OpenBiblioJobs – offen, unabhängig und ehrenamtlich

OpenBiblioJobs (OBJ) ist ein kostenloser Service, der Stellenangebote sammelt und sie arbeitssuchenden Kolleginnen und Kollegen kostenfrei zur Verfügung stellt. Gelistet und nachgewiesen werden Jobangebote aus Bibliotheken, Archiven und anderen Informationseinrichtungen.

Ausschließlich Ehrenamtliche tragen zum Angebot von OBJ seit seinem Beginn im Jahr 2012 bei. Sie unterstützen sowohl den technischen als auch den redaktionellen Betrieb und melden die freien Jobangebote.

Wie ist OBJ entstanden?

OBJ entstand als Reaktion auf die Bekanntgabe des Berufsverbandes Information Bibliothek e.V. (BIB), den Service BiblioJobs.de ab 16. Juli 2012 nur noch für zahlende Mitglieder des Verbandes zugänglich zu machen. Begründet wurde dieser Schritt mit der aufwendigen Erstellung des Angebotes. Der Verband hatte BiblioJobs.de erst im Juni 2009 von Tobias Tietze übernommen.1 In der entfachten Diskussion auf InetBib, in den bibliothekarischen Blogs2 und auf Twitter wurde deutlich, dass der Verband nicht einlenken und auf arbeitssuchende Nichtmitglieder sowie Kollegen und Kolleginnen im D-A-CH-Bereich Rücksicht nehmen würde. Dies machte die Stellungnahme des BIB vom 11. Juli 20123 sehr deutlich. Auch die Erklärung von Tobias Tietze4 vom 13. Juli 2012, der nochmals verdeutlichte, dass er Bibliojobs.de im Vertrauen auf ein offenes, allen zugängliches Angebot an den BIB übergeben hatte, führte zu keinem Entscheidungswechsel.

Sehr schnell fand sich ein Kern Interessierter, die offen überlegten, mit welchen technischen Möglichkeiten und welchen Aufwänden ein ehrenamtliches Projekt gestartet werden könnte, das dauerhaft von der bibliothekarischen Community getragen werden kann.

Im Ergebnis dieser Diskussion entstanden fast zeitgleich zwei Angebote BibJobs – für alle5 war ein auf WordPress basierender Prototyp, bei dem unstrukturiert Informationen zu Stellen eingegeben und frei getaggt werden konnten. Eine zu hohe Einstiegshürde war jedoch, dass die Meldenden über einen eigenen Account bei wordpress.com verfügen mussten.

Parallel wurde eine erste Version von OBJ gestartet. Sie basierte auf einer privaten und einer öffentlichen Google-Tabelle und einem einfach strukturierten Eingabeformular.6 Am 11. Juli 2012 wurde das erste Mal auf diese Version verlinkt. Über ein inzwischen nicht mehr im Original zugängliches Etherpad7 konnten sich Freiwillige melden, die das Angebot unterstützen wollten. Das Etherpad diente zur ersten Selbstorganisation. An dieser Stelle wurden Ideen und Vorschläge zur Weiterentwicklung gesammelt. Beworben über verschiedene bibliothekarische Blogs und Twitter fanden sich rasch viele Ehrenamtliche, die sich zum Großteil bis heute bei OBJ engagieren. Am 18. Juli 2012 gab es online eine erste gemeinsame Besprechung aller Beteiligten. Bereits fünf Tage später durfte OBJ mit der Universitätsbibliothek der Helmut-Schmidt-Universität in Hamburg die erste meldende Bibliothek verzeichnen. Im August 2012 meldeten schon sechs Einrichtungen ihre Stellen bei OBJ8.

Am 11. Dezember 20129 war OBJ auf Google-Docs plötzlich nicht mehr erreichbar. Ein Unbekannter hatte das Angebot als unangemessen gemeldet. Dies machte deutlich, dass die zu diesem Zeitpunkt im Team bereits immer wieder diskutierte Google-Abhängigkeit untragbar wurde. Phu Tu, Initiator dieser ersten Lösung, begann daraufhin an einer anderen technischen Umsetzung zu arbeiten.

Knapp ein Jahr nach dem Start ging am 8. Juli 2013 mit neuer Internetadresse (https://jobs.openbiblio.eu/), neuem System (selbstgehostetes WordPress) und bekannten Features OBJ in der Version 2 (#obj2) online. Seit diesem Zeitpunkt verweisen das Netbib Weblog und Bibliothekarisch.de in ihrer Navigationsleiste prominent auf den Service. Der Blogaggregator Plan3t.info bindet seit dem Wechsel auf die neue Plattform den dazugehörigen RSS-Feed auf der Startseite seines Angebotes ein und der Twitteraccount @openbibliojobs10 wird seit diesem Datum automatisch mit allen veröffentlichten Stellen gefüttert.

Ein Anliegen war es, die Plattform den Bedürfnissen der Gemeinschaft anzupassen. Immer wieder wurden Verbesserungsvorschläge aus der Community auf Umsetzbarkeit geprüft. Im April 2015 war es dann soweit: Nach verschiedenen Tests funktionierte die automatische Georeferenzierung so gut, dass OBJ wieder um eine Karte erweitert werden konnte. Zudem erhielt der Service den Reiter „Tabelle“.11 Für die Karte wird das Feld „Einrichtung“ ausgewertet und die dort gemachten Angaben führen zu einem Pin auf der eingebundenen Google-Maps-Karte. Klickt man auf einen der Pins, wird eine Kurzbeschreibung der Stelle angezeigt. Ein Klick auf den Link führt zur Detailanzeige bei OBJ.

Der Reiter „Tabelle“ bietet durch die sehr kompakte Darstellung einen schnellen tabellarischen Überblick über die aktuellen Stellennachweise und enthält zudem ein zusätzliches Suchfeld. Dieser Freitext-Filter ermöglicht ein schnelles Filtern nach Kombinationen von Einrichtungstyp, Stellentyp, Orten, Einrichtungen und Begrifflichkeiten aus den erfassten Stellenbeschreibungen. Mit Klick auf den Link der Stellenbeschreibung gelangt man direkt zum Ausschreibungstext des jeweiligen Jobangebotes. Zudem können die gefilterten Ergebnisse als CSV-Datei oder als CSV-Datei für Excel zur weiteren Bearbeitung und Auswertung heruntergeladen werden. Dies erleichtert die Verwaltung der Stellen, auf die man sich bewirbt.

Im Jahr 2016 folgte eine automatische Durchnummerierung der aktiven Einträge. 2017 wurde das Eingabeformular überarbeitet und auf vier Felder reduziert, um die Eingabe der Daten für alle Ehrenamtlichen zu vereinfachen. Seit 2018 unterstützt der Verein Deutscher Bibliothekarinnen und Bibliothekare e.V. das Projekt OBJ finanziell und übernimmt die Kosten für das Hosting und das SSL-Zertifikat.

Was bietet OBJ?

Bei OBJ können völlig kostenfrei und ohne großen Aufwand veröffentlichte, extern ausgeschriebene Stellenangebote eingetragen werden. Alle Stellenangebote werden redaktionell geprüft und erst danach freigeschaltet. Es ist unser Anspruch, die gemeldeten Stellen zumindest einmal täglich zu veröffentlichen.

Die Stellenangebote werden in einer Timeline der Homepage angezeigt und mindestens einmal über unseren Twitteraccount beworben. In der Standardansicht lassen sich die Stellenangebote grundsätzlich über die Facetten nach Einrichtungstyp oder Stellentyp filtern. Neue Jobangebote können über RSS-Feeds abonniert und jederzeit als Empfehlung per Google+, Twitter, Facebook oder per Mail geteilt werden. Die Karte ermöglicht es, Stellen gezielt in einer Region zu finden. Zu berücksichtigen ist, dass die Markierungen aufgrund der erfassten Informationen zur ausschreibenden Einrichtung nicht immer den genauen Arbeitsort wiedergeben.

Die Jobangebote werden für die Dauer der gemeldeten Bewerbungsfrist angezeigt. Enthält die eingegebene Jobbeschreibung keine Fristsetzung, wird die Stelle für vier Wochen in der Timeline von OBJ angezeigt.

Alle veröffentlichten Stellenbeschreibungen werden nach Ablauf im Hintergrund archiviert. Auf Anfrage können die gespeicherten Metadaten auch rückwirkend für statistische Auswertungen zur Verfügung gestellt werden. Einzige Bedingung ist, dass die gewonnenen Erkenntnisse veröffentlicht werden.

Alle originär erstellten Informationen auf OBJ und die zur Verfügung gestellten Daten unterliegen einer CC BY-Lizenz.

Wie funktioniert OBJ hinter den Kulissen?

Von Anfang an war uns wichtig, dass OBJ so einfach wie möglich zu bedienen sein muss, d.h. es war immer das Ziel, dass die Stellen sich mit sehr geringem Aufwand melden lassen. Bei den Überlegungen identifizierten wir sieben Kernfelder: Institution und Ort, Angaben zur Stelle, Bewerbungsfrist, Link zum Stellenangebot und der Stellen- und der Einrichtungstyp. Die verpflichtende Minimalangabe, die benötigt wird, ist der Link zur ausgeschriebenen Stelle.

Da Stellen- und Einrichtungstyp die meisten Fragen aufwarfen und am seltensten angeklickt wurden, wurde 2017 das Eingabeformular angepasst, sodass nur noch Angaben zur Einrichtung und zur Stelle sowie ggf. eine Bewerbungsfrist und der Link zum Stellenangebot eingegeben werden müssen. Dazu ist keine Anmeldung notwendig, und die meisten Angaben können per Copy & Paste von der Stellenanzeige in das Formular übertragen werden. Einzig beim Link ist darauf zu achten, dass dieser mit „http://“ oder „https://“ beginnt.

Mit dem Absenden wird die Stellenanzeige im Redaktionsbereich in eine Warteschleife gesetzt. Zuerst wird geprüft, ob die eingegebene Anzeige schon bei OBJ nachgewiesen ist. Liegt bereits eine Stellenbeschreibung aus einer anderen Quelle vor, lässt sich nicht immer einwandfrei und häufig nur sehr zeitaufwändig herausfinden, ob es sich um die identische Stellenausschreibung handelt. Daher lassen sich Dubletten nicht immer vermeiden. Ist kein Stellennachweis bis dahin veröffentlicht, wird bei der folgenden redaktionellen Prüfung der Link aufgerufen: Funktioniert der Link? Stimmen verlinkte Stellenanzeige und die eingegebenen Metadaten der Stelle überein? Müssen bei der Stellenbeschreibung gegebenenfalls einige Angaben ergänzt werden? Angaben wie Eingruppierung, Vollzeit oder Teilzeit sowie die Angaben zur Befristung helfen den Jobsuchenden nachher schneller zu erfassen, ob die Stelle für sie interessant ist.

Als Weiteres werden nun der Stellentyp, z.B. Arbeitsstelle, Praktikumsplatz oder Ausbildungsplatz, und Einrichtungstyp, beispielsweise Bibliothek, Archiv oder Informationseinrichtung, dem Jobangebot hinzugefügt. Zuletzt erfolgt die Prüfung des Geo-Tagging. Die automatische Zuordnung der Koordinaten zu den Angaben der Einrichtung erfolgt noch nicht so zuverlässig, wie wir uns das wünschen würden. Sollte einmal keine automatische Zuweisung zu einem Ort erfolgt sein oder ggf. eine falsche, werden die Ortsangaben manuell herausgesucht und hinzugefügt. Am Ende hat jede gemeldete Stelle ihren Platz auf der Landkarte.

Erst nach diesem Prüfvorgang wird eine gemeldete Stelle veröffentlicht. Mit der Freischaltung erscheint der Nachweis nun in der Timeline bei OBJ und kann durch den Jobsuchenden gefunden werden. Zudem wird mit der Freischaltung auch automatisch ein Tweet an unseren Twitterkanal @openbibliojobs gesendet.

Wer gehört zum Team hinter OBJ und wie wird die Zusammenarbeit organisiert?

Das Team von OBJ ist im gesamten D-A-CH-Raum verteilt. Seit Start des Projektes sind acht der neun namentlich genannten Ehrenamtlichen dabei12 und dazu sind viele weitere fleißige Helfer/innen in den über sechs Jahren dazugekommen. Die genaue Anzahl der ehrenamtlich Beteiligten ist uns nicht bekannt, da die Stellen i.d.R. anonym eingetragen werden. Das Kernteam besteht seit Beginn aus sieben bis zehn Freiwilligen.

Sieben der derzeit neun Ehrenamtlichen werten mit hoher Regelmäßigkeit Mailinglisten, wie InetBib oder die Jobbörse der HDM Stuttgart, und Jobbörsen, z.B. die Jobbörse der Arbeitsagentur, Bund.de oder Interamt, aus und melden die Anzeigen. Die entsprechenden Listen und Börsen sind zu Beginn des Projektes abgesprochen worden. Dazu kommen unzählige Freiwillige, die einzelne gefundene Stellen oder Jobanzeigen ihrer jeweiligen Einrichtungen eintragen. All dies geschieht in der Regel anonym und ohne vorherige Anmeldung bei OBJ.

Daneben gibt es derzeit 27 gelistete Einrichtungen, die regelmäßig ihre offenen Stellen an OBJ melden. Da viele Einrichtungen ihre Stellen inzwischen synchronisiert bei uns und InetBib sowie weiteren Stellenbörsen melden, können wir davon ausgehen, dass die Anzahl der selbstmeldenden Einrichtungen deutlich höher als die Anzahl der eingetragenen Institutionen ist.

Die wenigsten Einrichtungen verfügen über einen eigenen Account bei OBJ. Als meldende Institution können Sie jederzeit einen eigenen Login bei OBJ erhalten. Dies bringt einige Vorteile: Sie melden sich mit Ihrer Kennung an, nutzen aber dann wie gewohnt das Eingabeformular und füllen die vier Felder des Eingabeformulars aus. Nach dem Absenden kann nun im Administrationsbereich die eingegebene Stelle herausgesucht und sofort durch den Accountinhaber freigeschaltet werden. Es müssen nur Stellen- und Einrichtungstyp ergänzt werden, ggf. noch die Georeferenz. Soll die Stelle erst zu einem späteren Zeitpunkt erscheinen, kann sie für ein gewünschtes Veröffentlichungsdatum vorgemerkt werden. Es muss nur sichergestellt werden, dass der angegebene Link zum Zeitpunkt der Veröffentlichung funktioniert.

An dieser Stelle sind noch die Ehrenamtlichen zu nennen, die von Anfang an die redaktionelle Betreuung übernommen haben. Sie prüfen die eingetragenen Stellenangebote auf Richtigkeit und Erreichbarkeit des angegebenen Links. Zudem betreut Phu Tu die technische Seite. Dörte Böhner beantwortet die Anfragen der meldenden Stellen und Nutzerinnen und Nutzer. Sie bearbeitet außerdem die Bitten um Fristanpassungen und Linkänderungen.

Abb.: Dörte Böhner und Pascal Ngoc Phu beim Bibliothekartag in Berlin 2018. Foto: Dirk Deckbar

Wie kann man sich bei OBJ beteiligen?

Der Aufwand, sich bei OBJ zu beteiligen, ist gering und gut überschaubar. Jeder trägt bei, was er kann. Je nach Arbeitgeber wird den Freiwilligen Zeit bewilligt, um bei OBJ Stellen zu melden bzw. freizuschalten. Manchmal ist bereits der Retweet eines bereits freigeschalteten Jobangebotes genauso hilfreich. OBJ beruht auf Gegenseitigkeit. Jeder, der ein ausgeschriebenes Stellenangebot bei seiner Jobsuche findet und durch die Meldung der Stelle an andere Jobsuchende denkt, bedankt sich damit gleichzeitig bei allen anderen Meldenden, die seine Chance erhöht haben, über OBJ selbst die perfekte Stelle zu finden.

Es gibt weitere Bereiche, die es noch lohnt auszuwerten, um damit die Vielfalt der angebotenen Stellen zu erhöhen und zu verbessern. Gerne hätten wir mehr Archive und Dokumentationseinrichtungen, die ihre offenen Stellen bei uns eintragen. Einige bekannte Mailinglisten, in denen auch immer wieder Stellen gepostet werden, werden zur Zeit nicht regelmäßig ausgewertet. Gleiches gilt für einige Jobanbieter.

Warum investieren alle nach so vielen Jahren noch ihre Zeit in OBJ?

Die meisten sind „Überzeugungstäterinnen und -täter“. Wir selbst haben auf die ein oder andere Art von dieser Arbeit profitiert: Sei es, weil wir unsere eigene Stelle über OBJ entdeckt und dafür ausgewählt wurden. Sei es, weil Andere die Stelle unseres Arbeitgebers über OBJ gefunden haben und so zu liebgewonnenen Kolleginnen und Kollegen geworden sind, die gute Arbeit leisten und uns in der täglichen Arbeit unterstützen.

Aber das ist nicht der einzige Grund. Das Angebot von OBJ wird immer wieder lobend erwähnt, in Vorträgen, in der Timeline auf Social Media, in den Verbänden der Berufsgruppe. Die Auswertung der erfassten Stellen zeigt ebenfalls, dass wir mit unserer Arbeit einen Mehrwert leisten. Wir können daher mit der Überzeugung arbeiten, dass unsere Arbeit für die Community einen Mehrwert schafft, da die Stellenangebote der Einrichtungen sichtbarer werden und daher mehr potentiell geeignete Bewerber/innen erreichen. Auszubildenden und Studierenden ermöglichen wir einen kostenlosen Zugang zu Stellenangeboten, die ihnen übersichtlich an einer leicht zugänglichen Stelle angeboten werden. Anders als in Mailinglisten lassen sich die Angebote einfach filtern und schnell auf Relevanz scannen.

Zwischen den Beteiligten herrscht eine offene und zielgerichtete Art miteinander zu kommunizieren. Jede/r kann die eigene Meinung offen einbringen und es wird konstruktiv darüber gesprochen. Gemessen werden Vorschläge immer daran, welcher Mehraufwand sich daraus für alle Freiwilligen ergibt und ob ein Einfluss auf das Prinzip der Offenheit und Unabhängigkeit des Projektes zu erwarten ist.

Wie sieht die Technik hinter OBJ aus?

OBJ wird mit der Software WordPress sowie einem selbstentwickelten Theme betrieben und bei der Domainfactory GmbH in einem deutschen Rechenzentrum gehostet. In den Kosten für das Webhosting ist die Pflege und Wartung des Servers und der technische Support inbegriffen, wodurch der Betrieb der Website sichergestellt und das ehrenamtliche OBJ-Team entlastet wird. Die Stelleneinträge und alle übrigen Inhalte der Website werden täglich gesichert. Für die gesamte Anwendung gibt es ein wöchentliches Backup. Durch technische Vorkehrungen, wie die verschlüsselte Übertragung der Website über https und den Verzicht auf die Einbindung externer Ressourcen von Drittanbietern, versuchen wir, das Angebot datenschutzfreundlich zu gestalten13. Die Übernahme der Betriebskosten durch den VDB erlaubt es uns darüber hinaus, OBJ nachhaltig und werbefrei anzubieten.

Was sind wünschenswerte Weiterentwicklungen für OBJ?

Wir erhalten immer wieder Nachfragen zu den Ausschreibungstexten der nachgewiesenen Stellen. Auch werden die verzeichneten Jobangebote gerne für statistische Auswertungen herangezogen. Aus diesem Grund erwägen wir derzeit die zusätzliche dauerhafte Speicherung der Ausschreibungstexte für Archivzwecke.

Ein weiterer Wunsch, der gelegentlich an uns herangetragen wird, ist die Möglichkeit, Stellengesuche zu veröffentlichen. Sowohl arbeitssuchende Kolleginnen und Kollegen als auch potenzielle Arbeitgeber haben Interesse an den Stellengesuchen gezeigt.

Wir freuen uns über jede Anregung und diskutieren sie in unserem Kernteam. Bei der Überlegung, welche Idee aufgenommen und umgesetzt werden kann, spielt die Kapazität der beteiligten Ehrenamtlichen natürlich eine entscheidende Rolle. Vor allem möchten wir sicherstellen, dass das bestehende Angebot langfristig aufrecht erhalten wird.

Was wünschen wir uns für OBJ?

Neben den technischen Weiterentwicklungen und einer weiteren Optimierung des Angebotes für unsere Nutzerinnen und Nutzer gibt es auch noch einige Wünsche, die nichts mit Technik und den mit OBJ verbundenen Aufgaben zu tun haben. Ein persönliches Anliegen ist, dass sich alle dauerhaft engagierten Ehrenamtlichen einmal in einem anderen Rahmen als virtuell im Netz treffen könnten. Es wäre schön, gemeinsam auf all diejenigen anzustoßen, die Dank unseres Angebotes ihren perfekten Job oder ihre erste Arbeitsstelle entdeckt und bekommen haben.

Wir möchten mehr Einrichtungen ermuntern, ihre eigenen Stellenangebote bei OBJ einzustellen und zu bewerben. Die Erfahrung zeigt, dass sie i.d.R. ihre Stellen oft besser und umfassender beschreiben und somit zu einer besseren Qualität der Einträge beitragen. Die höhere Qualität der Metadaten trägt zu mehr beantworteten Fragen bei statistischen Auswertungen bei.

Und zuletzt wünschen wir, dass viele Einrichtungen über uns die perfekte Person für ihre ausgeschriebenen Jobs finden und viele unserer zukünftigen Kolleginnen und Kollegen auf einfache Art und Weise ihre Traumstelle entdecken können.

Dörte Böhner, Thüringer Universitäts- und Landesbibliothek Jena
Pascal Ngoc Phu Tu, Universitätsbibliothek Kiel

Zitierfähiger Link (DOI): https://doi.org/10.5282/o-bib/2018H3S202-209