1. EinleitungEinleitung

Die Anwendung Künstlicher Intelligenz (KI) im Bibliothekswesen ist längst keine Zukunftsvision mehr. Automatisierte Katalogisierung, intelligente Recommender-Systeme, Chatbots im Auskunftsdienst oder KI-gestützte Analyseverfahren in den Digital Humanities sind erste Beispiele, die bereits heute Realität sind. Gleichzeitig wirft die Integration von KI-Systemen in bibliothekarische Prozesse grundlegende Fragen nach Strategie, Organisation, Ethik und Nutzerorientierung auf.

Vor diesem Hintergrund veranstalteten der Bibliotheksverbund Bayern (BVB) und der Kooperative Bibliotheksverbund Berlin-Brandenburg (KOBV) am 23. Mai 2025 einen ganztägigen Ideenworkshop in der Berlin-Brandenburgischen Akademie der Wissenschaften. Rund 50 Teilnehmende aus wissenschaftlichen und öffentlichen Bibliotheken und den Wissenschaften kamen zusammen, um in einem interaktiven und moderierten Format Potenziale, Herausforderungen, Projekteansätze und Handlungsbedarfe zu diskutieren.

2. Ausgangslage und VorüberlegungenAusgangslage und Vorüberlegungen

2.1 Motivation der VerbündeMotivation der Verbünde

Die Idee für den Workshop entstand 2024 im Rahmen der strategischen Partnerschaft beider Verbünde. Die Grundidee bestand darin, einen strukturierten Austausch über den Einsatz von KI in Bibliotheken zu initiieren, Synergien zu nutzen und gemeinsam eine Grundlage für zukünftige Aktivitäten zu schaffen. Der Workshop sollte konzeptionellen Charakter aufweisen und die Entwicklung gemeinsamer Projektideen zum Ziel haben.

BVB und KOBV haben zunächst in getrennten Arbeitsgruppen Themenfelder gesammelt und Literatur gesichtet.

Im BVB wurde eine Sammlung an Leitlinien mit folgenden Dimensionen erarbeitet:

1. Lernende Organisation – KI zur Unterstützung der Organisationsentwicklung, Effizienzsteigerung und Zukunftssicherung.

2. Neue Wissenswelten mit der Wissenschaft – Kooperation mit Forschung und Lehre, Nutzung von KI für Informationssysteme und digitale Sammlungen.

3. Stärkung von Informationskompetenz – Vermittlung von Data & AI Literacy an Studierende, Forschende und die Öffentlichkeit.

4. Digitale Souveränität – rechtliche, technische und ethische Fragen im Umgang mit KI.

5. Offene Schnittstellen und Sichtbarkeit – Nutzung von KI für verbesserte Datenintegration, Interoperabilität und Reichweite.

Im KOBV wurde eine Online-Umfrage konzipiert, deren Ziel es war, eine Kartierung KI-bezogener Projekte in beiden Verbünden durchzuführen. An der Umfrage nahmen 41 Bibliotheken aus beiden Verbünden teil (29 aus dem BVB und 12 aus dem KOBV). Die Ergebnisse wurden genutzt, um ein Poster zu gestalten, welches beim Workshop in Schlaglichtern ausgewählte KI-Projekte an den beteiligten Institutionen vorstellte. Die Ergebnisse der Umfrage bieten ein sehr breitgefächertes Bild an KI-bezogenen Aktivitäten in beiden Verbünden. Während z. B. beide Staatsbibliotheken (Berlin und München) sich sehr stark im Bereich der Erkundung technologischer Lösungen engagieren (thematische Discovery, OCR, Datenkuratierung und Visualisierung), liegt der Fokus bei den Universitäts- und Hochschulbibliotheken bei der Vermittlung von KI-Kompetenzen, sowohl intern an die eigenen Mitarbeitenden als auch an Hochschulangehörige. Dabei steht die kritische Evaluation von KI-Tools (Chatbots, Text- und Bildgeneratoren, Recherchetools) durch experimentierende Zugänge im Vordergrund. Die Umfrage zeigt ebenfalls zahlreiche Beteiligungen an neuen Gremien mit diesem Themenbezug auf.

2.2 Planung und Ablauf des WorkshopsPlanung und Ablauf des Workshops

2.2.1 Leitlinien und strategische VorüberlegungenLeitlinien und strategische Vorüberlegungen

Nach einer Vorbereitungszeit von ca. sechs Monaten, wurde am 7. April 2025 per ZOOM ein Pre-Workshop durchgeführt, an dem die Veranstaltenden und die angemeldeten Teilnehmenden des Workshops mitwirkten. In der Auswertung dieses Pre-Workshops beschloss das Organisationsteam, die Themenbereiche der Diskussion an eine von Cox und Mazumdar1 entwickelte Matrix zum Einsatz von KI in Bibliotheken anzulehnen und in offenen Formaten zu diskutieren, um eine gewisse Struktur der Diskussion vorzugeben und zu vermeiden, dass die Diskussion zerfasert. Es erfolgte also bereits unter stringenter Mitwirkung der Moderatorin die Verständigung auf ein Workshop-Format, das gleichermaßen strukturierte Analysen wie auch offene Kreativität ermöglichen sollte.

Ausgangspunkt bildeten die fünf von Cox/Mazumdar definierten Use Cases:

1. Backend library operations

2. Library services to users

3. Supporting communities of data scientists

4. Data and AI literacy

5. Use of data to analyse, predict and influence user behaviour

Zu jedem dieser Felder wurden im Vorfeld Leitfragen entwickelt, die die Diskussion vorbereiteten.

2.2.2 Methodisches DesignMethodisches Design

Das Workshop-Design bestand aus zwei Teilen. Er gliederte sich in einen strukturierten Vormittag mit gemeinsamen Analysen und in einen offenen Barcamp-Nachmittag. Zentrale Elemente waren SWOT-Analysen zu fünf bibliothekarischen Arbeitsfeldern, eine projektorientierte Gruppenarbeit und zwei Barcamp-Sessions zur Vertiefung ausgewählter Themen.

Die Ergebnisse der vorab durchgeführten Umfrage zu bereits laufenden KI-Projekten in den Bibliotheken wurde in Form von Postern eingebracht.

3. Ergebnisse der SWOT-AnalysenErgebnisse der SWOT-Analysen

Die Teilnehmenden untersuchten in zehn Gruppen jene fünf zentralen Anwendungsfelder von KI in Bibliotheken angelehnt an die SWOT-Form (Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken). Die Ergebnisse der Analyse ergaben zusammengefasst Folgendes:

Thema 1: Interne Geschäftsgänge

• Potenziale: Effizienzsteigerung, Qualität, Ideenlabor, Einsatz von Large Language Models für die Treffermengenbildung.

• Bedarf: Entwicklung eigener Sprachmodelle, strategische Integration in Arbeitsabläufe, Qualifizierung der Mitarbeitenden, Ausbildung.

• Risiken: Urheberrechtliche Unsicherheiten, Verzerrungen durch Trainingsdaten (Bias), Halluzinationen, hoher Energieverbrauch.

Thema 2: Bibliotheksdienste

• Potenziale: 24/7-Chatbots, Suche über natürliche Sprache, personalisierte Auskunftsdienste.

• Bedarf: Harmonisierung bibliothekarischer Daten, Aufbau technischer Infrastruktur, Lizenzmodelle für KI-Systeme.

• Risiken: Datenschutzbedenken, Regulierungen (z. B. EU AI Act), potenzielle Desinformation.

Thema 3: Forschungsnahe Dienste

• Potenziale: Ergänzung von Metadaten, semantische Rechercheinstrumente, Assistenzsysteme im Forschungsdatenmanagement.

• Bedarf: Fachübergreifende Kompetenzen, institutionelle Offenheit für neue Prozesse, Finanzierung.

• Risiken: Datenschutz, Qualitätsabweichungen, Ressourcenaufwand.

Thema 4: Informationskompetenz

• Potenziale: KI-gestützte Lernangebote (z. B. Schreibcoach), automatische Übersetzungen, Erstellung offener Bildungsressourcen.

• Bedarf: Didaktische Konzepte, Tool-Verständnis, Feedbackmechanismen.

• Risiken: Intransparenz von KI-Systemen, externe Abhängigkeiten, Datenschutzproblematik.

Thema 5: Analyse von Nutzungsdaten

• Potenziale: Entwicklung von Empfehlungssystemen, Trend- und Bedarfsanalysen, Optimierung der Nutzererfahrung.

• Bedarf: Klare Rechtsgrundlagen, Datenkultur, personelle Ressourcen.

• Risiken: Umweltbelastung durch Datenverarbeitung, ethische Fragen, Missbrauchspotenziale.

4. Diskussionen im BarcampDiskussionen im Barcamp

In zwei Barcamp-Runden wurden aktuelle Fragestellungen und praxisnahe Themen diskutiert. Besonders stark nachgefragt waren:

• Kompetenzaufbau im KI-Bereich für Bibliotheksmitarbeitende

• Semantische Suchtechnologien und ihre Integration

• Ethische Fragen rund um KI-Nutzung

• Gestaltung von User Interfaces für KI-gestützte Dienste

• Co-Creation mit Nutzenden

• Barrierefreiheit (u. a. im Kontext des EU Accessibility Acts)

• Verbundübergreifende Kooperationen

5. Projektinitiativen und FolgeaktivitätenProjektinitiativen und Folgeaktivitäten

Der Workshop endete mit konkreten Projektideen und ersten Verabredungen zur Umsetzung:

6. FazitFazit

Der Workshop bot ein Forum für Ideenaustausch, Projektentwicklung und kollektives Lernen. Er markierte einen Meilenstein für die systematische Beschäftigung mit KI in den beiden Bibliotheksverbünden BVB und KOBV. Die Mischung aus strukturiertem Austausch, offener Diskussion und konkreter Projektentwicklung ermöglichte nicht nur Erkenntnisgewinn, sondern auch erste Umsetzungsschritte.

Vier zentrale Einsichten lassen sich zusammenfassen:

1. Strategischer Kompetenzaufbau (Kompetenznetzwerke) ist entscheidend, um KI nicht nur zu nutzen, sondern mitzugestalten.

2. Ethische Reflexion und Rechtssicherheit müssen den Einsatz begleiten.

3. Kooperation auf Verbundebene ist erforderlich, um Synergien zu nutzen und Insellösungen zu vermeiden.

4. Die Aufgabe, Digitalisierung und Automatisierung weiter voranzubringen, wird um einen weiteren Kernauftrag erweitert: Unter Einsatz von KI-Technologie soll proaktiv Servicegewinn erzielt werden.

7. Empfehlungen für das weitere VorgehenEmpfehlungen für das weitere Vorgehen

Beide Verbünde berichteten in ihren jeweiligen Gremien über den Verlauf und die Ergebnisse des Workshops. Basierend auf den Workshop-Ergebnissen sind die folgenden nächsten Schritte geplant:

1. Aufbau eines dauerhaften Kompetenznetzwerks „KI in Bibliotheken“, idealerweise als Fokusgruppe unter dem Dach von KOBV/BVB.

2. Einrichtung von Projektarbeitsgruppen zu den identifizierten Projekten.

3. Einrichtung eines zentralen Projektpools, in dem Pilotprojekte, Ressourcen und Lessons Learned gebündelt werden. Die bisher entwickelten Initiativen begründen diesen Pool.

4. Regelmäßige Fortbildungen und Trainingsformate, um die personelle Basis für KI-Anwendungen zu stärken.

5. Erarbeitung eines ethischen Leitfadens für den Einsatz von KI in bibliothekarischen Kontexten.

6. Fortführung der interdisziplinären Zusammenarbeit mit den Zielgruppen.

8. Stimmen und Eindrücke der TeilnehmendenStimmen und Eindrücke der Teilnehmenden

Neben den fachlichen Ergebnissen hinterließ der Workshop auch auf persönlicher Ebene bleibenden Eindruck. Viele Teilnehmende beschrieben den Tag als eine seltene und sehr willkommene Gelegenheit, offen und ohne institutionelle Grenzen über Zukunftsfragen nachzudenken.

Eine Teilnehmerin formulierte es so:
„Selten habe ich in einem bibliothekarischen Kontext eine so dichte Mischung aus Inspiration, kritischem Nachdenken und Freude am gemeinsamen Entwickeln gespürt. Man verlässt den Workshop mit der Gewissheit, dass wir wirklich an einer Schwelle stehen – und dass wir sie gemeinsam überschreiten können.“

Andere hoben die Atmosphäre des Vertrauens hervor, in der auch kritische Stimmen Raum fanden. Besonders geschätzt wurde, dass auch Unsicherheiten, Zweifel und offene Fragen diskutiert wurden.

Viele empfanden den Tag als Motivationsschub, den eigenen und den institutionellen Umgang mit KI aktiver zu gestalten. Immer wieder fiel das Wort „Aufbruchsstimmung“. Die Mischung aus fachlicher Tiefe, kollegialem Austausch und der Freiheit, eigene Ideen einzubringen, wurde von den Teilnehmenden als besonders wertvoll erachtet.