Eine Analyse moderner Bibliothekstools

FOLIO, GOKb, KBART und MarcEdit im Einsatz an der Universitätsbibliothek Chemnitz

1. Einleitung

Die zunehmende Digitalisierung der Bibliotheken (ansteigende Erwerbungszahlen im Bereich E-Books, insbesondere beim Kauf von Paketen) erfordert neue Ansätze in der Katalogisierung, um den damit verbundenen Anforderungen gerecht zu werden. Ein Ansatz kann der Übergang von der traditionellen Einzelkatalogisierung im Verbundkatalog, hier dem K10plus, zur skriptbasierten Importkatalogisierung im Open-Source-Bibliotheksmanagementsystem FOLIO¹ unter Einsatz der Global Open Knowledge Base (GOKb)² sein. Diese Anpassung des Workflows verspricht eine effizientere, flexiblere und benutzerfreundlichere Methode zur Verwaltung von E-Book-Beständen in Bibliotheken. In den letzten Jahren ist eine deutliche Mittelverschiebung weg von Print-Monographien hin zu E-Books zu beobachten (Abb. 1).

 

Abbildung 1: Vergleich Ausgaben Monographien 2015/2023 UB Chemnitz

Bei E-Books, die per Pick & Choose erworben werden, ist die Einzelkatalogisierung im K10plus eine Standardpraxis in den Erwerbungsabteilungen der Bibliotheken. Das Arbeitsgebiet erfordert eine manuelle Eingabe von Metadaten und eine individuelle Bearbeitung jedes einzelnen Titels (s. Anlage 1 - Aktuelle Workflows für die Bearbeitung von E-Books, Absatz a).³ Die in Abbildung 1 deutlich erkennbare Mittelverschiebung geht mit einem signifikanten Anstieg der Titelzahlen einher, sei es im Rahmen von Paketkäufen oder beim Einsatz einer nutzergesteuerten Erwerbung. Sobald die Menge der zu bearbeitenden Titel allerdings zunimmt, wie es bei E-Book-Paketkäufen der Fall ist, erweist sich die Methode der Einzelkatalogisierung als nicht mehr praktikabel.

Bibliotheken benötigen für die Verwaltung von E-Book-Paketen eine effizientere Lösung, mit welcher gleichzeitig die hohe Qualität der Katalogisierung weiter gewährleistet werden kann. Die derzeitige Verfahrensweise zur Katalogisierung von E-Book-Paketen (Anfordern der Metadaten pro Paket über den K10plus) wird in Anlage 1 Absatz b schematisch beschrieben. Eine dieser effizienteren Lösungen wäre beispielsweise die Einbindung von Wissensdatenbanken, wie z.B. die Global Open Knowledge Base (GOKb) oder die we:kb⁴ vom hbz in die Katalogisierungspraxis. Im Folgenden wird insbesondere das Zusammenspiel zwischen K10plus, GOKb und FOLIO erläutert.

2. Wissensdatenbanken

Die Pflege von Metadaten in Wissensdatenbanken ist eine komplexe Aufgabe für eine einzelne Bibliothek, da die Bearbeitung viel Zeit erfordert und ein gewisses Maß an technischen Kenntnissen voraussetzt. Verlage und Datenbankhersteller liefern KBART⁵-Titellisten an kommerzielle Knowledge Bases, die dann verarbeitet, verbreitet und aktualisiert werden müssen.

KBART (Knowledge Bases and Related Tools) ist ein standardisiertes Dateiformat, das von der NISO (National Information Standards Organization)⁶ entwickelt wurde, um den Austausch von Metadaten für elektronische Ressourcen im Bibliothekswesen zu vereinfachen und zu vereinheitlichen. KBART-Dateien sind tabellarisch strukturierte Textdateien, die wesentliche Informationen zu elektronischen Publikationen wie Zeitschriften, E-Books und Datenbanken enthalten. Sie umfassen Daten wie Titel, Identifikatoren (z.B. ISSN, ISBN), Zugangszeiträume, URLs und Paketinformationen. Der KBART-Standard wurde entwickelt, um die Interoperabilität zwischen Verlagen, Aggregatoren, Knowledge-Base-Anbietern und Bibliotheken zu verbessern. Durch die Verwendung dieses einheitlichen Formats wird die Aktualisierung von Knowledge Bases erleichtert, was wiederum die Genauigkeit von Linkresolvern, Discovery-Systemen und elektronischen Ressourcen-Managementtools erhöht. KBART-Dateien spielen eine zentrale Rolle in der effizienten Verwaltung und Zugänglichmachung elektronischer Ressourcen in Bibliotheken und tragen wesentlich zur Optimierung des Workflows im digitalen Bibliotheksumfeld bei. Der KBART-Standard wird kontinuierlich weiterentwickelt, um neuen Anforderungen und Entwicklungen im Bereich der elektronischen Ressourcen gerecht zu werden.

Die teilnehmenden Bibliotheken führen Qualitätskontrollen durch und geben dem Anbieter der Wissensdatenbank entsprechende Rückmeldungen. Dabei kommt die Arbeit der Bibliotheken nur denjenigen zugute, die die gleiche (proprietäre) Wissensdatenbank abonniert haben.

Eine Alternative bietet die Nutzung und Einbindung der GOKb. Die GOKb ist eine zentrale, offene Plattform, auf der communitybasiert hochwertige Metadaten erstellt und geteilt werden, die dann von jedem für verschiedene Zwecke nachgenutzt werden können. Durch die Verknüpfung der GOKb z.B. mit FOLIO wird eine sehr komfortable Metadatenverwaltung von elektronischen Ressourcen ermöglicht, da der Import der Metadaten elektronischer Medien aus der GOKb in FOLIO automatisch und in Echtzeit erfolgt.

Die Einführung von FOLIO bietet damit eine vielversprechende Alternative zur herkömmlichen Einzelkatalogisierung. FOLIO erlaubt eine skriptbasierte Importkatalogisierung, bei der Metadaten automatisch aus verschiedenen Quellen abgerufen und in das Bibliothekssystem importiert werden können. Die nachfolgenden Ausführungen konzentrieren sich ausschließlich auf die Arbeit mit E-Book-Paketen im Zusammenspiel von FOLIO mit der GOKb, da die Bearbeitung von Paketen in Bibliotheken aufgrund des Umfangs und der Dynamik der Metadaten komplex ist.

3. Die skriptbasierte Importkatalogisierung

Die skriptbasierte Importkatalogisierung ist ein effizientes Verfahren, um große Mengen bibliografischer Daten in Bibliothekskataloge zu übertragen. Dabei werden spezielle Skripte oder Programme verwendet, um Daten aus externen Quellen automatisch zu extrahieren, zu transformieren und in den Katalog einzufügen. Dieser Prozess spart Zeit und reduziert menschliche Fehler, da er wiederholbare Aufgaben automatisiert. Es ist wichtig, dass die Skripte sorgfältig entwickelt und getestet werden, um die Datenintegrität zu gewährleisten. Verbundteilnehmer im K10plus haben auch bisher die Möglichkeit, Metadaten von E-Book-Paketen über das E-Book-Management-Tool (EBM-Tool)⁷ abzurufen. Realisiert werden diese Routinen über das Protokoll Z39.50.⁸ In FOLIO wird eine API (Application Programming Interfaces)⁹-Schnittstelle eingesetzt. Eine skriptbasierte Importkatalogisierung bietet zahlreiche Vorteile:

1. Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung des Katalogisierungsprozesses können Bibliotheken Zeit und Ressourcen sparen, die sie stattdessen für andere Aufgaben nutzen können.
2. Erhöhte Genauigkeit: Die automatische Übertragung von Metadaten reduziert das Risiko menschlicher Fehler (Schreibfehler etc.) und trägt so zur Verbesserung der Datenqualität bei.
3. Flexibilität: FOLIO unterstützt eine Vielzahl von Metadatenstandards und -formaten, was es Bibliotheken ermöglicht, ihre E-Book-Bestände unabhängig von der Quelle oder dem Format effizient zu katalogisieren.
4. Aktualität: Durch die regelmäßige Aktualisierung der Metadaten aus externen Quellen bleiben die Kataloge der Bibliotheken stets auf dem neuesten Stand.

Ausgangspunkt sind die Metadaten, die auf den Plattformen der wissenschaftlichen Verlage (über Admin-Portale¹⁰ oder auf Anforderung), z.B. als KBART-Dateien, zur Verfügung gestellt werden. Charakteristisch für KBART-Dateien ist ihr tabellarisches Format, welches häufig als TSV (Tab-Separated Values) oder CSV (Comma-Separated Values) vorliegt. Des Weiteren zeichnen sie sich durch standardisierte Felder aus, welche Informationen wie Titel, ISBN, Erscheinungsdatum, Verlag und Ähnliches enthalten.

Es kann allerdings in Einzelfällen vorkommen, dass ein Verlag nur eine große unstrukturierte KBART-Datei oder viele verschiedene MARC-Dateien mit den Titeldaten des gesamten Verlagsportfolios zur Verfügung stellt. In diesem Fall müssen die von der Bibliothek erworbenen Titel selektiert werden.

Das E-Medien-Team der UB Chemnitz hat Erfahrungen mit zwei Ausgangsformaten für die Erstellung einer solchen, institutionsspezifisch zusammengestellten KBART-Datei gesammelt:

1. eine oder mehrere MARC-Dateien und der Einsatz der Software MarcEdit,^11/12
2. Abfrage im K10plus und Umwandlung zu KBART mit Python.

Als Knowledge Base wurde ausschließlich die in FOLIO eingebundene GOKb verwendet.

4. Variante 1: Umwandlung von MARC in KBART: MarcEdit

Als einfachste Variante hat sich die Umwandlung von MARC-Dateien mit Hilfe von MarcEdit zu KBART erwiesen, da sie nur die MarcEdit-Software, die MARC-Datei(en) und Excel-Dateien erfordert. Voraussetzung dafür ist, dass der Verlag kundenspezifische MARC-Dateien inkl. der Paketzuordnung pro Titel liefert. Anderenfalls muss der Weg über den K10plus zu KBART gegangen werden.

Das Verfahren wurde anhand von einigen DeGruyter-E-Book-Paketen getestet. Der Verlag liefert eine .zip-Datei, in der sich die einzelnen MARC-Dateien der E-Books inkl. Paketzuordnung befinden. Eine MARC-Datei beschreibt jeweils ein E-Book.

MarcEdit verfügt über einen MARC-zu-KBART-Konverter¹³, mit dem man die Datei umwandeln kann. Da das KBART-Plugin nur eine einzige MARC-Datei akzeptiert, muss in MarcEdit zunächst die Option „MARCJoin“¹⁴ im Menü „Tools / MARC Processing Tools“ verwendet werden, um die vielen Einzel-Dateien in eine MARC-Datei umzuwandeln, welche anschließend für die Erstellung einer KBART-Datei mithilfe des MARC 2 KBART Converters genutzt werden kann (Abb. 2).

Abbildung 2: MARC 2 KBART Converter

In der Dialogmaske des MARC 2 KBART Converter ist es wichtig, „Tab“ als Trennzeichen einzugeben und das Häkchen bei „Output a new record per URL“ zu entfernen.

Die KBART-Datei wird daraufhin korrekt erstellt, aber es gibt einige Sonderzeichen wie z.B. den Schrägstrich im Feld publication_title (Abb. 3) oder das Copyright-Symbol im Feld date_monograph_published_print (Abb. 4), die korrigiert werden müssen, da die KBART-Datei ansonsten nicht validiert werden kann. Über die Funktion “Suchen und Ersetzen” können die Sonderzeichen in allen Spalten gelöscht werden, indem das Feld ‚Ersetzen‘ leer gelassen wird. Nach diesen Änderungen wird die KBART-Datei vom GOKb-Validator ohne Fehler oder Warnungen akzeptiert.

Abbildung 3: Der Schrägstrich im Feld publication_title

Abbildung 4: Das Copyright Symbol im Feld date_monograph_published_print

5. Variante 2: K10plus to KBART

Das Verfahren über den K10plus kann sowohl für Paketkäufe als auch für zeitlich befristete E-Book-Angebote im Rahmen von EBS-Modellen Anwendung finden. Notwendig wird dieses Verfahren in den Fällen, in denen Verlage MARC-Dateien ohne Paketzuordnung pro Titel oder nur einen Gesamtabzug des Verlagsportfolios ausliefern. Für Demonstrationszwecke werden im Folgenden beispielhaft die Metadaten eines kleinen E-Book-Pakets, das nur wenige Titel enthält, verwendet – das Paket „Elektrotechnik 2013“ (Sigel¹⁵ ZDB-16-HED) des Hanser Verlags.

Eine Recherche im K10plus mit dem Sigel ZDB-16-HED ergibt folgende Trefferliste

Abbildung 5: Rechercheergebnis K10plus Hanser E-Library Paket Elektrotechnik 2013

Mit der Schaltfläche “Datenpflege” → „Exceltabelle erstellen“ (Abb. 6) wird ein Dialogfenster geöffnet. Im Kartenreiter “Konfigurationstabelle” können die Felder, die aus der MARC-Datei extrahiert werden sollen, ausgewählt werden. Da es sich im Beispiel um ein E-Book-Paket handelt, wird das Feld “ISBN_2000”¹⁶ ausgewählt und mit Klick auf “Meine Auswahl” bestätigt. Im Kartenreiter “Tabelle erstellen” kann dann die Dateierstellung mit Klick auf die Schaltfläche “Start“ abschließend gestartet werden. Damit wird der Befehl gegeben, eine Tabelle mit PPN (PICA Produktionsnummer.), EPN (PICA Exemplarproduktionsnummer) und der ISBN aus dem Feld 2000 zu erstellen. Im Feld “Ausgabepfad” wird der Speicherort festgelegt.

Abbildung 6: Schaltfläche Datenpflege Excel-Tabelle erstellen aus dem K10plus

Es gibt nun mehrere Möglichkeiten, diese Datei zu öffnen. Wahlweise kann ein Texteditor wie VIM, Gedit, Editor oder ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel oder LibreCalc verwendet werden. In letzterem Fall muss darauf geachtet werden, dass die Datei auf die richtige Weise importiert wird, indem der Software das korrekte Trennzeichen mitgeteilt wird. Es kann tatsächlich sein, dass die Werte durch Kommas getrennt sind. Das als Anlage beigefügte Python-Skript erkennt das Trennzeichen jedoch automatisch. Um die Datei ohne Probleme mit dem Python-Skript bearbeiten zu können, wurde sie in *.csv mit UTF-8-Kodierung konvertiert. Damit werden auch die Sonderzeichen korrekt dargestellt. Im Excel-Dialogfenster “Datei speichern” gibt es die Schaltfläche „Tools / Weboptionen“ und dann den Kartenreiter „Codierung“. Dort muss die UTF-8-Kodierung ausgewählt werden (Abb. 7).

Abbildung 7: Kodierung in UTF-8

Im Ergebnis liegt jetzt eine Liste aller ISBNs des Pakets vor. Diese selbst erstellte ISBN-Liste im .csv-Dateiformat soll anschließend mit der vom Verlag zur Verfügung gestellten KBART-Datei (welche beispielsweise das gesamte Verlagsportfolio enthält, eine Eingrenzung auf den Bestand der Bibliothek ist seitens des Verlages nicht möglich) abgeglichen werden, um im Ergebnis eine Liste mit den von der Bibliothek erworbenen Pakettiteln im KBART-Dateiformat zu erhalten.

Diesen Abgleich manuell durchzuführen wäre zwar machbar, würde allerdings unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch nehmen und ist fehlerbehaftet. Ein solcher Abgleich lässt sich mithilfe eines Skripts automatisiert deutlich schneller und einfacher realisieren. Dafür kommen verschieden Programmiersprachen wie Bash (steht auf Linux-Systemen standardmäßig zur Verfügung), R oder Python in Frage. Python eignet sich besonders gut für diesen Anwendungsfall, da es einfach zu verwenden und zu erlernen ist. Das Python-Skript in Anlage 2¹⁷ wurde nicht von einem Informatiker geschrieben, sondern von einem wissenschaftlichen Bibliothekar. Es gibt zahlreiche gut konzipierte/verständliche kostenlose Tutorials oder Apps, welche sowohl die Grundlagen, als auch weiterführende Kenntnisse zu Python vermitteln.

Für die Erstellung und Anpassung¹⁸ des Skripts sind nur sehr geringe Programmierkenntnisse erforderlich. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Ausführung des Skriptes wird in Anlage 3¹⁹ beschrieben. Die Anleitung vermittelt eine grundlegende Einführung in die Funktionsweise des Skripts. Das Ziel ist es, Bibliothekarinnen und Bibliothekare für die Anwendung dieses Tools zu interessieren und möglicherweise zur Entwicklung neuer Skripte für die Arbeit mit KBART anzuregen. Um ein grundlegendes Verständnis für die Nutzung der Befehlszeile im Kontext bibliothekarischer Arbeit zu vermitteln, beschränkt sich die Anleitung auf die wesentlichen Schritte und Konzepte. Es werden die Basisfunktionen und -befehle erklärt, die für die Ausführung des Tools und ähnlicher Skripte relevant sind.

In Abbildung 8 ist ersichtlich, dass die mithilfe des Skripts generierte Datei durch den KBART-Validator von der GOKb akzeptiert wurde und es keine Warnungen oder Fehler zu korrigieren gibt.

Abbildung 8: KBART-Validator

Die Datei kann anschließend in die GOKb hochgeladen werden. Dazu ist eine Registrierung oder Anmeldung auf der Plattform erforderlich. Die GOKb-Website bietet eine detaillierte Anleitung, welche die Vorgehensweise erklärt und auf die wesentlichen Aspekte beim Eintragen eines Pakets eingeht.²⁰

Die GOKb basiert als kollaboratives System auf dem Konzept von „Kuratoren“.²¹ Die Kuratoren haben die Berechtigung, Änderungen an den Daten der von ihnen auf die Plattform hochgeladenen Pakete vorzunehmen. Dieser kollaborative Aspekt kommt beispielsweise zum Tragen, wenn ein E-Book aus diversen Gründen nicht mehr Bestandteil eines Pakets ist und der zuständige Kurator die KBART-Datei des Pakets in der GOKb aktualisiert. Diese Änderung wirkt sich automatisch auf alle Bibliotheken aus, die eine Verknüpfung zu diesem Paket eingerichtet haben. Durch den Echtzeitabgleich mit der GOKb erfolgt auch im jeweiligen Bibliotheksmanagementsystem die automatische Löschung des Titels. Dafür muss in der GOKb bei der entsprechenden Quelle eine URL im Punkt „Automatischer Import und Update“, unter der die KBART-Datei zu finden ist, eingetragen werden. Die URL muss dabei direkt auf die KBART-Datei verlinken, nicht auf eine ggf. vorgelagerte Auswahlseite. Ist die KBART-Datei unter einer dynamischen Seite (zeitlich veränderbare URL) zu finden, müssen die zeitlich variablen Felder codiert werden.²²

Dieses Beispiel verdeutlicht den potenziellen Nutzen der GOKb für die effiziente und zeitnahe Aktualisierung von Metadaten elektronischer Ressourcen im Bibliothekswesen. Es ist jedoch anzumerken, dass die Effektivität dieses Systems maßgeblich von der Sorgfalt und Regelmäßigkeit abhängt, mit der die Kuratoren ihre Aufgaben wahrnehmen. Zudem setzt es voraus, dass die teilnehmenden Bibliotheken ihre Systeme regelmäßig mit den in der GOKb vorhandenen Daten synchronisieren.

6. Fazit

Die Universitätsbibliothek Chemnitz hat mit der Erprobung der skriptbasierten Importkatalogisierung in FOLIO unter Nutzung der GOKb, von KBART-Dateien und MarcEdit bedeutende Schritte bei der Optimierung der Katalogisierung von größeren Datenmengen für elektronische Ressourcen, speziell E-Books, unternommen. Angesichts der zunehmenden Anzahl von E-Books ist eine effiziente und flexible Katalogisierung unerlässlich. Die Integration der GOKb in ein Bibliotheksmanagementsystem (z.B. FOLIO) ermöglicht eine automatisierte und in Echtzeit aktualisierte Metadatenverwaltung, die sich als besonders nützlich erweist, wenn große Mengen an E-Book-Titeln verarbeitet werden müssen. Die Verwendung von KBART-Standards und Anwendungen wie MarcEdit und Python-Skripten vereinfacht den Umgang mit bibliographischen Daten und erhöht die Qualität und Aktualität der Kataloge.

Obwohl die UB Chemnitz noch am Anfang der Implementierung von FOLIO steht, zeigen die bisherigen Tests vielversprechende Ergebnisse. Die UB hat vorzugsweise neue Funktionalitäten genutzt, die im bisherigen Bibliotheksmanagementsystem nicht zur Verfügung standen. Dies unterstreicht die Notwendigkeit und den Nutzen moderner Technologien und Standards für die Katalogisierung in Bibliotheken. Insgesamt verdeutlicht die vorgestellte Variante der Importkatalogisierung die Bedeutung von Innovation und Anpassungsfähigkeit in einer sich ständig wandelnden bibliothekarischen Landschaft. Sie zeigt, dass Bibliotheken durch den Einsatz solcher Technologien ihre Arbeitsabläufe optimieren und gleichzeitig die Qualität ihrer Dienstleistung verbessern können.

Davide Del Duca, Universitätsbibliothek Chemnitz, https://orcid.org/0000-0003-1250-5826

Sabine Kuniß, Universitätsbibliothek Chemnitz, https://orcid.org/0000-0001-5507-0522

Ulrike Haupt, Universitätsbibliothek Chemnitz, https://orcid.org/0009-0000-0704-1815

Zitierfähiger Link (DOI): https://doi.org/10.5282/o-bib/6050

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