Das neue Etatmodell der UB Kassel: Nutzungsbasiertes Portfoliomanagement für E-Journals und Datenbanken

Daniela Müller-Wiegand, Universitätsbibliothek Kassel

Tobias Pohlmann, Universitätsbibliothek Kassel

Zusammenfassung

Um bei stagnierendem Etat und steigenden Kosten einen effizienten Einsatz der Erwerbungsmittel zu gewährleisten, setzt die UB Kassel seit 2019 ein neues Etatverteilungsmodell ein: Fachspezifische Mittelzuweisungen gibt es nur noch für Monografien; die Höhe der Zuweisung pro Fach richtet sich nach aktuellen Professoren- und Studierendenzahlen sowie nach den jeweiligen Buchdurchschnittspreisen. Alle E-Journals und Datenbanken werden aus einem fachübergreifenden Budget finanziert. Die UB stellt durch ein nutzungsbasiertes Portfoliomanagement sicher, dass nur jene E-Ressourcen weiterhin lizenziert werden, die eine günstige Relation zwischen Nutzungshäufigkeit und jährlichen Kosten aufweisen. Die Abbestellung teurer, vergleichsweise schlecht genutzter Produkte kompensiert zum einen Preissteigerungen und schafft zum anderen finanziellen Spielraum für die Aufnahme neuer Zeitschriften und Datenbanken ins Portfolio. Ermöglicht wird das Portfoliomanagement durch das seit 2014 genutzte Electronic Ressource Management System RMS von SemperTool, in das regelmäßig alle verfügbaren Nutzungsstatistiken lizenzierter E-Ressourcen eingepflegt werden, entweder vollautomatisch per SUSHI oder per Upload von COUNTER-Reports. Liegen Nutzungsstatistiken in proprietären Formaten vor, werden sie händisch ins COUNTER-Format umgewandelt. Nur wenige Anbieter liefern keinerlei Statistiken. In diesen Fällen wird auf Zugriffszahlen des lokalen HAN-Servers zurückgegriffen. RMS stellt die Kosten pro Nutzung sämtlicher lizenzierter Produkte übersichtlich dar und erlaubt deren Export. Jeweils zu Jahresbeginn erfolgt eine detaillierte Auswertung in Excel. Unter der Vorgabe, die Ausgaben für E-Ressourcen auf vertretbarem Niveau zu halten und Bestellwünsche der Fachbereiche berücksichtigen zu können, werden die maximal akzeptablen Kosten pro Nutzung festgelegt und Produkte, die diese überschreiten, abbestellt.

Summary

In 2019, the university library of Kassel introduced a new budget allocation model in order to make efficient use of stagnating funds and to cope with rising costs. Allocation of budgets for monographs remains subject-specific, depending on current numbers of professors and students as well as on average­­ book prices. E-journals and databases, however, are now paid from a central overall budget. Only e-resources with a favourable relation of cost per usage are kept in the library’s portfolio. Expensive and poorly used products are cancelled in order to compensate for price increases and to enable new subscriptions of journals and databases based on the needs of the faculties. The university library uses SemperTool's Electronic Resource Management System RMS for its portfolio management. All available usage statistics of electronic resources are regularly collected, either automatically via ­SUSHI or by uploading COUNTER reports. In some cases, the latter must be created manually based on proprietary formats provided by the publishers. Only a few publishers do not provide any statistics at all. In these cases, the university library has to fall back on statistics from the local HAN server. RMS provides a cost per usage report containing all products. The report can be further processed with spreadsheet software like Excel. The maximum accepted cost per usage is adapted annually based on the requirements to keep spending at a reasonable level and to enable new subscriptions according to the faculties’ requests. All products which exceed the current threshold are cancelled.

Zitierfähiger Link (DOI): https://doi.org/10.5282/o-bib/2019H4S39-49
Autorenidentifikation: Müller-Wiegand, Daniela: GND 130801186; Pohlmann, ­Tobias: ­GND 142507393
Schlagwörter: Etatmodell, Portfoliomanagement, E-Journals, Datenbanken, Electronic Resource Management System, ERMS, Nutzungsstatistiken

1. Warum ein neues Etatverteilungsmodell?

Die Aktualisierung eines bestehenden oder gar die Einführung eines neuen Etatverteilungsmodells an einer Hochschulbibliothek setzt eine starke Unzufriedenheit mit dem bisherigen Status Quo voraus, da jede Änderung an der bestehenden Mittelverteilung das meist fragile Gleichgewicht im Macht- und Beziehungsgefüge der Universität tangiert. Die Umverteilung einer gleichbleibenden Summe bringt zwangsläufig Gewinner und Verlierer unter den Fächern hervor. Die Aushandlung von Konsens und Akzeptanz zwischen Bibliothek und universitären Entscheidungsträgern gestaltet sich folglich oft schwierig und langwierig.1

Dass viele Bibliotheken in den letzten Jahren mit ihren etablierten Modellen zur Etatverteilung dennoch nicht mehr zufrieden sind und dringenden Anpassungsbedarf sehen, zeigt sich nicht zuletzt an der großen Resonanz, auf die das Angebot einschlägiger Fortbildungsveranstaltungen trifft.2 Die Gründe dafür stehen in engem Zusammenhang mit dem rasanten Medienwandel und den in seiner Folge aufgetretenen Veränderungen der Märkte hin zu neuen Vertriebsmodellen, auf die traditionelle Etatmodelle nicht ausgerichtet sind. Das gilt auch für das bekannte Bayerische Etatverteilungsmodell in seiner zuletzt im Jahr 2010 überarbeiteten Fassung.3 An diesem orientierte sich das von 2011 bis einschließlich 2018 an der UB Kassel eingesetzte Verfahren der Etatverteilung. Wie bei den meisten klassischen Modellen wurde der gesamte Erwerbungsetat nach definierten Kriterien auf die einzelnen Wissenschaftsfächer verteilt. Ein solches Verfahren impliziert die Vorstellung, dass jedes Fach alle benötigten Medien in Form von Einzelkäufen aus seinem Etat erwirbt. Das „Primat der gedruckten Publikation“ ist hier deutlich spürbar und der ursprünglichen Entstehung vieler Modelle in einer Zeit geschuldet, in der elektronische Ressourcen noch keine wesentliche Rolle spielten.4 Die Wurzeln des Bayerischen Etatmodells beispielsweise reichen in die 80er Jahre des letzten Jahrhunderts zurück.5

Bei interdisziplinär ausgerichteten Datenbanken oder fachübergreifenden Zeitschriften- und E-Book-Paketen erweist sich zudem die weiterhin erforderliche Fachzuordnung als problematisch. Für Zeitschriftenpakete wird an einigen Bibliotheken eine prozentuale Kostenverteilung auf einzelne Fächer anhand der EZB6-Zuordnung der enthaltenen Titel vorgenommen.7 Dieses Verfahren ist mit hohem Aufwand verbunden und sorgt dennoch nicht immer für die gewünschte Verteilungsgerechtigkeit.8 Eine andere, recht verbreitete Reaktion auf das Phänomen der interdisziplinären oder fachübergreifenden E-Ressourcen in Paketform ist die Einrichtung eines sog. Vorwegabzugs.9 Auch an der UB Kassel wurde auf diese Lösung zurückgegriffen, allerdings wuchs das Volumen des Vorwegabzugs durch die steigende Anzahl der integrierten Produkte und deren überdurchschnittliche Preissteigerungen von Jahr zu Jahr deutlich an. In der Folge blieb immer weniger Geld zur Verteilung gemäß Etatmodell auf die Fachetats übrig. Da die einzelnen Fächer von den aus dem Vorwegabzug finanzierten Paketen zudem in höchst unterschiedlichem Maße profitierten – ein deutliches Gefälle von den Natur- und Ingenieurwissenschaften hin zu den Sozial- und letztlich den Geisteswissenschaften war feststellbar­ – führte diese Entwicklung dazu, dass die Verteilungsgerechtigkeit nicht mehr gewährleistet war. Die entstandene Schieflage zu korrigieren und dabei die im Zuge des Medienwandels und neuer Vertriebsmodelle auf dem Publikationsmarkt entstandenen Herausforderungen zu bewältigen, war daher ein erklärtes Ziel bei der Entwicklung des neuen Etatmodells für die UB Kassel.

Hinzu kamen weitere Probleme bei der bisher praktizierten Form der Etatverteilung. Angesichts steigender Zeitschriftenpreise bei gleichbleibendem Erwerbungsetat blieb immer weniger Geld für den Kauf von Monografien übrig, da beide Etatbereiche in Kassel miteinander verknüpft waren: Von der Gesamtzuweisung an ein Fach wurden zunächst die im Haushaltsjahr zu erwartenden Kosten für fachspezifische Periodika abgezogen, der Rest blieb für Monografien. Im Extremfall stiegen die Zeitschriftenkosten so stark an, dass einigen Fächern überhaupt kein Geld mehr für den Kauf von Monografien zur Verfügung stand. Als Konsequenz wäre die Abbestellung von Zeitschriften notwendig gewesen, um Mittel für den Monografienerwerb freizubekommen. Da an der Universität Kassel die Entscheidung darüber, welche Zeitschriften ein Fach an- oder abbestellte, traditionell ausschließlich bei den Professorinnen und Professoren des jeweiligen Faches lag, war es oft schwierig, Einvernehmen darüber herzustellen, dass oder welche Zeitschriften abbestellt werden sollten. Entsprechend gab es nicht nur Defizite im Monografienetat, sondern auch kaum finanzielle Spielräume zur Lizenzierung neuer Zeitschriften.

Es galt somit bei dem neuen Modell einerseits die direkte Abhängigkeit von Zeitschriften- und Monografienetats zu beenden und zugleich wirksame Instrumente zur Beschränkung der Gesamtkosten für Zeitschriften und Datenbanken zu implementieren.

Mit dem schnellen Wandel binnen weniger Jahre, vor allem vor dem Hintergrund der Entwicklung hin zu Open-Access-Modellen, stehen weitere gravierende Änderungen bevor, die ebenfalls Auswirkungen auf die Erwerbungsetats haben werden.10 Dies macht deutlich, dass neue Modelle nicht hochkomplex und dadurch weitgehend statisch sein dürfen. Vielmehr müssen sie ohne großen Aufwand regelmäßig, möglichst jährlich, aktualisierbar und gegebenenfalls erweiterbar sein, um flexibel auf sich verändernde Anforderungen reagieren zu können. Das setzt eine Konzentration auf wenige Parameter voraus, die einerseits aussagekräftig und relevant, andererseits den Entscheidungsträgern innerhalb der Universität plausibel zu vermitteln sind.

Das bisher verwendete Modell hatte durch eine kleinteilige Berechnung verschiedenster Teilbedarfe­ unter Einbeziehung einer Vielzahl von Parametern eine regelmäßige Aktualisierung deutlich erschwert.11 Hinzu kam, dass einige Berechnungsgrundlagen zwischenzeitlich nicht mehr zeitgemäß erschienen. Beispielsweise spielen Einbandkosten, die gemäß Modell separat kalkuliert wurden, in der lokalen Praxis als Kostenfaktor keine relevante Rolle mehr, da sich die UB Kassel zum einen vorrangig als Gebrauchsbibliothek versteht und zum anderen für Periodika seit Jahren eine konsequente E-Only-Strategie verfolgt. Eine kritische Prüfung der Berechnungsgrundlagen mit dem Ziel einer deutlichen Vereinfachung wurde daher angestrebt.

2. Die Entwicklung des neuen Etatverteilungsmodells der UB Kassel

Im Entwicklungsprozess des neuen Modells ab Sommer 2017 wurde schnell klar, dass in wesentlichen Bereichen eine Abkehr vom Prinzip der fachspezifischen Zuweisungen infolge von Bedarfsberechnungen notwendig war, um die bestehenden Probleme lösen zu können und insbesondere einen effizienten Mitteleinsatz zu gewährleisten.

Per Vorwegabzug wurden inzwischen über die Hälfte der gesamten Zeitschriften- und Datenbankkosten finanziert. Ob ein Fach vor allem Periodika nutzte, die Bestandteil großer Pakete waren und damit zentral finanziert wurden, oder ob es sich überwiegend um Ressourcen handelte, die als Einzelbestellungen weiterhin zu Lasten des fachspezifischen Zeitschriftenbudgets gingen, unterlag weitgehend dem Zufall. Es stellte sich somit die Frage, ob es nicht besser wäre, künftig alle Zeitschriften­ und Datenbanken aus einem zentralen Budget und nur noch einen Teil des Monografienerwerbs fachspezifisch zu finanzieren. Für die Entscheidung darüber, welche Periodika im Portfolio der UB angesichts der bestehenden Mittelknappheit verbleiben konnten, sollten künftig nutzungsbasierte Parameter herangezogen werden.12

Der im Bereich Monografien bereits eingeschlagene Weg eines bedarfsorientierten, nutzungsba­sierten Erwerbungsmanagements durch Modelle wie Patron / Demand Driven Acquisition (PDA / DDA) sowohl für E-Books als auch für gedruckte Monografien sollte weiter ausgebaut und auf Zeitschriften und Datenbanken übertragen werden. Die konsequente E-Only-Strategie für Zeitschriften sowie das 2014 eingeführte Electronic Ressource Management System RMS von SemperTool, mit dem sich die Nutzungsstatistiken der lizenzierten E-Ressourcen verwalten und auswerten lassen, schufen dabei die Voraussetzungen für die Etablierung von Nutzungszahlen als Entscheidungsgrundlage für die Weiterführung von E-Journals und Datenbanken.

3. Neues Etatmodell: Monografien-Erwerbung

Eine Bedarfsberechnung anhand definierter Kennzahlen mit anschließender Mittelverteilung auf einzelne Fächer erfolgt seit 2019 ausschließlich für einen Teil des Monografienetats, wobei nicht zwischen gedruckten Büchern und E-Books unterschieden wird. Es handelt sich dabei um eine stark vereinfachte Variante der Grundsätze des Bayerischen Etatmodells. Auf Basis der drei jährlich aktualisierten Kennzahlen „Professuren pro Fach“, „Studierende pro Fach“ und fachspezifischer Buchdurchschnittspreis werden der jeweilige Etatbedarf für Monografien sowie eine Komponente „Studentische Literaturversorgung“ ermittelt.13 Beide Werte addieren sich zum Gesamtbedarf für Monografien.

Die Personenkennzahlen stehen über das Hochschulinformationssystem der Universität Kassel zur Verfügung. Sie bilden auch die Grundlage für die inneruniversitäre Mittelverteilung an die Fachbe­reiche und Institute, so dass die Parameter bei allen universitären Akteuren bereits etabliert sind. Die dritte Kennzahl, die fachspezifischen Buchdurchschnittspreise, berechnen sich über die tatsächlichen lokalen Erwerbungskosten pro Buch bezogen auf das Monografienbudget eines Faches an der UB Kassel im Durchschnitt der letzten drei Jahren. Auf nur mit hohem Aufwand regelmäßig zu aktuali­sierende durchschnittliche Marktpreise, die auf Buchhandelsindizes basieren, wird zugunsten der lokalen Kosten, die zugleich das spezifische Fachprofil vor Ort abbilden, verzichtet.

Um einen weiteren Rückgang des Monografienetats zu verhindern und eine Stabilisierung zumindest auf niedrigem Niveau zu erreichen, wurde in Abstimmung mit der Bibliothekskommission der Universität eine Mindestsumme in Höhe von 500.000 € festgelegt, die jährlich für den fachspezifischen Monografienerwerb bereitgestellt wird und deren Verteilung nach den oben skizzierten Vorgaben erfolgt. 2019 lag die verfügbare Summe durch Aussetzen des HeBIS-Konsortialvertrags mit Elsevier im Rahmen der DEAL-Verhandlungen deutlich höher.14 Für die Zufriedenheit mit dem neuen Etatmodell in den Fachbereichen der Universität erweist sich dies als echter Glücksfall: Fast alle Fächer konnten dadurch trotz der veränderten Berechnungsgrundlagen besser ausgestattet werden als in den Vorjahren.

Der fachspezifische Monografienerwerb wird durch einen fachübergreifenden Monografienerwerb als zweite Säule ergänzt. Für diesen wird jährlich im Haushalt eine Summe ausgewiesen, die 2019 bei 225.000 € lag und dem Nutzerbedarf besondere Rechnung trägt. Hieraus werden sehr gut genutzte interdisziplinäre E-Book-Pakete und außerdem die nutzergesteuerte Erwerbung von E-Books und Print-Monografien über bewährte PDA-/DDA-Modelle finanziert.

4. Zentrales Zeitschriften- und Datenbankbudget mit nutzungsbasiertem Portfoliomanagement

Bei Zeitschriften und Datenbanken spielen Bedarfsberechnungen auf Fachebene und die Zuordnung einzelner Ressourcen zu bestimmten Fächern für die Mittelzuweisung seit 2019 keine Rolle mehr. An die Stelle der über 30 fachspezifischen Zeitschriftenbudgets und des Vorwegabzugs für fachübergreifende Pakete ist ein zentrales Zeitschriften- und Datenbankbudget getreten. Seine Höhe ergibt sich aus den Vorjahresausgaben plus erwarteter Preissteigerungen. Sie wird limitiert durch die festgelegte Mindestsumme, die vereinbarungsgemäß für Monografien vorgehalten werden­ muss. Um die Zeitschriftenausgaben auf einem vertretbaren Niveau zu halten, betreibt die UB ein nutzungsbasiertes Portfoliomanagement. Die Nutzung lizenzierter E-Journals und Datenbanken wird im RMS erfasst und analysiert. Relevant sind dabei die jährlichen Lizenzkosten, die Anzahl der jährlichen Zugriffe und die daraus resultierenden Kosten pro einzelner Nutzung. Auf Basis der Kosten-Nutzen-Relation der letzten zwei Jahre wird über den Verbleib im Portfolio oder die Abbestellung von Ressourcen entschieden.

Bereits im Vorgriff auf die Umstellung des Etatmodells wurden im August 2018 für das Folgejahr über 30 Ressourcen gekündigt, die im Durchschnitt der letzten beiden Jahre Kosten in Höhe von mehr als 100 € pro Zugriff verursacht hatten. Hierdurch konnten für 2019 mehr als 30.000 € eingespart werden. Angesichts der Kosten einer Fernleihe oder einer Bestellung über einen Schnelllieferdienst fiel es nicht schwer, die Hochschulleitung und die Fachbereiche davon zu überzeugen, dass ein Weiterbezug von Ressourcen mit einer solch schlechten Kosten-Nutzen-Relation wirtschaftlich nicht vertretbar ist. Der Komfortverlust gegenüber der sofortigen Verfügbarkeit dieser Ressourcen im Campusnetz der Universität muss angesichts der begrenzten finanziellen Möglichkeiten in Kauf genommen werden.

Das nutzungsbasierte Portfoliomanagement wird den universitären Entscheidungsträgern gegenüber transparent kommuniziert: Wenn die UB auf Basis zu hoher Kosten pro Nutzung eine Zeitschrift oder Datenbank zur Abbestellung vorsieht, werden die Lehrenden des zugehörigen Fachgebietes darüber informiert. Sie bekommen die Möglichkeit, die Kündigung der Ressource zu verhindern, wenn das Fach die weitere Finanzierung durch Umbuchung von Eigenmitteln auf das Konto der UB sicherstellt. Diese Regelung hat dazu beigetragen, die Akzeptanz des neuen Modells im Vorfeld sicherzustellen. Von diesem „Vetorecht bei Kostenübernahme“ hat jedoch bei den Abbestellungen im August 2018 kein Fach Gebrauch gemacht.

Wie bereits erwähnt, war die Bestellung neuer E-Journals und Datenbanken in den letzten Jahren sehr schwierig. Ein wichtiges Anliegen bei der Gestaltung des neuen Modells war es deshalb auch, zum Teil seit längerem bestehende Wünsche nach neuen Ressourcen erfüllen zu können und das Zeitschriftenportfolio der UB Kassel entsprechend zu flexibilisieren. Daher wird ein Teil der Mittelzuweisung für das zentrale Zeitschriften- und Datenbankbudget regelmäßig für Neubeschaffungen reserviert.

Im Sommer 2018 hat die UB Kassel die Professorinnen und Professoren erstmals aufgefordert, ihr E-Journals und Datenbanken zu nennen, deren Bestellung sie ab 2019 wünschen. Auf diese Weise wurden 34 Zeitschriften neu ins Portfolio aufgenommen – in etwa ebenso viele, wie abbestellt wurden. Auch diese neuen Zeitschriften werden künftig hinsichtlich ihrer Kosten-Nutzen-Relation evaluiert, sobald Statistiken aus zwei vollen Kalenderjahren vorliegen, um über ihren Weiterbezug oder ihre Abbestellung zu entscheiden.

5. Durchführung der Kosten-Nutzen-Analyse

Für das Portfoliomanagement ist ein Electronic Resource Management System (ERMS) unabdingbar.­ An der UB Kassel kommt seit 2014 RMS von SemperTool zum Einsatz. Die Grunddateneingabe war Mitte 2015 abgeschlossen.15 Seitdem werden die im RMS eingetragenen Produkte fortwährend gepflegt und spiegeln den Stand der jeweils aktuell für den Campus lizenzierten elektronischen Ressourcen wieder. Im Rahmen des Portfoliomanagements sind die Produkttypen „Journal“, „Journal­ Package“, „Database“ und „Database Package“ relevant, nicht jedoch die ebenfalls im RMS verzeichneten E-Books und E-Book-Pakete. Insgesamt gibt es an der Universität Kassel über 400 relevante Produkte, deren genaue Anzahl aufgrund von An- und Abbestellungen jedoch schwankt.

Zum einen sind im RMS für jedes Produkt die jährlichen Lizenzkosten hinterlegt. Um die benötigen Kosten-Nutzen-Relationen berechnen zu können, werden zudem die jeweiligen Zugriffszahlen auf die Produkte benötigt. Hierzu wird im RMS für jede Verlags- bzw. Anbieterplattform, auf der lizenzierte Produkte gehostet werden, ein zugehöriger Statistik-Account angelegt. Solch ein Account kann einem einzelnen oder mehreren Produkten zugeordnet werden. Letzteres ist z. B. dann sinnvoll, wenn auf der Plattform eines Verlags zwei oder mehrere voneinander unabhängige und somit getrennt kündbare E-Journal-Pakete gehostet werden.

Im RMS der UB Kassel existieren derzeit etwa 140 solcher Statistik-Accounts. Hierüber stehen für ca. 94% der Journal- und Datenbankprodukte Nutzungsstatistiken zur Verfügung. Etwa ein Drittel der Anbieter, für die ein Statistik-Account angelegt wurde, bieten den Abruf von Statistiken über eine SUSHI-Schnittstelle an.16 Diese ermöglicht es RMS, monatlich die Nutzungszahlen automatisch von den Anbieterplattformen abzurufen. Für die restlichen Plattformen werden die Nutzungszahlen des Vorjahres ab Januar des Folgejahres manuell ins RMS hochgeladen. Hierzu müssen sie zuvor aus den Administrationsbereichen der Anbieter heruntergeladen werden. Die dazu notwendigen Kennungen, bestehend aus Nutzername und Passwort, sind ebenfalls zentral im RMS hinterlegt.

Viele Anbieter liefern ihre Statistiken im COUNTER-Format.17 Dieses Format kann von RMS direkt eingelesen und weiterverarbeitet werden. I.d.R. umfassen die COUNTER-Dateien eines Anbieters sämtliche Zeitschriften bzw. Datenbanken auf seiner Plattform. RMS führt daher einen Abgleich mit den tatsächlich in einem Produkt enthaltenen Zeitschriftentiteln oder Einzeldatenbanken ab. Somit ist sichergestellt, dass nur die für das jeweilige Produkt relevanten Nutzungszahlen innerhalb der Gesamtstatistik eines Anbieters berücksichtigt werden.

Einige Anbieter liefern ihre Statistiken in proprietären Formaten, die vor dem Upload ins RMS zunächst händisch in das COUNTER-Format umgewandelt werden müssen, was mit einem Tabellenkalkula­tionsprogramm wie Excel erfolgen kann. Hierzu hat die UB Kassel Vorlagen für die unterschiedlichen Berichtstypen erstellt, die mit den jeweiligen Nutzungszahlen der Anbieter befüllt werden müssen.

Bedauerlicherweise stellt eine kleine Anzahl von Anbietern keinerlei Statistiken zur Verfügung. In diesen Fällen wird auf Statistiken des an der UB Kassel im Einsatz befindlichen HAN-Servers­­ zurückgegriffen.18 Die Recherchelinks in Elektronischer Zeitschriftenbibliothek (EZB) und Datenbank-Informationssystem (DBIS) verweisen in Kassel nicht direkt auf die Ressourcen, sondern leiten die Nutzerinnen und Nutzer über den HAN-Server. Dies geschieht insbesondere zur Gewährleistung des Fernzugriffs außerhalb des IP-Bereichs der Universität, in Einzelfällen aber auch zur für die Nutzerinnen und Nutzer nicht sichtbaren passwortgesteuerten Anmeldung bei einer Datenbank oder Plattform, sofern eine IP-gesteuerte Zugriffskontrolle anbieterseitig nicht verfügbar ist. Der HAN-Server kann für die über ihn erfolgten Plattformaufrufe Statistiken generieren, jedoch ist hierbei zu berücksichtigen, dass nur solche Zugriffe in die Statistik einfließen, die über die EZB- und DBIS-Recherchelinks erfolgen. Direktzugriffe auf die Verlagsplattformen, die innerhalb des Campus aufgrund der IP-Zugriffssteuerung in den meisten Fällen möglich sind, werden nicht mitgezählt. Somit stellen Statistiken des HAN-Servers außer für die nicht IP-gesteuerten Plattformen nur einen Behelf dar und sind mit entsprechenden Einschränkungen behaftet.

RMS berechnet die Kosten pro Nutzung für jedes Lizenzjahr automatisch. Diese Kosten-Nutzen-Relation kann für jedes Produkt einzeln angezeigt werden. Zudem kann ein Report pro Lizenzjahr mit den Kosten-Nutzen-Relationen aller Produkte aufgerufen und für die Weiterverarbeitung in einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel exportiert werden. An der UB Kassel erfolgt eine solche Auswertung seit dem Lizenzjahr 2015. Diese Auswertung wird jedes Jahr fortgeschrieben.

Abb. 1: Kosten-Nutzen-Report im RMS

Um zu vermeiden, dass Produkte abbestellt werden, die in einem Jahr eine ungewöhnlich niedrige Nutzung verzeichnen, ansonsten aber eine angemessene Nachfrage haben, werden die Produkte in der Tabellenkalkulation absteigend nach den mittleren Kosten pro Nutzung der vergangenen beiden Lizenzjahre sortiert. Das Einsparpotenzial in Abhängigkeit der maximal akzeptierten Kosten pro Nutzung wird zusätzlich grafisch aufbereitet. Die jeweilige Schwelle, oberhalb derer Produkte zum Folgejahr abbestellt werden, wird jedes Jahr im Hinblick darauf neu festgelegt, dass Preissteigerungen aufgefangen und in gewissem Umfang Bestellungen neuer Zeitschriften und Datenbanken entsprechend den Wünschen der Fachbereiche ermöglicht werden können.

Abb. 2: Einsparpotenzial nach maximalen Kosten pro Nutzung 2019

2018 wurde die Grenze auf 100 € pro Nutzung festgesetzt, 2019 auf 70 €. Es wird von einer weiteren Absenkung der Grenze in den kommenden Jahren ausgegangen bis zu einem Niveau, das einem gut genutzten und wirtschaftlichen Portfolio an Zeitschriften und Datenbanken entspricht. Auch alle neu bestellten Titel werden nach Ablauf von zwei Jahren in das Portfoliomanagement aufgenommen und können zu Abbestellkandidaten werden, wenn die Kosten pro Nutzung zu hoch sind.

6. Fazit

Wenngleich es zur abschließenden Bewertung des Erfolgs des neuen Etatmodells eines längeren Zeitraums bedarf, nimmt die UB Kassel die Änderungen bislang als positiv wahr. Das Zentralbudget plus Portfoliomanagement behebt Probleme, die sich aus der früheren Praxis ergeben haben. Das Zeitschriftenportfolio wird flexibler und es ergibt sich endlich wieder die Möglichkeit, auch neue Periodika zu lizenzieren. Da die Entscheidung über die Fortsetzung eines Abonnements nicht mehr von der gefühlten oder angenommenen Wichtigkeit einer Zeitschrift für ein Fach abhängt, sondern mit der Kosten-Nutzen-Relation ein klares, belegbares Kriterium dafür vorliegt, ob eine Ressource dem lokalen Bedarf entspricht, leistet das Portfoliomanagement einen entscheidenden Beitrag zu einem effizienten, bedarfsgerechten Mitteleinsatz. Absehbar ist allerdings, dass auch dieses Modell bei weiter steigenden Preisen ohne signifikante Etaterhöhung irgendwann an seine Grenzen stoßen wird. Sobald sich im Portfolio nur noch Ressourcen befinden, deren Kosten pro Zugriff unterhalb der Kosten eines Bezugs über Schnelllieferdienste liegen oder sich gar dem Niveau der Fernleihkosten annähern, ist eine kritische Marke erreicht. Jede weitere Abbestellung wird dann einen schmerzlichen Einschnitt in die Informationsversorgung der Nutzerinnen und Nutzer der UB Kassel zur Folge haben. Es bleibt zu hoffen, dass zu diesem Zeitpunkt entweder die Hochschulleitung von der Notwendigkeit einer verbesserten Etatausstattung überzeugt oder die Preisspirale bei Subskriptionszeitschriften aufgrund der voranschreitenden Open-Access-Transformation durchbrochen werden kann.

Literaturverzeichnis

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– Wein, Franziska: Workshop »Etatmodelle für das digitale Zeitalter« - ausgerichtet von der DBV-Kommission Erwerbung und Bestandsentwicklung am 15. und 16. März 2012 an der Staatsbibliothek zu Berlin. Ein Kurzbericht, in: Zeitschrift für Bibliothekswesen und Bibliographie 59 (3-4), 2012, S. 205–206. Online: <https://zs.thulb.uni-jena.de/servlets/MCRFileNodeServlet/jportal_derivate_00226368/j12-h3-4-ber-1.pdf>, Stand: 18.06.2019.