1. Einleitung

Dieser Beitrag nimmt die Herausforderungen von wissenschaftlichen Einrichtungen bei der Implementierung eines Informationsbudgets in den Blick. Hierbei ist die Perspektive von Mitarbeitenden an Universitätsbibliotheken besonders relevant, da sie die ausführenden Tätigkeiten zur Implementierung vornehmen und sich ihnen die lokalen Hindernisse in den Weg stellen.

In der vorliegenden Untersuchung werden die ersten Schritte zur Implementierung eines Informationsbudgets an wissenschaftlichen Institutionen dargestellt. Sie präsentiert die Ergebnisse einer Befragung von Mitarbeitenden an Universitätsbibliotheken.

1.1 Stand der Forschung

Unter der Thematik Open Access (OA) ist der freie Zugang zu wissenschaftlicher Literatur und ihrer Nutzung zu verstehen. Es ist ein Thema, das Bibliotheken auf der ganzen Welt in Bezug auf Bestandsentwicklung, Etatverteilung und Finanzierung von OA beschäftigt.1 Auch deutsche Bibliotheken setzen sich intensiv mit OA und Detailfragen zur Verwirklichung der OA-Idee auseinander, teilweise durch Empfehlungen des Wissenschaftsrats (WR) dazu aufgefordert. Der WR veröffentlichte seine umfänglichen Empfehlungen zur Transformation des wissenschaftlichen Publizierens zu Open Access,2 in denen das OA-Publizieren als gute wissenschaftliche Praxis und als Standard wissenschaftlichen Publizierens definiert wird. Damit wird eine Forderung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF) von 2018 wiederholt und aus der Wissenschaftscommunity selbst heraus verstärkt.3 Das Publizieren an sich versteht der WR als „integralen Bestandteil des Forschungsprozesses“,4 womit auch Auswirkungen auf die Finanzierung und Mittelverteilung verbunden sind. Die Verteilung der Kosten verschiebt sich dabei zunehmend von gekauften oder lizenzierten Zugängen zu wissenschaftlichen Publikationen hin zu Kosten für die Veröffentlichung des institutseigenen wissenschaftlichen Beitrags.

Die Transformation von Subskription hin zu OA ist von der Notwendigkeit begleitet, Kostentransparenz zu schaffen, indem sich wissenschaftliche Einrichtungen einen vollständigen Überblick über ihre Finanzströme zu den Verlagen verschaffen.5

Für den zentralen Blick auf die Finanzströme bedarf es der Entwicklung und Anwendung von Monitoringverfahren. Diese wiederum sind Grundlage für die Schaffung eines Informationsbudgets. Unter dem Begriff „Informationsbudget“ ist derzeit ein vieldiskutiertes Modell zu verstehen. Die digitale Fokusgruppe Informationsbudget des Projekts open-access.network hat einen Definitionsvorschlag erarbeitet, der als Orientierungshilfe gilt und auf den alle weiteren Ausprägungen aufbauen können:

„Ein Informationsbudget ist ein Instrument des Finanzmanagements, mit dem ein Überblick über alle Ausgaben und Finanzierungsquellen für wissenschaftliche Informationen gewonnen wird.“6

Viel diskutiert ist das Informationsbudget vor allem hinsichtlich seiner Umfänglichkeit. In der Arbeit von Heinz Pampel werden eine ganze Reihe an Metadaten aufgelistet, bibliografische Metadaten, rechtliche und technische Metadaten, vertragliche Zuordnung, finanzielle und organisatorische Metadaten, deren Erfassung im Rahmen des Monitorings berücksichtigt werden sollten. Viele Einrichtungen führen kein Monitoring in der Breite durch, sondern orientieren sich an den Vorgaben für das Monitoring des DFG-Förderprogramms „Open-Access-Publikationskosten“. Alle Einrichtungen mit Förderung aus dem DFG-Programm „Open-Access-Publikationskosten“ sind zu einer Kostenübersicht verpflichtet: „Die Einrichtung muss anstreben, einen Überblick über dezentral eingesetzte Mittel für Publikationen zu erhalten. Dies können Budgets an einzelnen Instituten und Lehrstühlen oder in dezentralen Bibliotheken in einem zweischichtigen System sein.“7 Bernhard Mittermaier erweitert beziehungsweise differenziert die finanziellen Metadaten, indem nicht nur Publikationen berücksichtigt werden, siehe Abbildung 1.

Der innere Kern, der dunkelblaue Teil des Schalenmodells, enthält die notwendigen Parameter für das DFG-Förderprogramm „Open-Access-Publikationskosten“ und hat für die Transformation die größte Bedeutung. Ebenso in den inneren Schalen befinden sich die Kostenarten für Bücher, Zeitschriften, Datenbanken und Dokumentenlieferung. In den äußeren Schalen werden weitere Kostenarten und Erwerbungsausgaben abgebildet. Wichtig ist, dass nicht nur Summen für die Kostenarten ermittelt werden, sondern verlagsspezifische Zuordnungen erfolgen, damit das Informationsbudget von einem Werkzeug des Monitorings zu einem wichtigen strategischen Instrument in der Weiterentwicklung von Bibliotheken und Informationseinrichtungen werden kann, um so Kosten reduzieren zu können. Der WR hat 2022 eine explizite Empfehlung ausgesprochen: „Den wissenschaftlichen Einrichtungen empfiehlt der Wissenschaftsrat (…), ihr Informationsbudget in allen seinen Komponenten zu erfassen und mögliche Einsparungen auf der Erwerbsseite sowie mögliche Einnahmequellen gegen steigende Ausgaben für Publikationsdienstleistungen zu bilanzieren. (…) Die Informationsbudgets schaffen Transparenz und bilden die Basis für die Gestaltung des Systems jenseits der transformativen Verträge sowie für mögliche Ausgleichsmechanismen.“9 In der alltäglichen Praxis bedeutet dies, Geschäftsgänge zu etablieren, die eine Erfassung aller Ausgaben rund um die wissenschaftliche Information sicherstellen. Dies ist mit verschiedensten Herausforderungen verbunden, da Kooperationen zwischen Bibliothek, Finanzabteilung, Drittmittelabteilung und der Wissenschaft notwendig sind, was je nach lokalen Gegebenheiten schwierig sein kann. Ebenfalls herausfordernd sind das Management von OA in wissenschaftlichen Bibliotheken und die Frage nach den institutionsspezifischen Kosten. Je mehr die Forschenden kostenpflichtig OA publizieren, desto höher werden auch die Aufwendungen, die für die Finanzierung ihrer Publikationen notwendig sind. Die Forschenden entscheiden selbst darüber, wo, wie viel und zu welchen finanziellen Bedingungen sie OA publizieren, wodurch die Etatverteilung zu einer Herausforderung wird. Die Bibliotheken sind bei diesen Entscheidungen zunächst in den meisten Fällen außen vor. Hinzu kommen fachspezifische Unterschiede der Publikationskulturen.10 Zusätzlich wird das Management der Finanzierung noch komplexer durch den Umstand, dass für publikationsbasierte Ausgaben unterschiedliche Finanzierungsquellen wie Drittmittel oder Haushaltsmittel einer Einrichtung zur Verfügung stehen und wissenschaftliche Bibliotheken in wachsendem Umfang OA-Publikationskosten selbst finanzieren. Durch diese Fragmentierung fehlt der gemeinsame Blick auf zur Verfügung stehende Ressourcen sowie insgesamt anfallende Kosten, was die Verteilung in der aktuellen OA-Transformation hin zu publikationsanzahlbasierten Abrechnungsmodellen erschwert.11 Die Auswirkungen auf die Erwerbungsetats der einzelnen wissenschaftlichen Bibliotheken sind unterschiedlich, da sowohl Fächerkanon, Fachkulturen als auch die Forschungsstärke der Hochschule der angegliederten Bibliothek dabei relevant sind. Bibliotheken publikationsschwacher Einrichtungen profitieren derzeit, denn sie sind an den Kosten der OA-Transformation bei publikationsbasierter Berechnung ungleich weniger stark beteiligt als publikationsstarke Einrichtungen, ihnen werden aber die gleichen Inhalte zur Verfügung gestellt. Um sich den Herausforderungen zu stellen, gibt es unter anderem Unterstützung von der DFG mit dem geförderten Projekt Transform2Open,12 welches sich der Weiterentwicklung von Budgets, Kriterien, Kompetenzen und damit verbundenen Prozessen an wissenschaftlichen Einrichtungen rund um die finanziellen Dimensionen der OA-Transformation widmet. Transform2Open organisiert Dialogforen, in denen Strategien sowie Konzepte und Maßnahmen zur Gestaltung der OA-Transformation an Hochschulen und außeruniversitären Forschungseinrichtungen erarbeitet werden.

Trotz aller Herausforderungen ist es wichtig, dass die Bibliotheken immer wieder auf die Vorteile der OA-Veröffentlichung hinweisen, sowohl gegenüber der Hochschulleitung als auch gegenüber allen Forschenden. OA-Artikel werden häufiger heruntergeladen und zitiert und führen zu mehr Anwendungen und Austausch.13 Der schnelle und direkte Zugang jederzeit, überall, für Nutzer*innen kostenlos und ohne Barrieren, erhöht die Forschungseffizienz, unterstützt internationale und interdisziplinäre Kooperation, verstärkt die Sichtbarkeit und Zitierhäufigkeit von Publikationen und maximiert den Nutzen öffentlich geförderter Forschung.14 Die erwartbare strategische Bedeutung des Informationsbudgets sollte zur Überzeugung von Hochschulleitungen und anderen Verantwortlichen mit herangezogen werden. Das Gesamtvolumen des Informationsbudgets einer Einrichtung könnte in Zukunft zu einem echten Standortvorteil werden, um neues wissenschaftliches Personal anzuziehen, da es auch ein Maß für die wissenschaftliche Produktivität der Einrichtung ist.

1.2 Zielstellung der Studie

Das Ziel der hier vorgestellten Studie war es herauszuarbeiten, wie das Informationsbudget an wissenschaftlichen Einrichtungen, in dieser Studie vorrangig an Universitätsbibliotheken, implementiert werden kann, wo dabei die Herausforderungen liegen und welche Lösungswege bisher gegangen wurden. Basierend auf dem aktuellen Forschungsstand wird analysiert, wie die Notwendigkeit der Kostentransparenz und die Erfassung finanzieller Metadaten die Etatverteilung und das Management von Publikationskosten beeinflussen. Besonderes Augenmerk liegt auf der Rolle der Bibliotheken als zentrale Akteure in diesem Prozess und den erforderlichen Kooperationen zwischen verschiedenen Abteilungen. Der Fokus wurde auf Universitätsbibliotheken gelegt, um das Forschungsfeld einzugrenzen und Nutzen für die eigene Einrichtung daraus ziehen zu können. Die Ergebnisse sollen dazu beitragen, praxisnahe Empfehlungen für die Implementierung effektiver Monitoringverfahren und die Optimierung der Finanzierungsstrukturen zu formulieren, um die Herausforderungen der OA-Transformation erfolgreich zu bewältigen. Als Grundlage der Studie wurden folgende drei Forschungsfragen aufgestellt:

1. Welche strategischen Überlegungen müssen in wissenschaftlichen Bibliotheken bei der organisatorischen Eingliederung von Informationsbudgets berücksichtigt werden?

2. Welche Herausforderungen und Probleme treten bei der Integration des Informationsbudgets auf? Gibt es einrichtungsspezifische Hürden?

3. Welche positiven oder negativen Auswirkungen hat die Einführung des Informationsbudgets?

2. Methodik

Eine gezielte Befragung von ausgewählten Fachexpert*innen wurde als geeignete Methode angesehen und es wurden für die Erhebung der Daten leitfadengestützte Interviews geführt. Die Interviews fanden auf der Basis speziellen Rollenwissens der Personen statt.15 Es wurde als sinnvoll erachtet, für den Interview-Leitfaden neben den Empfehlungen für teilstrukturierte Leitfadeninterviews auch vorgefertigte Fragen zu berücksichtigen, deren Ablauf variieren kann, sowie Folgefragen zu integrieren. Zudem sollten die Besonderheiten von Experteninterviews beachtet werden.16 Hierzu zählen beispielsweise die Erläuterung von Zusammenhängen und Hintergründen zum Thema und die Generierung neuer Hypothesen durch das Interview.

Die qualitativen Interviews dienten dazu, tiefergehende Einblicke zu erhalten. Die Fragen dienten als Strukturgeber in den Interviews, während es auch eine flexible Reaktion auf die Themen gab, die die Befragten selbst angesprochen hatten (teilstrukturierte Interviews). Von März bis Mai 2024 wurden 10 Online-Interviews geführt. Die Auswertung erfolgte mit der Software MAXQDA nach den Regeln der qualitativen Inhaltsanalyse.17

Für die Auswertung wurden 9 Hauptkriterien gebildet, die die Beantwortung der Forschungsfragen unterstützen:

• Erfahrungshistorie der Teilnehmenden/ notwendige Kenntnisse zum Informationsbudgets

• Strategie und Ablaufhistorie bei der Einführung des Informationsbudgets

• Herausforderungen/ Stolpersteine/ Widerstände während der Einführung

• Verortung in der Einrichtung

• Personalsituation

• Netzwerke

• Aufgaben

• IT-Werkzeuge

• Ausblick

Ziel war es, neue Ansätze und Ideen zu ermitteln, die bei der Implementierung eines Informationsbudgets helfen können. Es handelte sich nicht um eine repräsentative Befragung. Ein Rückschluss auf die Gesamtheit der Universitätsbibliotheken in Deutschland ist nicht möglich. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass es Institutionen mit einer völlig anderen Erfahrung als die der Befragten gibt und die nicht in die Umfrage einbezogen wurden.

3. Ergebnisse

3.1 Daten zum Sample

Es wurden 10 qualitative Interviews geführt. Die Interviewpartner*innen wurden aktiv angeschrieben, nachdem sie aus einer Liste der Fokusgruppe Informationsbudget ermittelt wurden, in der Einrichtungen vermerkt sind, die sich bereits aktiv mit der Einführung des Informationsbudgets auseinandersetzen. Die Einrichtungen verteilen sich auf 8 verschiedene Bundesländer, dabei handelt es sich vorrangig um einschichtige Bibliotheksstrukturen in den Universitätsbibliotheken in Deutschland. Die Befragten sind mehrheitlich in leitenden Positionen in der Erwerbung tätig. Sechs Teilnehmende sind, zum Teil zusätzlich, im Bereich OA tätig. Das Tätigkeitsfeld beeinflusst den Blickwinkel auf die Thematik Informationsbudget und dadurch auch auf die Vorkenntnisse, die die Teilnehmenden als notwendig erachten, um sich mit der Thematik Informationsbudget auseinanderzusetzen.

3.2 Einstellung zum Informationsbudget

Alle Interviewten sehen einen Vorteil darin, sich auf den Weg zu machen und ein Informationsbudget einzurichten. Allerdings wird diese Entwicklung auch differenziert und nicht ohne Skepsis betrachtet im Hinblick auf die Tiefe bzw. Umfänglichkeit, die das Informationsbudget theoretisch einnehmen soll. Die Interviews verdeutlichten, dass das Informationsbudget in Bibliotheken vielseitige Aufgaben hat und sich die Intensität der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen innerhalb der Einrichtung verändert hat.

„… der Weg ist das Ziel, also die dahinterliegenden Impulse sind alle richtig und wir sollten, die Unis sollten besser wissen, was sie da tun, was sie für Geld haben für dieses Förderhandeln, aber also da ist, das ist völlig gut, dass man da auf dem Weg ist, es so ganz strikt zur Vorgabe zu machen, dass Wissenschaftsrat, DFG und so da so sehr starke Vorgaben machen, das finde ich tatsächlich ein bisschen problematisch…“ (B04, 2024, [01:01:29])

3.3 Strategische Überlegungen

Die Untersuchung zeigt in der Tendenz, dass Bibliotheken die Einführung eines Informationsbudgets an der wissenschaftlichen Einrichtung initiieren. Die Einführung eines Informationsbudgets ist ein schrittweiser Prozess, der Zeit und Ressourcen erfordert. Wenn sich die Bibliothek dazu entschlossen hat, den Empfehlungen von Wissenschaftsrat und DFG nachzugehen,18 die Aufgabe für sich anzunehmen und ein Informationsbudget umzusetzen, dann bedarf es einer ersten internen strategischen Abstimmung. Es muss klar werden, welche organisatorischen Weichen gestellt werden müssen, wo eventuell Daten fehlen und wie man sie erheben kann. Dazu wurde in den Gesprächen deutlich, dass dann mit tatsächlicher Sacharbeit begonnen wurde, zum Beispiel Zuarbeiten, Absprachen und Austausch mit der Finanzabteilung, und ein Informationsaustausch mit den Hochschulleitungen angestrebt wurde. Die Gespräche deuten darauf hin, dass es dazu keines offiziellen oder schriftlichen Beschluss durch die Hochschulleitungen bedarf. Das DFG-Programm „Open-Access-Publikationskosten“ ist in den meisten Einrichtungen Impulsgeber gewesen und damit war die Bibliothek in allen befragten Einrichtungen die initiierende und ausführende Kraft für ein Informationsbudget. Es wurden zum Teil Arbeitsgruppen oder Arbeitskreise als Austausch und zur Vorbereitung auf Abstimmungen mit weiteren Abteilungen gebildet und als vorteilhaft angesehen. Wichtig ist, sich auf den Weg zu machen, kleine Schritte mit Sacharbeit und zur Schaffung einer Vertrauensbasis sind gute Schlüsselindikatoren für eine gute Zusammenarbeit mit den Finanzabteilungen.

3.4 Herausforderungen und Probleme

Vergleichbar mit Pampel19 liefert die vorliegende Studie ähnliche Angaben zu den Herausforderungen beim Integrieren eines Informationsbudgets. Die Komplexität der vorhandenen Strukturen und Systeme sowie technische und organisatorische Rahmenbedingungen sind zentrale Hürden bei der Implementierung eines ganzheitlichen Informationsbudgets. Personelle Ressourcen und Datenmanagement sind weitere wichtige Aspekte. Aus den Interviews geht deutlich hervor, dass keine Bibliothek auf konkreten Widerstand in ihrer Einrichtung gestoßen ist. Die Stolpersteine zeigten sich in Form von haushalts- und verwaltungstechnischen, kommunikativen, verlagsbedingten und ressourcenbedingten Hürden. Die Aussagen aus den Interviews sind konform mit den Ergebnissen aus dem Workshop zum „Publikationskostenmonitoring“ von Transform2open:20

• Kosten für wissenschaftliche Publikationen entstehen in den Instituten und dezentralen Organisationseinheiten und werden dort auch bearbeitet und schließlich finanziert, nicht abschätzbar die Höhe und Kostenart

• Fehlende Personalkapazitäten, unklare Zuständigkeiten

• Unzureichende Kommunikation

• Technische Hindernisse: schlecht vernetzte Systeme, fehlendes Datenschema, Doppelerfassung

Je größer eine Einrichtung und je dezentraler die Struktur ausgeprägt ist, umso mehr kommen die genannten Herausforderungen zum Tragen. In einem Praxisbericht der Universitätsbibliothek Marburg21 wird auf die Herausforderungen bei Affiliationsprüfungen näher eingegangen. Diese wurden im Rahmen der Interviews auch genannt und zusätzlich auf die Problematik der Rechnungen hingewiesen, wenn diese kompliziert, nicht eindeutig zuordenbar oder falsch ausgestellt werden.

Die Analyse zeigt, dass die Implementierung eines Informationsbudgets zwar Herausforderungen mit sich bringt, aber als sinnvoll erachtet wird. Wichtige Faktoren sind ausreichende Vorkenntnisse, eine klare Strategie und die Bereitstellung von Ressourcen. Alle Teilnehmenden sehen Vorteile in der Einführung eines Informationsbudgets, betrachten die Dimension der Umsetzung aber auch mit einer gewissen Skepsis.

3.5 Auswirkungen durch die Implementierung des Informationsbudgets

Die vorliegende Studie liefert erste Erkenntnisse und Auswirkungen der einzelnen Bibliotheken, die sie bisher durch die Arbeit am Informationsbudget festgestellt haben. Anhand der Interviews lassen sich folgende beiden zentralen Erkenntnisse im Bereich Kommunikation und daraus resultierende Bedarfe zur Einführung eines Informationsbudgets an wissenschaftlichen Einrichtungen ableiten:

• Es besteht der Bedarf nach einer einheitlichen Definition des Informationsbudgets und Kommunikationshilfen für verschiedene Zielgruppen, um ein gemeinsames Verständnis zu schaffen und Missverständnisse zu vermeiden.

• Die Kommunikation zum Informationsbudget muss zielgruppenspezifisch angepasst werden. Ein intensiver Austausch ist aufgrund der Komplexität notwendig. Es birgt Risiken und Vorbehalte, wenn nicht klar ist was für Daten gebraucht werden und vor allem wozu.

Mit diesen Punkten hat sich auch die Fokusgruppe Informationsbudget auseinandergesetzt und zur Definition22 und für Kommunikationshilfen23 Handreichungen erarbeitet. Darin sind Ziele, Nutzen und Handlungsfelder des Informationsbudgets dargestellt, sowie potentielle Risiken aufgeführt und wie sie bewältigt werden können.

Einigen Einrichtungen fehlt eine koordinierende Ansprechperson für das Informationsbudget. Wenn in verschiedenen Abteilungen Daten erhoben werden, die relevant sind, aber niemand darauf achtet, dass sie auch an die richtigen Adressaten geliefert werden, gehen wichtige Zusammenhänge verloren oder es kommt zur Doppelerfassung von Informationen. Mehrere Einrichtungen wünschen sich eine umfassendere Kostenübersicht, die Drittmittel, andere Publikationskosten und Infrastrukturkosten einbezieht. Dafür fehlen oft die nötigen Berechtigungen und eine zentrale Verwaltungsstelle. Ein zukunftsfähiges Budgetmodell, das flexibel, effizient, transparent ist und eine sektorübergreifende Integration ermöglicht, wird gewünscht und damit verbunden die Möglichkeit einer strategischen Mittelplanung aus einem gemeinsamen Finanztopf. Dies kann mit den aktuellen Verwaltungsrichtlinien und Fördervorgaben nicht so einfach umgesetzt werden. Zweckgebundene Mittel können oft nicht in ein gemeinsames Budget einfließen, solange die Förderstrategie und das Budgetmodell dies nicht vorsehen.

Ein sehr häufig genanntes Bedürfnis ist eine bessere Systemintegration und Schnittstellen zwischen Finanz- und Bibliothekssystemen, sowie ein zentrales Tool zur Erfassung von Kosten und Verursachern. Dazu gehören auch eine höhere Metadatenqualität und klare Datenschemata, die erforderlich sind, um Prozesse automatisieren zu können. Dies ist auch Ziel des Projekts openCost, in dem ein Metadatenschema erarbeitet wird, auf dessen Grundlage eine technische Infrastruktur geschaffen wird, mit der Publikationskosten über standardisierte Schnittstellen und Formate frei zugänglich abgerufen werden sollen.24 Die technischen Einschränkungen in einzelnen Einrichtungen sind derzeit dafür verantwortlich, dass in diesen Fällen Rechnungsbearbeitungen und Kostenerfassungen sehr aufwändig händisch oder doppelt ausgeführt werden müssen.

Eine wichtige Erkenntnis aus den Gesprächen ist, dass die meisten Einrichtungen zum jetzigen Zeitpunkt keine vollständige Vollkostenrechnung anstreben, sondern nur einen praxiskompatiblen Ansatz mit niedrigeren Ansprüchen realisieren können und wollen. Schrittweise und pragmatische Ansätze sind realistischer als die sofortige Umsetzung eines Idealmodells. Die Vorgaben von Wissenschaftsrat und DFG werden teilweise als zu strikt empfunden. Es herrscht noch Unsicherheit bezüglich zukünftiger Entwicklungen, weshalb Flexibilität als wichtig erachtet wird.

Anhand der Interviews lassen sich dennoch positive Effekte zur Einführung eines Informationsbudgets an wissenschaftlichen Einrichtungen ableiten. Die Einführung des Informationsbudgets hat in den Bibliotheken der Interviewten zu einem gestärkten Standing der Bibliotheken geführt. Die Bibliothek ist sichtbarer geworden als Ansprechpartnerin rund um das Thema Publizieren und forschungsnahe Dienste. Dadurch ist auch der Kontakt zu den naturwissenschaftlichen Fachbereichen wieder intensiver geworden. Bei betroffenen Wissenschaftler*innen und Instituten hat sich ein Kostenbewusstsein im Zusammenhang mit Publizieren entwickelt. Ein weiterer Effekt des Informationsbudgets ist die bessere Datenlage und damit verbunden die bessere Kommunikationsbasis der Bibliothek gegenüber Hochschulleitung, Instituten und Forschenden als Kostenverursacher. Die Bibliothek ist schneller auskunftsfähig geworden und fällt in Sitzungen mit Hochschulleitung und anderen Gremien mit neuen Kompetenzen hinsichtlich Monitorings- und Steuerungstools auf.

„Der positive Effekt ist, dass wir sozusagen eine bessere Datenlage bekommen, um Entscheidungen in der Finanzierung treffen zu können.“ (B07, 2024 [00:39:42])

„… da wird Mittelbewirtschaftung jetzt anders gedacht, also eben nicht mehr in so vielen kleinen Töpfen, sondern wirklich irgendwie, welche Ressourcen können wir uns mit welcher vorteilhaften Kostenstruktur mit unserer Priorisierung auch zu Open Access leisten“ (B09, 2024, [00:54:56])

Die Erkenntnisse aus den Interviews und die Bilanz der Universitätsbibliothek Marburg25 zeigen, dass es viele Stellschrauben gibt, um beim Informationsbudget voranzukommen. Dazu gehört zum einen eine verbesserte personelle Organisation und Vernetzung und der politisch-strategische Rückhalt aus der Hochschulleitung. Eine zunehmende Ausdifferenzierung der Förderformate kann dazu führen, alle Fachbereiche zu unterstützen, da sie sich besser an spezifische Bedürfnisse anpassen lassen. Eine Erhebung dezentraler Publikationskosten kann funktionieren, dazu bedarf es eines engen Austauschs mit der Drittmittel- und Finanzverwaltung und einer stetigen Verbesserung der Workflows.

Außerdem ist ersichtlich, dass es keine Standardlösungen gibt. Ähnlich wie die Teilnehmenden am Workshop „Publikationskostenmonitoring“26 haben die interviewten Personen der vorliegenden Arbeit alle ihre lokalspezifischen Herangehensweisen und pragmatische, lokale Lösungen gefunden. Es ist nicht möglich, anhand dieser zehn Interviews einen ganzheitlichen Best-Practice-Vorschlag zu ermitteln, der sich auf jede Universitätsbibliothek anwenden lässt. Aufgrund der Heterogenität in den Einrichtungen hätte die Befragung weiterer Universitätsbibliotheken die Ergebnisse noch um Erfahrungen und Einschätzungen zum Thema erweitern bzw. zusätzliches Gewicht verleihen können. Der qualitative Ansatz der vorliegenden Arbeit erlaubt es, einzelne, subjektive Erfahrungen genau zu untersuchen. Aus diesem und dem Grund der begrenzten Anzahl von Interviewten, erhebt die Untersuchung keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Repräsentativität. Nichtsdestotrotz konnten mit den verfügbaren Daten die Forschungsfragen beantwortet und ein detailreicher Einblick in die Thematik gewährt werden.

4. Fazit und Ausblick

Das Ziel der vorliegenden Arbeit war es, die Forschungsfragen zu beantworten und neue Ansätze und Ideen zu ermitteln. Die Arbeit untersuchte, wie Universitätsbibliotheken die Empfehlungen des Wissenschaftsrates umsetzen und Informationsbudgets bei sich einrichten. Dafür wurde die qualitative Methode des leitfadengestützten Interviews eingesetzt und mit einer umfassenden Literaturrecherche zur Thematik abgerundet. Für die Untersuchung wurden zehn Interviews geführt, welche die Erfahrungen von Bibliotheksmitarbeiter*innen aus der Erwerbungsleitung oder OA-Bearbeitung abbilden.

Es handelt sich um eine Zusammenstellung von Erfahrungen und Einschätzungen im Zusammenhang mit der Modell-Entwicklung eines Informationsbudgets, die kein vollständiges Bild der Erwerbungs- und OA-Landschaft widerspiegeln. Es zeichnet sich ab, dass eine Flexibilisierung der Erwerbungsetats mit Blick auf die Transformation notwendig ist, da die Entwicklungen im OA-Kontext dynamisch und fluide sind und damit verlässliche Größen für belastbare Bedarfskalkulationen fehlen. Wenn sich die Erwerbungslandschaft und OA stetig weiterentwickeln, ist es umso wichtiger, dass die Budgets anpassungsfähig sind, um auf diese Veränderungen reagieren zu können. Somit wird deutlich, dass die Flexibilisierung der Erwerbungsetats eine Reaktion auf die dynamischen Entwicklungen im OA-Bereich ist und notwendig ist, den Herausforderungen der Modell-Entwicklung eines Informationsbudgets gerecht zu werden.

Es ist wahrscheinlich, dass sich in den kommenden Jahren weitere Ausprägungsformen des Informationsbudgets entwickeln und weitere Modelle mit Kostenbeteiligungen etablieren. Dafür stellt auch die Beteiligung von Instituts-, Drittmittel- und Projektgeldern an den Kosten eine Möglichkeit dar, finanzielle Mittel zu generieren, um notwendige Ressourcen zu stützen.

Die durchgeführte Untersuchung hat gezeigt, dass die Implementierung eines Informationsbudgets in Universitätsbibliotheken zum einen unterschiedlich stark angestrebt wird und zum anderen spezifische Herausforderungen mit sich bringt, wie z.B. komplexe Strukturen, Ressourcenmangel, Datenmanagement, Kommunikation, technische Hindernisse und fehlende Koordination. Die Grundidee des Informationsbudgets wird als positiv bewertet und die Bibliotheken bemühen sich, den Überblick über alle Ausgaben und Finanzierungsquellen für wissenschaftliche Informationen zu erhalten. Die Analyse zeigt, dass eine schrittweise Herangehensweise mit Aufbau von Erfahrungen, Standardisierung von Prozessen, Schaffung von Transparenz, Einbindung der Stakeholder sowie die Bereitstellung ausreichender Ressourcen empfohlene Vorgehensweisen für die erfolgreiche Implementierung eines Informationsbudgets darstellen. Sie sind in vielen Fällen hilfreich, jedoch nicht universell anwendbar. Eine enge Zusammenarbeit zwischen Bibliothek und Hochschulverwaltung ist dabei unerlässlich. Basierend auf den Erkenntnissen aus den Interviews und der Fachliteratur lassen sich folgende Empfehlungen für die Einführung eines Informationsbudgets in Universitätsbibliotheken identifizieren:

• Zentrale Kostenstellen für OA für eine bessere Erfassung der damit verbundenen Kosten

• Schrittweise Einführung der Erfassung von Publikationskosten, Erwerbs- und Lizenzierungskosten

• Schaffung von Kostentransparenz durch Verknüpfung von Publikations- und Kosten-Metadaten mit Volltexten in Systemen der Bibliothek z.B. im Repositorium oder im Bibliotheksmanagementsystem

• Integration vorhandener Systeme wie Bibliotheksmanagementsystem und Finanzsystem der Hochschule

• Funktionserweiterung der vorhandenen IT-Systeme zur Nachnutzung von Daten ermöglichen, d.h. Auswertungsmöglichkeiten und Reporting zur Evaluierung von Publikationskosten, als Berichte für DFG, Hochschulleitung, Wissenschaftler

• Informieren und Einbinden (frühzeitig) von Fachbereichen, Leitungen u.a. Stakeholder z.B. über Publikationsfonds und Transformationsverträge

• Klare Kommunikation der Vorteile des Informationsbudgets, um dessen Akzeptanz zu erhöhen

• Personelle Ressourcen für Einführung und Verwaltung des Informationsbudgets in der Bibliothek bereitstellen (ggf. durch Umstrukturierung)

• Technische Einschränkungen aufdecken und Workflows und Prozesse anpassen bzw. Technik weiterentwickeln oder umstellen

• Entwicklung standardisierter Workflows und Prozesse für die Rechnungserfassung und -bearbeitung von Publikationskosten z.B. in der Rechnungsstelle der Bibliothek

Nicht jeder genannte Punkt ist in jeder Einrichtung umsetzbar und es müssen auf keinen Fall alle Punkte umgesetzt werden, um ein Informationsbudget zu etablieren. Der erste Schritt sollte sein, die Auseinandersetzung mit dem IST-Zustand der jeweiligen Einrichtung, damit verbunden das Erkennen von Bedarfen hinsichtlich Technik, fehlender Informationen, Workflows, Personal oder Austausch mit der Finanzverwaltung. Dies ist in den Einrichtungen meist der Fall gewesen, wenn sie sich mit dem DFG-Programm „Open-Access-Publikationskosten“ beschäftigt und einen Antrag vorbereitet haben. Als zweiter Schritt ist in jeder Einrichtung der intensive Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen über ein Informationsbudget notwendig, der die unterschiedlichen Expertisen und Perspektiven einbezieht und die Sachverhalte in ihrer Tiefe weiter durchdringt. Ein aktiver Kommunikationsprozess mit den Expert*innen für Open Access, den Fachreferent*innen und den hochspezialisierten Kolleg*innen aus dem Verwaltungsbereich kann der Entwicklung eines Informationsbudgets nur zuträglich sein. So können die Grundlagen und Anforderungen auf fachlich hohem Niveau diskutiert, konkretisiert und gemeinschaftlich weiterentwickelt werden, damit daraus weitere wichtige Impulse, Korrekturen und Alternativvorschläge erwachsen. Als ein dritter Schritt müsste dann das Hineintragen eines konkreten Vorschlags in die Universität und ihre Gremien folgen, um in einem starken Kommunikations- und Austauschprozess zum gewünschten und allgemein akzeptierten Ergebnis zu kommen.

Die Ergebnisse aus den Interviews und deren Diskussion können auch im Nachgang als Anknüpfungspunkte für den weiteren Austausch und weitergehende Forschungen dienen.

Literaturverzeichnis

Bartlewski, Julia; Broschinski, Christoph: Metadatenschema für die Erfassung und Übertragung von Kostendaten, in: o-bib. Das offene Bibliotheksjournal, Bd. 10 Nr. 4, 2023, https://doi.org/10.5282/o-bib/5971.

Bauer, Bruno; Capellaro, Christof; Ferus, Andreas u.a.: Austrian Transition to Open Access (AT2OA), in: Bibliothek Forschung und Praxis 42 (3), 2018, S. 463–475, https://doi.org/10.1515/bfp-2018-0062.

Bergenthum, Hartmut: Open-Access-Publikationsfonds der Universitätsbibliothek Marburg, in: o-bib. Das offene Bibliotheksjournal, Bd. 11 Nr. 1, 2024, https://doi.org/10.5282/o-bib/6017.

BMBF: Open Access in Deutschland Die Strategie des Bundesministeriums für Bildung und Forschung, 2018, https://www.bmbf.de/SharedDocs/Publikationen/de/bmbf/1/24102_Open_Access_in_Deutschland.html, Stand: 11.06.2024.

BMBF: Open Access - Die Publikationsform für die Zukunft, 2021, https://www.bildung-forschung.digital/digitalezukunft/de/wissen/open-access/open-access-die-publikationsform-fuer-die-zukunft/die-publikationsform-fuer-die-zukunft_node.html, Stand: 17.06.2024.

Alexander Bogner, Alexander; Littig, Beate; Menz, Wolfgang: Interviews mit Experten. Eine praxisorientierte Einführung, Wiesbaden 2014, https://doi.org/10.1007/978-3-531-19416-5.

Deutsche Forschungsgemeinschaft: Merkblatt und ergänzender Leitfaden Open-Access-Publikationskosten, 2021, https://www.dfg.de/resource/blob/167598/b5586c046f53b507efbb36f26a1c1429/12-21-de-data.pdf, Stand: 11.06.2024.

Deutsche Forschungsgemeinschaft: Förderprogramm: „Open-Access-Publikationskosten“, 2022, https://www.dfg.de/de/foerderung/foerdermoeglichkeiten/programme/infrastruktur/lis/lis-foerderangebote/open-access-publikationskosten, Stand: 11.06.2024.

Ferguson, Lea Maria; Meistring, Marcel; Bertelmann, Roland u.a.: Report zur Veranstaltung: Transform2Open-Workshop „Erste Schritte für ein Referenzmodell für das Informationsbudget“, 2024, https://doi.org/10.5281/zenodo.10628693.

Ferguson, Lea Maria; Orth, Astrid; Ott, Luise u.a.: Folienvorlage zur Unterstützung von wissenschaftlichen Einrichtungen bei der Einführung eines Informationsbudgets, 2024, https://doi.org/10.5281/zenodo.11549877.

Fokusgruppe Informationsbudget: Definition Informationsbudget, 2024, https://doi.org/10.5281/zenodo.11439996.

German Science and Humanities Council: Empfehlungen zur Transformation des wissenschaftlichen Publizierens zu Open Access, 2022, https://doi.org/10.57674/fyrc-vb61.

Gläser, Jochen; Laudel, Grit: Experteninterviews und qualitative Inhaltsanalyse. Lehrbuch, Wiesbaden 2010.

Helfferich, Cornelia: Leitfaden- und Experteninterviews, in: Baur, Nina; Blasius, Jörg (Hg.): Handbuch Methoden der empirischen Sozialforschung, Wiesbaden 2019, S. 669–686, https://doi.org/10.1007/978-3-658-21308-4_44.

Mittermaier, Bernhard: Informationsbudget, in: o-bib. Das offene Bibliotheksjournal 9 (4), 2022, https://doi.org/10.5282/o-bib/5864.

Ottaviani, Jim: The Post-Embargo Open Access Citation Advantage: It Exists (Probably), Its Modest (Usually), and the Rich Get Richer (of Course), in: PloS one 11 (8), 2016, https://doi.org/10.1371/journal.pone.0159614.

Pampel, Heinz: Auf dem Weg zum Informationsbudget. Zur Notwendigkeit von Monitoringverfahren für wissenschaftliche Publikationen und deren Kosten. Arbeitspapier, 2019, https://doi.org/10.2312/os.helmholtz.006.

Rosenbaum, Konstanze: Von Fach zu Fach verschieden. Diversität im wissenschaftlichen Publikationssystem, in: Weingart, Peter; Taubert, Niels (Hg.): Wissenschaftliches Publizieren, Berlin, Boston 2016, https://doi.org/10.1515/9783110448115-002.

Rossmann, Doralyn; Arlitsch, Kenning: From Acquisitions to Access: The Changing Nature of Library Budgeting, in: Journal of Library Administration 55 (5), 2015, S. 394–40, https://doi.org/10.1080/01930826.2015.1047279.

Schön, Margit; Barbers, Irene; Mittermaier, Bernhard: Publikationskostenmonitoring: Aktueller Stand und Herausforderungen des Monitorings von Publikationskosten an deutschen wissenschaftlichen Einrichtungen, 2024, https://doi.org/10.5281/zenodo.10810729.

Schweighofer, Bianca; Bartlewski, Julia: Building an Infrastructure for Cost Data Transparency, in: Katina Magazine, 2024, https://doi.org/10.1146/katina-121824-1.

Wijk, Ingrid M.: 4c. Open access in the Netherlands, in: Söllner, Konstanze; Mittermaier, Bernhard (Hg.): Praxishandbuch Open Access, 2017, S. 223–237, https://doi.org/10.1515/9783110494068-026.