle für qualitätsgesicherte Unterlagen fehlte. Daraus resultierten in der Praxis Doppelarbeit, eine geringe Nutzung bewährter Konzepte und unnötig hohe Einstiegshürden für neue Kolleg*innen. Zugleich fehlten gemeinsame Gestaltungsprinzipien und Mindeststandards, was spürbare Unterschiede in didaktischer Qualität und Erscheinungsbild nach sich zog. Die Reaktionsfähigkeit auf veränderte Rechercheoberflächen, neue Systeme oder zusätzliche Themenfelder blieb begrenzt, weil Aktualisierungen ohne geteilte Leitplanken nur langsam und inkonsistent in die Materialien einflossen. Auch die übergreifende Programmsteuerung und Evaluation waren erschwert, da Transparenz über Inhalte und Formate fehlte und einheitliche Auswertungsgrundlagen nicht existierten. Personenabhängige Materialbestände beeinträchtigten die Vertretungssicherheit und das Onboarding, sodass kurzfristige Ausfälle oder neue Zuständigkeiten nur mit hohem Aufwand kompensiert werden konnten. Insgesamt erhöhte die fehlende Wiederverwendung standardisierter Bausteine den Erstellungs- und Pflegeaufwand in den verantwortlichen Teams deutlich.
Ausgehend von der beschriebenen Problemstellung wurden für die „ub:skills toolbox" die folgenden Projektziele definiert:
Zentraler Ablageort: Schaffung einer einheitlichen, leicht auffindbaren Plattform für alle Schulungsmaterialien der UB Wien.
Vereinheitlichung der Arbeitsunterlagen: Bereitstellung von Vorlagen, Templates und Gestaltungsprinzipien für ein konsistentes Erscheinungsbild.
Grundlage für Train-the-Trainer-Programme: Aufbau einer strukturierten Materialbasis, die die systematische Qualifizierung und Einarbeitung von Trainer*innen unterstützt.
Vereinfachung der Angebotserstellung: Bereitstellung modularer Bausteine und fertiger Konzepte, die den Erstellungsaufwand reduzieren.
Förderung der team- und abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit: Ermöglichung des Austauschs und der gemeinsamen Nutzung von Materialien über Organisationsgrenzen hinweg.
Qualitätssicherung: Etablierung von Mindeststandards und Best-Practice-Beispielen für die didaktische Gestaltung von Bildungsangeboten.
Flexible Personalplanung: Sicherstellung der Durchführbarkeit von Bildungsangeboten auch bei kurzfristigen personellen Veränderungen.
Durch die Schaffung einer fundierten, sichtbaren Wissensbasis für Programmarbeit und Beratungspraxis sowie die Bündelung von Standards und didaktischen Leitplanken trugen diese Projektziele dazu bei, zentrale Anforderungen an die Teaching-Library-Governance und die institutionelle Förderung von Informationskompetenz zu erfüllen.11
Die Materialien der „ub:skills toolbox" sind für alle Mitarbeitenden der UB Wien über den internen Wiki-Bereich zugänglich. Eine eigens gestaltete, übersichtliche Landing Page dient als zentraler Einstiegspunkt und führt zu den Materialien, die in Cloud-Ordnern (u:cloud) abgelegt sind und zum Download zur Verfügung stehen. Durch die Nutzung von Wiki-System und Cloud-Speicher und somit von bestehender institutioneller Infrastruktur konnte die Toolbox ohne zusätzliche technische Investitionen realisiert werden. Weiterführende Links ergänzen die Dokumentensammlung und verweisen auf externe Ressourcen.
Die gewählte Architektur ermöglicht eine niedrigschwellige Nutzung: Mitarbeitende können Materialien direkt herunterladen, anpassen und für eigene Bildungsangebote verwenden. Gleichzeitig besteht die Möglichkeit, eigene Materialien hochzuladen und Kolleg*innen zur Verfügung zu stellen, wobei die Koordination über eine zentrale Kontaktadresse erfolgt.
Alle Materialien der Toolbox stehen unter Creative-Commons-Lizenzen12 (CC BY oder CC BY-SA) und können somit frei weiterverwendet, angepasst und geteilt werden, solange die Quelle genannt wird. Diese offene Lizenzierung spiegelt das Bekenntnis der UB Wien zu Open Educational Resources (OER)13 wider und ermöglicht perspektivisch auch die Nachnutzung durch andere Bibliotheken und Bildungseinrichtungen.
Die Toolbox gliedert sich inhaltlich in vier Themenbereiche, die im Folgenden detailliert beschrieben werden:
Themenbereich 1: Inhaltsbausteine
Der Bereich „Inhaltsbausteine" bildet das Kernstück der Toolbox und umfasst sowohl fertig ausgearbeitete Schulungsmaterialien zu bestehenden Bildungsangeboten als auch modular einsetzbare Inhaltsbausteine. Fertig ausgearbeitete Materialien beinhalten standardmäßig ein Stundenbild, ein Skriptum und Foliensätze sowie je nach Art des Bildungsangebotes auch Arbeitsblätter und Anleitungen für praktische Übungen. Durch diese umfassende Dokumentation werden die bereits genannten „Wissensinseln" vermieden und institutionelles Wissen gesichert. Zudem wird die Einarbeitung von Kolleg*innen oder die Vertretung in Krankheitsfällen maßgeblich vereinfacht.
Die modularen Inhaltsbausteine erleichtern darüber hinaus die Zusammenstellung von maßgeschneiderten Angeboten zu unterschiedlichen Themenschwerpunkten. So können beispielsweise „Recherche Basics" mit standortspezifischen Informationen verknüpft oder Einführungen in die Bibliotheksbenutzung mit Informationen zu forschungsunterstützenden Services ergänzt werden. Dieser modulare Ansatz fördert die abteilungs- und teamübergreifende Zusammenarbeit, indem verschiedene Organisationseinheiten ihre spezifischen Inhalte beisteuern und gleichzeitig auf die Materialien von anderen Teams zurückgreifen können.
Themenbereich 2: Didaktik
Der Themenbereich „Didaktik" stellt Informationen zur didaktischen, barrierefreien und offenen Gestaltung von Bildungsangeboten bereit. Durch Vorlagen für Stundenbilder und Unterlagen zu Workshop-Design wird die Entwicklung von qualitativ hochwertigen und zeitgemäßen Bildungsangeboten gefördert. Ziel ist es, praxisnahe Werkzeuge und Anregungen bereitzustellen, um Bildungsangebote effektiv und ansprechend gestalten zu können.
Die Bereitstellung didaktischer Grundlagen ist insbesondere deshalb von Bedeutung, weil viele Teaching Librarians keine formale pädagogische Ausbildung mitbringen und die didaktische Qualifizierung häufig informell und praxisbasiert erfolgt.
Ein innovatives Element im Bereich „Didaktik“ ist die Entwicklung des sogenannten „ub:skills Helferleins". Der tailored AI Chatbot14 unterstützt Teaching Librarians basierend auf den Inhalten der „ub:skills toolbox“ effizient bei der Workshop-Planung sowie bei der Konzeption und didaktischen Strukturierung von Bildungsangeboten.
Themenbereich 3: Corporate Design
Die visuelle Konsistenz von Schulungsmaterialien trägt wesentlich zum professionellen Erscheinungsbild und zum Wiedererkennungswert des Bildungsangebotes bei. Für die „ub:skills toolbox" wurde ein eigenes Key Visual entwickelt, das durch ein Set an Icons und eine Auswahl an passenden Bildern ergänzt wird. Templates für Skripte, Arbeitsblätter, Foliensätze und Moodle-Kurse erleichtern Mitarbeitenden die Erstellung von professionell gestalteten Schulungsunterlagen. Durch die Bereitstellung dieser Vorlagen wird der Gestaltungsaufwand reduziert und gleichzeitig ein konsistentes Erscheinungsbild über alle Bildungsangebote hinweg sichergestellt.
Themenbereich 4: Tipps
Der Themenbereich „Tipps" bietet Hilfestellungen zur praktischen Umsetzung von Bildungsangeboten im Arbeitsalltag. Dabei werden verschiedene praxisrelevante Themen abgedeckt, darunter Stimm- und Sprechübungen oder der Einsatz von Online-Tools. Ergänzend finden sich Checklisten und Best Practices, die Teaching Librarians bei der organisatorischen Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen unterstützen.
Dieser Bereich adressiert bewusst auch die nicht-inhaltlichen Aspekte der Schulungstätigkeit, die im Arbeitsalltag häufig unterschätzt werden. Die Verfügbarkeit von Informationen zu Raumbuchung, technischer Ausstattung und performativen Aspekten (Stimme, Präsenz) senkt die Einstiegshürde insbesondere für weniger erfahrene Trainer*innen.
Die Bereitstellung von Materialien allein garantiert noch nicht deren Nutzung und qualitätvolle Anwendung. Aus diesem Grund wurde ergänzend zur Toolbox das interne Fortbildungsformat „ub:skills connect" entwickelt. Diese Fortbildungsreihe schafft ein Format, das die praktische Anwendung der in der Toolbox zur Verfügung gestellten Materialien fördert und den kollegialen Austausch zwischen Teaching Librarians stärkt.
Die „ub:skills connect“-Termine sind einstündige Online-Veranstaltungen mit klarer didaktischer Struktur. Sie verbinden fachlichen Input zu einem Schwerpunktthema mit Formaten für kollegialen Austausch sowie praxisnahen Sequenzen. Je nach Thema werden Input, Austausch, interaktive Elemente und Anwendungsteile unterschiedlich gewichtet, sodass sowohl Wissensaufbau als auch Peer-Learning und unmittelbarer Praxistransfer gefördert werden.
Die Themenauswahl orientiert sich an den identifizierten Bedarfen der Teaching Librarians und deckt sowohl grundlegende Aspekte der Toolbox-Nutzung als auch spezifische methodisch-didaktische Fragestellungen ab:
Kick-off: Einführung in die „ub:skills toolbox": Inhaltsbausteine, Formatvorlagen und Icons für eigene Angebote nutzen
Von der Idee zum Workshop: Workshop-Design leicht gemacht
Mentimeter, Padlet & Co: Interaktive Formate mit didaktischen Tools gestalten
So viel Information, so wenig Zeit: Themen fokussieren und vorgegebene Zeitrahmen nutzen
Flipchart, Zettel und Stift: Interaktive Formate mit analogen Tools gestalten (Präsenztermin)
Die Terminreihe wurde von den Mitarbeitenden der UB Wien sehr gut angenommen und auf Nachfrage um einen Präsenztermin mit Fokus auf analoge Methoden erweitert. Alle Unterlagen zu den Terminen werden in der „ub:skills toolbox" zum Download bereitgestellt, sodass auch diese Inhalte nachhaltig abrufbar sind. Zudem wurde ein eigener Bereich in der Toolbox geschaffen, in dem Ideensammlungen und Literaturtipps den Austausch über Team- und Abteilungsgrenzen hinweg anregen und somit zur Etablierung einer Community of Practice beitragen. Die Reihe wird im Wintersemester 2026/27 weitergeführt und wurde als Best Practice-Beispiel für weitere Train-the-Trainer-Konzepte in das Personalentwicklungskonzept der UB Wien aufgenommen.
Die ub:skills toolbox wird fortlaufend und iterativ weiterentwickelt. Trainer*innen stellen kontinuierlich Materialien in den angebundenen u:cloud-Ordnern bereit, während der Wiki-Bereich als zentrale Landing Page laufend optimiert wird, um Auffindbarkeit und Nutzbarkeit weiter zu verbessern. Perspektivisch ist vorgesehen, ausgewählte Materialien auf öffentlichen OER-Plattformen zugänglich zu machen, damit sie über die interne Nutzung hinaus von anderen Bibliotheken rechtssicher nachgenutzt werden können. Parallel dazu wird das „ub:skills Helferlein“ als maßgeschneiderter KI‑Chatbot weiterentwickelt und breit in die Workshop‑Planung integriert. Die „ub:skills toolbox“ wird zudem durch ausgewählte Fachartikel zu relevanten Themen der bibliothekarischen Bildungsarbeit ergänzt, um Hintergrundwissen und aktuelle Diskurse unmittelbar verfügbar zu machen. Flankierend wird die Fortbildungsreihe „ub:skills connect“ im Wintersemester 2026/27 fortgeführt. Dabei wird dem Wunsch der Teilnehmenden entsprechend ein Präsenztermin pro Semester fest in das Programm aufgenommen. Das Vortragenden-Team wird vergrößert, sodass Praxis-Transfer und kollegialer Austausch weiter an Breite gewinnen.
Wie bei jedem Wissensmanagement‑Vorhaben bleibt die kontinuierliche Pflege eine Kernaufgabe. Qualität und Aktualität hängen davon ab, dass Materialien regelmäßig geprüft, überarbeitet und ergänzt werden, was einen nicht zu unterschätzenden Arbeitsaufwand mit sich bringt. Die redaktionelle Verankerung im Team „Teaching Library“ schafft hierfür einen institutionellen Rahmen, zugleich ist die dauerhafte Ressourcensicherung eine strategische Aufgabe, die im Jahreszyklus der Programmarbeit mitgeplant werden muss.
Eine weitere Herausforderung ist die Akzeptanz durch die Mitarbeitenden, denn wenn die zur Verfügung gestellten Unterlagen nicht genutzt werden, bleiben die Maßnahmen wirkungslos. Die Fortbildungsreihe „ub:skills connect“ adressiert diese Hürde, indem Materialien im konkreten Anwendungskontext erprobt, gemeinsam reflektiert und weiterentwickelt werden. Erste Rückmeldungen zeigen, dass die Nutzungsbereitschaft deutlich steigt, wenn Vorlagen nicht nur bereitgestellt werden, sondern in kollegiale Qualifizierungsformate eingebettet sind und dort Feedbackschleifen ermöglichen.
Das Konzept der „ub:skills toolbox" ist über die UB Wien hinaus übertragbar. Die Nutzung institutionell vorhandener Infrastruktur, wie interner Wikis und Cloud-Speicher, erleichtert die Einführung in anderen Einrichtungen. Offene Lizenzen fördern die rechtssichere Nachnutzung und Adaption. Der modulare Aufbau ermöglicht es, die Bausteine an lokale Bedarfe, Zielgruppen und Systeme anzupassen, ohne die gemeinsame Qualitätsbasis zu verlieren. In großen Bibliothekssystemen mit verschiedenen Standorten und Akteuren bietet ein Werkzeugkasten einen Ansatz, um Qualität und Einheitlichkeit der Bildungsangebote zu stärken.
Die „ub:skills toolbox“ leistet einen mehrdimensionalen Beitrag zur Professionalisierung der Arbeit der Teaching Library an der UB Wien. Sie sichert institutionelles Wissen, macht es breit verfügbar und fördert die Wiederverwendung. Didaktisch etabliert sie Mindeststandards und stellt Vorlagen sowie Leitfäden für die Gestaltung qualitativ hochwertiger Bildungsangebote bereit. Organisatorisch stärkt sie die Vertretungssicherheit und das Onboarding und erleichtert somit eine flexible Personalplanung im Regelbetrieb.
Durch das Prinzip der Modularität lassen sich Inhaltsbausteine bedarfsgerecht kombinieren und Templates an unterschiedliche Zielgruppen und Kontexte anpassen. Die „ub:skills toolbox“ selbst wird zudem laufend weiterentwickelt. Dieser Ansatz trägt der realen Vielfalt einer großen Universitätsbibliothek Rechnung, in der Schulungsformate selten schematisch ablaufen, sondern an Fachbereiche, Lernstände und Rahmenbedingungen laufend angepasst werden müssen.
Die Projektziele wurden erreicht. Es wurde ein zentraler Ablageort geschaffen, die Arbeitsunterlagen wurden vereinheitlicht und eine Grundlage für ein Train-the-Trainer-Konzept wurde aufgebaut.
Das Projekt wurde nahtlos in den laufenden Bibliotheksbetrieb überführt, wobei sowohl die Aktualisierung der Inhalte als auch die Organisation der Termine über das Team „Teaching Library“ institutionell abgesichert sind.
Die „ub:skills toolbox” und das Format „ub:skills connect” erleichtern den Mitarbeitenden die Entwicklung neuer Angebote, setzen Standards und tragen damit unmittelbar zur Qualitätssicherung sowie zu einer flexiblen, daten- und feedbackgestützten Programmplanung bei. Gemeinsam sind sie zu tragenden Bausteinen der Teaching-Library-Governance an der UB Wien geworden.
o-bib Das offene Bibliotheksjournal
ISSN: 2363-9814
