Die Sammlung von amtlichen Veröffentlichungen in elektronischer Form an regionalen Pflichtexemplarbibliotheken

Pia Pfau, KIT-Bibliothek Karlsruhe
Heidrun Wiesenmüller, Hochschule der Medien Stuttgart

Zusammenfassung:

Der Beitrag gibt einen Überblick über den aktuellen Stand der Sammlung von amtlichen Veröffentlichungen in elektronischer Form in Deutschland. Nach der Betrachtung der rechtlichen Grundlagen werden die Ergebnisse einer Umfrage vorgestellt. Die regionalen Pflichtexemplarbibliotheken wurden dazu befragt, ob sie elektronische Amtsdruckschriften sammeln, und wenn ja, wie sie dabei vorgehen (z.B. Sammelrichtlinien, Erwerbung, Methoden der Ablieferung und Speicherung). Es zeigt sich, dass in fast allen Bundesländern amtliche Veröffentlichungen in elektronischer Form gesammelt werden. Die Vorgehensweise und der Umfang der Sammlung variiert jedoch von Land zu Land.

Summary:

The paper examines the current state of the collection of official publications in electronic form in Germany. After looking at the legal basis, the results of a survey are presented. The regional depository libraries were asked whether they collect official publications in electronic form and if so, to give details about their practices (e.g., collection policies, acquisition, methods of depositing and storage). The findings indicate that official publications in electronic form are collected in almost every federal state. However, the practices and the extent of the collections vary considerably.

Zitierfähiger Link (DOI): https://doi.org/10.5282/o-bib/5583 

Autorenidentifikation:
Pfau, Pia: ORCID: https://orcid.org/0000-0001-6071-1638
Wiesenmüller, Heidrun: GND 122087801, ORCID: https://orcid.org/0000-0002-9817-5292

Schlagwörter: Regionalbibliothek; Pflichtexemplarbibliothek; Amtliche Veröffentlichung; Amtsdruckschrift; Elektronisches Pflichtexemplarrecht; Deutschland

Dieses Werk steht unter der Lizenz Creative Commons Namensnennung 4.0 International.

1. Einleitung

Amtliche Veröffentlichungen wie z.B. polizeiliche Unfallstatistiken oder Jahresberichte von öffentlichen Einrichtungen dokumentieren staatliches Handeln und sollten daher allen Interessierten dauerhaft zur Verfügung stehen. Anders als bei anderen Publikationen ist ihre Abgabe, Sammlung und Zugänglichmachung jedoch zumeist nicht in den Pflichtexemplargesetzen geregelt, sondern in ministerialen Erlassen und Verordnungen. Diese gelten jeweils nur im Aufsichtsbereich der erlassenden Behörde, weshalb es eine Vielzahl von Regelungen gibt.

Der gängige Begriff „Amtsdruckschriften“ weist noch auf Printpublikationen hin, doch liegen amtliche Veröffentlichungen heute vielfach in Form von Netzpublikationen vor. Ein Teil davon ähnelt bekannten Publikationstypen aus der Druckwelt, potenzielles Sammelgut sind aber auch die Websites öffentlicher Einrichtungen. Dieser Bereich ist jedoch rechtlich oftmals noch nicht abschließend geregelt; auch gehen die Meinungen über die Sammelwürdigkeit solcher Websites durchaus auseinander.1 Im vorliegenden Beitrag wird ein relativ breites Verständnis von amtlichen Veröffentlichungen zugrunde gelegt, das auch Websites mit einschließt. Dass sich deren Charakter oft merklich von dem „klassischer“ Amtsdruckschriften unterscheidet, bleibt unbenommen.

In der einschlägigen Fachliteratur werden Fragen der Sammlung von amtlichen Publikationen in elektronischer Form nicht oder nur am Rande behandelt.2 Auch in der wichtigen Zusammenstellung „Die elektronische Pflicht in den Bundesländern“ von 2013 mit Berichten aus allen Bundesländern wird auf die Amtsdruckschriften nicht näher eingegangen.3 Insbesondere fehlte bis vor kurzem eine aktuelle Bestandsaufnahme über die Behandlung von amtlichen Veröffentlichungen an den regionalen Pflichtexemplarbibliotheken in Deutschland. Dies hat sich durch eine 2019 an der Hochschule der Medien in Stuttgart entstandene, von Heidrun Wiesenmüller betreute Bachelorarbeit geändert: Mithilfe eines Fragebogens untersuchte Pia Pfau, welche Bibliotheken amtliche Veröffentlichungen in elektronischer Form sammeln, wie der Erwerbungsvorgang abläuft und wie die Veröffentlichungen abgeliefert und gespeichert werden. Gemeinsam stellen wir im Folgenden die wichtigsten Ergebnisse der Studie in zusammengefasster Form vor.4 Dabei werden teilweise die Akzente etwas anders gesetzt als in der Bachelorarbeit, auch wurden an einigen Stellen aktuelle Entwicklungen und neue Erkenntnisse mit eingearbeitet.

Im Rahmen der Arbeit wurden regionale Pflichtexemplarbibliotheken in allen Bundesländern kontaktiert. Gemäß einem Beschluss der Kultusministerkonferenz (KMK) von 2006 werden amtliche Veröffentlichungen der Länder auch von der Deutschen Nationalbibliothek (DNB), der Staatsbibliothek zu Berlin – Preußischer Kulturbesitz (SBB-PK), der Bayerischen Staatsbibliothek in München (BSB) und der Bibliothek des Deutschen Bundestages in Berlin gesammelt.5 Von diesen wurde nur die BSB in der Umfrage berücksichtigt. Nicht näher betrachtet wurden außerdem Archive, die teilweise ebenfalls Amtsdruckschriften sammeln. Einschränkend ist deshalb zu sagen, dass die vorliegende Studie kein vollständiges Bild der Sammlung von elektronischen Amtsdruckschriften in Deutschland bieten kann.

2. Rechtsgrundlagen für die Sammlung von amtlichen Veröffentlichungen

Bereits 1995 erließ die KMK einen Mustererlass zur Abgabe amtlicher Veröffentlichungen an Bibliotheken.6 Nach der Ausweitung des Sammelauftrags der DNB auf Netzpublikationen wurde 2007 auch der Mustererlass der KMK entsprechend angepasst.

Der Mustererlass der KMK regelt, dass „alle Behörden, Dienststellen und Einrichtungen des Landes (…) von allen durch sie herausgegebenen oder in ihrem Auftrag einmalig oder laufend erscheinenden amtlichen Veröffentlichungen unentgeltlich je ein Exemplar unmittelbar nach ihrem Erscheinen unaufgefordert abzugeben“ haben, wobei neben den jeweiligen Landesinstitutionen auch die bereits genannten überregionalen Bibliotheken als Empfänger bestimmt werden (Mustererlass Nr. 1). Bei einer Veröffentlichung in elektronischer Form soll die Abgabe „entsprechend den Standards der Deutschen Nationalbibliothek“ erfolgen (Mustererlass Nr. 2). Gleichzeitig wird der sammelnden Bibliothek das Recht eingeräumt, „die Daten zu speichern, zu vervielfältigen und zu verändern, soweit dies zur dauerhaften Archivierung notwendig ist“, ebenso normalerweise „das Recht zur öffentlichen Zugänglichmachung“ (Mustererlass Nr. 3). Ausgeschlossen sind „Veröffentlichungen, die lediglich zur Information von Presse, Rundfunk und Fernsehen bestimmt sind“, sowie „Informationsmaterialien geringen Umfangs und von zeitlich begrenzter Geltungsdauer“. Außerdem wird klargestellt, dass wissenschaftliche Veröffentlichungen aus dem Hochschulbereich nicht als amtliche Veröffentlichungen gelten (Mustererlass Nr. 4). Schließlich werden auch die der Aufsicht des Landes unterstehenden Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts angesprochen: Diese „werden gebeten, auf Anfrage der Bibliothek amtliche Publikationen in elektronischer Form nach Maßgabe des Erlasses zur Verfügung zu stellen“ (Mustererlass Nr. 5). Im zugehörigen Beschluss der KMK wurde außerdem festgehalten, dass amtliche Veröffentlichungen „grundsätzlich nur noch in elektronischer Form“ abgegeben werden sollen (Beschluss Nr. 2). Bereits zu diesem Zeitpunkt wurde also der digitalen Fassung eine enorm hohe Bedeutung eingeräumt.

Der KMK-Mustererlass bildet die Grundlage für die Verordnungen der meisten Bundesländer;7 beispielsweise entspricht die Regelung für Baden-Württemberg dem Mustererlass exakt. Deshalb sei an dieser Stelle nur auf einige interessante Abweichungen oder Ergänzungen hingewiesen. In einigen Verordnungen wird – über den Mustererlass hinausgehend – auch die Abgabe von Karten und Plänen der Behörden, Dienststellen und Einrichtungen des Landes explizit geregelt (so in Berlin, Brandenburg, Nordrhein-Westfalen, Niedersachsen und Schleswig-Holstein). In Bayern kann die sammelnde Bibliothek entscheiden, ob amtliche Veröffentlichungen in gedruckter oder elektronischer Form abgegeben werden sollen, wenn sie in beiden Formen vorliegen.8 In Hessen ist in der Verordnung über die Pflichtablieferung von Medienwerken festgelegt, dass die fünf hessischen Pflichtexemplarbibliotheken im Fall der Ablieferung von Netzpublikationen die HeBIS-Verbundzentrale „als Dienstleister mit der Entgegennahme der unkörperlichen Medienwerke zur Speicherung und Langzeitarchivierung“ beauftragen; die Bibliotheken können ggf. entscheiden, in welcher Form abgeliefert werden soll.9 Bei amtlichen Veröffentlichungen wird analog verfahren. Eine ähnliche Regelung besteht in Niedersachsen, wo amtliche Veröffentlichungen in körperlicher Form in je einem Exemplar an vier Bibliotheken im Land abzugeben sind, solche in unkörperlicher Form jedoch nur an die Gottfried Wilhelm Leibniz Bibliothek – Niedersächsische Landesbibliothek, die wiederum den anderen Bibliotheken den Zugriff ermöglichen soll. Bei Abgabe einer elektronischen Fassung können die sammelnden Bibliotheken hier auf die Abgabe eines gedruckten Pendants verzichten.10 Für Rheinland-Pfalz ist sehr detailliert geregelt, dass Netzpublikationen (egal, ob es sich um Pflichtexemplare von Verlagen oder anderen Produzenten oder um amtliche Veröffentlichungen handelt) auf dem edoweb-Server des Landesbibliothekszentrums Rheinland-Pfalz gespeichert und zugänglich gemacht werden sollen, und dass druckbildähnliche elektronische Publikationen im PDF-Format abzuliefern sind.11

In Mecklenburg-Vorpommern existiert derzeit keine gültige Verordnung für die Abgabe amtlicher Veröffentlichungen, da die entsprechende Verwaltungsvorschrift Ende 2014 außer Kraft getreten und bisher nicht ersetzt worden ist. Ähnliches ist für Schleswig-Holstein zu vermelden, wo der einschlägige Erlass nur bis Ende 2018 galt. In Sachsen gab es noch nie einen Erlass für die Abgabe von amtlichen Veröffentlichungen.

Die nachfolgende Tabelle zeigt im Überblick, welche Landesinstitutionen jeweils mit der Sammlung von amtlichen Veröffentlichungen betraut sind bzw. diese faktisch übernehmen.

Tabelle 1: Landesinstitutionen, die amtliche Veröffentlichungen sammeln

Bundesland	Sammelnde Institutionen
Baden-Württemberg	Badische Landesbibliothek, Karlsruhe (BLB) Württembergische Landesbibliothek, Stuttgart (WLB)
Bayern	Bayerische Staatsbibliothek, München (BSB)
Berlin	Zentral- und Landesbibliothek Berlin (ZLB Berlin)
Brandenburg	Stadt- und Landesbibliothek Potsdam (SLB Potsdam)
Bremen	Staats- und Universitätsbibliothek Bremen (SuUB Bremen)
Hamburg	Staats- und Universitätsbibliothek Carl von Ossietzky, Hamburg (SUB Hamburg)
Hessen	Universitäts- und Landesbibliothek Darmstadt (ULB Darmstadt) Universitätsbibliothek Johann Christian Senckenberg, Frankfurt am Main (UB Frankfurt) Hochschul- und Landesbibliothek Fulda (HLB Fulda) Universitätsbibliothek Kassel (UB Kassel) Hochschul- und Landesbibliothek RheinMain (HLB RheinMain) Anmerkung: zentrale Abgabe von Netzpublikationen an die HeBIS-Verbundzentrale
Mecklenburg-Vorpommern	Landesbibliothek Mecklenburg-Vorpommern Günther Uecker, Schwerin (LB Mecklenburg-Vorpommern) Landesarchiv Mecklenburg-Vorpommern
Niedersachsen	Landesbibliothek Oldenburg (LB Oldenburg) Gottfried Wilhelm Leibniz Bibliothek – Niedersächsische Landesbibliothek, Hannover (GWLB) Herzog August Bibliothek, Wolfenbüttel (HAB) Anmerkung: zentrale Abgabe von Netzpublikationen an die Gottfried Wilhelm Leibniz Bibliothek
Nordrhein-Westfalen	Universitäts- und Landesbibliothek Bonn (ULB Bonn) Universitäts- und Landesbibliothek Düsseldorf (ULB Düsseldorf) Universitäts- und Landesbibliothek Münster (ULB Münster)
Rheinland-Pfalz	Landesbibliothekszentrum Rheinland-Pfalz (LBZ Rheinland-Pfalz)
Saarland	Saarländische Universitäts- und Landesbibliothek, Saarbrücken (SULB Saarbrücken)
Sachsen	Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden (SLUB Dresden)
Sachsen-Anhalt	Universitäts- und Landesbibliothek Halle (ULB Halle)
Schleswig-Holstein	Schleswig-Holsteinische Landesbibliothek, Kiel (SHLB) Universitätsbibliothek Kiel (UB Kiel) Stadtbibliothek Lübeck (StB Lübeck) Landesarchiv Schleswig-Holstein Anmerkung: zentrale Abgabe von Netzpublikationen an die Universitätsbibliothek Kiel
Thüringen	Thüringer Universitäts- und Landesbibliothek Jena (ThULB)

3. Umfrage

Im Frühjahr 2019 wurde ein Fragebogen über den Umgang mit amtlichen Veröffentlichungen in elektronischer Form an alle einschlägigen regionalen Pflichtexemplarbibliotheken per E-Mail versandt.12 Für Hessen, Niedersachsen und Schleswig-Holstein wurde dieser von derjenigen Institution beantwortet, die die Sammlung von Netzpublikationen zentral übernimmt. Die drei Pflichtexemplarbibliotheken aus Nordrhein-Westfalen füllten den Fragebogen gemeinsam aus.

3.1. Allgemeines zur Sammlung von amtlichen Druckschriften in elektronischer Form

Zunächst wurde gefragt, ob in der jeweiligen Einrichtung amtliche Veröffentlichungen in elektronischer Form gesammelt werden oder es Pläne gibt, dies zukünftig zu tun. In 14 der 16 Bundesländer werden solche Veröffentlichungen bereits gesammelt. Für Hessen berichtete die HeBIS-Verbundzentrale, dass derzeit zwar noch nicht gesammelt werde, dies aber in Vorbereitung sei. In Mecklenburg-Vorpommern scheitert das Sammeln bislang an der fehlenden Rechtsgrundlage und – auch für eine freiwillige Ablieferung – an der nötigen technischen Infrastruktur, obwohl die Landesbibliothek in Schwerin durchaus daran interessiert wäre.

Ergänzend wurde für Brandenburg mitgeteilt, dass die Sammlung von amtlichen Veröffentlichungen in elektronischer Form kein vorrangiger Sammlungsschwerpunkt sei, und in Bremen beschränkt sich die Sammlung bisher auf das Amtsblatt (inkl. Beiblatt) sowie das Gesetzblatt.

Gefragt wurde weiter, ab wann amtliche Veröffentlichungen in elektronischer Form gesammelt werden. Als Pionier ist hier das LBZ Rheinland-Pfalz zu nennen, das bereits seit 2004 sammelt. Es folgten Baden-Württemberg (BLB 2006, WLB 2007), Berlin (2007), Brandenburg (2007), Sachsen-Anhalt (2008), Hamburg (2008), Bayern (2009), Bremen (2010), Nordrhein-Westfalen (2010/11), Niedersachsen (2013), Saarland (2013), Sachsen (2014) und Schleswig-Holstein (2017).

Eine weitere Frage lautete: Falls die Veröffentlichung sowohl in gedruckter Form als auch elektronisch vorliegt, ist die elektronische Veröffentlichung ausreichend oder wird auch die gedruckte Version verlangt? Von den 17 konkret sammelnden Bibliotheken (davon 2 in Baden-Württemberg und 3 in Nordrhein-Westfalen) gaben 9 an, dass sie ausschließlich elektronisch sammeln, wobei aber mitunter Ausnahmen gemacht werden. Die übrigen 8 verlangen grundsätzlich auch die gedruckte Veröffentlichung, allerdings kann es auch hier Ausnahmen geben: So sammelt die SLB Potsdam Statistiken und reine Amtsblätter nur elektronisch, andere Veröffentlichungen aber auch gedruckt. Die BSB sowie die SLUB Dresden sammeln zwar bisher beide Formen, gaben jedoch an, dass sie sich in einer Übergangsphase befinden und in Zukunft nur noch elektronisch gesammelt werden soll. Es gibt also bereits eine merkliche Tendenz dazu, amtliche Veröffentlichungen nur noch in elektronischer Form zu sammeln.

3.2. Sammelrichtlinien und Sammelgut

Von Interesse war des Weiteren, ob es an der jeweiligen Institution schriftlich dokumentierte Sammelrichtlinien gibt oder ob die in der Verordnung genannten Kriterien als ausreichend betrachtet werden. Sofern es schriftlich fixierte Sammelrichtlinien gibt, sollten diese zur Verfügung gestellt werden bzw. ansonsten sollte kurz erläutert werden, welche Dokumente gesammelt werden und welche nicht.

An Vorarbeiten in diesem Bereich sind zunächst die bereits 2004 von der Arbeitsgruppe Regionalbibliotheken erarbeiteten Auswahlkriterien für das Sammeln von Netzpublikationen im Rahmen des elektronischen Pflichtexemplars zu nennen.13 In dieser frühen Publikation wurden allgemeine Überlegungen zum Sammeln von Netzpublikationen angestellt, wobei grundsätzlich selektives Sammeln vorgesehen war. Auch wurde eine Typologie erarbeitet, die zwischen druckbildähnlichen Netzpublikationen, solchen mit einem verwandten Publikationstyp in der Printwelt, sowie Web-spezifischen Publikationen unterscheidet.14 Bei Letzteren ist die Übertragung der Sammelrichtlinien für gedruckte Materialien nicht so einfach möglich, weshalb dafür eigene Auswahlkriterien entwickelt werden müssen. So wurde beispielsweise vorgeschlagen, dass bei repräsentierenden Websites diejenigen von „Institutionen mit landesweiter Bedeutung möglichst vollständig“, die von „Institutionen mit regionaler Bedeutung in Auswahl“, die von „Institutionen mit lokaler Bedeutung in strenger Auswahl“ und die von „Privatpersonen nur exemplarisch“ gesammelt werden.15 Auch für thematische Websites sowie einige weitere Arten von Web-spezifischen Publikationen wurden Kriterien erarbeitet, die die Auswahl durch die sammelnden Bibliotheken unterstützen sollten.

Außerdem wurde 2010 von einer Unterarbeitsgruppe der AG Regionalbibliotheken eine Synopse der Sammelrichtlinien für Netzpublikationen vorgelegt, die auf einer Befragung von 16 Pflichtexemplarbibliotheken aus 12 Bundesländern beruhte.16 Bei diesem Papier ging es vor allem um die Abgrenzung der Sammlung der Regionalbibliotheken von derjenigen der DNB bzw. auch um eine mögliche Kooperation zwischen beiden. Dies war verbunden mit Empfehlungen, wobei eine Skala mit den Werten 1 („auf jeden Fall“), 2 („wünschenswert“), 3 („nachrangig“) und 4 („nicht zu sammeln“) verwendet wurde. Für die Amtsdruckschriften ist insbesondere Abschnitt 2.2.1.4 „Netzpublikationen von Gebietskörperschaften“ relevant: Netzpublikationen mit amtlichem und nicht-amtlichem Inhalt des Bundes sind danach normalerweise nicht zu sammeln (4), sofern es sich nicht um eine Bundesbehörde mit Sitz im jeweiligen Land handelt. Dies gilt auch für Websites auf der Ebene des Bundes. Bei entsprechenden Netzpublikationen der Länder wurde hingegen eine Sammlung sehr empfohlen (1); für Websites der Länder wurde immerhin noch eine „2“ vergeben. Für die kommunale Ebene heißt es grundsätzlich, dass „Vollständigkeit nicht angestrebt“ werde. Kommunale Netzpublikationen mit rein amtlichem Inhalt erhielten „2“; solche mit nicht ausschließlich amtlichen Inhalten sogar eine „1“. In beiden Fällen wird ein automatisches Harvesting als Ziel benannt. Die Empfehlung für Websites der Kommunen war „2-3“. Bei allen Einträgen zu Websites findet sich der aufschlussreiche Hinweis: „sofern Websites gesammelt werden“. Dadurch wird deutlich, dass dies im Jahr 2010 keinesfalls schon Standard war.

In der Befragung wurde dieses Dokument in der Antwort aus Brandenburg explizit erwähnt („als Orientierung hilfreich zur Hand“). Für einige Einrichtungen scheinen die Vorgaben in den Verordnungen weitgehend ausreichend zu sein (z.B. Baden-Württemberg, Berlin, Hessen, Sachsen-Anhalt). Die meisten der befragten Bibliotheken haben jedoch eigene interne Sammelprofile oder institutionelle Sammelrichtlinien erstellt, die in erster Linie der Spezifizierung und Konkretisierung der Verordnung dienen. Teilweise werden dabei auch die Vorgaben für gedruckte Publikationen übertragen, beispielsweise in Bayern: „Für die Sammlung druckähnlicher elektronischer amtlicher Veröffentlichungen (e-books, e-journals) orientieren wir uns an den allg. Sammelrichtlinien für (gedruckte) amtliche Veröffentlichungen.“

Zum konkreten Sammelgut wurden von einigen Bibliotheken Angaben gemacht, welche nähere Einblicke in das als sammelwürdig betrachtete Material ermöglichen. So sind in Baden-Württemberg die Amtsdruckschriften der Kommunen und ihrer Körperschaften von der Abgabepflicht explizit ausgenommen. Der Verzicht auf Publikationen der kommunalen Ebene scheint auch in vielen anderen Bundesländern üblich zu sein. Dies ist vermutlich nicht nur eine Frage des Aufwands, sondern dürfte auch rechtliche Gründe haben, da die Länder in den Verwaltungsvorschriften den Kommunen die Ablieferung allenfalls empfehlen können. Womöglich wird auch befürchtet, dass die Kommunen dafür eine Ausgleichszahlung fordern könnten.17

Für Baden-Württemberg wurde außerdem darauf hingewiesen, dass keine amtlichen Websites gesammelt werden. Dies dürfte auf die Arbeitsteilung mit dem Landesarchiv Baden-Württemberg zurückzuführen sein, das für die Sammlung der Websites von Landesbehörden zuständig ist.18 An der Bayerischen Staatsbibliothek werden hingegen sehr intensiv auch Websites von Behörden, Einrichtungen und Dienststellen gesammelt, wobei man sich am Staatshandbuch für Bayern orientiert. Diese Sammlung erfolgt übrigens bereits seit 2012.19 Auch an der SUB Hamburg werden Websites aus dem Bereich der Amtsdruckschriften gesammelt, auch wenn dies bei der Beantwortung des Fragebogens nicht explizit erwähnt wurde.20 Aus Bremen wurde berichtet, dass vorläufig noch keine Websites gesammelt werden. In Thüringen verwies man bei der Beantwortung des Fragebogens auf die Angaben auf der Informationsseite zur Pflichtexemplarbearbeitung, derzufolge Websites bei der Sammlung ausgeschlossen sind.21 Allerdings muss darauf hingewiesen werden, dass die ThULB Jena seit 2018 kooperativ mit der DNB ein Projekt zum Aufbau eines Webarchivs (als Teil des Webarchivs der DNB) mit landeskundlich relevanten Websites betreibt. Dabei werden u.a. auch Websites von Behörden gesammelt.22

Die drei Universitäts- und Landesbibliotheken in Nordrhein-Westfalen orientieren sich an einem internen Sammelprofil, wonach sowohl amtliche Veröffentlichungen im engeren Sinne als auch sonstige Veröffentlichungen, die von Behörden und öffentlichen Einrichtungen aller Ebenen des Landes und der kommunalen Selbstverwaltung zur Erfüllung ihrer Aufgaben selbst verlegt werden, gesammelt werden. Zu den amtlichen Veröffentlichungen im engeren Sinn gehören Amtsblätter und amtliche Bekanntmachungen, Rechtssammlungen von Satzungen und Geschäftsordnungen sowie Haushaltspläne und Gebührenordnungen. Gesammelt werden außerdem i.d.R. periodische Schriften mit nicht ausschließlich amtlichem Inhalt, sondern auch kulturellen oder fachlichen Beiträgen. Zu den sonstigen Veröffentlichungen zählen Verwaltungs-, Geschäfts- und Jahresberichte, Informationsschriften, Festschriften sowie Vorlesungsverzeichnisse der Hochschulen.

Die internen Sammelrichtlinien des LBZ Rheinland-Pfalz lehnen sich an die aus Nordrhein-Westfalen an. Es werden Amtsdruckschriften mit amtlichem Inhalt von Landesbehörden und -einrichtungen sowie auch solche mit nicht ausschließlich amtlichem Inhalt gesammelt, sofern sie Kulturinformationen, geschichtliche oder fachliche Teile enthalten oder ganz aus ihnen bestehen. Das LBZ sammelt auch Websites, wobei der Sammelschwerpunkt auf Websites mit landeskundlichem Inhalt und den Websites von Ministerien und Landeseinrichtungen liegt.23 Im Saarland werden amtliche Veröffentlichungen wie beispielsweise Gemeindeblätter und Websites gesammelt. Damit sind die Bibliotheken in Nordrhein-Westfalen, die SULB Saarbrücken und das LBZ Rheinland-Pfalz drei der Einrichtungen, die teilweise auch kommunale amtliche Veröffentlichungen berücksichtigen. Websites werden im Saarland seit 2008 archiviert, dabei wird ein selektiver Harvesting-Ansatz verfolgt. Im Fokus stehen Websites ausgewählter Institutionen (z.B. Landesbehörden, Interessenverbände, Kultureinrichtungen etc.) sowie Websites zu bestimmten Ereignissen und zu bestimmten Themen.24 Es sind also auch Websites zu erwarten, die in den Bereich der Amtsdruckschriften fallen. Der Sammelschwerpunkt liegt jedoch eher auf der Archivierung von frei zugänglichen Online-Zeitschriften und Monografien.25

Nach der internen Sammelrichtlinie für körperliche Medienformen der UB Kiel, die derzeit auch für unkörperliche Medienformen und amtliche Veröffentlichungen angewendet wird, werden alle Veröffentlichungen (ausgenommen Flyer und Poster) von Landtag, Fraktionen des Landtages, Landesregierung, Landesministerien, Landesbehörden, oberen und obersten Gerichten und dem Institut für Qualitätsentwicklung an Schulen Schleswig-Holsteins gesammelt. Auch die Veröffentlichungen der kommunalen Landesverbände werden archiviert, genau wie die der kreisfreien Städte und Landkreise, sofern sie einen gewissen Umfang erreichen: In der Richtlinie für körperliche Medien heißt es „mit einem Umfang von mindestens 10 Seiten“, was in der Online-Welt allerdings nur auf PDF-Dokumente übertragbar ist.

3.3. Erwerbung, Ablieferung und Speicherung

Von Interesse war natürlich auch, wie das Sammeln elektronischer Amtsdruckschriften in organisatorischer und technischer Hinsicht funktioniert. Zunächst wurde danach gefragt, wie der eigentliche Erwerbungsvorgang organisiert ist. Die meisten Einrichtungen verwenden mehrere Methoden, um an die Amtsdruckschriften zu kommen.

Am weitesten verbreitet ist die aktive Suche nach sammelwürdigen Veröffentlichungen, die von 10 der befragten Bibliotheken angewendet wird. Die zweithäufigste Methode ist die regelmäßige Vollständigkeitskontrolle mit 7 Nennungen. Dabei wird ein Wiedervorlageverfahren angewendet, in dem auch Mahnungen zum Einsatz kommen. Aber auch das selbständige Abliefern durch die Lieferanten spielt schon eine große Rolle; es wurde 5-mal genannt. Vier Bibliotheken fordern die Lieferanten zur Ablieferung der Veröffentlichung auf; dabei wird teilweise auch eine Einverständniserklärung für die Open-Access-Veröffentlichung eingeholt. Nur in einem Fall wird vom Lieferanten aktiv über Neuerscheinungen informiert, die dann von der Bibliothek eingesammelt werden.

Eine weitere Frage betraf die Form der Ablieferung, wobei viele Bibliotheken mehrere Verfahren angaben (Abb. 1). Am häufigsten genutzt wird die Ablieferung per E-Mail-Anhang (13 Nennungen). Danach folgen gleichauf mit jeweils 11 Nennungen die Möglichkeit des Uploads durch die Lieferanten und der Download von der Website des Ablieferers durch die Bibliothek. Beim Upload nutzen die Lieferanten in den meisten Fällen einfache Webformulare und laden nur die Objekte per FTP hoch.26 In einigen Bundesländern (Bayern, Niedersachsen, Schleswig-Holstein) haben die Lieferanten jedoch bereits die Möglichkeit, auch ausführliche Metadaten zu den Objekten selbständig hochzuladen.27 Die Ablieferung per Datenträger wurde hingegen nur noch 3-mal genannt.

Abb. 1: Form der Ablieferung (Mehrfachnennungen möglich)

Weiter wurde nach dem Speicherort und dem Format, in dem die amtlichen Veröffentlichungen gespeichert werden, gefragt. Dabei gaben die meisten Bibliotheken an, dass hauptsächlich im PDF-Format gespeichert wird, manchmal auch in Form von EPUB-Dateien. Websites werden im WARC-Format gespeichert. Für Niedersachsen und Schleswig-Holstein wurde angegeben, dass theoretisch jedes Format bzw. jedes gängige Format hochgeladen und gespeichert werden kann. Die Speicherung erfolgt meist auf zentralen Dokumentenservern, welche häufig, aber nicht nur mit OPUS betrieben werden. Genannt wurden hier u.a. das Baden-Württembergische Online-Archiv (BOA), die Digitale Landesbibliothek Berlin, das Niedersächsische Online Archiv (NOA), das Digitale Archiv des Landes Nordrhein-Westfalen, das Repositorium SaarDok und der Sächsische Dokumenten- und Publikationsserver Qucosa.

Um die Entwicklung der letzten Jahre darstellen und eine Prognose zur zukünftigen Entwicklung machen zu können, wurde schließlich nach der durchschnittlichen jährlichen Sammelmenge gefragt. Dabei sollte zwischen Monografien, Zeitschriften, Heften und Websites unterschieden werden. Bei dieser Frage wurden allerdings nicht von allen Bibliotheken Angaben gemacht und teilweise waren die Antworten nicht aussagekräftig. Dies lag meist daran, dass in der Statistik nicht zwischen elek­tronischem Pflichtexemplar und amtlichen Veröffentlichungen unterschieden wurde oder dass noch nicht lange genug gesammelt wurde, um nennenswerte Zahlen zu liefern. Teilweise wurden die Zahlen geschätzt oder es konnten nur zu einem bestimmten Segment Aussagen getroffen werden (z.B. nur zu Periodika, aber nicht zu Monografien). Bei den Websites meldete überhaupt nur eine einzige Bibliothek eine Zahl, während vier Bibliotheken „keine“ angaben. Unter diesen Umständen ist es nicht möglich, allgemeingültige Ergebnisse abzuleiten und auch wenig sinnvoll, Durchschnittswerte zu berechnen. Dennoch erhält man aus den sieben verwertbaren Antworten, die in Tabelle 2 nach Bundesland geordnet aufgelistet sind und sich auf den Zugang des Jahres 2018 beziehen, eine gewisse Vorstellung von den Größenordnungen der Sammlung. Auch wird deutlich, dass Periodika häufig einen besonders wichtigen Bereich darstellen und dass Websites öfter noch nicht gesammelt werden.

Tab. 2: Gesammelte amtliche Veröffentlichungen in elektronischer Form nach Veröffentlichungsart28

Bibliothek	Monografien	laufende Zeitschriften	Hefte	Websites
BSB München	ca. 500	ca. 900	ca. 3.600	ca. 17529
ZLB Berlin	282	4630		keine
SLB Potsdam	142	237
SuUB Bremen		2	ca. 400	keine
GWLB Hannover	ca. 35	33	über 150	keine
SLUB Dresden	222	53
ULB Halle		ca. 350	ca. 2.600	keine

4. Fazit

Als Fazit der Untersuchung kann festgehalten werden, dass die Sammlung amtlicher Publikationen in elektronischer Form, die vor gut 15 Jahren in Rheinland-Pfalz ihren Anfang nahm, mittlerweile deutschlandweit als Standard betrachtet werden kann. Es bestehen nur noch einige wenige Lücken in rechtlicher und/oder technischer Hinsicht. Zum Zeitpunkt der Befragung waren entsprechende Sammelaktivitäten in Hessen aber bereits in Vorbereitung, und auch bei Mecklenburg-Vorpommern ist zu hoffen, dass dort bald gesammelt werden kann. Da einige Einrichtungen auch retrospektiv sammeln oder dies vorhaben, werden zukünftig amtliche Veröffentlichungen in elektronischer Form ab den 2010er Jahren umfänglich verfügbar sein. Dass die Bedeutung des digitalen Segments weiter zunimmt, kann man sehr gut bei den Parallelpublikationen beobachten: Überwiegend wird in solchen Fällen nur noch die elektronische Version gesammelt. Auch ist eine gewisse Professionalisierung zu konstatieren, indem etwa immer mehr Bibliotheken die etwas „hemdsärmelige“ Ablieferung per E-Mail-Attachment durch Upload-Portale ersetzen.

Sowohl bei den gesammelten Ressourcen als auch bei Intensität und Umfang der Sammlung scheint eine große Bandbreite vorzuliegen. Leider hat die Untersuchung hier nicht immer die gewünschte Eindeutigkeit und Vollständigkeit ergeben. Dies lag zum Teil an fehlenden oder zu wenig aussagekräftigen statistischen Daten in den Häusern, zum Teil aber auch an der relativ offenen Anlage des Fragebogens, die mitunter zu sehr unterschiedlich gearteten Antworten führte. Aus der Rückschau wäre insbesondere bei der Frage nach dem Sammelgut eine genaue Liste von Ressourcentypen zum Ankreuzen günstiger gewesen als ein Freitext-Feld, um zu besser vergleichbaren Ergebnissen zu kommen. Eine solche konnte jedoch im Vorfeld nicht entwickelt werden, da eben zunächst einmal herausgefunden werden musste, welche Kriterien bei der Auswahl der Objekte angelegt und wie diese eingeteilt werden. Es muss daher einer Folgeuntersuchung vorbehalten bleiben, hier noch mehr Klarheit zu schaffen.

Nichtsdestoweniger fällt besonders auf, dass sich viele der befragten Bibliotheken mit dem Bereich der Websites noch recht schwertun; in nicht wenigen Fällen werden diese derzeit noch nicht gesammelt. Im Bereich der amtlichen Publikationen besteht hier ersichtlich eine Parallelität zur Situation der Verzeichnung von landeskundlichen Websites in den Regionalbibliografien. So schreiben Ulrich Hagenah und Lars Jendral in einem Aufsatz von 2019: „Zählt die Verzeichnung der gedruckten landeskundlichen Pflichtexemplare in der Landesbibliographie seit Anbeginn zu den Grundsatzaufgaben, ist der Umgang mit den digitalen Pflichtexemplaren, den sogenannten Netzpublikationen, und hier insbesondere den Websites mit landeskundlichem Informationsgehalt noch nicht in allen Regionalbibliographien zur routinierten Selbstverständlichkeit geworden.“31 Im Vergleich zum 2017

erreichten Stand, der in einem Themenschwerpunkt des „Bibliotheksdienst“ dokumentiert ist,32 scheint sich bei der Webarchivierung durch die Regionalbibliotheken nicht allzu viel getan zu haben: Neu hinzugekommen ist nur Thüringen.

Nicht nur im Bereich der Websites, sondern auch sonst stellt die Bewertung der Veröffentlichungen hinsichtlich ihrer Sammelwürdigkeit eine große Herausforderung dar. Zwar ist in den entsprechenden Verordnungen in Grundzügen festgelegt, was zu sammeln ist, doch muss das konkrete Vorgehen in internen Richtlinien geregelt werden. Problematisch ist auch, dass sich die herkömmlichen, überwiegend formal bestimmten Auswahlregeln nicht ohne weiteres auf die Sammlung von Netzpublikationen anwenden lassen. Nicht immer sind die gefundenen Lösungen befriedigend: So wirkt die Empfehlung, nichts zu sammeln, dessen Umfang weniger als zehn Seiten beträgt, recht willkürlich. Auch der öfter anzutreffende Ausschluss amtlicher Publikationen der kommunalen Ebene ist im Ergebnis problematisch. Angesichts der gewaltigen Zahl der für eine Sammlung in Frage kommenden Netzpublikationen und den damit verbundenen Anforderungen an Technik und Ressourcen ist es allerdings auch verständlich, wenn bislang nur sehr selektiv gesammelt wird.

Abschließend bleibt zu sagen, dass für das Sammeln in elektronischer Form nicht nur neue beziehungsweise angepasste Richtlinien, sondern auch eine entsprechende IT-Infrastruktur benötigt werden. Dies ist gerade für die kleineren Regionalbibliotheken eine gewaltige Herausforderung. Sehr sinnvoll sind daher Regelungen wie in Hessen, wo die HeBIS-Verbundzentrale als Dienstleister fungiert. Zumindest perspektivisch besteht bei den elektronischen amtlichen Publikationen aber auch ein gewisses Automatisierungspotenzial, was genutzt werden sollte. Insgesamt sollte es im Interesse aller Pflichtexemplarbibliotheken liegen, dass die Sammlung von amtlichen Publikationen in elektronischer Form, und gerade auch von Websites mit entsprechendem Charakter, zukünftig nicht nur von Organisationen wie dem Internet Archive betrieben wird.

6. Literaturverzeichnis

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–Hagenah, Ulrich; Jendral, Lars: Die AG Regionalbibliographie in der Ära Syré 1988-2019, in: Müller, Elisabeth Maria; Hagenah, Ulrich; Jendral, Lars (Hg.): Regionalbibliographien – Forschungsdaten und Quellen des kulturellen Gedächtnisses. Liber amicorum für Ludger Syré. Hildesheim, Zürich; New York 2019, S. 43-64.

–Hagenau, Bernd (Hg.): Regionalbibliotheken in Deutschland. Mit einem Ausblick auf Österreich und die Schweiz, Frankfurt am Main 2000 (Zeitschrift für Bibliothekswesen und Bibliographie Sonderheft 78).

–Jendral, Lars: edoweb als Webarchiv des Landesbibliothekszentrums Rheinland-Pfalz, in: Bibliotheksdienst 51 (6), 2017, S. 516-528. Online: <https://doi.org/10.1515/bd-2017-0054>.

–Jendral, Lars: Einleitung [zum Themenschwerpunkt Sammlungen von Websites an deutschen Regionalbibliotheken], in: Bibliotheksdienst 51 (6), 2017, S. 476-480. Online: <https://doi.org/10.1515/bd-2017-0050>.

–Jendral, Lars; Dannehl, Wiebke; Balz, Nina u.a: Die elektronische Pflicht in den Bundesländern [Überblicksbeitrag und Berichte aus allen Bundesländern], in: Bibliotheksdienst 47 (8/9), 2013, S. 592-663. Online: <https://www.degruyter.com/view/j/bd.2013.47.issue-8-9/issue-files/bd.2013.47.issue-8-9.xml>, Stand: 25.02.2020.

–Jendral, Lars; Dirx, Carsten: Der rheinland-pfälzische Archivserver edoweb. Stand und Perspektive der Langzeitarchivierung von Online-Publikationen an einer Regionalbibliothek, in: Bibliotheksdienst 42 (10), 2008, S. 969-983. Online: <https://nbn-resolving.de/urn:nbn:de:kobv:109-1-1120461>.

–Jendral, Lars; Geisler, Felix; Dannehl, Wiebke u.a: Sammlungen von Websites an deutschen Regionalbibliotheken [Einleitung und Berichte aus mehreren Bundesländern], in: Bibliotheksdienst 51 (6), 2017, S. 476-536. Online: <https://www.degruyter.com/view/j/bd.2017.51.issue-6/issue-files/bd.2017.51.issue-6.xml>, Stand: 25.02.2020.

–Kultusministerkonferenz: Bericht zur Abgabe amtlicher Veröffentlichungen an Bibliotheken. Beschluss der Kultusministerkonferenz vom 17.03.2006, <https://www.kmk.org/fileadmin/Dateien/veroeffentlichungen_beschluesse/2006/2006_03_17-Abgabe-amtl-Veroeffentlichungen.pdf>, Stand: 25.02.2020.

–Mutschler, Thomas: Webarchivierung in Tübingen. Sachstand, Planungen, Perspektiven. Präsentation bei der Sitzung der UAG Pflichtexemplar in Saarbrücken am 04.04.2019. Online: <https://doi.org/10.22032/dbt.40535>.

–Pfau, Pia: Die Behandlung von amtlichen Veröffentlichungen in elektronischer Form an regionalen Pflichtexemplarbibliotheken in Deutschland, Bachelorarbeit, Hochschule der Medien, Stuttgart 2019. Online: <https://nbn-resolving.org/urn:nbn:de:bsz:900-opus4-65276>.

–Steinhauer, Eric W.: Das Pflichtexemplarrecht, in: Griebel, Rolf; Schäffler, Hildegard; Söllner, Konstanze (Hg.): Praxishandbuch Bibliotheksmanagement, Berlin; Boston 2015, Band 2, S. 959-969.

–Wiesenmüller, Heidrun; Jendral; Lars; Schäffler, Hildegard u.a.: Auswahlkriterien für das Sammeln von Netzpublikationen im Rahmen des elektronischen Pflichtexemplars. Empfehlungen der Arbeitsgemeinschaft der Regionalbibliotheken, in: Bibliotheksdienst 38 (11), 2004, S. 1423-1444. Online: <https://nbn-resolving.de/urn:nbn:de:kobv:109-1-5206648>.

–Worm, Peter: Twitter Accounts von kommunalen Wahlbeamten. Bewertung und Überlieferungsstrategien, Blog „Offene Archive“, 03.02.2020, <https://archive20.hypotheses.org/8710>, Stand: 25.02.2020.