Motivierender Austausch

Ein Bericht zur Open Access Staff Week in Dresden

Vom 29. bis zum 31. August 2022 fand die dritte Open Access Staff Week des Projekts open-access.network¹ statt, die vom Kommunikations-, Informations-, Medienzentrum (KIM) der Universität Konstanz zusammen mit der Sächsischen Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden (SLUB) und der Hochschule für Technik und Wirtschaft Dresden (HTWD) veranstaltet wurde. Open Access Professionals aus 15 Einrichtungen aus Deutschland und der Schweiz trafen sich drei Tage lang in Dresden. Nach zwei erfolgreichen virtuellen Staff Weeks, die pandemiebedingt online stattfanden, war diese die erste, die in Präsenz abgehalten werden konnte. Die Interaktion im physischen Raum wirkte sich positiv auf die Gruppendynamik aus und zielte darauf ab, die Zusammenarbeit zwischen den Einrichtungen zu stärken. Das Textlab der SLUB sowie die Bibliothek der HTWD gaben den Teilnehmenden einen geeigneten Rahmen für die inhaltlichen Programmschwerpunkte. Für Vernetzungs- und Abendveranstaltungen konnten schöne Lokalitäten in der Dresdner Alt- und Neustadt genutzt werden. Ein maßgeblicher Faktor für das Gelingen der Veranstaltung war die hohe Motivation sowie die grundsätzliche Offenheit und Bereitschaft aller Teilnehmenden, die nicht nur spannende Diskussionen, sondern ein gemeinsames, produktives Arbeiten an alltäglichen Problemstellungen zum Thema Open Access ermöglichte. Im Folgenden werden die Kernpunkte der Open Access Staff Week in Dresden beleuchtet.

 

Abb. 1: Visual der Open Access Staff Week in Dresden. Quelle: open-access.network

Inhaltliche Schwerpunkte

Einstieg, Green Open Access und Finanzierung

Die Leiterinnen der gastgebenden Bibliotheken, Katrin Stump und Petra-Sibylle Stenzel, sowie die Leiterin der thematisch zuständigen Abteilung Bestandsentwicklung der SLUB, Dr. Karolin Bove, zeigten bereits in ihren Eröffnungsvorträgen die Relevanz des Handlungsbereiches Open Access auf. Nach intensiven Kennenlernrunden am Nachmittag gab es einen fließenden Übergang in das Abendprogramm. Die Kuppelbesteigung der Frauenkirche, bei der sich ein schöner Blick über Dresden bei Sonnenuntergang bot, und ein abschließender Restaurantbesuch rundeten den ersten Tag ab.

Am Vormittag des zweiten Tages präsentierten verschiedene Referent*innen die vielfältigen Open-Access-Aktivitäten der SLUB. Den Anfang machte ein Vortrag zum Thema Zweitveröffentlichungsservices. Darin wurde aufgezeigt, dass der häufig vernachlässigte Grüne Weg² einen wichtigen Beitrag dazu leisten kann, den Anteil an Open-Access-Publikationen zu erhöhen. Mit der TU9³-weit abgestimmten, konsequenten Anwendung des geltenden Urheberrechts nach §38(4)⁴ ist es der SLUB möglich, Forschungsbeiträge aus Fachzeitschriften nach einem Jahr Embargofrist auf dem Publikationsserver Qucosa⁵ freizustellen. Der daran anschließende Vortrag widmete sich dem Thema Diamond Open Access. Ein Weg, mit dem auf der einen Seite sehr hohe Erwartungen als Alternative zum APC-Geschäftsmodell verbunden werden, der sich aber auf der anderen Seite, wie kürzlich von Dellmann et al.⁶ herausgearbeitet, begrifflich nur sehr schwer fassen lässt. Der Vortrag bezog sich daher sehr konkret auf den Auf- und Ausbau der eigenen Publikationsinfrastruktur. In diesem Kontext wurde von den Referentinnen die besondere Bedeutung der Kooperation und Kollaboration zwischen den verschiedenen, über den Publikationsprozess verbundenen Akteur*innen zugemessen. Im Rahmen der gestiegenen Bedeutung von Zeitschriften im Diamond Open Access müssen die entsprechenden Services als einrichtungsübergreifende Arbeitsaufgabe wahrgenommen und umgesetzt werden. Ein solches Umdenken ist beim Herausgeben von Büchern nicht zwingend erforderlich. Die in diesem Feld aktiven Bibliotheken begreifen sich – historisch gewachsen – sehr oft als klassische Universitätsverlage, deren Angebote die Angehörigen der eigenen Einrichtungen adressieren. Obwohl das Thema als herausfordernd in der Umsetzung wahrgenommen wird, erkennen die Teilnehmenden darin eine nachhaltige Alternative zum Publizieren in der kommerziellen Verlagslandschaft.

Anschließend folgte ein Block zum Thema Finanzierung. Alle Teilnehmenden hatten im Vorfeld die Möglichkeit, ihre Erwartungen und Wünsche an das Programm zu nennen. Diese Wünsche spiegelten in Teilen die sehr spezifischen Ausgangsbedingungen der jeweiligen Einrichtungen (Größe, Erfahrungen in bestimmten Serviceangeboten) sowie die Arbeitsschwerpunkte wider. Über alle Varianzen hinweg wurden die in Verbindung stehenden Themen Open-Access-Finanzierung sowie das Kosten- und Publikationsmonitoring als besonders relevant bezeichnet. Seitens der Teilnehmenden bestanden in diesen Handlungsfeldern sehr unterschiedliche persönliche und einrichtungsspezifische Vorerfahrungen. Die SLUB kann auf eine vergleichsweise lange Erfahrung in der Finanzierung von Open-Access-Zeitschriftenartikeln zurückgreifen. Der von der SLUB verwaltete Publikationsfonds der TU Dresden wurde bereits im Jahr 2013 eingerichtet und entwickelte sich bis Ende 2021 dynamisch zu einem der zehn größten und insbesondere kosteneffizientesten Fonds in Deutschland.⁷ Im Vortrag wurde am Beispiel der SLUB die Abhängigkeit der Finanzierungspraxis von den Entwicklungsprozessen am Publikationsmarkt herausgestellt. Bei der Finanzierung von Büchern wird versucht, Fehler aus der Finanzierung von Zeitschriftenbeiträgen zu vermeiden. Statt pauschaler Publikationsgebühren in Form von sogenannten Book Processing Charges wird über eine verpflichtende Selbstauskunft der Verlage versucht, die vom Verlag erbrachten Arbeitsschritte leistungsgerecht zu finanzieren. Ein Beitrag zum Kosten- und Publikationsmonitoring rundete den Vormittag ab. Neben verschiedenen strukturellen und technischen Herausforderungen hoben die Referenten den Mehrwert offener Dateninfrastrukturen hervor. So nutzt die SLUB seit vielen Jahren im Publikationsmonitoring die Daten aus Crossref, DataCite, Unpaywall, dem DOAJ oder OpenCitations zur Anreicherung der Grunddaten aus den bibliografischen Datenbanken Web of Science und Scopus. Mit der Freistellung des Microsoft Academic Graph über die Initiative OpenAlex⁸ erscheint es perspektivisch möglich, sich aus der Abhängigkeit der großen kommerziellen Anbieter zu lösen. Damit verbunden ist der Wunsch, die hohen Lizenzgebühren der kommerziellen Anbieter in die Unterstützung und Verbesserung der offenen Infrastrukturprojekte umzulenken. Dass dieser Wunsch Gestalt annehmen kann, zeigten anschauliche Beispiele: Das entsprechende Know-how vorausgesetzt, kann OpenAlex schon heute für das offene und transparente Publikationsmonitoring an großen und auch kleinen Einrichtungen eingesetzt werden. Trotz der hohen Informationsdichte zeigten die Rückfragen der Teilnehmenden und intensive Diskussionen, dass die Themensetzung auf großes Interesse stieß.

Austausch mit Forschenden

Der Nachmittag des zweiten Tages fokussierte sich auf die Open-Access-Aktivitäten, die an der Hochschule für Technik und Wirtschaft Dresden (HTWD) verfolgt werden. Zunächst bekamen die Teilnehmenden eine Führung durch das helle und innovative Bibliotheksgebäude.

In einem einführenden Vortrag sprachen die Referentinnen der HTWD über Herausforderungen, die sich speziell für die kleineren Bibliotheken im Rahmen der Open-Access-Transformation ergeben. Herauszuheben ist hierbei der in der Einrichtung verfolgte kooperative Ansatz, der sich besonders in der engen Zusammenarbeit zwischen der Bibliothek und dem Prorektorat für Forschung und Transfer zeigt. In einer Gruppenarbeit wurde daran anschließend über real aufgetauchte Open-Access-Fragestellungen in der Beratung und Begleitung von Wissenschaftler*innen diskutiert und Lösungsansätze ausgearbeitet, um bestehende Unsicherheiten und Unklarheiten bezüglich Renommee, Qualitäts­sicherungsprozess und Kosten von Open-Access-Veröffentlichungen auflösen zu können.

In einer einstündigen Podiumsdiskussion stellten sich abschließend drei Forschende der HTWD, darunter der Prorektor für Forschung und Transfer, den Fragen der Open Access Professionals und gaben Einblicke in ihre Sichtweise zum Thema Open Access. Besonders die momentanen DEAL-Einreichungsprozesse für hybride Publikationen wurden hierbei von den Diskutanten als publikationsfördernd wahrgenommen, während jedoch eine generelle Publikation in Open-Access-Zeitschriften, hauptsächlich aufgrund der Reputationsfrage bei Erstveröffentlichungen von Nachwuchsforscher*innen, eher skeptisch gesehen wurde. Einstimmigkeit herrschte sowohl bei den Teilnehmenden als auch den Professoren darüber, dass innerhalb von Bibliotheken bereits jetzt alle notwendigen Kompetenzen vereint sind, um den Transformationsprozess nicht nur zu begleiten, sondern auch aktiv zu steuern und zu leiten.

 

Abb. 2: Twitter-Post am 30. August 2022 zur Podiumsdiskussion an der HTWD. Quelle: open-access.net, Twitter, <https://twitter.com/openaccessnet/status/1564620519936348170>, Stand: 21.12.2022.

Strategieworkshop

Um die Transformation des Publikationssystems zu beschreiten, benötigt es in den Einrichtungen und über die Einrichtungsgrenzen hinweg eine Verständigung, welche Ziele über das Open-Access-Publizieren erreicht werden sollen und wie diese Ziele mit den verfügbaren Budgets und Personalressourcen erreicht werden können. In diesem Verständigungsprozess können Open Access Professionals eine gestaltende Rolle übernehmen.

Vor diesem Hintergrund wurde der letzte Tag der Open Access Staff Week in Dresden ganz den Themen Strategie und Kommunikation gewidmet. Die Konzeption des Workshops orientierte sich an den Bausteinen unternehmerischer Strategieentwicklung⁹. Das Ziel war hier, durch gezieltes Betrachten der verschiedenen inneren und äußeren Einflussfaktoren konkrete Ansatzpunkte für einen anzustoßenden Strategieprozess in der eigenen Einrichtung zu identifizieren. Zum Einstieg in das aktive Arbeiten wurde durch Handzeichen erfasst, welche der teilnehmenden Einrichtungen bereits über eine Open-Access-Strategie verfügen und wer den Eindruck hat, tatsächlich strategisch zu agieren. Ein Perspektivwechsel, den die Teilnehmenden im ersten Themenblock „Sachstand/Markt­umfeld“ vollzogen, half, die Interessen der verschiedenen beteiligten Akteur*innen (Bibliotheken, Hoch­schulleitungen, Forschende, Gesellschaft, Politik, Forschungsförderer sowie Verlage) im Open-Access-Paradigmenwechsel zu identifizieren. Dies ermöglichte ein Herausfiltern von deren Zielen und den damit verbundenen Chancen und Risiken für den Anstoß eines Transformationsprozesses. Nach dieser IST-Analyse wurden die Schlüsselpassagen der Budapester sowie der Berliner Erklärung in Erinnerung gerufen, bevor in der Gruppe gemeinsame Wertevorstellungen, ein Zukunftsbild der Publikationslandschaft und die Mission der Bibliotheken erarbeitet wurden. Diese stellen den Kernpunkt einer Strategie dar und sämtliches Handeln sollte daraus abgeleitet werden. Wie diese erarbeitete Vision praktisch umgesetzt werden kann, wurde im Themenblock „Geschäftsmodell/Open Access Services“ erörtert. So diskutierten die Teilnehmenden darüber, welche Zielgruppen erreicht werden sollen, welche Services benötigt werden und wie über Kooperationen Synergieeffekte erzielt werden können. Dabei wurden die unterschiedlichen Einrichtungsgrößen in dieser Diskussion durch eigene Zuordnung der Teilnehmenden in die jeweilige Gruppe berücksichtigt. Im letzten Themenblock „Strategische Initiativen und Maßnahmen“ wurden neben angepassten Service-Angeboten auch konkrete Kommunikationsmaßnahmen für die anfangs identifizierten Gruppen der Akteur*innen in der Open-Access-Transformation zusammengetragen. So kontaktiert man Forschende beispielsweise gut auf Veranstaltungen, die sie ohnehin besuchen, Hochschulleitungen aber überzeugt man gut mit Hilfe von aussagekräftigen Kennzahlen. In diesem Zusammenhang wurde deutlich, dass zum einen sehr unterschiedliche Kommunikationskanäle bedient werden und zum anderen unterschiedliche Schwerpunkte thematisiert werden müssen, um alle Beteiligten passgenau erreichen zu können.

 

Abb. 3: Ergebnis-Flipcharts des Strategie-Workshops. Quelle: open-access.network

Präsenz vs. Online Staff Week

Nachdem das Projekt open-access.network im März und Dezember 2021 zwei erfolgreiche Online Staff Weeks durchgeführt hatte, sorgte die Veranstaltung vor Ort in Dresden für eine Umstellung in der Planung. Statt Online-Tools musste ein geeigneter Ort gefunden werden, statt Technik-Anleitungen zu schreiben mussten Beamer und Flipchart besorgt und statt Care-Paketen ein Catering bestellt werden. Das Textlab der SLUB Dresden bot neben einem gemeinsamen Konferenzraum zusätzliche Tische und Sitzgelegenheiten für Gruppenarbeiten und war damit ideal für das interaktive Programm geeignet.

Inhaltlich unterschied sich die Ausgestaltung der Staff Week vor Ort kaum von der Online-Variante. Das dreitägige Programm enthielt eine Mischung aus Impulsvorträgen, Diskussionen und Gruppenarbeiten, das ebenso im interaktiven Tool gathertown wie auch in Präsenz stattfinden konnte. Daher ist der Informationscharakter bei beiden Varianten als gleichwertig einzustufen. Auch bei der Motivation der Teilnehmenden war kein Unterschied zu erkennen, diese waren sehr aktiv und mit hoher Bereitschaft beteiligt. Allerdings tat es der Gruppendynamik in Präsenz sehr gut, dass durch die Ortsgebundenheit eine gewisse Verbindlichkeit zur Teilnahme an allen Sessions gegeben war. Online, bei der Teilnahme in den eigenen vier Wänden, herrschte mehr Ablenkung, die leichter zu Unaufmerksamkeit oder nur punktueller Teilnahme führen konnte. Gleichzeitig bringt diese Ortsgebundenheit aber auch einen Mehraufwand für die Teilnehmenden mit sich und erfordert mehr zeitliche Kapazitäten z. B. für die An- und Abreise.

Darüber hinaus ist es in beiden Formaten gelungen, Vernetzung und Austausch zwischen den Beteiligten zu fördern. Gruppenbildende Maßnahmen wie Warm-Ups und Speed-Dating wurden gerne angenommen. Zudem zeigte sich in Präsenz eine höhere Teilnahme an den Abendveranstaltungen, die neben den gemeinsamen Abendessen auch kulturelle Aktivitäten in der Stadt umfassten. Alles in allem haben beide Varianten Vor- und Nachteile, wobei das Gemeinschaftsgefühl vor Ort stärker ausgeprägt war.

Fazit

Die Open Access Staff Week in Dresden wurde von den Teilnehmenden als „Motivationswelle“ beschrieben. Drei Tage lang hat die Gruppe gemeinsam große und kleine Fragen und Herausforderungen zum Thema Open Access diskutiert, von Finanzierungsfragen und Diamond Open Access über Beratungsanfragen bis hin zu strategischen Überlegungen. Dabei haben die SLUB und die HTWD aus ihrer jeweiligen Praxis vielfältige und wichtige Impulse gegeben. Aufgrund des Vernetzungscharakters diente die Veranstaltung nicht nur dem Wissensgewinn, sondern auch dem Austausch der Einrichtungen untereinander. So hieß es z. B. von einer Teilnehmerin: „Ich weiß jetzt, an wen ich mich mit meinen Fragen wenden könnte, jetzt kenne ich die Personen dazu“. Positive Rückmeldungen wie diese bestätigen uns darin, die Open Access Staff Week als gelungene Präsenz-Veranstaltung zu werten. Das wohlwollende Feedback sowie konstruktive Kritik nehmen wir gerne in die Planung der nächsten (abermals in Präsenz stattfindenden) Staff Week auf.

Elfi Hesse, Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden, https://orcid.org/0000-0001-5085-5048
Andreas Kirchner, Kommunikations-, Informations-, Medienzentrum (KIM) der Universität Konstanz, https://orcid.org/0000-0002-9662-5376
Rebecca Krentz, Hochschule für Technik und Wirtschaft Dresden, https://orcid.org/0000-0002-2387-8057
Hannah Schneider, Kommunikations-, Informations-, Medienzentrum (KIM) der Universität Konstanz, https://orcid.org/0000-0001-7865-6913
Michael Wohlgemuth, Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden, https://orcid.org/0000-0002-7280-5284

Zitierfähiger Link (DOI): https://doi.org/10.5282/o-bib/5911

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