1. Blick auf die Policylandschaft

Richtlinien zu Open Access (OA) und Forschungsdatenmanagement (FDM) haben sich an vielen universitären und außeruniversitären Einrichtungen zum Standard entwickelt.1 Mancherorts wurden mittlerweile auch Open-Science-Policies (OS) eingeführt, die vorangegangene Policies ergänzt und/oder abgelöst haben (z. B. an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU)2 oder in der Helmholtz-Gemeinschaft3).

2. Ausgangslage am MPIB

Die Ausgangssituation am MPIB in Berlin, vor der im Folgenden berichteten Entwicklung eigener OS- und FDM-Guidelines, war eine andere.4 In der Max-Planck-Gesellschaft (MPG), die sich aktiv im Bereich OS engagiert5 und früh zu den Prinzipien der „Berliner Erklärung über den offenen Zugang zu wissenschaftlichem Wissen“ bekannt hat,6 gibt es keine für alle 84 interdisziplinär forschenden Max-Planck-Institute (MPI)7 gleichermaßen geltende, MPG-weite Richtlinie.

Forschungsgegenstände des MPIB (mit ca. 320 Mitarbeiter*innen, davon etwa der Hälfte wissenschaftlichen) sind Fragen der menschlichen Entwicklung, Bildungsprozesse sowie die Mensch-Maschine-Interaktion. Die Forschung stützt sich auf empirische Daten und beinhaltet verschiedenste Studiendesigns und Datenerhebungsmethoden. Dieses hohe Maß an Diversität begründete 2023 die Entscheidung für die Entwicklung eigener FDM- sowie OS-Policies. Ausschlaggebend dafür war auch die im Rahmen der alle drei Jahre stattfindenden Institutsevaluierung durch einen Fachbeirat erhaltene Empfehlung, OS- und FDM-Praktiken am Institut weiter zu stärken.

Davon ausgehend wurden zeitgleich zwei Policies8 erarbeitet, die analoge Entwicklungsprozesse durchliefen. Zur nachfolgenden Veranschaulichung des praktischen Vorgehens bei der Entwicklung der FDM- und OS-Policies des MPIB eignet sich daher gleichermaßen der Open Science Policy Cycle.9 Dieser ist untergliedert in die Phasen: 1. Agenda-Setting und Zielsetzung im Policy-Prozess, 2. Formulierung der Policy, 3. Entscheidung und Legitimation im Policy-Prozess, 4. Implementierung der Policy und 5. Monitoring, Evaluation und Wirkung der Policy.

3. Der Open Science Policy Cycle am Beispiel des MPIB

3.1 Agenda-Setting und Zielsetzung im Policy-Prozess

Seit 2018 besteht am MPIB eine hausinterne Arbeitsgruppe (AG) FDM und OS mit ca. 17 Mitgliedern,10 darunter sowohl wissenschaftliches als auch infrastrukturelles Personal aus den verschiedenen Bereichen des Instituts. Diese AG stellte gegenüber der Institutsleitung im Oktober 2023 einen Antrag zur Entwicklung der Policies einschließlich dezidierter Ressourcen für die Koordination des entsprechenden Entwicklungsprozesses. Begründet wurde dies mit den entsprechenden Empfehlungen des vorangegangenen Beirats sowie der gestiegenen Bedeutung von OS- und FDM-Praktiken in der Wissenschaft als auch in gesellschaftspolitischer Hinsicht.11 Ein wesentliches Argument war, dass für die Verankerung entsprechender Praktiken eine institutionelle Positionierung durch dezidierte Policies entscheidend sei. Die Institutsleitung stimmte dem Antrag Ende 2023 zu.

Parallel wurde durch die teilweise Umwidmung einer vorhandenen Stelle für die Dauer eines Jahres eine interne Projektstelle zur Koordination des Policy-Entwicklungsprozesses geschaffen. Noch vor offiziellem Projektstart im Juni 2024 wurde durch die AG eine hausinterne Umfrage zu FDM- und OS-Praktiken durchgeführt. Es nahmen 35 Personen teil, darunter v. a. Wissenschaftler*innen verschiedener Karrierestufen und aus unterschiedlichen Forschungsbereichen und -gruppen. Damit war die Umfrage nicht repräsentativ, lieferte aber ein Stimmungsbild. Die Befragten äußerten grundsätzlich Zustimmung zur Entwicklung der Policies. Zeitzwänge wurden als größtes Hindernis zur Umsetzung von OS- und FDM-Praktiken angesehen. Betont wurde außerdem der Wunsch, konkrete, praxisorientierte Richtlinien zu entwickeln, ergänzt durch eine grundsätzliche Positionierung des Instituts hinsichtlich der Bedeutung von OS und FDM. Damit verbunden war die Hoffnung, dass die für die Umsetzung von OS und FDM aufgewendete Zeit und Arbeit institutsseitig noch erkennbarer wertgeschätzt würden.

Die Umfrageergebnisse fanden Eingang in die Formulierung der konkreten Policy-Ziele:

1. Beschleunigung der Forschung durch eine Straffung des wissenschaftlichen Prozesses mit vordefinierten Workflows;

2. Formulierung der Strategie und der Haltung des Instituts zu OS- und FDM-Praktiken;

3. Festlegung von Bedingungen und Mindeststandards für deren Umsetzung;

4. Bereitstellung eines Orientierungsrahmens, der die Institutsangehörigen bei der Umsetzung dieser Praktiken unterstützt;

5. Förderung von OS- und FDM-Praktiken im gesamten Institut.

3.2 Formulierung der Policies

Die Policies wurden von einem Autor*innen-Team bestehend aus elf Personen verfasst, die größtenteils auch der AG FDM und OS angehörten und somit einen Querschnitt des Instituts abbildeten.12

Noch vor der Formulierung der ersten Entwürfe waren Vorarbeiten nötig. Dazu gehörte zunächst die Sichtung der aktuellen „Policy-Landschaft“ im In- und Ausland sowie verschiedener Einrichtungstypen. Auf dieser Basis wurden Grundsatzfragen im Hinblick auf die Ausgestaltung der Policies definiert, deren frühzeitige Klärung einen effizienten und zielgerichteten Schreibbeginn ermöglichte. Wichtig in dieser Phase war auch der Erfahrungsaustausch mit Einrichtungen innerhalb und außerhalb der MPG, die bereits über FDM- oder auch OS-Policies verfügten.

Im Folgenden werden wesentliche, frühzeitig zu klärende Grundsatzfragen näher betrachtet.

An erster Stelle stand für den MPIB-Kontext die Frage, ob man zwei getrennte Policies oder eine kombinierte Policy für FDM und OS entwickeln sollte. Vor dem Hintergrund, dass FDM als Werkzeug für die Umsetzung von Open Data anzusehen ist und die Richtlinien zum FDM sehr detailliert beschrieben werden sollten, fiel die Entscheidung auf getrennte Policies.

Bezüglich des Grades der Verpflichtung waren die Ausgangsbedingungen an der eigenen Einrichtung zu betrachten und abzuwägen, welches Vorgehen die größten Erfolgsaussichten im Hinblick auf eine langfristige Implementierung haben könnte. Am MPIB wurde zunächst entschieden, verbindliche Policies (mit der Möglichkeit, in begründeten Fällen von den Vorgaben dieser abzuweichen) anzustreben, um von Beginn an einen sehr hohen Standard für FDM und OS zu etablieren.

Wesentlich war auch die Frage, wie – das heißt, auf welchen Wegen und zu welchen Zeitpunkten – die Wissenschaftler*innen-Community im Verlauf der Policy-Entwicklung einbezogen werden sollten. Für eine inklusive Vorgehensweise unter Beteiligung möglichst vieler Sichtweisen wie am MPIB sprach, dass so bei der Formulierung von Empfehlungen die inhaltliche und methodische Diversität an der eigenen Einrichtung besonders gut berücksichtigt und so die Akzeptanz für Policies erhöht werden könne.

Da konkrete Maßnahmen enthalten sein sollten, musste weiterhin entschieden werden, ob diese in die Policy integriert oder in einem separaten Dokument dargestellt würden. Am MPIB entschied man sich für Letzteres, indem die Policies jeweils in einen Strategieteil und einen Implementierungsplan unterteilt wurden. Damit wurde dem Wunsch der Wissenschaftler*innen entsprochen, konkrete und praktische Guidelines zu formulieren und diese hinsichtlich der Standpunkte und Ziele des Instituts zu kontextualisieren.

Insbesondere im Hinblick auf die Entwicklung der OS-Policy stellte sich auch die Frage, welche OS-Domänen13 gewählt werden. Nicht alle Domänen passen zum Profil der eigenen Einrichtung. Auch kann es aus Kapazitätsgründen notwendig sein, sich auf eine Auswahl zu fokussieren.

Weitere Punkte, deren frühzeitige Klärung wesentlich dazu beitragen kann, in der Phase der Policy-Entwicklung nicht an den falschen Stellen Zeit zu verlieren, sind:

1. Klärung der Verantwortlichkeit für die zukünftige Handhabung und das Monitoring der Dokumente (wer, wie, in welchem Turnus).

2. Festlegung auf eine oder mehrere Dokumentsprachen: Am MPIB hat man sich aus praktischen Gründen auf Englisch festgelegt. Ausschlaggebend dafür waren dabei die Tatsache, dass Englisch als Institutssprache fungiert, sowie das Ziel den Aufwand für Überarbeitungen möglichst gering zu halten.

3. Wahl des zu nutzenden Schreibtools: Insbesondere bei einem größeren Autor*innen-Kollektiv und im Hinblick auf eine mögliche spätere Öffnung für einen erweiterten Personenkreis bot es sich an von Anfang an auf ein Tool zu setzen, das es ermöglicht, mit einer großen Anzahl an mitunter parallel vorgenommenen Änderungen und Kommentaren umzugehen. Vorteilhaft ist auch die Wahl eines Tools, das einen hohen Grad der Versionskontrolle bietet. So ist bereits der Policy-Entstehungsprozess im Sinne von OS transparent gestaltet. Am MPIB fiel die Wahl auf GitLab. Git bzw. GitLab schien den hohen Anforderungen an Versionskontrolle, Zugangsrechten, Anzahl an Kollaborator*innen am ehesten gewachsen. GitLab bietet weiterhin den Vorteil, dass zwar jede*r Änderungsvorschläge (Merge Requests) oder Problemmeldungen (Issues) beitragen kann, aber trotzdem eine stringente offizielle Version beibehalten wird. Weiterhin kann die offizielle Version des in GitLab erstellten Dokuments automatisch in PDF und als Webseite dargestellt werden, die jeweils die aktuellsten Änderungen enthält.

Auf die Vorarbeiten zur Policy-Formulierung folgte die initiale Schreibphase.14 Innerhalb von zwei Monaten wurden die ersten Entwürfe von dem Autor*innen-Team im Rahmen diverser, mehrstündiger Treffen gemeinsam erarbeitet. Bis zur finalen Einreichung der Policies gab es wiederholt Phasen des Schreibens. Wesentlich für die Formulierung der Policies war außerdem auch das Einholen internen und externen Feedbacks,15 das zu weiteren Überarbeitungen führte.

Die ersten Entwürfe durchliefen hausintern ein zweistufiges Kommentierungsverfahren. Die erste Stufe beinhaltete die Freischaltung der Policies über die Policy-Webseite16 und damit verbunden einen Aufruf zur Kommentierung durch die Institutsmitglieder, vornehmlich via GitLab. Parallel fand ein Workshop statt, in dessen Rahmen die Policy-Entwürfe präsentiert wurden und Feedback gegeben werden konnte. Die zweite Stufe beinhaltete einen institutsweiten „Policy-Editathon“, ein hausintern stark beworbenes gemeinsames Schreibevent. Auf Basis des Feedbacks aus der ersten Kommentierungsstufe wurden Schwerpunktthemen im Rahmen des vierstündigen Editathons gemeinsam adressiert.

Im Anschluss wurde hausexternes Feedback eingeholt, u. a. von der Rechtsabteilung der MPG-Generalverwaltung. Um die Nutzbarkeit und Verständlichkeit der Policies weiter zu verbessern, folgte ein sprachlicher und inhaltlicher Feinschliff (u. a. durch ein hausinternes Lektorat) sowie die Erarbeitung von FAQs als auch eines Glossars.

3.3 Entscheidung und Legitimation im Policy-Prozess

Die zu jeder Zeit transparent kommunizierte Entwicklung der Policies, mandatiert von der Institutsleitung, entsprang einem Bottom-Up-Approach der AG FDM & OS und wurde bereichert durch das Engagement weiterer Beteiligter im Rahmen der diversen hausweiten Angebote. Letztlich oblag die finale Entscheidung, ob und in welcher Form die Policies in Kraft treten, den MPIB-Direktor*innen.

Dabei stellte sich der Grad der Verbindlichkeit als der kritischste Punkt hinsichtlich der Legitimation durch die Institutsleitung heraus. Auf die erstmalige Präsentation der Entwürfe folgte ein mehrmonatiger Austausch zwischen dem Autor*innen-Team und den Direktor*innen, der zu erneuten Überarbeitungen und letztlich einem Kompromiss führte: der Einführung von Guidelines mit Empfehlungscharakter statt Policies mit verbindlichen Vorgaben. Die MPIB FDM- und OS-Guidelines sind schließlich im September 2025 offiziell in Kraft getreten.

3.4 Implementierung der Guidelines

Kern dieser MPIB-Guidelines sind Best-Practice-Empfehlungen zur Implementierung von FDM- und OS-Praktiken ohne zeitliche Zielvorgaben oder Quoten.17 Die MPIB-Guidelines verfolgen den Ansatz, Hilfestellung leisten und positive Anreize zur Umsetzung der entsprechenden Praktiken schaffen zu wollen.

In diesem Sinne bündeln sie existierende Support-Services der institutionellen OA- und FDM-Teams bzw. Infrastrukturen des MPIB. Dazu gehören die OA- und FDM-Beratung, ein OA-Zweitveröffentlichungsworkflow, ein OA-Publikationsfonds, ein MPIB-spezifisches Tool zur Registrierung datenbasierter Studien sowie die Castellum-Datenbank zur datenschutzkonformen Proband*innen-Verwaltung.18 Weiterhin soll durch sogenannte Guideline-Ambassadors Peer-to-Peer-Support geleistet werden. Bei den Guideline-Ambassadors handelt es sich um Vertreter*innen der verschiedenen Forschungsbereiche, die als direkte Ansprechpartner*innen und Bindeglieder zwischen dem Guideline-Team und den Forschungsbereichen bzw. -gruppen des MPIB fungieren. Darüber hinaus sollen sie für deren Belange im Rahmen eventuell benötigter zukünftiger Weiterentwicklungen der Guidelines eintreten.

3.5 Monitoring, Evaluation und Wirkung der Guidelines

Die AG FDM & OS agiert auch künftig als für die Guidelines zuständiges, beständiges Gremium. Auch nach dem Inkrafttreten der Guidelines kann Feedback jederzeit auf verschiedenen Wegen durch Institutsangehörige, präferiert über GitLab, abgegeben werden. Ein Update-Mechanismus sieht vor, dass die AG jährlich ein Review der Guidelines vornimmt. Vorgeschlagene Änderungen werden weiterhin in letzter Instanz durch die Direktor*innen des MPIB zu genehmigen sein. Zur jährlichen Koordinierung des Review-Prozesses sowie als erste Ansprechperson für die Guidelines soll es künftig die Rolle eines „Guideline-Officers“ geben.

4. Lessons Learned

Die MPIB-Guidelines könnten sowohl für weitere MPIs als auch andere Einrichtungen mit ähnlichen Rahmenbedingungen in verschiedener Hinsicht Modellcharakter haben.19 Aus der MPIB-Erfahrung lassen sich explizite Empfehlungen ableiten:

• Es ist ratsam, genügend Zeit für die Vorbereitung einzuplanen, um den Schreibprozess effizient und strukturiert zu gestalten.20 Wer hier Zeit einsparen will, läuft Gefahr, insbesondere in der Schreibphase den Überblick zu verlieren.

• Dasselbe gilt für die informierte und gründlich überlegte Wahl eines geeigneten Schreibtools. Ein gutes Tool zum kollaborativen Schreiben (mit Versionskontrolle) vereinfacht die Zusammenarbeit und nimmt durch intelligente Funktionen Arbeit ab. Ein Wechsel im laufenden Prozess ist nicht nur ärgerlich, sondern kann mit zeitraubendem und vermeidbarem Mehraufwand verbunden sein.

• Eine designierte Projektkoordination, insofern die personellen und finanziellen Ressourcen vorhanden sind, bringt den Prozess durch zielgerichtete Impulse und die Übernahme diverser Organisationsaufgaben schneller voran. Dazu gehören auch eine gute Projektplanung und Überwachung der Einhaltung wichtiger Meilensteine.

• Es lohnt sich flexibel zu bleiben und Eigendynamiken zuzulassen. Die MPIB-Autor*inne haben wertvolle Ideen eingebracht und Kontakte hergestellt, die den Prozess maßgeblich bereichert haben.

• Der Projekterfolg ist auch stark abhängig von den beteiligten Personen. Wenn man auf einen Kreis bereits intrinsisch motivierter Personen zurückgreifen kann, die bereit sind, sich neben ihrer ‚eigentlichen‘ Tätigkeit für ein solches Projekt zu engagieren, ist ein wichtiger Grundstein für den Erfolg des Vorhabens gelegt.

• Der vermutlich wesentlichste Faktor für ein inhaltlich substanzielles Ergebnis ist jedoch Multiperspektivität. Dies gilt sowohl für den Kreis der Autor*innen (Mitwirkung von Forschenden mit unterschiedlichen fachlich-methodischen Hintergründen und Senioritätsstufen sowie Infrastrukturvertreter*innen) als auch mit Blick auf die Einholung von Feedback. Nur so lassen sich aus MPIB-Sicht Guidelines gestalten, die von allen relevanten Stakeholder*innen mitgetragen werden und von diesen dann auch angewendet werden.