1. Einleitung

Auf nationaler und lokaler Ebene sind in den vergangenen Jahren zahlreiche (fachspezifische) Serviceangebote für Forschungsdatenmanagement (FDM) sowie Infrastrukturen entstanden, die auch in Verbundprojekten wie FDMentor1 und FDNext2 beständig weiterentwickelt wurden. Doch damit diese Angebote bei den Forschenden Wirksamkeit entfalten, sieht der Rat für Informationsinfrastrukturen einen Verbesserungsbedarf hinsichtlich des Zusammenspiels zwischen den überregional agierenden FDM-Infrastruktur- und Serviceanbietern und den Wissenschaftseinrichtungen.3 Diese Ansicht bestätigen auch die Ergebnisse des Verbundprojekts FDNext, in denen eine stärker abgestimmte Verzahnung praxisnaher Bottom-up- und übergeordneter Top-down-Maßnahmen an Hochschulen empfohlen wurde.4

Aufbauend auf den bisherigen Ergebnissen arbeitet das Nachfolgeprojekt FDLink5 an Konzepten, Frameworks und Tools, die die Zusammenarbeit und Vernetzung zwischen den FDM-Akteur*innen unterstützen. Die sechs Verbundpartner*innen aus Berlin und Brandenburg entwickeln diese Angebote vor allem für zwei Bereiche: 1) Organisations- und Verantwortungsstrukturen und 2) Schulungen und Trainings (siehe Abb. 1).

Die Verbreitung der Projektergebnisse sowie das Einholen von Feedback durch die FDM-Community erfolgt durch verschiedene Formate wie Workshops, Fachforen und Publikationen. Zu diesen zählen auch zwei öffentliche Workshops im zweiten und dritten Projektjahr.

2. Input-Workshop: Gemeinsam die Verankerung von Forschungsdatenmanagement stärken

Wie in den Vorläufer-Projekten FDMentor und FDNext sind die vom Arbeitspaket (AP) 7 organisierten Workshops zentraler Bestandteil der Projektarbeit. Neben der Kommunikation und Vernetzung des Verbundes mit der FDM-Community dienen diese vor allem der Evaluierung der in den Arbeitspaketen entwickelten Konzepte, Tools und Frameworks.

Der erste dieser in FDLink organisierten Workshops fand am 03.03.2026 unter dem Titel „Gemeinsam die Verankerung von Forschungsdatenmanagement stärken“ online über die Plattform Zoom statt. Insgesamt nahmen 54 Interessierte aus verschiedenen FDM-relevanten Bereichen teil. Nach einer das Thema reflektierenden Keynote und der Vorstellung der verschiedenen APs folgte der aktive Part mit den von verschiedenen APs organisierten praktischen Arbeitssessions. Deren Ergebnisse wurden abschließend im Plenum geteilt und diskutiert.

2.1 Keynote

In seiner Keynote erläuterte Hartmut Schlenz, Projektleiter und Datenmanagement-Beauftragter am Forschungszentrum Jülich (FZJ), Herausforderungen und Lösungsmodelle in der Umsetzung von FDM am FZJ. Für die Teilnehmenden des Workshops zeigte sich hierbei erneut sehr eindrücklich – gemäß dem Motto des Workshops, wonach FDM eine gemeinschaftlich zu bewältigende Aufgabe ist –, wie zielführend eine enge Zusammenarbeit zwischen institutionellen Stakeholdern und den Forschenden ist, um FDM effektiv an einer Forschungseinrichtung umzusetzen.

So wurde vor der Realisierung eines zentralisierten FDM am Forschungszentrum eine Umfrage initiiert, aus der u. a. deutlich wurde, dass die Forschenden am FZJ zwar sehr großes Interesse an der Umsetzung von FDM im eigenen Forschungsalltag haben, dies aber an bestimmte Erwartungen geknüpft ist. Mit großem Abstand wurden Zeitersparnis genannt, aber auch die Vereinfachung von Dokumentationsprozessen von Forschungsdaten und Metadaten. Ebenso wurde von den Forschenden erwartet, dass Datenanalysen ortsunabhängig nachvollziehbar und auffindbar sind, sowie dass Metadaten standardisiert und publizierte Forschungsdaten die Reproduktion von Forschungsergebnissen ermöglichen.

Vor allem eine gelungene, nahtlose Integration von FDM-Tools in den Arbeitsprozess sowie eine messbare Effizienzsteigerung, z. B. durch die Nutzung anpassbarer oder fachspezifischer Vorlagen in digitalen Tools, tragen maßgeblich zur Zeitersparnis bei, die für die Forschenden entscheidend ist. Dies lässt sich beispielhaft an der Software RDMO (Research Data Management Organiser6) zur Erstellung von Datenmanagementplänen (DMP) veranschaulichen. Die Einführung von RDMO am FZJ zeigte, dass die Software dort nicht auf Akzeptanz stieß: Die Forschenden empfanden den Zeitaufwand im Verhältnis zum wahrgenommenen Nutzen als zu hoch. In der Folge werden DMP am FZJ derzeit wieder mittels Word-Dokumenten nach den Richtlinien der DFG erstellt.

Praktikabilität war auch bei der Auswahl elektronischer Laborbücher (engl., electronic laboratory notebook, ELN) ein Thema. Hier lehnten die Forschenden aufgrund sehr diverser fachlicher Hintergründe am FZJ und damit auch entsprechender Arbeitsprozesse eine einzelne Software-Lösung ab. Dies führte dazu, dass für die Dokumentation des Forschungsprozesses jetzt 16 verschiedene ELN im Einsatz sind, die mittels des selbst entwickelten Tools SciMesh7 miteinander kommunizieren können.

Um das Problem zu lösen, dass nicht immer alle Geräte am FZJ eine vollständige Ableitung und Speicherung von nachnutzbaren (Meta-)Daten ermöglichten, wurde neben der Anforderung entsprechender API-Anbindungen (engl., application programming interface) auch die Software MARBLE8 am FZJ entwickelt, welche vorhandene Daten entsprechend umwandelt.

In der anschließenden Diskussion wurde u. a. die Frage nach einer Regelung (Policy) zum Umgang mit Forschungsdaten am FZJ vom Vortragenden mit dem Hinweis auf wissenschaftliche Freiheitsgrade negativ beantwortet. Stattdessen wird am FZJ ein am Datenschutz orientierter Rahmen kommuniziert. Danach befragt, wie man FDM auch mit geringen technischen und finanziellen Ressourcen ermöglichen könne, führte Hr. Schlenz handelsübliche Server und verfügbare Open-Source-Lösungen (z. B. ELN) an. Unter Nutzung frei verfügbarer Schulungsmaterialien sei so auch die (Weiter-)Bildung von Forschenden ohne großen Aufwand umsetzbar. Zu guter Letzt seien auch Absprachen mit dem Betriebsrat für die Etablierung von Workflows sinnvoll, die einen Verlust an Forschungsdaten (z. B. durch Weggang von Forschenden) verhindern sollen. So stelle z. B. die Archivierungsfunktion in ELN sicher, dass Kopien der Daten für die Weiterarbeit am Institut zur Verfügung stünden.

2.2 Arbeitssessions

Nach einer Darstellung der sieben Arbeitspakete folgte mit den Arbeitssessions der APs 1, 5, 6 und 7 der aktive Teil des Workshops. Für die Arbeitssessions waren etwas mehr als 2 Stunden eingeplant, die durch eine frei gestaltbare Mittagspause unterbrochen werden konnten (siehe Tab. 1).

3. Ergebnisse der Arbeitssessions

3.1 AP1: Reifegradmodell in Aktion: FDM, FAIR & Open Data an Fakultäten umsetzen

In der Arbeitssession von AP1 wurde ein an der Universität-Potsdam entwickeltes Reifegradmodell zur Verankerung von FDM, FAIR und Open Data in Fakultäten in seiner ersten Version9 mit Teilnehmenden aus verschiedenen FDM-Servicebereichen diskutiert. Das Modell ermöglicht es Stakeholdern, aktuelle und angestrebte Umsetzungsstadien durch Reifegrade zu evaluieren und bietet strategische Vorschläge sowie Unterstützung für deren Umsetzung. Die Reifegrade reichen von der individuellen, über die systematische bis hin zur institutionalisierten Verankerung von FDM, FAIR und Open Data in Fakultäten.

So wurde u. a. anhand von Beispielen spezifischer Verankerungsziele analysiert, welcher Reifegrad auf individueller, systematischer oder institutionalisierter Ebene angestrebt wird, wie dies erreicht werden kann und welche Maßnahmen hierfür geeignet sind. Die Ergebnisse lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Das Engagement für die Integration von FDM oder FAIR-Data-Praktiken ist stark an individuelle Personen geknüpft; deren Identifizierung ist ein Treiber für die Mobilisierung der Verankerung. Reifegrade der individuellen Verankerung sollten denen der institutionellen vorgezogen werden, da letztere oft als bürokratisch/belastend wahrgenommen werden.

• Der Ausbau von FDM und Open-Science-Compliance braucht nachhaltig finanzierte Personalressourcen (z. B. für Curricula-Integration).

• Laut Teilnehmenden liegt der Ist-Stand der eigenen Einrichtung bei FDM/FAIR/Open Data im Stufenmodell 0 bis 4 entweder bei Reifegrad 0 (kein Angebot vorhanden) oder 1 (individuelle Angebote von Professor*innen, Principal Investigators oder Dozent*innen), was erhebliches Potenzial für den Ausbau der Verankerung zeigt.

• Die Bereitstellung von Informationen zu FDM- und Open-Science-Praktiken ist vor allem für neue Projekte und Einstellungsverfahren erwünscht (und wird vereinzelt bereits umgesetzt).

• Das Modell wird bezüglich Anwendbarkeit positiv bewertet; die Reifegrade bilden trotz Diversität der Forschungseinrichtungen die Realität gut ab; besonders positiv wurde die fehlende hierarchische Wertung hervorgehoben, die unterschiedliche Verankerungsqualitäten an den Bedarfen ausrichtet.

Die abschließende Diskussion zeigte, dass die Einbindung von Best Practices sowie eine klarere Benennung der Rollen und Zuständigkeiten verschiedener Akteur*innen inner- und außerhalb der Fakultäten das Modell weiter optimieren kann.

Als zentrale Akteur*innen bei der Umsetzung des Modells wurden Professor*innen, Dozent*innen und Datenschutzbeauftragte genannt. Während erstere entsprechende Maßnahmen oder Vorgaben an Forschende kommunizieren können, können zweitere für FDM- und Open-Science-Services in den Lehrveranstaltungen werben. Letztere können als Beratungsstelle für spezifische Anfragen, die u. a. in einem Selbstlernkurs nicht abgedeckt werden, fungieren. Entscheidend ist, dass neben institutionalisierten FDM-Arbeitsgruppen (inkl. Einbeziehung eine*r Fakultätsvertreter*in) auch forschungsunterstützendes Personal einzubeziehen ist, das, wie z. B. Fachreferent*innen der Bibliotheken, in Kontakt zu Forschenden steht.

Angemerkt wurde, dass durch die tabellarische Struktur des vorgestellten Reifegradmodells Fachbereiche mit geringem FDM-/Open-Science-Bewusstsein unterstützt werden können, da Ideen und Themengebiete einzeln ausgewählt oder abgelehnt werden können. Auch qualitative Unterschiede zwischen den einzelnen Reifegraden seien klarer als beim RISE-DE-Modell10, welches als Grundlage für das neue Reifegradmodell diente. Dies biete somit eine gute Grundlage, Stakeholder z. B. durch die Bildung von Arbeitsgruppen aktiv einbinden zu können.

3.2 AP5: FDM-Kompetenzen für Promovierende: Evaluation eines modularen Curriculum-Konzeptes

An der Freien Universität Berlin werden im Rahmen von AP5 modular einsetzbare Materialien für ein FDM-spezifisches Curriculum entwickelt, die von Lehrenden und Trainer*innen in Kurse für Promovierende integriert werden können. Die Arbeitssession zielte darauf ab, von Akteur*innen aus den Bereichen Kompetenzvermittlung für Promovierende und Forschungsdatenmanagement, Feedback zu den ersten Entwürfen dieser Materialien und verschiedenen Einsatzszenarien für das Curriculum zu erhalten.

Für das im Curriculum geplante Themencluster „Grundlegende Aspekte des FDM“ wurden in der Arbeitssession die bereits erarbeiteten Materialien (ein Foliensatz plus Lehrdrehbuch, Handout zu den zentralen Aspekten des Moduls etc.) von den Teilnehmenden bewertet. Diese betonten, dass das sehr flexibel nutzbare Curriculum eine hilfreiche, da kuratierte Auswahl aus der großen Menge existierender Lern- und Schulungsmaterialien bietet. Insbesondere das bereitgestellte Lehrdrehbuch bündele sehr gut zumeist verstreute Informationen zu Vertiefungsmöglichkeiten und didaktischen Elementen. Ein noch stärkerer Fokus auf Praxisbeispiele und Handlungsempfehlungen könnte jedoch die Anwendungsorientierung weiter verbessern.

Anschließend diskutierten die Teilnehmenden in zwei Break-Out-Räumen den Einsatz des Curriculums in zwei möglichen Szenarien: Im Rahmen eines Onboarding-Kurses für Promovierende sowie in einem einstündigen Betreuungsgespräch zu Beginn der Promotion. Beide Gruppen betonten, dass angesichts der Zeitbegrenzung das zentrale Ziel die Stärkung des Bewusstseins für FDM bei den Promovierenden sein müsse. Sowohl in einem Kurs als auch in einem Gespräch zum Onboarding kann die Vermittlung konkreter Inhalte nur kursorisch erfolgen und muss im Selbststudium vertieft werden. Dafür bieten, so die Teilnehmenden, die weiterführenden Informationen in den themenbezogenen Handouts eine geeignete Grundlage.

In der Abschlussdiskussion wurden die Beratung von Promovierenden, z. B. bei Konflikten im Kontext der Datennutzung, sowie die praktische Umsetzung von FDM in Forschungsgruppen als weitere Szenarien benannt, in denen das Curriculum zum Einsatz kommen kann. Insgesamt wurde in der Arbeitssession das modulare Konzept für das Curriculum bestätigt, und die Teilnehmenden gaben wertvolle Hinweise zur Ausgestaltung im Detail, zu weiteren Einsatzszenarien und ergänzenden Zielgruppen.

3.3 AP6: FDM-Training und -Beratung: Q&A-Session

Die Session des an der BTU Cottbus-Senftenberg in Arbeit befindlichen AP6 wurde als Q&A-Session durchgeführt und durch einen Impulsvortrag eingeleitet. In diesem Impulsvortrag wurden vier qualitative Studien aus AP6 vorgestellt, die der Frage nachgingen, wie FDM-Training und -Beratung gestaltet sein müssen, um bedarfsgerecht zu unterstützen und welche strukturellen Rahmenbedingungen hierfür erforderlich sind.

Aus den im Impulsvortrag präsentierten Ergebnissen der Studien wurde deutlich, dass FDM-Angebote aus Sicht von Promovierenden, Beratenden sowie institutionellen und strategischen Akteur*innen zwar vorhanden sind, jedoch häufig nicht systematisch ineinandergreifen. Vor allem würden klare Verantwortungsstrukturen, abgestimmte Informationsflüsse sowie eine sichtbare Verzahnung von Trainings- und Beratungsformaten fehlen. Zudem würde FDM selten als ein durchgängiger Prozess im Forschungsalltag als auch im Sinne von strukturellen und institutionellen Rahmenbedingungen gedacht. Besonders die Rolle von Betreuenden erweist sich hierbei als zentral für die Wahrnehmung von Relevanz und die tatsächliche Nutzung von Angeboten.

In der anschließenden Q&A-Session orientierte sich die Diskussion11 insbesondere an praktischen Herausforderungen bei der Verankerung von FDM-Angeboten (siehe Abb. 2). Folgende Aspekte wurden angesprochen:

• eine geringe Sichtbarkeit und Nutzung bestehender (insbesondere dezentraler) Angebote,

• eine hohe Erwartungshaltung gegenüber zentralen Angeboten („One-size-fits-all“-Lösung),

• einen Bedarf an Anreizstrukturen und an Vermittlung konkreter Mehrwerte (z. B. durch Kommunikation von Best Practices, Rollenvorbilder, niedrigschwellige Formate),

• die Schlüsselrolle von Betreuenden als Multiplikator*innen für gelebtes FDM sowie

• strukturelle Herausforderungen, etwa bei Zuständigkeiten, Tool-Integration (hier z. B. das Rechenzentrum) und rechtlicher Beratung.

Auffällig ist hierbei die starke Übereinstimmung dieser Punkte mit den vorgestellten Ergebnissen aus den AP6-Studien. Gleichzeitig wurde deutlich, dass Lösungsansätze bereits erprobt werden, deren Wirksamkeit jedoch vom jeweiligen institutionellen Kontext abhängt. Hier zeigt sich vor allem ein zentraler Bedarf an koordinierenden Ansätzen, die Training, Beratung und strukturelle Rahmenbedingungen systematisch zusammenführen. Die Erarbeitung solcher Ansätze ist das erklärte Ziel des AP6 im FDLink-Projekt.

3.4 AP7: FDMentor, FDNext, FDLink – Lessons Learned und Ausblicke

Wie auch bei den Vorgängerprojekten ist in FDLink das an der HU Berlin angesiedelte AP7 für die Koordination des Verbundprojekts sowie das Community-Building (sowohl innerhalb des Projektes als auch nach außen in Bezug auf die Vernetzung mit der FDM-Community) zuständig. Mit Blick auf Letzteres wurden in der Arbeitssession Querschnittsaspekte der Verbundprojekte von FDMentor über FDNext bis FDLink diskutiert und die Ergebnisse hinsichtlich ihrer Relevanz und Grenzen (Wo sind Konzepte und Frameworks ungenau, welche Lücken bleiben, etc.) evaluiert. Ziel war es, auf Grundlage des gemeinsamen Austauschs mögliche zukünftige Kooperationsansätze, Projekte oder Handlungsfelder zu identifizieren.

Vor allem das Thema Rechtsberatung wurde in dieser Arbeitssession ausführlich behandelt. Insbesondere das von Thomas Hartmann in FDNext entwickelte Konzept12 wurde stark diskutiert, da sich im KI-Kontext die Relevanz von Rechtssicherheit deutlich verstärkt hat. Eingeleitet durch eine Zusammenfassung über bereits bestehende Rechtsberatungen an Universitäten diskutierten die Anwesenden anschließend, wie ein First- und Second-Level-Support für eine Rechtsberatung konkret aussehen könnte. Vor allem die bereits eng kooperierenden Universitäten in Brandenburg und Berlin seien besonders gut für ein Konzept geeignet, welches institutionell geschaffene Helpdesks und zentrale/regionale Knotenpunkte (z. B. Rechtsberatung zu FDM auf Landesebene, auch in digitaler Form) als Back-Up umsetzen könnten. In solch einem Modell würden bereits vorhandene Helpdesks von Konsortien der Nationalen Forschungsdateninfrastruktur13 (NFDI) dann auch die fachliche Ebene und somit den Bedarf umfassend abdecken können.

Diskutiert wurde ebenfalls, ob und inwieweit entsprechende Services der NFDI – zumal derzeit in einer Umstrukturierung begriffen – regionale und lokale Angebote, z. B. die in den Konsortien im Aufbau befindlichen Helpdesks, mittel- und langfristig substituieren können und sollen. In diesem Kontext wurde betont, dass regionale Spezifika jeweils besondere Anforderungen stellen und vielfach bereits entsprechende Strukturen vorliegen. Daher sollten entsprechende Angebote jeweils auch lokal und regional eingebettet sein.

4. Diskussion

Für das Gesamtprojekt hat sich das Workshop-Format erneut als sehr fruchtbar erwiesen. Die Teilnehmenden bewerteten die vorgestellten Zwischenergebnisse (Reifegradmodell und Curriculum) als hilfreiche Instrumente zur Verankerung von FDM in institutionellen Strukturen und der Ausbildung von Promovierenden in Hochschulen. Sie gaben dabei wichtige Hinweise zu einer noch stärkeren praxis-, Zielgruppen- und anwendungsorientierten Ausgestaltung der Zwischenergebnisse sowie weiteren Einsatzszenarien. 

Gleichzeitig zeigte sich in Keynote, Arbeitssessions und Abschlussdiskussion, dass weiterhin Herausforderungen für die Verankerung von FDM an Forschungseinrichtungen bestehen. Ein Punkt ist, dass FDM bisher noch zu selten als umfassender Prozess gedacht wird und die unterschiedlichen Aspekte aktuell häufig separat adressiert werden. Dezentrale Angebote kämpfen oft mit einer geringeren Sichtbarkeit, während es bei zentralen Angeboten hohe Erwartungen hinsichtlich einer „One size fits all“-Lösung gibt. Die Potentiale einer umfassenden Herangehensweise verdeutlichte auch die Keynote zu den Erfahrungen am Forschungszentrum Jülich.

Ein wiederkehrendes Thema war außerdem die zentrale Rolle von lokalen Strukturen und Akteur*innen bei der Implementierung von FDM. Die Umsetzung von FDM variiert aktuell noch stark von Einrichtung zu Einrichtung, aber auch zwischen unterschiedlichen Fakultäten einer Einrichtung. Oft sind es individuelle Akteur*innen wie einzelne Professor*innen oder Fakultätsangehörige, die das Thema als Dozent*innen oder Betreuende durch ihren Einsatz voranbringen, Kolleg*innen und Studierende sensibilisieren und mobilisieren sowie als Vorbild für Studierende und Promovierende wirken. 

Instrumente zur Verankerung von FDM sind daher dann erfolgreich, wenn sie gemeinsam mit lokalen Akteur*innen entwickelt werden und praxisnah, effizient, modular und bedarfsorientiert ausgewählt und eingesetzt werden können.

Diesen Aspekten widmet sich das Verbundprojekt FDLink, welches koordinierende Frameworks und Vernetzungsstrukturen entwickelt, um Training, Beratung sowie strategische Entwicklungen systematisch zu unterstützen – ohne dabei die spezifischen Bedarfe einzelner Fachkulturen und Organisationsstrukturen aus dem Blick zu verlieren.