Nr. 3 (2026)
DOI: 10.5282/o-bib/6306
An der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg studieren rund 16.000 Personen und 1.300 Mitarbeitende sind dem wissenschaftlichen Personal der sechs Fakultäten zuzuordnen. Das Bibliotheks- und Informationssystem (BIS) fungiert als zentrale Einrichtung für Informationsversorgung, Publikations‑ und Forschungsdatenmanagement sowie als moderner Lern- und Arbeitsort für unterschiedliche universitäre Zielgruppen. Die Einführung eines Informationsbudgets an der Universität machte es erforderlich, publikationsbezogene Beschaffungs- und Abrechnungsprozesse systematisch zusammenzuführen.
Open Access (OA), die Beratung und Unterstützung Publizierender, die Finanzierung von Publikationsgebühren sowie das Monitoring von Publikationszahlen und ‑kosten sind an der Universität Oldenburg seit 2016 etabliert. Bis 2023 war das Management des OA-Publizierens in drei Abteilungen des BIS verankert. Steigende und zunehmend heterogene publikationsbezogene Ausgaben machten es erforderlich, Kosten, Kostenträger, Kostenverursacher, Publikationsarten und Vertragsbezüge systematisch zusammenzuführen, das Monitoring zu verfeinern und auch Closed-Access-Publikationen mit in den Blick zu nehmen. Aus diesem Grund wurde ein abteilungsübergreifender Arbeitskreis (AK) gegründet, der für einen regelmäßigen und organisierten Austausch über die Geschäftsgänge und deren Weiterentwicklung verantwortlich ist. Ziel des AK war es, das Bibliotheksmanagementsystem Alma als zentrales System für die Erfassung, Verknüpfung und Auswertung publikationsbezogener Kosten zu nutzen. Der AK optimiert zudem die internen Workflows, um das Monitoring-Verfahren über Alma und das damit verbundene Analyse-Tool umfassend zu ermöglichen. Darüber hinaus ist er zuständig für die Erarbeitung von Transformationsanalysen sowie für die Erstellung von Prognoserechnungen hinsichtlich der Kostenentwicklung der Publikationsausgaben, die für die Etatplanung von Bedeutung sind.
Im Folgenden wird beschrieben, welche organisatorischen Voraussetzungen für die Änderung der Prozessabläufe geschaffen wurden. Anschließend werden die zentralen Alma-Konfigurationen dargestellt, bevor die daraus entwickelten Alma-Analytics-Abfragen vorgestellt werden.
Innerhalb der Universität Oldenburg gibt es zwei zentrale Beschaffungsstellen: Der zentrale Einkauf ist zuständig für die Beauftragung von jeglichen Lieferungen und Leistungen sowie für den Abschluss von Werkverträgen und die Durchführung von Ausschreibungen. Die im Finanzdezernat verorteten Kolleg*innen informieren, beraten und unterstützen bei allen Fragestellungen hierzu. Neben dem Einkauf gibt es an der Universität nur die Bibliothek als weitere beschaffende Stelle – spezialisiert auf Informationsressourcen. Diese Ausgangslage ist mit Blick auf das Zusammenführen von Informationen zu Ausgaben für Publikationsdienstleistungen komfortabel. So konnte die Zentralisierung von Beauftragung, Beschaffung und Abrechnung sowie Beratung und Lösungsfindung zu allen publikationsbezogenen Dienstleistungen in der Bibliothek innerhalb weniger Monate vorbereitet und realisiert werden. Die Zahl der bislang beim Einkauf liegenden Fälle, etwa für Closed-Access-Publikationen und Lektorate, war erwartungsgemäß überschaubar. Nicht zu vernachlässigen war hingegen der notwendige Kompetenzaufbau, um diesen Anfragen tatsächlich nachkommen zu können. Es hat sich herausgestellt, dass hier stets eine Einzelfallbetrachtung unerlässlich ist und vertiefte Kenntnisse des Vergaberechts, Urheberrechts und des Dienstrechts notwendig sind. Wiederholt stellt sich beispielsweise die Frage, ob die Veröffentlichung den Dienstaufgaben zuzuordnen ist oder eine Nebentätigkeit gemäß der niedersächsischen Hochschulnebentätigkeitsverordnung darstellt und womöglich gar nicht aus universitären Haushaltsmitteln beglichen werden kann. Derartige Fragestellungen sind immer im Einzelfall mit Blick auf die jeweilige Publikation zu beantworten. Da die Sachverhalte selten auftreten, in ihrer Bearbeitung jedoch komplex sind, entsteht ein nicht unerheblicher Arbeitsaufwand.
Alle Beschaffungsprozesse für Informationsressourcen werden durch die Bibliothek mit Alma realisiert. Technisch und organisatorisch sind in Bezug auf die finanzbezogenen Daten zu Publikationen alle Voraussetzungen in Alma geschaffen worden, um vielfältige Auswertungen realisieren zu können. Diese einzelnen Anpassungen betreffen insbesondere die individuellen Konfigurationsmöglichkeiten, die Alma bietet und sind im Folgenden erläutert. Prämisse war stets, alle Daten in Alma zu verankern, um ohne Beteiligung des Repositoriums etwaige Reporting- und Analyse-Bedarfe des BIS zu erfüllen. Die Umsetzung auf diese Weise ist im deutschsprachigen Raum bisher nicht umfänglich vorangetrieben worden. Einen erfolgreichen, aber in mancher Hinsicht anderen Weg geht die Universitätsbibliothek Duisburg-Essen, wo Daten aus Alma im Repositorium zur Kostendarstellung nachgenutzt wurden.1
Seit 2024 werden alle Transformationsverträge, Institutional Agreements, Pledgingvereinbarungen usw. in Alma strukturiert erfasst. Der Bereich der Lizenzbedingungen wurde so konfiguriert, dass er einerseits als Informationsquelle für die Fachreferate dient und andererseits die Vertragsinhalte strukturiert darstellt und auswertbar macht. Die Attribute wurden entsprechend den lokalen Anforderungen konfiguriert. Darunter fallen Informationen, die für das Publikationskostenmonitoring von Relevanz sind, wie der Vertragstyp (bspw. Transformationsvertrag oder Mitgliedschaft) oder die ID des ESAC Open Access Registrys.2 Darüber hinaus sind aber auch Informationen hinterlegt, auf die Referent*innen schnell und unkompliziert zugreifen möchten, etwa Preise der Article Processing Charges (APC), Kosteninformationen, Zweitveröffentlichungsbestimmungen, Archivierungsmöglichkeiten, Kündigungsfristen etc. Die Bestellposten zu den jeweiligen Verträgen werden ebenfalls mit der Lizenz verknüpft, sodass eine direkte Verbindung zu den Kosteninformationen in Alma hergestellt wurde.
Die Hochschulbibliographie der Universität wird durch die Medienbearbeitung erstellt. Die Publikationen werden hierzu im KXP katalogisiert und nach Alma geladen, wo für jede Publikation ein eigenes Portfolio erstellt und mit zusätzlichen inhaltlichen Informationen angereichert wird. Im Bereich der Erwerbungsinformationen wird die dazugehörige Lizenz hinterlegt. Dies führt dazu, dass auch bei Betrachtung der Lizenzen die einzelnen Bestände, d. h. die im Rahmen der Vereinbarung beschafften Publikationen, aufgelistet werden. Des Weiteren wird hier das Zugriffsmodell hinterlegt. Als Zugriffsmodelle hat das BIS unterschiedliche Access-Typen (Hybrid, Gold, Diamond, Bronze, Closed Access) konfiguriert. Um neben dem Rechnungsdatum auch Auswertungen nach dem Publikationsdatum vornehmen zu können, wird in den Portfolio-Informationen das sogenannte Aktivierungsdatum gesetzt. In der Alma Nutzung des BIS entspricht es dem Publikationsdatum, das durch die formalerschließenden Mitarbeitenden ermittelt wird.
Bei Lizenzvereinbarungen kann es zu unterschiedlichen Verknüpfungskonstellationen kommen. Im Falle von Transformationsverträgen, die pauschal oder artikelbasiert nach Vorauszahlungen abrechnen, wird lediglich ein Bestellposten erstellt und mit der Lizenz verknüpft. Bei Einzelrechnungen über APC und Book Processing Charges (BPC) werden für jeden Artikel auch Bestellposten angelegt und gegebenenfalls an die Lizenz/das Agreement gehängt. De facto folgt daraus, dass hybride OA-Artikel in der Regel keinen Bestellposten haben, goldene OA-Artikel hingegen schon. Dies hat nachteilig zur Folge, dass Informationen, die nur in Bestellposten hinterlegt sind, für Publikationen ohne Bestellposten nicht ausgewertet werden können.
Bestellposten werden zusätzlich mit standardisierten Labels versehen, u. a. APC, BPC, Subscribe2Open, Pledging, Publish & Read und OA-Mitgliedschaft. Dadurch lassen sich artikel-, buch- und vertragsbezogene Kostenarten flexibel auswerten.
Eine weitere zentrale Komponente für das Publikationsmonitoring ist der Berichtscode „Kostenverursacher“, der Bestellposten zugeordnet wird. Das BIS finanziert durch Haushalts- und eingeworbene Sonder- sowie Drittmittel ca. 91 % aller an der Universität entstehenden publikationsbezogenen Kosten. Im Rahmen des Monitorings war es ein Anliegen, nicht nur Kostenträger und Finanzierungsquellen, sondern auch den Kostenverursacher kenntlich zu machen. Zu diesem Zwecke wurde ein Berichtscode gemäß der Organisationsstruktur der Universität hinterlegt, der bei jedem Bestellposten anzeigt, welches Institut die Kosten für Gold-OA-Publikationen verursacht hat. Da hybride Artikel in der Regel keine eigenen Bestellposten haben, wird deshalb derzeit an einer Lösung gearbeitet, um auch hier eine gleichartige Auswertung zu ermöglichen.
Die Rechnungspostentypen wurden so konfiguriert und umgenutzt, dass die Cost-Types des OpenCost-Metadatenschemas für Zeitschriftenartikel abgeleitet werden können.3 Die Cost-Types hybrid-oa und gold-oa sind in unserem Falle Teilmengen des cost type publication charges, die mittels der bereits beschriebenen Vergabe des Zugriffsmodells gebildet werden können. Rechnet man die Teilmengen hybrid-oa und gold-oa aus den publication charges heraus, bleibt die Summe des intendierten cost type publication charges übrig. Die Rechnung wird in Alma tabellarisch mit verschiedenen Rechnungspostentypen je Zeile und den dazugehörigen Preisen, Etats sowie dem Kostenverursachercode dargestellt, wie Abb. 1 veranschaulicht.
Das OpenCost-Projekt erarbeitet derzeit auch Cost-Types für Buchpublikationen. Am BIS werden Rechnungspostentypen noch unabhängig vom Publikationstyp vergeben. Über die beschriebene Label-Vergabe ist es aber möglich, Teilmengen für Bücher und Zeitschriften zu bilden.
Die Etatverwaltung in Alma wurde so konzipiert, dass die Codierung der Etats bereits Auskunft über die kostentragende Stelle innerhalb der Universität gibt und gleichzeitig zwischen einmaligen, wiederkehrenden und publikationsbezogenen Vorgängen differenziert. Ein Fachkonto hat entsprechend immer mindestens drei Etats. In einem Konto sind entweder Etats zusammengefasst, die ausschließlich Mittel bewirtschaften, die im Verantwortungsbereich der Bibliothek liegen (Haushaltsmittel des BIS, DFG-Fonds, durch das BIS eingeworbene Mittel, Studienqualitätsmittel der Bibliothek), oder es handelt sich um eine Gruppierung von Etats, die ausschließlich Fremdmittel (Berufungsmittel, Projektmittel, Institutsbudgets) bewirtschaften. Sofern sich Publizierende an entstehenden Kosten mit eigenen Mitteln beteiligen, zeigen die eingesetzten Etatnummernkreise an, welcher Fakultät und welchem Institut die Personen zuzuordnen sind. Es wurde bereits dargelegt, dass Kostenverursacher mithilfe der Berichtscodes hinterlegt werden, Kostenträger werden anhand der Etats erkennbar. In Kombination mit der Konfiguration der Etat-Typen in Alma ergibt sich ein differenziertes Bild hinsichtlich der Kostenträger und der Mittelherkunft, da die Etat-Typen Auskunft darüber geben, ob es sich um Haushaltsmittel, DFG-/BMBF-/EU-Drittmittel, Studienqualitätsmittel oder Sondermittel etc. handelt.
Das Monitoring des Informationsbudgets, der Lizenzvereinbarung und der Publikationskosten wird im BIS vollständig in Alma-Analytics mittels mehrerer Abfragen realisiert. Ziel ist, das gesamte Monitoring hier umzusetzen, ohne manuelle Nachbearbeitung oder dem Einsatz weiterer Systeme. Die Universitätsbibliothek Bielefeld beschreitet einen ähnlichen Weg mit Blick auf das DFG-Reporting.4 Die im BIS umgesetzten Abfragen gehen inhaltlich darüber hinaus. Die im vorherigen Kapitel beschriebenen Konfigurationen in Alma und die Anpassungen der Dateneingaben resultieren schließlich in Abfragen bezogen auf Lizenzen, Publikationen und Kosten.
Die Lizenzkostenanalyse macht sowohl Publikationen als auch Kosten einzelner Lizenzen transparent. Hier werden die in Alma erfassten Lizenzverträge mit ihren Laufzeiten aufgelistet und die Gesamtpublikationszahl unter der Vereinbarung sowie die etwaige Aufteilung der Publikationen auf unterschiedliche Open-Access-Farben dargestellt. Dies ist in Fällen von Verträgen, die sowohl hybrides als auch goldenes Open-Access-Publizieren möglich machen, aufschlussreich und illustriert außerdem die Quote des Opt-Out-Gebrauchs der Autor*innen. Weitere Spalten summieren die Rechnungsbeträge, die über Bestellposten mit den Lizenzen verknüpft sind. Hierdurch werden die Gesamtausgaben einzelner Vereinbarungen deutlich. Hinzu kommt eine Spalte, die das Investment per Article berechnet. Im BIS wurde entschieden, in diese Berechnung alle Beträge einfließen zu lassen –sowohl etwaige Publish- als auch Reading-Fees. Unserer Ansicht nach ist die Aufteilung in diese beiden Komponenten artifiziell. Einerseits ist es nicht möglich, lediglich Lesezugriff zum Preis der Reading Fees zu erhalten, und andererseits zeigen Produktverhandlungen sowie die zwischen den Verlagen stark variierenden Rechnungsaufteilungen immer wieder, dass diese Trennung nicht auf einer transparenten oder konsistenten Kostenlogik beruht. Sie scheinen vielmehr vertraglich und verhandlungspolitisch motiviert.
Die Abfrage erlaubt – wie in Abb. 2 dargestellt – zudem einige Filtermöglichkeiten zur Einschränkung auf bestimmte Haushaltsjahre, Etat-Typen, Open-Access-Farben und Publikationsdaten. Durch die parallele Filtermöglichkeit von Publikationsdatum und Haushaltsjahr lassen sich zudem Kosten und Publikationen ins Verhältnis setzen, die in unterschiedliche Zeiträume fallen. So wäre es möglich, die DEAL-Vorauszahlungen aus 2024 mit den hieraus finanzierten Publikationen aus 2025 anzeigen zu lassen. Zugegebenermaßen stößt man hier noch an eine Grenze, da etwaige Gutschriften und Nachzahlungen dann nicht einberechnet werden, da diese nicht in das gleiche Haushaltsjahr fallen. Beispielhafte Fragestellungen, die mit dieser Abfrage beantwortet werden können, sind: Wie viele Publikationen wurden im Haushaltsjahr 2024 im Rahmen des American Chemical Society Vertrag veröffentlicht? Wie viele Gold-OA-Publikationen wurden im Rahmen des Elsevier-DEAL zwischen dem 01.12.2024 und dem 30.11.2025 veröffentlicht? Welcher Vertrag hatte das geringste Investment per Article in 2024?
Neben der quantitativen Analyse einzelner Vereinbarungen wurde eine weitere Abfrage implementiert, die die einzelnen Artikel auflistet. Durch Wahl einer Lizenz und ggf. Einschränkungen auf einen spezifischen Publikationszeitraum können Listen mit Titel, Autor*innen, Publikationsdaten, DOI, CC-Lizenz, Open-Access-Farbe und Bestellposten generiert werden. Die Listen eignen sich gut für einen inhaltlichen Überblick, wobei die jeweiligen corresponding authors noch nicht separat dargestellt oder gekennzeichnet werden können. Hier wird an einer Lösung gearbeitet.
Eine weitere Analytics-Abfrage widmet sich dem Publikationskostenmonitoring. Hier können einerseits die Gesamtausgaben für publikationsbezogene Kosten transparent gemacht werden, andererseits bietet sie eine differenzierte Darstellung hinsichtlich der Kostenträger. So folgt auf die Spalte zur Gesamtsumme die Aufteilung in die absoluten Anteile der Kosten, die durch Bibliotheksmittel übernommen wurden und die durch Fremdmittel bezahlt wurden. Durch die Etablierung von Etatnummernkreisen bei der Bewirtschaftung von Fremdmitteln wird zudem die Aufteilung der Kostenübernahmen einzelner Fakultäten dargestellt. Auf Zeilenebene erfolgt die Darstellung gemäß den Rechnungspostentypen, die entlang der OpenCost-Cost-Types etabliert wurden. Abb. 3 veranschaulicht dies beispielhaft anhand einer Abfrage nach artikelbezogenen Kosten unabhängig der OA-Farbe.
Die Filteroptionen ermöglichen – neben den Möglichkeiten der Lizenzkostenanalyse – eine Fokussierung auf Kosten, die mit Labels versehen sind. Dementsprechend ist es möglich, auf artikelbezogene, buchbezogene oder andere Kostenarten einzuschränken. Auch einzelne Konten und Etats können betrachtet werden. Auf die Filtermöglichkeit nach Bibliotheks- und Fremdmitteln wurde hier verzichtet, da diese Aufschlüsselung integraler Bestandteil der Abfrage ist.
Durch diese Abfrage lassen sich zahlreiche Informationsinteressen erfüllen. Fragestellungen sind beispielsweise: Wie hoch waren die Ausgaben für APC in 2024 insgesamt? Wie viele Submission fees wurden 2025 bezahlt? Wie hoch war die Beteiligung an publikationsbezogenen Kosten der Fakultät 5 in 2024?
Die dritte Abfrage wertet Rechnungen aus, die mit Bestellposten verbunden sind und einen Kostenverursacher-Berichtscode hinterlegt haben. Es handelt sich um eine triviale Abfrage wie in Abb. 4 dargestellt. Sie weist die Gesamtausgaben der einzelnen Institute aus und zählt in einer weiteren Spalte die Anzahl der Publikationen. Hier sind mit der Abfrage zum Publikationskostenmonitoring vergleichbare Filteroptionen hinterlegt.
Beispielhafte Fragestellungen sind: Wie hoch waren die Kosten für Gold-OA-Publikationen, die das Institut für Physik in 2024 verursacht hat? Wie hoch waren die durch das Institut für Kunst verursachten Closed-Access-Publikationskosten im Buchbereich in 2025?
Die in diesem Praxisbericht beschriebene Ausgestaltung und Nutzung von Alma als zentrales Instrument eines institutionellen Publikationskostenmonitorings hat sich bewährt. Zahlreiche Fragestellungen, die seitens der Bibliotheksdirektion, des Präsidiums oder einzelner Institute und Fakultäten gestellt werden, können hierüber beantwortet werden. Durch die zentralisierte Rechnungsbearbeitung entstand außerdem ein umfassender Blick auf die gesamten Publikationskosten der Universität – unabhängig von Kostenträgern und -verursachern. Es wurde auch deutlich, dass einige Attribute und Aspekte noch nicht optimal erfasst oder abgebildet werden und weiterhin eine Optimierung und Ausweitung der Systemnutzung erforderlich ist.
Nichtsdestotrotz wird das Publikationskostenmonitoring bereits produktiv im Rahmen von Jahresabschlussanalysen, einer zweijährlich stattfindenden Open-Access-Transformationsanalyse, Mehrbedarfsprognosen, Lizenzmonitoring, der Bibliotheksstatistik und etwaigen Ad-hoc-Anfragen genutzt. Auch das für die DFG erforderliche Reporting wird wahrscheinlich ab Ende des Jahres 2026 automatisiert möglich sein. Grenzen liegen derzeit dort, wo Publikationen nicht eindeutig mit Bestellposten verknüpft sind oder bibliographische Metadaten keine Auswertungen erlauben. Der beschrittene Weg ist außerdem durch bisherige Prozesse und Verfahrensweisen geprägt, die nicht mit jeder Einrichtung vergleichbar sind. Die Funktion des Repositoriums sowie die kataloggestützte Erschließung und Erstellung der Hochschulbibliographie sind Beispiele hierfür.
Hinsichtlich inhaltlicher Aspekte und Fragestellungen im Bereich des Publikationsmonitorings (bspw. Zusammenhänge mit Forschungsprojekten) gibt es noch Verbesserungspotenziale, die durch die Einführung des Forschungsinformationssystems (FIS) gehoben werden sollen. Hierbei ist die enge Zusammenarbeit zwischen Bibliothek, IT-Diensten, Referat Forschung und Transfer sowie dem Finanzdezernat hervorzuheben, die einen umfassenden Blick aus verschiedenen Perspektiven auf Publikationsinformationen in das FIS einbringen und so ein umfassendes qualitatives Monitoring ermöglichen werden.
o-bib Das offene Bibliotheksjournal
ISSN: 2363-9814
