Publikationskosten für Zeitschriftenartikel abseits von Open-Access-Publikationsfonds – Lost in Transformation?

Claudia Frick, Zentralbibliothek Forschungszentrum Jülich GmbH
Christian Kaier, Universitätsbibliothek Graz

Zusammenfassung

Mit der Etablierung von Open Access als Standardmodell des wissenschaftlichen Publizierens verlagert sich der Fokus von Subskriptions- auf Publikationskosten. Die zuverlässige und vollständige Erfassung dieser Kosten stellt eine große Herausforderung für Bibliotheken und Institutionen dar. Gründe dafür sind dezentrale Rechnungsworkflows, unterschiedliche Kostenmodelle, Nebengebühren, ein Nebeneinander von Einzel- und Pauschalgebühren und die Vermischung von Subskriptions- und Publikationskosten. Der vorliegende Beitrag analysiert zunächst die Vielfalt der unterschiedlichen Ausgaben für Artikel in wissenschaftlichen Zeitschriften. Im Anschluss zeigt er zwei Ansätze der Erfassung von dezentralen Publikationskosten auf, die zu einer besseren Steuerung und mehr Transparenz der Ausgaben für das Publizieren beitragen.

Summary

While Open Access is being established as the standard model of scholarly publishing, the focus is shifting from subscription to publication costs. Identifying and allocating these costs in a complete and reliable way poses major challenges to both libraries and institutions. This is due to decentralized invoicing workflows, various business models, supplementary publishing fees, and a coexistence of individual and lump-sum publishing fees as well as a mixing of subscription and publication costs. This article first outlines the wide range of different publication costs for journal articles. It subsequently presents two approaches for compiling dispersed publication costs to ensure better management and more transparency of the expenses involved in scholarly publishing.

Zitierfähiger Link (DOI): https://doi.org/10.5282/o-bib/5586

Autorenidentifikation:
Frick, Claudia: GND: 111651365X; ORCID: https://orcid.org/0000-0002-5291-4301
Kaier, Christian: GND: 1135196508; ORCID: https://orcid.org/0000-0002-8750-6666

Schlagwörter: Open Access, Publikationsgebühren, Publikationskosten, Buchhaltung, Controlling, Monitoring

Dieses Werk steht unter der Lizenz Creative Commons Namensnennung 4.0 International.

1. Einleitung

Der Wandel zu Open Access im wissenschaftlichen Publikationswesen rückt durch eine wachsende Zahl von Initiativen, Open-Access-Abkommen mit Verlagen und neuartige Publikationsmodelle in greifbare Nähe. In diesem Kontext stellen sich Fragen zu den Methoden der Transformation, zu deren Finanzierung und insbesondere zum Umgang mit den vielen unterschiedlichen Wegen zum Ziel.

Stark steigende und intransparente Preise für wissenschaftliche Zeitschriften waren und sind ein zentrales Argument der Open-Access-Bewegung, die sich neben dem freien Zugang zu wissenschaftlicher Literatur auch für Transparenz bei den Ausgaben und für den effizienten Einsatz öffentlicher Gelder im Bereich des wissenschaftlichen Publizierens einsetzt. Im Gegensatz zu diesen Forderungen wird die Erhebung und Analyse der tatsächlich anfallenden Ausgaben für Open Access jedoch zunehmend schwieriger. Die Ursachen hierfür sowie zwei unterschiedliche Lösungsansätze zur zentralen Erfassung von Publikationskosten sind Gegenstand dieses Beitrags.

Für Gold-Open-Access-Publikationen sind häufig Publikationsgebühren zu entrichten, die sogenannten Article Processing Charges (APCs), die in der Regel von den Institutionen der Publizierenden zu tragen sind.1 Zahlreiche Institutionen haben Open-Access-Publikationsfonds eingerichtet, die diese Gebühren unter bestimmten Bedingungen übernehmen.2 Typische Förderbedingungen sind etwa, dass der Corresponding Author Angehöriger der jeweiligen Wissenschaftseinrichtung und die Zeitschrift im Directory of Open Access Journals (DOAJ) gelistet ist.3 Zahlungen aus Publikationsfonds werden zentral abgewickelt, sind gut nachvollziehbar und werden auf Plattformen wie Open APC öffentlich zugänglich dokumentiert.4

Naturgemäß schließen Förderbedingungen von Publikationsfonds, ebenso wie einige Verlagsabkommen, eine Reihe unterschiedlicher Ausgaben für Publikationen von der Finanzierung aus.5 Diese Ausgaben, darunter Nebengebühren wie Colour Charges, Submission Charges oder Page Charges,6 werden in der Folge meist dezentral getragen, fallen also an ganz unterschiedlichen Stellen in einer Institution an und sind daher oft nicht bekannt. Die Höhe dieser dezentral bezahlten Gebühren – und damit auch die Gesamtausgaben für das Publizieren an einer Institution – kann derzeit meist nur geschätzt werden. Ein zentrales Monitoring von Publikationsgebühren findet bisher nur an wenigen Institutionen statt.7 In der Folge können auch zentrale Stellen, die ein solches Monitoring übergreifend ermöglichen sollen, wie beispielsweise der Open-Access-Monitor8 für Deutschland, diese Ausgaben nicht darstellen.

Immer öfter sind die Gebühren für eine Publikation gar nicht mehr direkt feststellbar: Beispielsweise werden Open-Access-Publikationen zunehmend über Verlagsabkommen pauschal verrechnet. Diese können unter anderem auf einer Kombination aus Zugriffs- und Publikationszahlung („Read-&-Publish“ bzw. „Publish-&-Read“) basieren und bringen im Vergleich zu Einzelzahlungen für Publikationen zwar eine wesentliche Effizienzsteigerung in der Abwicklung, jedoch auch neue administrative Verfahren mit sich und machen es zugleich schwieriger, die tatsächlichen Ausgaben pro Publikation zeitnah oder überhaupt zu ermitteln.

Der angestrebten Transparenz für Open-Access-Zeitschriftenartikel stehen somit insbesondere zwei Hindernisse entgegen: dezentrale und damit von der Bibliothek nicht erfasste Ausgaben sowie Pauschalausgaben aus Open-Access-Verlagsabkommen, die nicht auf Artikelebene umgerechnet werden können.

Das Nebeneinander und die Komplexität verschiedener und immer neuer Modelle stellen sich als große und derzeit noch ungelöste Herausforderung für Monitoring, Controlling und Analyse durch Forschungseinrichtungen und Bibliotheken dar.9

Scheinbar einfache Fragen, etwa wie viel an einer Einrichtung für das Publizieren bezahlt wird oder was für eine konkrete Open-Access-Publikation tatsächlich ausgegeben wurde, können in der Praxis vielfach nicht beantwortet werden. Fundierte Daten darüber sind aber nicht nur in Hinblick auf die angestrebte Transparenz, sondern auch für eine bessere Verhandlungsposition gegenüber Verlagen essenziell.10 Eine Kombination dieser Daten mit den Ausgaben für Subskriptionen ist darüber hinaus auch im Hinblick auf eine Verschiebung von Subskriptions- zu Publikationsausgaben erstrebenswert.11 Mithilfe einer genauen Kenntnis aller Publikationsausgaben und ihrer Entwicklung würden sich die erhofften Einsparungen durch Open Access bewusst realisieren und nachvollziehen lassen.12

Dieser Beitrag gibt zunächst einen Einblick in die Vielfalt der Publikationsausgaben, wobei insbesondere auf Ausgaben eingegangen wird, die bei der Publikation von Zeitschriftenartikeln bei externen Dienstleistern wie Verlagen anfallen. Im Anschluss werden die unterschiedlichen Ansätze des Forschungszentrums Jülich und der Universität Graz zum Umgang mit dieser Vielfalt und zur Verbesserung der Kostentransparenz im Bereich des wissenschaftlichen Publizierens vorgestellt.

2. Die Kosten des Publizierens

Bei den verschiedenen Ausgabenarten mit Bezug zu wissenschaftlichen Zeitschriften in Bibliotheken lassen sich in der Regel zwei große unterschiedliche Finanztöpfe ausmachen, aus denen diese finanziert werden: der Erwerbungsetat und der bereits angesprochene Publikationsfonds. Ersterer wird klassischerweise für die Subskription von Zeitschriften genutzt, also für den Lesezugriff auf wissenschaftliche Publikationen. Letzterer wird in der Regel zur Bezahlung von Publikationen in Gold-Open-Access-Zeitschriften verwendet.13 Diese beiden Ausgabenarten werden meist durch die Bibliothek abgewickelt, wo ein Überblick über deren Gesamtheit herrscht.

Die Max Planck Digital Library (MPDL) hat in ihrem Whitepaper berechnet, dass für jeden Zeitschriftenartikel im aktuellen System zwischen 3.800 und 5.000 € ausgegeben werden.14 Die tatsächlichen Ausgaben pro Artikel könnten sogar noch darüber liegen, wenn man weitere Ausgaben berücksichtigt, die an einer Wissenschaftseinrichtung neben den reinen Subskriptionsausgaben häufig getätigt werden, wie z.B. APCs oder Colour Charges. Um diese Ausgaben besser einordnen zu können, folgt ein Überblick aller momentan mit dem Publizieren verbundenen Kosten. Die Abbildungen 1 und 2 stellen eine breite Palette von mit dem Publizieren verbundenen Ausgaben sowie deren Zusammenhänge dar. Ausgeklammert ist die reine Erwerbung und Lizenzierung von Literatur.

Bei den in Abbildung 1 enthaltenen Publikationskosten handelt es sich um Ausgaben, die im Zusammenhang mit dem Publizieren wissenschaftlicher Artikel an externe Dienstleister, meist klassische Verlage, gezahlt werden. Dabei kann zwischen Publikationsgebühren und Pauschalen unterschieden werden. Während Publikationsgebühren direkt einer konkreten Publikation zugeordnet werden können, ist dies bei Pauschalen, die auch Vorauszahlungsmodelle genannt werden können, nicht oder aber erst im Nachhinein möglich.

Unter die Pauschalen (Abb. 1, unten) fallen beispielsweise sogenannte Big Deals oder auch Publish-&-Read-Abschlüsse, wie die DEAL-Verträge in Deutschland15 oder Konsortialverträge in Österreich.16 Dabei handelt es sich häufig um eine kombinierte Zahlung für das Publizieren und das Lesen von Artikeln in bestimmten Subskriptionszeitschriften oder bei bestimmten Verlagen, also hybrider Open Access oder auch Transformationsverträge. Solche Verträge werden von einzelnen Einrichtungen oder von Konsortien abgeschlossen, denen Einrichtungen beitreten können. Es gibt jedoch auch All-In-Verträge, wie es beispielsweise bei den DEAL-Verträgen mit Wiley und Springer Nature der Fall ist. Zu Beginn der Vertragslaufzeit wird dabei in der Regel ein fester Betrag gezahlt, der z.B. auf dem zu erwartenden Publikationsaufkommen beruht und der, im Gegensatz zu einer Publikationsflatrate, jährlich oder nach Ende der Vertragslaufzeit in Form einer Rück- oder Nachzahlung korrigiert wird. Aus diesem Grund und weil die Anzahl der tatsächlich publizierten Artikel erst im Nachhinein bestimmt werden kann, können die exakten Kosten pro Artikel im Rahmen einer solchen Pauschale nicht sofort beziffert werden. Zumindest kennt die Bibliothek die Konditionen und Kostenmodelle dieser Verlagsabkommen und kann die anfallenden Kosten zentral nachweisen.

Unter Publikationsgebühren (Abb. 1, oben) fallen alle Publikationskosten, die direkt mit einer konkreten Publikation in Verbindung gebracht werden können und einzeln oder in Form von Sammelrechnungen bearbeitet werden. Neben den bereits genannten APCs für das Publizieren in Gold-Open-Access-Zeitschriften sind dies insbesondere APCs für hybride Artikel. In der Praxis fallen jedoch auch ganz andere Kosten an. So berechnen einige Verlage bereits bei der Einreichung eines Artikels Submission Charges, häufig fallen Kosten für Überlänge oder generell pro Seite an, sogenannte Page Charges. Auch heute noch werden für die Verwendung von Farbabbildungen in einer Publikation teilweise sogenannte Colour Charges berechnet, oder es müssen für Abbildungen oder Tabellen, die aus anderen Veröffentlichungen übernommen wurden, mitunter kostenpflichtig Rechte für die Weiterverwendung erworben werden.

Alle genannten Publikationsgebühren und Pauschalen in Abbildung 1 sind Gegenstand dieses Artikels. In diesem Beitrag nicht behandelt werden hingegen die in Abbildung 2 angeführten Publikationskosten. Darunter fallen Ausgaben für Buchpublikationen (Abb. 2, oben), Fördermodelle für Open Access (Abb. 2, unten) und institutionsinterne Publikationsausgaben (Abb. 2, Mitte). Zu letzteren zählt beispielsweise das Hosting von Platinum-Open-Access-Zeitschriften, also die Bereitstellung von Open-Access-Zeitschriften, für die keine APCs erhoben werden. Auf diese Kosten wird aus Gründen der Übersichtlichkeit hier nicht näher eingegangen. Ebenso bleiben Personalausgaben, die mit den unterschiedlichen Modellen verbunden sind, wie für das Management von Publikationsfonds, die Abwicklung von Rechnungen und Verlagsabkommen, in diesem Beitrag ausgeklammert. Im Sinne der Kostentransparenz und der Vollständigkeit halber sind diese jedoch nicht zu vernachlässigen.

Abb. 1: Dargestellt sind die in diesem Artikel behandelten Publikationskosten. Dabei handelt es sich um jene Publikationskosten für Artikel, die an externe Anbieter gezahlt werden. Aufgeführt sind jeweils nähere Erklärungen oder Beispiele und eine Darstellung, wie klassischerweise die verschiedenen Kosten getragen werden.17

Abb. 2: Dargestellt sind die in diesem Artikel nicht behandelten Publikationskosten. Dabei handelt es sich um interne Publikationskosten, Fördermodelle für Open Access und Kosten für Buchpublikationen. Aufgeführt sind jeweils nähere Erklärungen oder Beispiele und eine Darstellung, wie klassischerweise die verschiedenen Kosten getragen werden.

Wenden wir den Blick den Publikationskosten für Artikel bei externen Anbietern zu (Abb. 1), kann man im Sinne der Kostentransparenz zwei unterschiedliche Varianten ausmachen: Ein Teil der Publikationskosten wird zentral über die Bibliothek finanziert, ein anderer Teil dezentral beispielsweise über Institute, Fachbereiche oder Projekte. Werden die Publikationskosten nicht durch die Bibliothek finanziert, werden jene oft nicht von dieser abgewickelt und sind somit nicht zentral bekannt. Dies kann einen Verlust von Information und Transparenz bedeuten. Wie groß der Anteil der durch dezentrale Finanzierung nicht transparenten Publikationskosten an den gesamten Publikationskosten sein kann, wird im Folgenden am Beispiel des Forschungszentrums Jülich betrachtet.

Am Forschungszentrum Jülich wurden im Jahr 2018 rund 439.700 € für 290 Publikationen gezahlt.18 Das macht im Mittel etwas über 1.500 € pro Publikation. Davon entfallen 276.000 €, also rund 63 %, auf APCs für Gold-Open-Access-Artikel und rund 163.700 € (37 %) auf andere Publikationsgebühren.19 Die von der MPDL aufgestellte und von Pinfield aufgegriffene Vorstellung, dass die Gesamtausgaben für Publikationen sich aus den Ausgaben für Subskriptionen und den APCs für Gold-Open-Access-Artikel zusammensetzen, greift in diesem Beispiel also deutlich zu kurz.20 Das Open-Access-Barometer des Forschungszentrums Jülich zeigt, dass die Gesamtausgaben für Publikationen im Jahr 2018 sich aus 74 % Lizenzgebühren, 16 % APCs für Gold-Open-Access-Artikeln, 9 % anderen Publikationsgebühren und 1 % Transformationsausgaben zusammensetzten.21 Die 1 % Transformationsausgaben beinhalten beispielsweise Ausgaben wie Publikationsflatrates oder Konstrukte wie SCOAP³.22 Ginge man nach Pinfield und der MPDL, so würden also 10 %23 der Ausgaben des Forschungszentrums nicht als Ausgaben für Publikationen berücksichtigt, was auch im Whitepaper der MPDL der Fall war.24

Insgesamt ist die Welt der Publikationskosten und der Zahlungsmodelle komplex und wird immer komplexer. Bei einigen Modellen lassen sich die Ausgaben pro Artikel erst retrospektiv bestimmen, bei anderen ist die tatsächlich gezahlte Publikationsgebühr, auch wenn es eine APC ist, nicht vorher bekannt oder transparent. Verlage gewähren Rabatte und vergeben Gutschriften und Waiver an Publizierende oder Begutachtende. Auch einzelne Bitten um Reduktion von Publikationsgebühren, weil die Förderrichtlinie des Publikationsfonds beispielsweise eine Deckelung der Kosten beinhaltet, werden von Verlagen durchaus umgesetzt. Schließlich müssen auch Bankgebühren und Steuern berücksichtigt werden. Die Annahme, dass die vom Verlag für eine Zeitschrift angegebene APC den tatsächlich gezahlten Publikationsgebühren entspricht, ist daher genauso unzutreffend wie die Annahme, dass der Listenpreis für eine Subskriptionszeitschrift der tatsächlich gezahlten Lizenzgebühr entspricht.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es die vielfältigen Modelle und Workflows, diverse Nebengebühren und insbesondere die meist dezentrale Finanzierung und Bearbeitung von Publikationsgebühren jenseits von APCs für Gold-Open-Access-Artikel immer schwieriger machen, den Gesamtüberblick zu behalten und die Transparenz der Ausgaben für Publikationen herzustellen. Wären 2018 nur jene Publikationsgebühren in der Bibliothek des Forschungszentrums Jülich erfasst worden, für die der Publikationsfonds zentral aufkam, so wären, wie oben bereits dargelegt, etwa 37 % der Publikationsgebühren nicht zentral erfasst und damit intransparent. Dass diese Publikationsgebühren trotz dezentraler Finanzierung dennoch zentral durch die Bibliothek erfasst werden konnten, liegt an einem speziellen Lösungsansatz, der im folgenden Abschnitt, neben dem Ansatz der Universität Graz, vorgestellt wird.

3. Lösungsansätze zur Kostentransparenz

Am Forschungszentrum Jülich und an der Universität Graz wurden in den letzten Jahren unterschiedliche Lösungen konzipiert und umgesetzt, die zu einer besseren und möglichst vollständigen Erfassung von Publikationsausgaben und damit auch zur Transparenz und Sichtbarkeit der Gesamtausgaben für das Open-Access-Publizieren beitragen sollen. Diese konkreten Umsetzungsbeispiele sollen verdeutlichen, wie mit der Problematik umgegangen werden kann.

Der grundsätzliche Unterschied zwischen den beiden Einrichtungen im Hinblick auf das Publikationsaufkommen besteht darin, dass das Forschungszentrum Jülich naturwissenschaftlich-technisch orientiert ist und das Publizieren in Zeitschriften somit den Regelfall darstellt, während die Universität Graz fachlich breiter aufgestellt ist und Buchpublikationen einen größeren Anteil der Gesamtpublikationen darstellen. In beiden Einrichtungen wird jedoch nur ein Teil der Publikationskosten durch die Bibliothek finanziert. Daher wurden an beiden Einrichtungen Strategien entwickelt, um die abseits der Bibliothek und somit dezentral bezahlten Publikationsausgaben besser erfassen und damit auch nachweisen zu können. Diese werden in den folgenden Unterkapiteln dargestellt.

3.1. Forschungszentrum Jülich: Service und zentrale Bearbeitung

Die Zentralbibliothek des Forschungszentrums Jülich dient als zentrale Stelle, über die alle Rechnungen im Zusammenhang mit Publikationen laufen. Publizierende, andere Verantwortliche in den Instituten des Forschungszentrums wie Wissenschaftskoordinierende und die Finanzabteilung nutzen die zentral angebotenen Kontaktkanäle und tragen so zur zentralen Erfassung bei.

In der Zentralbibliothek selbst ist die Bearbeitung der Publikationsgebühren in einem Team mit der Beratung für Publizierende zu Themen wie Open Access, Predatory Publishing und Copyright mit dem Betrieb des institutionellen Repositoriums und dem hauseigenen Verlag angesiedelt. Publizierende werden so von der Einreichung einer Publikation bis zur finalen Veröffentlichung von einem Team betreut. Das Team selbst ist wiederum zusammen mit dem Team Lizenzmanagement in einem Fachbereich zusammengefasst. Dies ermöglicht eine enge Kooperation insbesondere bei Verlagsabkommen mit Publish-&-Read-Abschlüssen.

Zur kompletten Bearbeitung und Erfassung aller Rechnungen von Publikationsgebühren sind gewisse Kompetenzen und Arbeitsabläufe innerhalb des Teams entstanden. Von der Kontrolle der Rechnungen beim ersten Eingang über den Umgang mit der Finanzsoftware des Forschungszentrums, der Archivierung der Rechnungen und der Speicherung der wichtigsten Metadaten sowie Kostendaten im institutionellen Repositorium bis hin zur Nachverfolgung einer Rechnung vom Eingang bis zur Zahlung ist das Team erfahren und hat seine eigenen Prozesse etabliert, die regelmäßig überprüft und überarbeitet werden. Darauf aufbauend hat sich ein einfaches Servicekonzept entwickelt, welches den Publizierenden und allen Beteiligten einen möglichst niederschwelligen Zugang bietet.

Publizierende, die eine Rechnung über Publikationsgebühren erhalten, übersenden diese elektronisch an eine zentrale E-Mail-Adresse oder auf Papier an die Zentralbibliothek. Diese kümmert sich um den gesamten restlichen Ablauf. Durch Rahmenverträge mit zentraler Rechnungsstellung kommen viele Rechnungen sogar direkt an der zentralen Stelle an, ohne Umweg über die Publizierenden, die in diesem Fall nie mit einer Rechnung in Berührung kommen. Es gibt derzeit 12 entsprechende Open-Access-Abkommen mit Verlagen. Eine Auseinandersetzung mit den verschiedenen Bezahlsystemen der Verlage entfällt für die Publizierenden komplett. Sollten zur Bezahlung einer Rechnung noch Informationen fehlen oder Probleme wie ein fehlender Rabatt oder eine ungenaue Rechnungsadresse auftauchen, setzt sich die zentrale Stelle aktiv mit den Publizierenden oder dem Verlag in Verbindung und erfragt die im konkreten Fall benötigte Information. Dieses Servicekonzept, bei dem Publizierende sich nicht selbst um die Rechnungen kümmern müssen, keine Rücksprache mit dem Verlag halten oder mit der Finanzabteilung kommunizieren müssen, wird sehr gut angenommen. Die Ansiedlung im Team zusammen mit der Beratung der Publizierenden erhöht zum einen den Bekanntheitsgrad des Service und zum anderen kann das Team dadurch rechtzeitig auftauchende Fragen und Probleme abfangen.

Flankierend zu diesem serviceorientierten Ansatz gibt es einen Publikationsfonds, der in der Zentralbibliothek angesiedelt ist, sowie eine klare Open-Access-Strategie, welche unter anderem eindeutig regelt, welche Publikationsgebühren über den Publikationsfonds finanziert werden.25 Darüber hinaus gibt es ausführliche Informationsseiten im Intranet, Vorträge zum Thema im gesamten Zentrum und Trainings in der Bibliothek.26 Auch ungewöhnliche Formate wie ein Open-Access-Escape-Room während der Open Access Week 2019 werden genutzt, um nicht nur das Thema, sondern auch den Service, den die Zentralbibliothek in diesem Kontext bietet, in das Sichtfeld der Publizierenden zu bringen. Für die unterschiedlichen Führungsebenen des Forschungszentrums stellt das Team regelmäßig und auf Anfrage Open-Access-Zahlen zum Controlling zusammen, wie beispielsweise die Open-Access-Quote aller Zeitschriftenartikel des gesamten Forschungszentrums von 2010 bis heute.

Das Ergebnis dieser Bemühungen um eine zentrale Erfassung der Publikationsgebühren27 ist die Basis für ein gemeinsames Reporting der Subskriptions- und Publikationsausgaben und das Open-Access-Barometer.28 Erst durch die zentrale Erfassung mit Hilfe des serviceorientierten Ansatzes ist es möglich, Zahlen bis auf die Art der Publikationsausgaben genau zu analysieren.

3.2. Universität Graz: Kooperation und dezentrale Bearbeitung

Kosten in Zusammenhang mit Open-Access-Publikationen wurden an der Universität Graz bisher dezentral beauftragt bzw. gebucht und konnten über den Publikationsfonds refundiert werden, sofern dessen Förderbedingungen erfüllt waren. Im Buchhaltungssystem der Universität Graz wurden diese Kosten jahrelang der Kostenart „Druckkosten und Druckwerke“ zugeordnet. Auf Initiative der Universitätsbibliothek (UB) wurde Mitte 2018 die neue Kostenart „Open-Access-Gebühren“ eingeführt. Dieser werden seither Buchungen zugeordnet, die bestimmte Kriterien erfüllen – deren Buchungstext beispielsweise Schlüsselbegriffe wie etwa „APC“ oder „Open Access“ enthält oder die von bestimmten Verlagen stammen. Informationen zur neuen Kostenart „Open-Access-Gebühren“ wurden im Rahmen mehrerer Newsletter verbreitet.

Die Buchungen auf beide genannten Kostenarten werden seitdem von der UB in Zusammenarbeit mit den Abteilungen Buchhaltung und Controlling regelmäßig durchgesehen und unter anderem mit den Zahlungen aus dem Publikationsfonds abgeglichen. Dadurch konnte die Auffindbarkeit von Open Access bezogenen Publikationskosten wesentlich verbessert werden.29

Eine Analyse der zwischen Juni 2018 und Juni 2019 an der Universität Graz unter der Kostenart „Open-Access-Gebühren“ erfassten Kosten brachte folgende Ergebnisse:

• Der Anteil der Einzelpublikationen, der über den Open-Access-Publikationsfonds30 über die UB finanziert bzw. rückerstattet wurden, betrug nur etwa 30 %. Etwa 70 % der Publikationskosten für Einzelpublikationen wurden hingegen dezentral über Kostenstellen von Instituten bezahlt. Hauptgrund dafür dürfte der Prozess der Antragsstellung zur Kostenerstattung über den Publikationsfonds sein, der als langwierig und bürokratisch wahrgenommen wurde.
• Nebengebühren wie Colour Charges, Page Charges und Submission Charges, die nicht kausal mit Open Access zusammenhängen und nicht als separate Kostenart erfasst werden, machten weniger als 10 % der als „Open-Access-Gebühren“ erfassten Kosten aus.31
• Der Anteil von Buchungen, für die eine falsche Kostenart gewählt wurde, war gering.

Um Zweifelsfälle richtig zuordnen, falsche Zuordnungen korrigieren sowie die Gesamtausgaben für das wissenschaftliche Publizieren an der Universität Graz abschätzen zu können, wird von der UB weiterhin nicht nur die Kostenart „Open-Access-Gebühren“, sondern auch die Kostenart „Druckkosten und Druckwerke“ ausgewertet.

Eine Herausforderung stellen außerdem die (dezentral festgelegten) beschreibenden Texte der Buchungen, aber auch der Rechnungstexte von Verlagen dar, die nicht immer eine rasche und eindeutige Zuordnung der Kosten zu den jeweiligen Publikationen erlauben. Darüber hinaus sind die Buchungstexte im Umfang auf wenige Zeichen (maximal 20) begrenzt und werden bereits früh im Prozess der Rechnungslegung dezentral von Institutspersonal erfasst, das ansonsten wenig mit dem Thema Open Access in Berührung kommt. Dieses und auch das Personal in den Abteilungen Buchhaltung und Controlling sollen daher in Zukunft vermehrt über die Themen Open Access und Publikationskosten informiert werden. Derzeit wird an der Universität Graz die Möglichkeit geprüft, zukünftig nur mehr die UB zur Durchführung von Bestellungen auf die Kostenart „Open-Access-Gebühren“ zu berechtigen, die eine Vorbedingung für Buchungen darstellen. Außerdem wurde der Publikationsfonds von einer Refundierung an Publizierende auf die Direktzahlung von Verlagsrechnungen umgestellt.

Der überwiegende Teil der Open-Access-Publikationskosten an der Universität Graz fällt allerdings mittlerweile über pauschale Verrechnungen im Rahmen von Open-Access-Abkommen mit Verlagen an. Derzeit bestehen 15 solcher Abkommen32 mit großen und kleineren Verlagen, überwiegend für hybride Open-Access-Publikationen. Diese Abkommen unterscheiden sich erheblich voneinander, je nach Verlag wurden Offsetting-, Read-&-Publish- oder andere Modelle vereinbart.

Diese Modelle können komplexe Berechnungen von Publikationskosten erfordern, etwa wenn über eine Aufzahlung auf den Subskriptionspreis der Großteil der APCs finanziert, ein Restbetrag aber pro Publikation einzeln verrechnet wird. Der größte Teil jener Kosten, die im Rahmen von Open-Access-Abkommen anfallen, wird von der UB zentral übernommen und ist dieser daher bekannt. Die Zurechnung der Kosten zu einzelnen Publikationen wird allerdings durch die Vielfalt und Eigenheiten der verwendeten Modelle deutlich erschwert. Mit Vereinfachungen in diesem Bereich ist in absehbarer Zeit nicht zu rechnen, zumal die jeweiligen Verlage mit ganz unterschiedlichen Geschäftsmodellen arbeiten und teilweise experimentieren.

Durch die Möglichkeit der Einsichtnahme in sämtliche Buchungen erhält die UB zuverlässige Informationen über die insgesamt angefallenen Gebühren für einzelne (nicht pauschal bezahlte) Publikationen. Publizierende kommen mit dem Prozess der Auswertung nicht in Kontakt. UB und Universitätsleitung erhalten aussagekräftige und weitgehend vollständige Daten, die für strategische Entscheidungen und für Verhandlungen mit Verlagen genutzt werden können und die sie bei der Kostenanalyse und Planung der Open-Access-Transformation in vielfältiger Weise unterstützen.

4. Zusammenfassung und Schlussfolgerungen

Trotz der laufenden Zunahme des Open-Access-Publizierens und damit der zunehmenden Verlagerung von Subskriptions- hin zu Publikationskosten sind die Gesamtausgaben für das wissenschaftliche Publizieren nach wie vor an vielen Institutionen nicht bekannt: Beschaffungen im Zusammenhang mit Publikationskosten werden meist dezentral abgewickelt, nur ein Teil der Publikationskosten wird über Open-Access-Publikationsfonds abgerechnet, Nebenkosten wie Page Charges und Colour Charges werden kaum erfasst.33 Auch die zentrale und übergeordnete Datensammlung Open APC erfasst ausschließlich APCs für goldene und hybride Zeitschriftenartikel34 und kann nur Daten enthalten, die an einer Institution zentral bekannt sind. Die Erfassung der effektiven Publikationsgebühr pro Artikel bei Publish-&-Read-Verträgen ist dabei ein fortwährender Diskussionsgegenstand, so wird aktuell die Berechnung der effektiven APC-Höhe für die unter dem DEAL mit Wiley35 hybrid publizierten Artikel erörtert.

Nicht nur in Hinblick auf die anzustrebende Kostentransparenz, sondern auch, um Ausgaben und Beziehungen mit Verlagen strategisch steuern zu können, sind fundierte, vollständige Daten zu Publikationskosten enorm wichtig. Der vorliegende Beitrag zeigt mit den Modellen „Service und zentrale Bearbeitung“ bzw. „Kooperation und dezentrale Bearbeitung“ unterschiedliche Möglichkeiten auf, über die Ausgaben von Publikationsfonds hinaus Kenntnis über bezahlte Publikationskosten zu erlangen. Beide Ansätze verbessern den Überblick zu an der Institution tatsächlich bezahlten Publikationsgebühren signifikant. Ob eine der beiden Varianten bzw. gegebenenfalls welche davon an einer Institution umgesetzt werden soll und kann, ist schlussendlich auf Leitungsebene zu entscheiden und abhängig von den Rahmenbedingungen, da jeweils mehrere Organisationseinheiten einzubinden sind. Als besondere Herausforderung im Sinne der Kostentransparenz stellen sich pauschalisierte Publikationskosten aus Publish-&-Read-Verträgen dar, die nur bedingt auf Kosten für einzelne Publikationen umgerechnet werden können. Eine Reduktion der Vielzahl an Kosten- und Geschäftsmodellen, die aus Sicht der Verwaltung wünschenswert wäre, ist in der aktuellen Phase des Experimentierens mit Open-Access-Modellen allerdings nicht absehbar.

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