Nr. 1 (2025)
DOI: 10.5282/o-bib/6147
Eine Affiliationsrichtlinie, abgeleitet vom lateinischen Wort „affiliatio“ (Deutsch: "Annahme als Kind" oder „Zugehörigkeit“), definiert, wie eine Institution in Publikationen benannt werden soll.1 Ihr Zweck besteht darin, eine klare Zuordnung von mit einer bestimmten Institution affiliierten Publikationen zu gewährleisten, die Vollständigkeit der institutionellen Datenbank zu fördern und Schreibfehler durch standardisierte Angaben zu vermeiden. Typische Inhalte umfassen die präzise Benennung der Institution, der Fakultät oder Abteilung, den Umgang mit mehrfachen Affiliationen und die Verwendung von persistenten Identifikatoren (PIDs).
Die korrekte Zuordnung von Autor*innen zu ihren Institutionen spielt eine zentrale Rolle im wissenschaftlichen Wettbewerb. Sie wurde zusammen mit einer Aufforderung zur Einführung von Affiliationsrichtlinien bei der 24. Mitgliederversammlung der Hochschulrektorenkonferenz (HRK) behandelt.2 Eine präzise Benennung der institutionellen Zugehörigkeit ist von großer Bedeutung, da Forschungseinrichtungen oft anhand ihrer Publikationsleistungen in nationalen und internationalen Rankings bewertet werden. Die Angabe der Affiliation kann jedoch kompliziert sein, insbesondere wenn Personen Stellenanteile an verschiedenen Einrichtungen innehaben und somit ihre Zugehörigkeit nicht eindeutig definiert ist. Die Empfehlung der Hochschulrektorenkonferenz legt daher zusammengefasst3 fest, dass:
die Zugehörigkeit zu einer Institution durch ein geschlossenes Arbeitsverhältnis entsteht,
bei mehrfacher Affiliation alle Einrichtungen angegeben werden sollen,
Affiliationen auch für Lehrbeauftragte und Personen mit Stipendium gelten, sofern ihre Publikation mit ihrer Tätigkeit in Verbindung steht,
temporäre Zugehörigkeiten als Affiliation angegeben werden können, wenn dort substanzielle Forschungsleistungen erbracht wurden,
bei einem Institutionswechsel die Affiliation angegeben werden soll, bei der die primäre Leistung erbracht wurde
und jede Hochschule ihre eigene Bezeichnung klar in Deutsch und Englisch festlegt.
Die HRK legte einen besonderen Wert auf die Zielgruppe der Personen und den Fall der multiplen Affiliationen (Punkte 1 bis 5), während sie nur wenig auf die eigentlichen Affiliationsangaben einging (Punkt 6). Aspekte wie persistente Identifikatoren oder Angaben zum Namen der forschenden Person wurden hier nicht behandelt. Somit bleibt es den Hochschulen weitgehend überlassen, welche Angaben und Strukturen sie ihren Angehörigen vorgeben möchten. Dies macht eine Inhaltsanalyse umso interessanter, da man dadurch untersuchen kann, für welche Inhalte sich die Hochschulen in ihren Richtlinien entschieden haben.
Die sich wandelnde Systemlandschaft ist ein weiterer Grund zur Einführung von Affiliationsrichtlinien. Die Deutsche Initiative für Netzwerkinformationen e.V. berichtet 2016 über die Einführung von Forschungsinformationssystemen an Hochschulen, die den Kerndatensatz Forschung4 integrieren sollen.5 Diese Systeme haben unter anderem das Ziel, eine möglichst umfassende Datenbank lokaler Forschender und ihrer wissenschaftlichen Tätigkeiten zu führen, um die Berichterstattung und Auskunftsfähigkeit über die eigene Forschungsleistung zu verbessern.6 Für eine angemessene finanzielle Bewertung und Förderung sind präzise Angaben zur institutionellen Zugehörigkeit unerlässlich. Dies unterstreicht die Bedeutung von Affiliationsrichtlinien.
Sowohl die Begriffe „Affiliation“ als auch „Richtlinie“ wurden bei der Untersuchung der verschiedenen Dokumente unterschiedlich verwendet und entsprechen keinem Standard. Eine Analyse dazu erfolgt in diesem Artikel unter den „Ergebnissen“ bei „Form und Titel der Richtlinien“. Um in dieser Arbeit aber vom gleichen Untersuchungsgegenstand zu sprechen, wurde der Begriff „Affiliationsrichtlinie“ einheitlich verwendet.
Die Qualitative Inhaltsanalyse wurde 2024 als Masterarbeit im Rahmen eines weiterbildenden Fernstudiums am Institut für Bibliotheks- und Informationswissenschaft an der Humboldt-Universität zu Berlin durchgeführt. Die Masterarbeit7 wurde über die Digitale Bibliothek Thüringen veröffentlicht und der zugrunde liegende Datensatz8 ist über Zenodo verfügbar.
Die Idee zur Evaluierung von Richtlinien ist nicht neu und wurde bereits 2018 bei den damals veröffentlichten Forschungsdaten-9 und Open-Access-Policies10 umgesetzt, die auf ihre Bestandteile hin statistisch ausgewertet wurden. Neben der primären Inhaltsanalyse der vorhandenen Affiliationsrichtlinien an deutschen Universitäten soll auch ihr Bezug und Verweis auf technische Systeme und Anwendungsfälle genauer betrachtet werden. Die hier entstandene Übersicht zu den inhaltlichen Kategorien orientiert sich am Aufbau und Design der Ergebnisse von Hiemenz & Kuberek von 2018.11
Im Zeitraum vom 27.02. bis 05.03.2024 wurden anhand der Hochschulliste des Hochschulkompass12 alle deutschen Universitäten betrachtet – egal ob diese in der Trägerschaft öffentlich-rechtlich, privat oder kirchlich sind. Die Richtlinien wurden zuerst nach Schlüsselwörtern wie „Affiliation“, „Publikation“ und „Richtlinie“ im Zusammenhang mit dem Universitätsnamen über die Suchmaschine Google gesucht. Gab es hierzu keine Ergebnisse, wurde direkt auf der Webseite der Universität über eine Suchfunktion nach dem Dokument gesucht bzw. wurden Listen von Richtlinien durchgegangen, falls diese an der Universität existieren. Dieser Vorgang wurde ebenfalls mit äquivalenten englischen Begriffen durchgeführt. Wurde dennoch keine Richtlinie gefunden, wurde die Universität ohne Affiliationsrichtlinie klassifiziert. Gefundene Richtlinien wurden für die Sammlung aufgenommen und mit diversen Metadaten, wie Aufrufdatum, Veröffentlichungsdatum (falls ersichtlich), verfügbaren Sprachen oder zusätzlichen Quellen, verzeichnet.
Es wurde anschließend eine Qualitative Inhaltsanalyse nach Kuckartz & Rädiker13 durchgeführt, bei der das Programm MAXQDA 24 (Version 24.3.0) verwendet wurde. Mit Orientierung an Hiemenz & Kuberek14 wurden verschiedene Inhaltskategorien aufgestellt, die sich entweder generell auf Richtlinien beziehen – wie Titel, Präambel oder Gültigkeitsbereich – oder spezifisch für Affiliationen sind – wie der Name der Einrichtung, der PID für Personen oder der Umgang mit Drittmittelgebern. Über mehrere Analyserunden, wie sie bei Kuckartz & Rädiker15 geschildert werden, wurden diese Inhaltskategorien weiter spezifiziert oder zusammengefasst. Ziel war es, dass am Ende möglichst alle aufkommenden Inhalte einer Kategorie zugeordnet werden können und keine Mehrdeutigkeit besteht. Jeder Textabschnitt in den Richtlinien sollte also genau einer Kategorie zugeordnet werden können.
Im Folgenden werden die Ergebnisse der Arbeit unter verschiedenen Gesichtspunkten präsentiert. Diese fangen mit Statistiken zu der Sammlung der Affiliationsrichtlinien an und gehen über zu den Erkenntnissen bei der inhaltlichen Analyse der Dokumente.
Für alle Universitäten in Deutschland wurde ermittelt, ob eine Affiliationsrichtlinie vorliegt. Bei allen 33 Universitäten, welche in privater oder kirchlicher Trägerschaft sind, wurde keine Affiliationsrichtlinie gefunden. Unter den 87 Universitäten, welche in öffentlich-rechtlicher Trägerschaft sind, konnte bei 48 eine Affiliationsrichtlinie als Dokument bzw. auf einer Webseite gefunden werden. Dabei wurden zwei Dokumente mitgezählt, obwohl sie nach Titel bzw. Form nur schwer einer Richtlinie zur Affiliation entsprechen. Grund hierfür war das Vorhandensein von typischen Inhalten, wie die Nennung der richtigen Bezeichnung der Universität oder die Empfehlung zur Verwendung eines PID. Eine Ausnahme wurde nicht mitgezählt, da die typischen Punkte für eine Affiliation nur in einem Glossar zu finden waren. Dadurch sind diese als Information an der Universität zwar verfügbar, aber im Rahmen dieser Arbeit konnte keine inhaltliche Analyse durchgeführt werden, da im Glossar auch weitere bibliotheksbezogene Themen aufgeführt wurden, die eine Trennung unmöglich machten.
Von den gefundenen 48 Richtlinien waren alle auf Deutsch und 31 (64.58 %) zusätzlich auf Englisch verfügbar. Es gab keine Universität, die die Richtlinie nur auf Englisch veröffentlicht hat. Wenn dies anhand der Angaben im Dokument, der Metaangaben außerhalb des Dokuments oder mit Angaben auf der Webseite erkennbar war, wurde ein Veröffentlichungsdatum in der Sammlung zur jeweiligen Richtlinie notiert. Hierbei wurden Datumsangaben wie Veröffentlichung, Beschluss oder Inkrafttreten einbezogen und das frühste Datum gezählt, falls mehrere Angaben existierten. Dadurch konnten bei 40 Dokumenten die Veröffentlichungsdaten entnommen werden. Sie werden aufsummiert in Abbildung 1 dargestellt.
Es lässt sich erkennen, dass erst nach der Empfehlung der HRK im Jahr 2018 ein Bewusstsein für das Thema geschaffen wurde und in jedem darauffolgenden Jahr die Verabschiedung weiterer Richtlinien zunahm. 2018 waren es schon 13, also ca. ein Viertel der ganzen Sammlung. Man kann davon ausgehen, dass der Trend sich fortsetzt, da bereits bis zum Ende des Untersuchungszeitraum am 05.03.2024 zwei weitere Affiliationsrichtlinien veröffentlicht wurden, die sich ebenfalls unter den 40 Dokumenten mit Datumsangabe in der Sammlung befinden. Dennoch ist davon auszugehen, dass bald eine Sättigung erreicht wird, da der Großteil aller Universitäten dann ein Dokument oder eine Webseite zu diesem Thema besitzt.
Betrachtet man jetzt die Form und die Titel der Richtlinien, wird man einige Unterschiede feststellen. Hierzu wird zunächst auf Abbildung 2 verwiesen. In 29 Fällen (60,42 %) lagen die Richtlinien nur als Dokumente vor. In immerhin 17 Fällen (35,42 %) besaßen sowohl die Webseite als auch das herunterladbare Dokument die annähernd gleichen Inhalte zum Thema – wobei nicht überprüft wurde, inwieweit diese wirklich identisch waren bzw. gleichermaßen aktuell gehalten wurden. Nur in zwei Fällen (4,17 %) gab es lediglich eine Webseite zum Thema.
In Abbildung 3 wird gezeigt, auf welche Art die Richtlinien als Dokument veröffentlicht wurden. In 32 Fällen (66,67 %) lag keine feste Form bei den Dokumenten vor und in vier Fällen (8,33 %) waren diese als Flyer grafisch aufwendiger gestaltet. Nur in zehn Fällen (20,83 %) wurden die Richtlinien als amtliche Bekanntmachung oder ein ähnlich offizielles Dokument veröffentlicht.
Dies steht im leichten Kontrast zur Bedeutung der Namensgebung, wie in Abbildung 4 zu erkennen ist. In 37 Fällen (77,08 %) wurde der Begriff „Richtlinie“ verwendet und in sechs Fällen (12,50 %) wurden die schwächeren Begriffe „Leitlinie“ oder „Empfehlung“ genutzt. Obwohl dies sicher die Bedeutung der Maßnahmen hervorheben soll, lag in keinem der Dokumente eine rechtliche Verbindlichkeit vor, warum Affiliationen genutzt werden sollen (mehr dazu im nächsten Abschnitt zu „Aufbau der Affiliationsrichtlinien“). Es ist also fraglich, ob die Verwendung des Begriffs der „Richtlinie“, welche in den Empfehlungen der HRK als „Leitlinien“ vorgegeben wurden, tatsächlich bewusst als Richtlinien veröffentlicht wurden oder nur als Synonym zu Leitlinien oder Empfehlungen stehen.
Zuletzt sei noch in Abbildung 5 auf die Verwendung des Themas im Titel hingewiesen. Dort ist zu erkennen, dass der Begriff der „Affiliationsrichtlinie“ tatsächlich nur zehnmal (20,83 %) verwendet wurde. In 23 Fällen (47,92 %) wird bei der Richtlinie dominant der generelle Begriff „Publikationsrichtlinie“ verwendet. Dies hat wohl den Sinn, auch über andere Themen in der Richtlinie sprechen zu können, was im folgenden Abschnitt weiter ausgeführt wird.
Der Kern der Untersuchung bestand in der Analyse der gesammelten Affiliationsrichtlinien in Form einer Qualitativen Inhaltsanalyse. Das Hauptergebnis wird in den Abbildungen 6 und 7 dargestellt. Die aufgefundenen Inhalte der 48 Dokumente wurden in zwölf Oberkategorien und 61 Unterkategorien klassifiziert. Während die Oberkategorien (in den Grafiken fett gedruckt) nur einen strukturierenden Charakter haben, stellen die Unterkategorien die tatsächlich markierten Textstellen in den Dokumenten dar.
Abbildung 6 behandelt typische Elemente, die bei jeder Richtlinie auftauchen können, wie Dokumentattribute, Präambel, Anwendungen und Hilfsangebote. Diese sind in ähnlicher Art und Weise auch bei Hiemenz & Kuberek16 aufgetaucht. Spezifisch für das Thema der Zugehörigkeit sind die Oberkategorien in Abbildung 7 zu Angaben, die bei Affiliationen verwendet werden sollen, und Andere Themen, die im Zusammenhang mit Affiliationen und Publikationen mit behandelt werden.
Im Folgenden sollen Merkmale hervorgehoben werden, die durch die Auswertung der aufsummierten Inhaltskategorien ausgearbeitet wurden. Schaut man sich die Unterkategorien im Geltungsbereich an, so stellt man fest, dass zwar die Zielgruppe in den meisten Fällen beschrieben wurde, aber nur etwas mehr als die Hälfte der Universitäten hat auch ausführlich den Zielgegenstand beschrieben. Dabei ist auch der Verweis auf die Nennung von PID der Einrichtung und PID für Personen zu erwähnen, die beide in fast allen Dokumenten behandelt wurden, während die PID für Digitale Objekte gerade nur vier Mal angesprochen wurde. Es überrascht, dass ein großer Wert auf PIDs wie ROR oder ORCID gelegt wurde (mehr dazu im nächsten Unterkapitel), während zum Beispiel DOIs, die praktisch als Bindeglied für die Publikationen zwischen den Forschenden und der Einrichtung stehen, kaum behandelt werden.
In der Oberkategorie Andere Themen lässt sich erkennen, dass in einigen Fällen auch Themen wie Open Access, Gute wissenschaftliche Praxis oder Forschungsdatenmanagement in unterschiedlicher Ausführlichkeit aufgegriffen wurden. Deswegen wurde wohl vermehrt der Titel „Publikationsrichtlinie“ gewählt, um möglichst neben den Affiliationsangaben auch andere Publikationsthemen in einem Dokument zu vereinen oder darauf zu verweisen.
In der Oberkategorie Dokumentenattribute ist ersichtlich, dass amtliche formale Aspekte wie Beschluss, Inkrafttreten oder Unterzeichnung in weniger als der Hälfte der Dokumente auftraten. Dies geht auch konform mit dem bereits vorgestellten Ergebnis, dass nur ungefähr ein Viertel der Dokumente als amtliche Bekanntmachung veröffentlicht wurde (Abbildung 3). Weiterhin ist unter der Oberkategorie zu erkennen, dass in sieben Fällen Rechtliches angesprochen wurde. Hierbei wurde aber meist nur auf Gesetze des jeweiligen Bundeslandes verwiesen, die es der Universität erlauben, selbst Richtlinien zu erstellen. Diese haben aber keinen Bezug zu Affiliationen, weshalb es weiterhin fraglich bleibt, warum die meisten Dokumente Richtlinie anstatt Leitlinie genannt wurden, wenn diese keine Rechtsverbindlichkeit zur Thematik haben und vorrangig nur Empfehlungen aussprechen.
Zuletzt sei noch die Unterkategorie Medizin unter Sonstiges zu erwähnen. Ungefähr ein Viertel der Dokumente verweist entweder auf andere Affiliationsangaben für zum Beispiel ein ansässiges Universitätsklinikum oder eine medizinische Fakultät oder verlinkt gar auf ein separates Dokument, welches meist schon vor der vorliegenden Affiliationsrichtlinie für die gesamte Universität existiert hat. Daraus lässt sich erkennen, dass das Thema der Affiliation im Bereich der medizinischen Forschung bereits eine deutlich höhere Bedeutung hatte und dort anscheinend bereits einige Jahre vorher behandelt wurde. Genauere Zeitangaben ließen sich aber aus den Dokumenten nicht ableiten.
Neben der allgemeinen Kategorisierung der inhaltlichen Texte wurde auch in einigen Kategorien nachgezählt, wie oft bestimmte Anwendungsbeispiele erwähnt bzw. sogar ausführlich behandelt wurden. Im Folgenden werden diese Statistiken aufgezeigt.
In Tabelle 1 werden die genannten PIDs für wissenschaftliche Einrichtungen aufgelistet. Im Vergleich mit Abbildung 7 ist erkennbar, dass in fast allen Fällen, in denen PIDs für Forschungseinrichtungen behandelt wurden, die Research Organization Registry (ROR) von 2019 genannt und die ID der jeweiligen Universität aufgeführt wird. Dies ist nicht verwunderlich, da ROR die bereits vorhandene Datenbank von GRID übernommen hat17 und ebenfalls von ORCID18 empfohlen wird. Ansonsten wird häufig noch der International Standard Name Identifier (ISNI), welcher nach ISO-Standard verschiedene Medien referenzieren kann, mit angegeben, wie auch Ringgold, welche seit 2012 existiert und die Registrierungsstelle für Einrichtungen bei ISNI ist.19 Andere PIDs werden eher seltener genannt, weil sie nur von wenigen Einrichtungen als wichtig erachtet wurden.
In Tabelle 2 werden die behandelten PIDs für Personen aufsummiert gezeigt und analog zur ROR ID wird hier in fast allen Fällen die ORCID iD empfohlen. Dieser seit 2012 offene PID ist durch seine datenschutzkonforme und offene Handhabung, Führung von Profilen und die Integration in diversen Systemen zum Quasi-Standard für Forschende geworden.20 Weiterhin werden einige Male auch proprietäre PIDs wie die ResearcherID von Clarivate Analytics in Web of Science und die Scopus Author ID von Elsevier genannt. Dies geschieht aber meist mit der Erklärung, dass diese Profile sich mit der ORCID iD verbinden und Daten gegebenenfalls im- und exportieren lassen. Andere PIDs werden nur selten genannt und sind manchmal auch keine richtigen PIDs, sondern Profile auf sozialen Netzwerken.
Tabelle 3 zeigt die Nennung von sozialen Netzwerken, in denen die Universitäten vertreten sind. Wie bereits in Abbildung 6 erkennbar war, werden Soziale Medien in weniger als der Hälfte der Dokumente behandelt. Wenn Sie aber zum Thema gemacht werden, dann werden oftmals X (früher Twitter), Facebook und Instagram gleichzeitig genannt. Dies liegt daran, dass mit der „@“-Symbolik die Accounts und mit „#“ die Schlagwörter gleichzeitig verwendet werden. Durch den Wandel Sozialer Netzwerke und das Auftreten neuer Netzwerke21 ist es allerdings fraglich, wie beständig diese Angaben bleiben und ob sie gegebenenfalls durch neue Angaben entweder in den Richtlinien oder auf den Webseiten der Universitäten aktualisiert werden.
Zuletzt seien noch die Systeme erwähnt, die in Abbildung 6 unter den Inhaltskategorien Anwendungen und Interne Systeme genannt werden. In ungefähr der Hälfte der Richtlinien wird auf Systeme verwiesen, die in der Universität existieren und sowohl der Einrichtung als auch den Forschenden dabei helfen sollen Publikationen nachzuverfolgen. Dabei wird in zwölf Fällen von Hochschulbibliographien, in zehn von Forschungsinformationssystemen, in zehn weiteren von Publikationsservern, in drei von Forschungsdatenrepositorien und in zwei anderen von nicht weiter definierten Management-Systemen gesprochen. Diese werden meist mit einer starken Empfehlung an die affiliierten Forschenden ausgesprochen, ihre Publikationen dort zu melden. Allerdings befinden sich einige der Systeme auch noch im Aufbau, weshalb hier z.T. nur vom zukünftigen Handeln gesprochen werden kann.
Um den Bogen zur Empfehlung der HRK zu schließen, wäre es noch interessant zu wissen, ob die wenigen Vorgaben der HRK-Leitlinien eingehalten wurden. Dies fängt mit der ausführlichen Beschreibung der Zielgruppe an. Wie in Abbildung 6 unter Geltungsbereich und Zielgruppe zu sehen ist, wurden diese in 41 Fällen (85,42 %) meist ausführlich beschrieben. Es gab nur wenige Fälle, in denen tatsächlich nur von Angehörigen gesprochen wurde und keine weiteren Ausführungen gemacht wurden. Auf das Thema der multiplen Affiliationen wurde in 46 Fällen (95,83 %) eingegangen und es wurde ebenfalls in 46 Fällen die Angabe gemacht, ob eine englische Version des Universitätsnamens existiert und gegebenenfalls in welcher Schreibweise. So lässt sich also zusammenfassen, dass die Vorgaben der HRK meist eingehalten wurden. Dennoch ist es verwunderlich, dass die Empfehlung der HRK selbst nur in zehn der Richtlinien referenziert wurde. Erklärung dafür könnte die Varianz der Darbietungsformen der Richtlinien sein, da diese nicht immer als amtliches Dokument veröffentlicht wurden, oder einfach das fehlende Wissen über die Empfehlungen, wenn das Dokument praktisch nur von einem anderen Standort kopiert und angepasst wurde. Dies ist bei der inhaltlichen Analyse manuell bei einigen wenigen Dokumenten besonders aufgefallen, da sie sich strukturell und im Wortgebrauch stark ähnelten. Grundsätzlich ist dies auch in Ordnung, da nach dem Urheberrechtsgesetz §5 amtliche Dokumente wie Richtlinien keinen Urheberschutz besitzen und Texte damit auch ohne Quellenangabe weiterverwendet werden können.
In diesem Beitrag wurde gezeigt, dass bereits 48 der 87 Universitäten in Deutschland im untersuchten Zeitraum bis zum 05.03.2024 eine Richtlinie mit Inhalten zur Affiliation besitzen. Die Vorgaben der „Leitlinien zur Nennung von Affiliationen bei Publikationen“ der HRK zu den Zielgruppen, multiplen Affiliationen und möglichen englischen Schreibweisen des Universitätsnamen wurden zum Großteil in den lokalen Richtlinienpapieren übernommen. Darüber hinaus wurden andere Themen zur Zugehörigkeit behandelt, wie die Verwendung von PIDs für die wissenschaftlichen Einrichtungen oder die Forschenden selbst, der Umgang mit Drittmittelgebenden oder das Vorhandensein von Präsenzen in Sozialen Medien. Bei den PIDs haben sich besonders etablierte Systeme hervorgetan, wie die ORCID oder ROR. Dass es sich aber nicht immer nur um Dokumente für das ausschließliche Thema der Affiliation handelte, konnte man bei der Analyse der Titel und Inhalte erkennen. Meist wurde in den Titeln die Formulierung Publikationsrichtlinie verwendet und in den Dokumenten selber wurden naheliegende Themen wie Open Access oder Forschungsdatenmanagement mit behandelt. Weiterhin informierten bzw. bewarben einige der Richtlinien lokal vorliegende Systeme, bei denen die Meldung der affiliierten Publikationen als Nachweis stark empfohlen wird.
