1. Ausgangssituation

Für wissenschaftliche Bibliotheken wird es eine immer größere Herausforderung, gedruckte Medien in ihrem Bestand aufzubewahren. Vor allem knappe Ressourcen wie Magazinraum und Budget, wachsende Digitalbestände und sich wandelnde Nutzungserwartungen verursachen erheblichen Aussonderungsdruck. Dennoch bleibt der Erhalt physischer Medien aus historischer, rechtlicher und wissenschaftlicher Perspektive wichtig und zentral.1 Viele Titel liegen in nur wenigen Exemplaren vor und sind gefährdet, durch unkoordinierte Aussonderung dauerhaft verloren zu gehen.

Vor diesem Hintergrund wurde im Oktober 2022 das Projekt „NI-LastCopies – Kooperative Archivierung von Printmedien in niedersächsischen Bibliotheken“2 gestartet. Ziel war es, ein koordiniertes Vorgehen zur Identifizierung, Kennzeichnung und Archivierung potenziell seltener Printbestände zu etablieren. Bereits im Dezember 2021 hatte der Niedersächsische Beirat für Bibliotheksangelegenheiten3 dafür die Ad-hoc-AG „Kooperative Überlieferung für Niedersachsen“, bestehend aus Vertretungen der Bibliotheken der Sektion W des genannten Beirats und Mitarbeitenden der VZG und des BSZ unter Leitung von Corinna Roeder (Landesbibliothek Oldenburg), einberufen. Das Projekt wurde bis September 2024 vom Niedersächsischen Ministerium für Wissenschaft und Kultur (MWK) gefördert und konnte erfolgreich abgeschlossen werden. Orientiert wurde sich am erfolgreichen Vorgängerprojekt „bwLastCopies“ aus Baden-Württemberg (2019–2021).4 Auch dieses Projekt verfolgte das Ziel, in Zeiten des wachsenden Platzbedarfs und der damit verbundenen Aussonderung von Beständen die Bestandssicherung seltener Exemplare in den wissenschaftlichen Bibliotheken Baden-Württembergs zu gewährleisten. Das Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Württemberg (BSZ) hat dabei aufbauend auf der Verbunddatenbank K10plus ein Bestandsmanagementsystem konzeptioniert und in Betrieb gesetzt, um sicherzustellen, dass eine Mindestanzahl von Printexemplaren erhalten bleibt.

2. Vorgehensweise

Zunächst wurden im Projektantrag für „NI-LastCopies“ folgende fünf Arbeitspakete festgelegt:

• Datenanalyse der Häufigkeit von Bestandsnachweisen niedersächsischer Bibliotheken im K10plus zur Identifikation potenziell seltener Bestände und Unikate

• Markierung potenziell seltener Bestände und Unikate im MARC 21-Feld 583 (Pica3-Feld 4233)5

• Ermittlung der niedersächsischen Publikationen (Pflichtexemplare) nach 1850, Abstimmung der Archivierungsverantwortlichkeiten zwischen den (Landes‑)Bibliotheken und automatisierte Eintragung der Archivierungsverpflichtungen im MARC 21-Feld 583 (Pica3-Feld 4233)

• Automatisierte Eintragung von Archivierungsverpflichtungen für weitere Sammlungen (z. B. Publikationen der eigenen Hochschule, FID-/SSG-Bestände, Sammelschwerpunkte, Sondersammlungen) und Unikate (last copies) auf Antrag der jeweils besitzenden Bibliotheken im MARC 21-Feld 583 (Pica3-Feld 4233)

• Entwicklung von Archivierungs- und Aussonderungsworkflows auf Grundlage von regelmäßig aktualisierten Bestandsanalysen und automatisierten Eintragungsverfahren in den K10plus

Um analysieren zu können, wie häufig ein Titel in niedersächsischen wissenschaftlichen Bibliotheken im Verbundkatalog K10plus nachgewiesen ist, mussten zunächst die Kriterien der maschinellen Auswertung festgelegt werden. Dazu wurde eine Unterarbeitsgruppe Selektionskriterien gegründet. Man entschied sich, analog zum Projekt „bwLastCopies“ vorzugehen. Berücksichtigt wurden Monografien, einzelne Bände mehrteiliger Monografien, Karten und Noten ab dem Erscheinungsjahr 1851.6 Nicht berücksichtigt wurden Titel, die für eine kooperative Überlieferung nicht zur Verfügung stehen, z. B. Exemplare mit Erwerbungsstatus, Gesamtaufnahmen von monografischen Reihen oder mehrteiligen Monografien, Zeitschriften, elektronische Ressourcen, Sonderdrucke, Loseblattsammlungen, Handschriften und Alte Drucke (Erscheinungsjahr vor 1851). Ebenso wurden keine Titel der vergangenen zehn Jahre mit in die Auswertung genommen, da sich die Bestandsnachweise in diesem Bereich noch sehr stark ändern können. Als potenziell selten wurden Titel definiert, die in maximal drei wissenschaftlichen und am Projekt beteiligten Bibliotheken Niedersachsens nachgewiesen sind. Nach vielen Testauswertungen und Programmanpassungen konnte die erste Kennzeichnung der potenziell seltenen Titel Niedersachsens im März 2024 in der Verbunddatenbank K10plus in Feld 4233 „Bestandsschutzmaßnahmen und (Langzeit-)Archivierung“ erfolgen. Eine Eintragung in Feld 4233 erhielten rund 7,5 Mio. Titel, wovon rund 5,7 Mio. Titel in nur einer am Projekt beteiligten Bibliothek vorhanden sind. Diese Titel werden als Alleinbesitz bezeichnet. Die als potenziell selten identifizierten Titel wurden in Unterfeld $a (Art der Aktion) mit dem Code „eb“ („Archivierung prüfen“) und in Unterfeld $f („Kontext/Rechtsgrundlage“) mit dem Projekt-ISIL „DE-4165“ versehen. Die Einträge enthalten außerdem Informationen über das Datum der Analyse in Unterfeld $c und die Anzahl der vorhandenen Exemplare in Unterfeld $z („Allgemeine Bemerkungen“). Der Eintrag „4233 $aeb$c20240324$fDE-4165$z1“ zeigt beispielsweise, dass nur noch ein Exemplar eines Titels in einer niedersächsischen Bibliothek nachgewiesen wurde, also Alleinbesitz ist. Die Bestände zweier Bibliotheken erhielten Markierungen im siebenstelligen Bereich und stachen in Bezug auf potenzielle Seltenheit von Beginn an hervor. Spitzenreiter ist die Niedersächsische Staats- und Universitätsbibliothek Göttingen mit rund 3,5 Mio. potenziell seltenen Titeln, gefolgt von der Technischen Informationsbibliothek (TIB) Hannover mit rund 2,1 Mio. potenziell seltenen Titeln.

Die Kennzeichnung der potenziellen Seltenheit wird von der VZG seit März 2024 in regelmäßigen, in der Regel halbjährlichen Abständen aktualisiert, um neue Datenstände zu berücksichtigen. Wenn ein Titel beispielsweise in mehr als drei niedersächsischen Bibliotheken oder gar nicht mehr in Niedersachsen nachgewiesen ist, wird die Markierung entfernt.

Parallel zur Analyse der potenziellen Seltenheit wurde das dritte Arbeitspaket, die Ermittlung der niedersächsischen Pflichtexemplare, durchgeführt. Dazu wurden die Bestände der zwei Landesbibliotheken betrachtet, die das niedersächsische Pflichtexemplarrecht zeitweise innehatten bzw. bis heute innehaben. Von 1933 bis 1965 war der Landesbibliothek Oldenburg das Pflichtexemplarrecht für das Gebiet des Freistaates Oldenburg übertragen worden. Für diesen Zeitraum konnte ein Programm durch den Abgleich der Erscheinungsorte in den Titelaufnahmen mit Ortslisten rund 3.000 Monografien identifizieren, die die LB Oldenburg als niedersächsisches Pflichtexemplar in ihrem Bestand verwahren muss. Diese rund 3000 Titel haben in Feld 4233 Unterfeld $a die Eintragung „Archivierung/Langzeitarchivierung gewährleistet“ erhalten:

$aaa$fPENI$xXA-DE-NI$zOldenburger Land 1933-1965$5DE-45.7

Die Gottfried Wilhelm Leibniz Bibliothek Hannover hatte das Pflichtexemplarrecht zunächst für das Gebiet des ehemaligen Königreichs Hannover inne und ist seit 1966 alleinige Pflichtexemplarbibliothek für Niedersachsen. Hier konnten Pflichtexemplare zunächst über bestimmte Zugangs- bzw. Akzessionsnummern, die die GWLB Hannover in MARC21-Feld 541 (Pica3-Feld 8100) vergeben hat bzw. bis heute vergibt, aus dem Bestand herausgefiltert werden. Rund 230.600 Titel erhielten daraufhin ebenfalls die Eintragung „Archivierung/Langzeitarchivierung gewährleistet“:

$aaa$fPENI$xXA-DE-NI$5DE-35.

Weitere Pflichtexemplare der GWLB sollten wie im Falle der LB Oldenburg über einen Abgleich der Erscheinungsorte in den Titelaufnahmen mit Ortslisten erfolgen. Auf diese Weise konnten rund 77.000 weitere Pflichtexemplartitel kenntlich gemacht werden.8
Es gibt weitere Bestandsgruppen mit Archivierungspflicht, die nicht nur die Landesbibliotheken innehaben und betreffen. Für Dissertationen besteht laut Beschluss der Kultusministerkonferenz (KMK) eine Aufbewahrungspflicht. Die Archivierungspflicht kommt immer der Einrichtung zu, an der die Dissertation eingereicht worden ist. Der dafür vorgesehene Code in Unterfeld $f lautet DISS. Die Archivierungspflicht für Titel, die aus Mitteln des DFG-Förderprogramms „Fachinformationsdienste für die Wissenschaft“ erworben worden sind, kommt immer der Einrichtung zu, die die Titel über das Förderprogramm angeschafft hat. Der dafür vorgesehene Code in Unterfeld $f lautet FID. Ebenso verhält es sich mit Titeln, die über das DFG-Förderprogramm „Überregionale Literaturversorgung der Sondersammelgebiete“ erworben wurden. Der dafür vorgesehene Code in Unterfeld $f lautet SSG.

Bibliotheken haben ebenso die Möglichkeit, freiwillige Archivierungsverpflichtungen für bestimmte Bestände zu übernehmen und eintragen zu lassen. Großen Vorbildcharakter hat das Vorgehen der TIB Hannover. Sie hat rund 1,3 Mio. Alleinbesitztitel mit einer Archivierungszusage kennzeichnen lassen: Feld 4233 $aaa$c20240722$fNI-LastCopies$xXA-DE-NI$zPotenzieller Alleinbesitz Niedersachsen$5DE-89.

Für Monografien aus der Zeit, in der die LB Oldenburg kein Pflichtexemplarrecht besaß, die aber im Oldenburger Raum erschienen sind, wollte die Bibliothek ebenfalls Archivierungszusagen eintragen lassen. Diese Regionalliteratur (rund 18.600 Titel), die wie die Pflichtexemplare über einen Ortsabgleich der Erscheinungsorte in MARC21-Feld 264 (Pica3-Feld 4030) identifiziert worden ist, erhielt folgende Kennzeichnung:

4233 $aaa$fREG$zOldenburger Land 1851-1932$xXA-DE-NI$5DE-45 bzw.
4233 $aaa$fREG$zOldenburger Land ab 1966$xXA-DE-NI$5DE-45.

3. Handlungsempfehlungen bei Bestandsaussonderungen

Um eine koordinierte Überlieferung der im Projekt betrachteten gedruckten Bestände zu sichern, wurde eine Unterarbeitsgruppe Handlungsempfehlungen ins Leben gerufen. Diese erarbeitete in Anlehnung an die Empfehlungen aus dem baden-württembergischen Projekt praxistaugliche Richtlinien für den Umgang mit potenziell seltenen Titeln im Bibliotheksalltag und Hinweise zur Eintragung von Archivierungszusagen für erhaltungswürdige Bestände, Pflichtexemplare, Dissertationen und weitere Bestandsgruppen.9 Allerdings wird in den „Handlungsempfehlungen für ein kooperatives Bestandsmanagement in niedersächsischen Bibliotheken“10 auch darauf hingewiesen, dass die Kennzeichnung der potenziell seltenen Titel lediglich als Information für die Bibliotheken dient und mit keinerlei Verpflichtung zur Archivierung verbunden ist.

Falls eine niedersächsische Bibliothek Bestand aussondern möchte, wird ein mehrstufiges Verfahren vorgeschlagen. Zunächst soll im Verbundkatalog K10plus recherchiert werden, ob potenziell seltene Titel in der Liste der Titel, die ausgesondert werden sollen, enthalten sind (erkennbar an Feld 4233 mit der Belegung von Unterfeld $f mit dem ISIL für NI-LastCopies DE-4165). Titel mit dem potenziell letzten Exemplar in Baden-Württemberg und Niedersachsen sind durch die Zeichenfolge „(!)“ („Klammer auf – Ausrufezeichen – Klammer zu“) nach den Angaben aus Feld 0500 („Bibliografische Gattung und Status“) einfach und schnell in der Kurztrefferliste der WinIBW auffindbar. Titel mit mehr als einem Exemplar in beiden Bundesländern erhalten kein Ausrufezeichen in der Kurztrefferliste der WinIBW. Es wird empfohlen, potenziell seltene Titel bei der Aussonderung zurückzustellen. Falls die Notwendigkeit besteht, auch als potenziell selten gekennzeichnete Titel auszusondern, sollten die Bibliotheken recherchieren, ob der Titel für eine kooperative Überlieferungssicherung in ausreichender Zahl zur Verfügung steht (ggf. in anderen Bundesländern). Es sollte ebenso anhand von Titel und Erscheinungsjahr geprüft werden, ob der potenziell seltene Titel in einer unveränderten Auflage, einem Nachdruck oder einer inhaltsgleichen Ausgabe in einer niedersächsischen oder in einer anderen K10plus-Bibliothek vorliegt. Anschließend könnten seltene Titel auch anderen Bibliotheken zur Übernahme angeboten werden. Nehmende Bibliotheken könnten beispielsweise an Pflichtexemplaren, Regionalliteratur, Literatur, die zum Bestandsprofil der Bibliothek passt (z. B. FID-Bibliothek; zuständige zentrale Fachbibliothek, z. B. die TIB Hannover für technisch-naturwissenschaftliche Literatur) oder an Hochschulschriften der eigenen Einrichtung Interesse haben. Sollte keine Entsprechung des Titels vorhanden sein, wird empfohlen, den tatsächlich seltenen Titel zu behalten. Eine Archivierungszusage sollte dann entsprechend den Formatvorgaben in einem neu angelegten Feld 4233 dokumentiert werden.

4. Fazit

Das Projekt „NI-LastCopies“ hat die im Projektantrag verankerten Arbeitspakete erfolgreich umgesetzt und eine strukturierte, technische und organisatorische Grundlage geschaffen, um den Fortbestand gedruckter Monografien in Niedersachsen zu sichern. Insbesondere die niedrigschwellige Integration in bestehende Katalogisierungs- und Aussonderungsprozesse ermöglicht einen praxistauglichen Einsatz.

Gleichzeitig bleibt zu beachten, dass die maschinelle Kennzeichnung nicht automatisch mit einer inhaltlichen Bewertung verbunden ist. Die tatsächliche Seltenheit eines Titels muss im Einzelfall geprüft werden. Es bestehen keine Verpflichtungen für Bibliotheken, als potenziell selten gekennzeichnete Titel zu verwahren oder zu übernehmen.

Die Freiwilligkeit und die Transparenz der Verfahren sowie die enge Zusammenarbeit zwischen der Ad-hoc-AG, den beteiligten Bibliotheken und der VZG tragen wesentlich zur Akzeptanz des Projekts bei.

Das Projekt „NI-LastCopies“ endete planmäßig im Herbst 2024. Eine Verstetigung der Ergebnisse ist ausdrücklich vorgesehen. Besonders die halbjährliche Aktualisierung der Markierungen und die Möglichkeit zur fortlaufenden Eintragung neuer Archivierungszusagen bleiben als Service der VZG weiterhin bestehen. Die Übertragbarkeit des Modells auf andere Bundesländer oder den gesamten GBV ist eine zentrale Perspektive.

Zudem bleibt die VZG auch über das Projektende hinaus Ansprechpartnerin für Fragen rund um die Kennzeichnung, Auswertung und strategische Planung der kooperativen Überlieferung gedruckter Bestände in Niedersachsen. Derzeit wird von den Projektpartnern evaluiert, ob die entwickelten Instrumente auch zur Betrachtung von gedruckten Zeitschriften dienen könnten.