Monitoring, Informationsbudget & Alma

Bericht zum Workshop der Landesinitiative openaccess.nrw

Inhalt und Zielsetzung

Das Publizieren im Open Access verändert bestehende Budgetplanungen, Geschäftsgänge und Berichtswege an wissenschaftlichen Bibliotheken. Vor diesem Hintergrund lud die Landesinitiative openaccess.nrw die Mitglieder der Digitalen Hochschule NRW (DH.NRW) zum ersten Workshop des Programmbereichs 3 „Monitoring“ am 20. April 2023 an die Universität Duisburg-Essen.¹

Basierend auf der Empfehlung des Wissenschaftsrates, ein Informationsbudget einzurichten, das sämtliche Einnahmen und Ausgaben einer Wissenschaftseinrichtung zur Literaturversorgung und zu Publikationsdienstleistungen erfasst, wurden in diesem Workshop das Monitoring von Publikationen und Publikationsausgaben thematisiert. Ziel war es, dass alle 40 Teilnehmenden einen Überblick darüber erhalten, wie Universitäten und Hochschulen in NRW Publikationen sowie deren Kosten erfassen, und welche Tools und Workflows genutzt werden. Ein besonderer Schwerpunkt lag dabei auf der Einbindung des Bibliothekssystems Alma in den Monitoringprozess. Alma von Ex Libris wird derzeit im Rahmen des hbz-Projekts „Cloudbasierte Bibliotheksinfrastruktur“² – gefördert durch die DH.NRW – sukzessive in den wissenschaftlichen Bibliotheken in Nordrhein-Westfalen eingeführt.

Publikationskostenverwaltung und -monitoring mit Alma

Zum Einstieg in den Workshop teilten Vertreterinnen und Vertreter von zwei Universitätsbibliotheken aus der ersten Alma-Implementierungsphase (Wave 1) Erfahrungsberichte, wie sie Alma in den Geschäftsgang „Publikationsfonds“ und „Transformationsvertrag“ einbinden, welche Monitoring-Instrumente (Alma Reports) für das Berichtswesen eingesetzt werden (bspw. für das DFG-Programm „Open-Access-Publikationskosten“), und wie dies mit einem Publikationenmonitoring über ein institutionelles Repositorium bzw. eine Hochschulbibliographie korrespondiert.

Im ersten Vortrag³ stellte Susanne Schicke, Abteilungsleiterin für Literaturerwerbung im Dezernat für Medienbearbeitung der UB Bielefeld, die Etatverwaltung für den OA-Publikationsfonds und die Lizenzverwaltung für Transformationsverträge in Alma vor. Mit Eingang eines jeden Antrags auf Publikationsförderung für Artikel in Open-Access-Zeitschriften, Beiträge in Open-Access-Sammelwerken oder Open-Access-Bücher wird ein Bestellposten in Alma angelegt. Hierzu wird der Kauftyp „Ebook-einmalig“ in Alma umgenutzt. Analog wird mit dem Eingang einer Publikation in das Dashboard eines Verlags verfahren. Damit gelten die Mittel als verplant, wobei auch ein Kostensplitting über mehrere SAP-Kostenstellen darstellbar ist. Über eine Reihe von Aktivierungsaufgaben ist eine Überwachung des Bestellpostens bis zur Veröffentlichung möglich. Die Rechnungserfassung in Alma erfolgt wie gewohnt, die Zahlung erfolgt über SAP. Sobald die Publikation erscheint, werden Metadaten wie die DOI, das Erscheinungsjahr und die CC-Lizenz ergänzt und der Posten mit einer lokalen Sammlung wie „OA-Aufsätze“ oder „Open-Access-Ebooks (OA-Monographien)“ verknüpft. Zudem werden von der UB Bielefeld definierte Berichtscodes vergeben (z.B. „OA-Aufsatz gold“ vs. „OA-Aufsatz hybrid“), was spätere statistische Auswertungen erleichtert. Zum Abschluss wird die Publikation (derzeit noch manuell) in das institutionelle Repositorium der Universität Bielefeld eingepflegt, wobei die Kosteninformationen nur in der Administrator-Rolle sichtbar sind. Die Lizenzverwaltung in Alma wird im OA-Kontext für die Verwaltung von Transformationsverträgen und OA-Rahmenverträgen (Memberships, Deposits etc.) eingesetzt. Sollte die Publikation von der Zeitschrift abgelehnt oder aus anderen Gründen nicht veröffentlicht werden, wird die zugehörige Bestellung in Alma wieder storniert.

Ebenfalls von der UB Bielefeld berichtete Silvia Herb, Dezernentin der Medienbearbeitung, wie Alma-Reports zum Erfüllen der Berichtspflichten im Rahmen des DFG-Programms „Open-Access-Publikationskosten“ eingesetzt werden. Hierzu werden vier Analytics-Reports entsprechend der vier Excel-Blätter der DFG-Vorlage angelegt, wobei sich die Spaltenüberschriften weitgehend an der Vorlage orientieren. Manuelle Nacharbeiten sind dennoch nötig, bevor der befüllte DFG-Excel-Report hochgeladen werden kann. Hinzu kommt, dass an der UB Bielefeld der DFG-Excel-Report für interne Zwecke nicht nachnutzbar ist, da dieser erstens die Publikationskosten für OA-Monographien in Ermangelung einer DFG-Förderung nicht umfasst, zweitens Artikelkosten auf unterschiedlichen Blättern verteilt sind und drittens Kosten für Mitgliedschaften nicht abbildbar sind, wenn im betreffenden Jahr keine Artikel von Angehörigen der Universität Bielefeld in der entsprechenden Zeitschrift publiziert wurden. Derzeit noch nicht erfasst wird die mit der Publikation in Zusammenhang stehende Drittmittel-Projekt-ID. Letztere sowie die Erfassung dezentral gezahlter Publikationskosten aus SAP stellen auch eine der Herausforderungen dar, die die Universität Bielefeld im Rahmen eines internen Projekts zum Aufbau des Informationsbudgets angeht. Durch die notwendige Einbeziehung verschiedener Organisationseinheiten der Universität wie dem Dezernat Finanzmanagement, dem Dezernat Forschungsförderung & Transfer und den Fakultäten, ist der Rückhalt durch das Rektorat unerlässlich.

Publikationskosten werden an der UB Duisburg-Essen ebenfalls mit Alma verwaltet, jedoch wird für das Monitoring auf die selbst entwickelte Software-Plattform „Lib-intel“ zurückgegriffen, wie Eike Spielberg, stellvertretender Leiter des Dezernats Medienbearbeitung, berichtete. Alma wird in erster Linie als zentrale Nebenstelle der Buchhaltung verstanden. Zuerst erfolgt eine Art Mini-Titelaufnahme (Autor, Titel, Fakultät/Institut) in Alma und sämtliche Rechnungsposten werden angelegt. Für Monitoring-Zwecke werden die Daten mit Alma Analytics exportiert und in eine lokale Lib-intel-Datenbank geladen. Für veröffentlichte Publikationen wird die DOI manuell nachgetragen, woraufhin per API-Abfragen bei Crossref und Unpaywall weitere bibliographische Metadaten automatisch ergänzt werden. Auch eine teil-automatische Vergabe der DOIs mittels einer Fuzzy-Search bei Crossref ist möglich. Zum Schluss werden die Titelaufnahmen in Alma mit den angereicherten Metadaten automatisch erweitert. Die Entwicklung der Tools und Workflows startete an der UB Duisburg-Essen Ende 2021, kam jedoch mit der Cyber-Attacke auf die UDE im November 2022 temporär zum Erliegen. Das nächste DFG-Reporting ist jedoch mit diesen neuen Workflows geplant. Herr Spielberg gab den Teilnehmenden des Workshops als persönliches Fazit auf dem Weg mit, dass erstens Cloud-Systeme im Falle eines Cyberangriffs vorteilhaft sind, und dass zweitens das Monitoring als Steuerungsinstrument absolut notwendig ist.

Den Block der Vormittagsvorträge beschloss Dirk Pieper, ständiger Vertreter der leitenden Bibliotheksdirektorin an der UB Bielefeld, mit einem Bericht, wie Informationen zu Publikationskosten von Alma über das institutionelle Repositorium „PUB“ zu OpenAPC⁴ fließen. Nach Abschluss der „Bestellung“ in Alma (d.h. Zahlung der Rechnung und Veröffentlichung) wird die Publikation im institutionellen Repositorium einschließlich der Kostendaten entsprechend dem OpenAPC-Metadaten-Schema erfasst, anschließend von OpenAPC über eine OAI-Schnittstelle geharvested und schließlich durch OpenAPC veröffentlicht. Im Rahmen des DFG-Projekts openCost ist eine Umstellung des OpenAPC- auf das openCost-Metadatenschema geplant, das derzeit in Entwicklung ist und fähig sein wird, auch nicht-OA-bezogene Publikationskosten wie bspw. Colour Charges zu erfassen. Dies ist eine notwendige Voraussetzung für den Aufbau eines Informationsbudgets. Ein Problem sieht Herr Pieper in der mangelnden Anbindung von Verlags- und verlagsübergreifenden Dashboards an Alma, was eine manuelle und angesichts steigender Fallzahlen arbeitsintensive Übertragung der Metadaten erfordert.

Nach den Erfahrungsberichten aus den beiden Universitätsbibliotheken zeigte sich in der Diskussion, dass die Bibliotheken in NRW sich noch in sehr unterschiedlichen Phasen in Bezug auf Publikationskostenverwaltung im Allgemeinen und Alma im Speziellen befinden. Während neben der Universität Duisburg-Essen und Universität Bielefeld bspw. auch die Hochschule Bielefeld und die Universität Düsseldorf Alma für die Publikationskostenverwaltung nutzen, setzen andere Einrichtungen ‒ wie bspw. die RWTH Aachen ‒ (trotz Alma) auf das institutionelle Repositorium bzw. die Hochschulbibliographie. Insbesondere an den Fachhochschulen wird die Einführung von Alma erst noch vorbereitet. Insofern erscheint mancher Inhalt der Präsentationen noch recht abstrakt. Auf der anderen Seite bot der Workshop die Möglichkeit zum Erfahrungsaustausch und die Chance bereits frühzeitig Publikationskosten-Workflows bei der Alma-Einführung mitzudenken und vorzubereiten. Daher wurde ein weiterer, regelmäßiger Austausch nach dem Workshop angeregt. Zu der Frage, welches das datenführende System sein sollte, war die Mehrheit der Teilnehmenden der Meinung, dass dies Alma bzw. ein anderes Bibliothekssystem sein sollte und die Daten von dort bei Bedarf in andere Systeme exportiert werden könnten. Insofern wird der Abteilung „Medienbearbeitung“ eine zentrale, organisatorische Rolle zugestanden. Probleme zeigen sich eher darin, dass Alma nicht originär für die Open-Access-Publikationsfinanzierung entwickelt wurde (sondern für den Kauf bzw. die Lizenzierung von Literatur), und daher an mancher Stelle recht eigenwillig für das Verwalten von Publikationskosten umgenutzt wird, was sich auch an den Bezeichnungen der Posten wie „Bestellung“ und „Lizenz“ zeigt. Teilnehmende warfen die Frage auf, ob man auf Verbesserungen von Alma im Bereich der Lizenzverwaltung (Vereinfachung bei Standardlizenzen), Bestellungen und dem Import von Daten aus Dashboards im OA-Kontext warten solle. Auch die großen Zeitspannen zwischen Antragstellung auf Publikationskostenförderung und Veröffentlichung der Publikation stellen ein Workflow-Problem dar, das über Erinnerungen und Auf-Wiedervorlage-Setzen unzureichend gelöst wird.

Aufbau des Informationsbudgets

Der Nachmittag startete mit einer Session zum Informationsbudget. Gernot Deinzer, Leiter der Abteilung IT- und Publikationsdienste und Open-Access-Beauftragter der Universität Regensburg, schilderte, wie das Konzept des Informationsbudgets an seiner Einrichtung implementiert wird. Ausgangspunkt aller Überlegungen zum Informationsbudget war die Frage, was die Publikationsfinanzierung von Beschaffungen anderer Art für Lehrstühle wie Bücher und Software unterscheidet. Grundsätzlich werden Beschaffungen von der Universität inventarisiert – nur bei kostenpflichtigen Open-Access-Publikationen wurde dies bis vor kurzem nicht verlangt und ist nicht erfolgt. Seit dem Januar 2021 bietet die UB Regensburg ihren Hochschulangehörigen eine elektronische zentrale Rechnungsbearbeitung aller Publikationsgebühren an. Sämtliche Rechnungen über Publikationsgebühren laufen über die Bibliothek und die Kosten werden auf verschiedene Kostenstellen (Publikationsfonds, Drittmittel, Lehrstuhlmittel etc.) gebucht. Mit der Aufnahme einer Publikation in den Regensburger Publikationsserver gilt diese als „inventarisiert“. Zwei Ereignisse erleichterten es, diesen Service hochschulweit anzubieten und durchzusetzen: zum einen die Aufforderung der Hochschulrektorenkonferenz einen Überblick über die Kostenströme für das wissenschaftliche Publizieren zu schaffen,⁵ und zum zweiten die Einführung einer verpflichtenden zentralen elektronischen Rechnungseingangsplattform mit einer elektronischen Kontierung und Feststellung. Auf diese Weise können positive Skaleneffekte durch Bibliotheksrabatte, etablierte Prozesse und Sammelrechnungen realisiert werden. Das zentrale datenführende System ist hierbei das institutionelle Repositorium und nicht das Bibliothekssystem. Kosteninformationen werden als Metadaten einer Publikation (neben bibliographischen und rechtlichen Daten sowie Volltextdaten) verstanden, die nur intern einsehbar sind. Über eine OAI-Schnittstelle des Publikationsservers werden Kostendaten über APCs für OpenAPC zur Verfügung gestellt und veröffentlicht. Zu Monitoring-Zwecken können Berichte automatisiert vom Publikationsserver gezogen werden. Damit hat die Universität Regensburg das virtuelle Informationsbudget mit Abdeckung der Kauf- und Lizenzierungskosten sowie Publikationsgebühren realisiert. Die Bereiche institutionelles Open-Access-Publizieren, wie etwa Personalkosten für das Bereitstellen eines Repositoriums, und sonstige Kosten, bspw. Buchbindung, werden dem Informationsbudget noch nicht zugeordnet. In den Nachfragen zum Vortrag von Herrn Deinzer zeigte sich der entscheidende Unterschied im Vorgehen zwischen den UBs von Duisburg-Essen, Bielefeld und Regensburg. Letztere nutzt kein Bibliothekssystem, sondern das institutionelle Repositorium zur Publikationskostenverwaltung, blockt kein Budget für eingereichte Artikel, da nur zur Veröffentlichung angenommene und damit kostenwirksame Publikationen erfasst werden, und bietet einen zentralen Rechnungsservice auch für dezentral anfallende Publikationskosten.

Einen wesentlichen Beitrag zum Aufbau von Informationsbudgets an Wissenschaftseinrichtungen leistet das Projekt „openCost“⁶, das von der DFG für drei Jahre gefördert und von den beteiligten Einrichtungen DESY, UB Regensburg sowie UB Bielefeld durchgeführt wird. Lisa-Marie Stein stellte dieses Projekt im Rahmen des Workshops vor. Im Zentrum stehen die automatisierte, standardisierte Lieferung und offene Bereitstellung von Publikationskosten und Verlagsvereinbarungen. Hierfür wird im ersten Schritt ein standardisiertes Metadatenformat für Publikationskosten jeglicher Art ausgearbeitet (APCs an OA- oder hybride Zeitschriften, Colour Charges, Page Charges, Submission Charges usw.), die Einzelfall-basiert oder im Kontext von Rahmenverträgen (Memberships, Deposits, Transformationsverträge etc.) anfallen können. Das sogenannte „openCost-Metadatenschema“ soll ein standardisiertes, maschinenlesbares Datenformat (zunächst in XML-Repräsentation) werden und es ermöglichen, in automatisierter Form Kostenauswertungen durchzuführen, so dass Kostentransparenz innerhalb einer Institution als auch Kostenvergleiche zwischen verschiedenen Institutionen gefördert werden. Das openCost-Metadatenschema wird in Zusammenarbeit mit nationalen und internationalen Partnern entwickelt, um nachhaltig diversen Anforderungen in der Kostenauswertung zu genügen. Alle Wissenschaftseinrichtungen sind eingeladen sich an der Entwicklung des openCost-Metadatenschemas zu beteiligen und es perspektivisch zum Monitoring von Publikationskosten in ihren internen wie auch nach außen offenen Systemen zu verwenden.

Publikationenmonitoring als Steuerungsinstrument

Untrennbar mit der Frage des Publikationskostenmonitoring ist das Monitoring der Publikationen selbst verbunden. Damit ist nicht nur die Erfassung der mit einer Rechnung verbundenen bibliographischen Angaben gemeint, sondern das Bestreben, Kenntnis über möglichst alle Veröffentlichungen der eigenen Hochschulangehörigen zu erlangen. Mit ihnen sind teilweise Kosten verbunden, von denen zentrale Organisationseinheiten nichts wissen, oder es werden erst durch die Open-Access-Transformation in der Zukunft Publikationskosten für vergleichbare Veröffentlichung anfallen.

Zum Einstieg in den letzten Teil des Workshops schilderte Stefanie Söhnitz, Bibliothekarin an der Hochschule Düsseldorf und dort in der Abteilung „Informationswissenschaftlicher Service“ tätig, wie Publikationen an ihrer Hochschule im Repositorium HSDopus (OPUS-System, Hosting beim KOBV) erfasst werden. Ausgehend von der Annahme, dass an HAWs viel weniger als an Universitäten publiziert werde, könnte mitunter die Schlussfolgerung aufkommen, dass insbesondere mit Blick auf Open Access keine Publikationskosten entstehen würden. An der Hochschule Düsseldorf wird eine Hochschulbibliographie aufgebaut, in der auch Informationen zu Publikationskosten in benutzerdefinierten Feldern (Corresponding Author, Fördernummer, Höhe der Publikationskosten etc.) und Sammlungen („Open-Access-Form“, „Agreement“) hinterlegt werden. Ausgewertet und visualisiert werden die bibliographischen Metadaten (inkl. Kostendaten) mittels des Geschäftsanalysedienstes „Microsoft Power BI“. Das Monitoring wird durch die Nutzung von Schnittstellen von ORCID und Unpaywall mit zusätzlichen Informationen angereichert. Auf diese Weise ist ein Monitoring-Dashboard⁷ für die Publikationstätigkeit und -kosten der Hochschule Düsseldorf entstanden, das aktuelle Daten zusammenfassend visualisiert und eine interaktive Auswertung ermöglicht. Das Monitoring an der HS Düsseldorf zeigt, dass dort rege und durchaus auch in renommierten Zeitschriften publiziert wird. Alle Schattierungen des Open Access haben ihren Platz; Publikationskosten und deren Finanzierung sind relevante Aspekte.

Im Anschluss berichtete Kerstin Klein, stellvertretende Bibliotheksleiterin an der TH Köln, über die Hochschulbibliographie auf Basis einer MyCore-Instanz. Als das Projekt „Digitale Hochschulbibliografie“ 2017 startete, standen das Forschungsmonitoring und die Sichtbarkeit der Publikationen der TH Köln im Vordergrund. Der Fokus hat sich zunehmend Richtung Publikationenmonitoring verschoben. Die Eintragung von Publikationen erfolgt direkt durch Wissenschaftler*innen, durch Meldung an die Bibliothek sowie über wöchentliche, automatisierte Scopus-Datenimporte. Um eine hohe Datenqualität sicherzustellen, werden alle Einträge durch Bibliotheksmitarbeitende überprüft und mit einer Personen-ID verknüpft. Derzeit sind schon verschiedene Statistiken generierbar, wie Publikationen pro Einrichtung, pro Person etc. Für die Abbildung der Zugangsrechte und Open Access verwendet die Bibliographie den COAR- Standard, wie vom KDSF (kurz für Kerndatensatz Forschung – dem Standard für Forschungsinformationen in Deutschland) empfohlen. Da die Benennungen in der jetzigen Form aber von den Anwender*innen teilweise missverstanden werden, wird es noch Anpassungen in diesem Bereich geben. Eine Verbindung der Publikationen mit den Publikationskostendaten, die durch die Beteiligung der Bibliothek am Rechnungsfreigabeprozess erhoben werden, ist derzeit noch nicht hergestellt.

Im letzten Vortrag des Workshops stellten Franziska Stanzel und Irene Barbers von der Zentralbibliothek des FZ Jülich den Open-Access-Monitor (OAM) vor und wie dieser für das Kostenmonitoring genutzt werden kann. Informationen zu APCs werden aus OpenAPC extrahiert und zentral in den OAM eingespielt. Zusätzlich können Bibliotheken die Anbindung von LAS:eR (Lizenz-Administrations-System für elektronische Ressourcen) an den OAM nutzen, um Subskriptionskosten sowie Kosten aus Read & Publish-Verträgen zu übertragen. Auf diese Weise kann der OAM als Dashboard bzw. als Open-Access-Barometer im Sinne des virtuellen Informationsbudgets genutzt werden. Eine sich anschließende Frage ist, wie das Bibliothekssystem Alma an den OAM angebunden werden kann, um den DH.NRW-Hochschulen die Meldung ihrer Subskriptionskosten an den OAM zu ermöglichen. Durch die Anpassung von Alma an die jeweils örtlichen Gegebenheiten ist eine hohe Individualität bzw. Variabilität zu konstatieren. Denkbar wären Abfragen über eine API oder Datenlieferungen per Alma-Reports. Hierbei wären sechs Merkmale pro Eintrag erforderlich (Verlag, ROR-ID, Lizenzname, Jahr, Laufzeit und Kosten in Euro) und sieben weitere optional (Kostenart, Konsortium, Zeitschriftenpaket u.a.). Die Bibliothek des FZ Jülich ist offen mit interessierten Bibliotheken die Möglichkeiten einer Anbindung von Alma an den OAM auszuloten und diese zu erproben.

Gewonnene Erkenntnisse und Ausblick

Am Ende des Tages haben die Workshop-Teilnehmenden einen Überblick darüber erhalten, wie einige Universitäten und Hochschulen in NRW und in weiteren Teilen Deutschlands Publikationen und deren Kosten erfassen, und welche Tools und Workflows dafür genutzt werden. Institutionelle Repositorien bzw. Publikationsserver sowie das Bibliothekssystem nehmen dabei eine zentrale Rolle ein. Jedoch ist die konkrete Ausgestaltung von Workflows und Tools von Einrichtung zu Einrichtung unterschiedlich. Eine immer wiederkehrende Herausforderung ist, die Zusammenarbeit mit der Finanzbuchhaltung produktiv zu gestalten und perspektivisch die Verbindung zum Forschungsinformationssystem herzustellen. Konsens ließ sich darüber erzielen, dass eine Zentralisierung von Services und Kostenerfassung im Sinne eines virtuellen Informationsbudgets, nicht jedoch eine Zentralisierung von Budgets im Sinne des integrierten Informationsbudgets umsetzbar ist.

Der Workshop hat den Teilnehmenden die Möglichkeit zum Erfahrungsaustausch und für Anregungen gegeben, wie Kostenmonitoring jenseits von Excel aussehen kann. Die Einführung von Alma bietet die Chance, bereits frühzeitig Publikationskosten-Workflows mitzudenken und vorzubereiten. Die Landesinitiative openaccess.nrw freut sich daher, die Anregung der Teilnehmenden aufzunehmen, einen weiteren Austausch nach dem Workshop zu ermöglichen. Daher wird eine regelmäßige Austauschrunde initiiert, zu der alle Akteur*innen, die mit Publikationskostenverwaltung und -monitoring befasst sind, herzlich eingeladen sind. Nähere Informationen werden über die openaccess.nrw-Mailingliste rechtzeitig bekanntgegeben.

Nina Schönfelder, Universitätsbibliothek Bielefeld, https://orcid.org/0000-0001-5294-5354

Zitierfähiger Link (DOI): https://doi.org/10.5282/o-bib/5948

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