LAS:eR – Einblicke in das Pilotsystem
Vorstellung der Funktionalitäten des bundesweiten Electronic Resource Management Systems im laufenden Pilotbetrieb
Zusammenfassung:
Im Rahmen des DFG-Projekts ERMS – Electronic Resource Management System entwickelt die LAS:eR-Projektgruppe ein herstellerunabhängiges ERMS auf Open Source Basis zur Organisation und Verwaltung von elektronischen Ressourcen unter Verwendung der Global Open Knowledge Base (GOKb) als offener Knowledge Base und Nutzung standardisierter Schnittstellen zum Datenaustausch mit Drittsystemen. Mit dem im Mai 2018 gestarteten Pilotbetrieb ist es ausgewählten Einrichtungen bereits möglich, lokale Lizenzen mit LAS:eR zu verwalten und durch ihre Rückmeldungen aktiv die laufende Entwicklung der Vollversion zu beeinflussen, die als bundesweite Dienstleistung des hbz im Herbst 2019 mit weitergehenden Funktionalitäten für das Management von Konsortiallizenzen und einem nach Nutzergruppen differenzierten Geschäftsmodell zur Verfügung stehen wird.
Summary:
In the course of the DFG project ERMS – Electronic Resource Management System, the LAS:eR project team develops a manufacturer-independent ERMS on an open source basis for the organization and administration of electronic resources using the Global Open Knowledge Base (GOKb) as an open knowledge base and standardized interfaces for data exchange with third-party systems. Since the start of the pilot phase in May 2018, it has already been possible for selected institutions to manage local licenses with LAS:eR and to actively influence the ongoing development of the full version, which will be released as a nationwide hbz service in the autumn of 2019 with further management functions for consortium licenses and a business model which takes account of specific user groups.
1. LAS:eR: Aktuelle Antwort auf ein lange bestehendes Problem
Ziel des im Mai 2018 gestarteten Pilotbetriebs von LAS:eR1 ist es, aktuellen Entwicklungen innerhalb des Managements elektronischer Ressourcen unter produktiven Bedingungen zu begegnen, um im Regelbetrieb auf die zukünftigen Anwender/innen zugeschnittene Funktionalitäten anbieten zu können. Führt man sich den bisherigen Projektzeitraum und -verlauf vor Augen, wird klar, wodurch dieser aktuelle Anspruch bedingt wurde:
Bereits im Jahr 2012 war die Notwendigkeit eines bundesweiten Systems zur Verwaltung elektronischer Ressourcen ein drängendes Thema, welches die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) entsprechend in ihrer Ausschreibung zur „Neuausrichtung überregionaler Informationsservices“2 fokussierte. Bewilligt wurde dem Projektteam, bestehend aus Hochschulbibliothekszentrum NRW Köln (hbz), Universitätsbibliothek Frankfurt, Universitätsbibliothek Freiburg und Verbundzentrale des Gemeinsamen Bibliotheksverbunds Göttingen (VZG) im Jahr 2013 zunächst die Durchführung eines Vorprojekts, innerhalb dessen sowohl die Anforderungen der Anwender/innen an das Electronic Resource Management System (ERMS) als auch die technische Grundlage für die Entwicklung evaluiert und konzipiert wurden. Mit großem Interesse nahmen bibliothekarische Einrichtungen und ausgewählte Expertinnen und Experten an einer Umfrage zur vorliegenden Situation der Lizenzverwaltung und zu Anforderungen an ein ERMS teil, stellten aber auch die Gegenfrage, wann denn eine erste Version des ERM-Systems nutzbar sein werde – ein Interesse, dem die Projektgruppe nach Abschluss der Evaluierung im Fortsetzungsantrag 2015 entsprechend Rechnung trug, indem ein Pilotbetrieb mit der Möglichkeit zur Nutzung der für das lokale Lizenzmanagement benötigten Funktionalitäten nach 18 Monaten Projektlaufzeit eingeplant wurde. Sowohl die Entwicklung der nötigen Funktionen als auch die Terminierung von Absprachen hinsichtlich Datenflüssen mit Drittsystemen wurden darauf abgestimmt. Dieser strenge Projektplan zur Realisierung der Pilotversion und der Vollversion bildete die Grundlage für die vollumfängliche Bewilligung des Entwicklungsprojekts mit einer Laufzeit von 36 Monaten durch die DFG.
2. Quellen und Flüsse: Daten in LAS:eR
Der Grundgedanke von LAS:eR ist, dass sich das System in die mannigfaltige technische Bibliotheksinfrastruktur Deutschlands integriert und über standardisierte Schnittstellen mit etablierten und aufzubauenden Systemen und Diensten kommunizieren kann. Für diesen Datenaustausch müssen elektronische Ressourcen aller Art – wie etwa E-Journals, E-Books, entsprechende Pakete und Datenbanken – sowie deren Anbieter und Plattformen an einer zentralen Stelle mit Metadaten und Identifikatoren versehen werden, damit LAS:eR sowie weitere Dienste diese für einen Datenaustausch identifizieren bzw. matchen können.
Als Zentrum einer solchen Infrastruktur hat sich das Konzept der Knowledge Base etabliert3: Dort werden Daten zu elektronischen Titeln, Paketen, Anbietern und Plattformen gehalten und mit geeigneten Identifikatoren versehen, damit sie von Drittsystemen wie LAS:eR übernommen und mit Lizenzinformationen ergänzt werden können, z.B. mit konkreten Laufzeiten, Holdingdaten, Vertragsinformationen und weiteren Lizenzmerkmalen. Derart angereichert können sie in diverse Nachweissysteme fließen bzw. als zuverlässige Information durch andere Services nachgenutzt werden – soweit die Dateninhaber/innen dem zustimmen. Knowledge Base und LAS:eR sind in diesem Modell also deutlich getrennt: Während die Knowledge Base diejenigen Daten zu elektronischen Ressourcen verwaltet, die vor einer konkreten Lizenzierung existieren und von Anbietern bzw. bibliografischen Datenbanken bereitgestellt werden, hält LAS:eR all jene Daten nach, die während und nach einer konkreten Lizenzierung anfallen. Dementsprechend ist es in LAS:eR möglich, Lizenzierungsdaten wie Vertragsinformationen, Laufzeiten, Anbieter etc. auch ohne eine Knowledge Base zu verwalten – für die Organisation von Daten zu Einzeltiteln sowie für die angedachten Mehrwerte eines Datenaustausches innerhalb der deutschen Bibliotheksinfrastruktur müssen die bibliografischen Basisinformationen aber aus einer Knowledge Base übernommen und über sie identifiziert werden können.
2.1. Die GOKb als zentrale Knowledge Base und Datenquelle für LAS:eR
LAS:eR nutzt als Knowledge Base für Informationen zu Titeln, Paketen, Anbietern und Plattformen die Global Open Knowledge Base (GOKb)4. Dieses internationale Projekt wird nach der Übernahme der Leitung durch die Zeitschriftendatenbank (ZDB) sukzessive standardisierte und normierte Titel- und Paketdaten bereitstellen. Als Datenquellen für die GOKb dienen KBART5-Listen der Anbieter, die Informationen aus nationallizenzen.de sowie bibliografische Daten der ZDB. Daten zu E-Books werden eigenverantwortlich durch die Datennutzer/innen eingespielt.
Neben der ZDB als Projektleitung sind hbz und VZG im Steering Committee (Lenkungsausschuss) vertreten, ebenso wie die Open Library Environment (OLE)-Community, die vormals projektleitende North Carolina State University (NCSU) und das technisch unterstützende California Institute of Technology (CalTech). Während die ZDB die redaktionelle Verantwortung übernimmt, obliegt die technische Betreuung der GOKb dem hbz und der VZG. Somit ist das LAS:eR-Projekt in die weiteren Entwicklungsschritte der GOKb unmittelbar eingebunden.
2.2. Datenanreicherung in LAS:eR
Die Anreicherung der aus der GOKb übernommenen Daten in LAS:eR mit den bibliotheksspezifischen Informationen ergibt sich automatisch aus den Lizenzeinträgen der jeweiligen Einrichtung: Diese verknüpft ein Paket aus der GOKb mit ihrer Lizenz in LAS:eR, wählt ggf. ihre konkret lizenzierten Einzeltitel als Holdings aus, fügt Vertragsinformationen wie Archiv- und Hostingrechte, Ansprechpartner, Kosteninformationen und ggf. auch Basis-Nutzungsstatistiken über den Zugriff auf den Nationalen Statistikserver hinzu.
Ebenso ergibt sich diese Anreicherung natürlich auch aus den Einträgen der Konsortialstellen, die hierdurch den Konsortialteilnehmenden das Anlegen dieser Informationen ersparen.
2.3. Datenflüsse zu Drittsystemen und anderen Diensten
Die angereicherten Informationen stellen für unterschiedlichste Drittsysteme eine interessante und notwendige Datenquelle dar. Aus diesem Grund steht das Projekt bereits mit verschiedenen anderen Diensten in Kontakt, um die Datenflüsse technisch und organisatorisch zu klären.
Der Nationale Statistikserver ist als integraler Bestandteil von LAS:eR bereits entsprechend eingebunden, so dass der wechselseitige Austausch möglich ist, wenn die Einrichtung auch an dieser Dienstleistung partizipiert. Mit dem Projekt Nationaler Open-Access-Kontaktpunkt OA20206 und dem Projekt NatHosting II7 sind bereits erste technische Grundlagen abgestimmt worden, so dass auch hier zukünftig ein Datenfluss aus technischer Sicht möglich wäre. Wünschenswert ist aus der Perspektive des Projekts eine automatische institutionsabhängige Kennzeichnung der Volltextzugänglichkeit (Gelbschaltung) der in LAS:eR gepflegten Zeitschriftenholdings in der Elektronischen Zeitschriftenbibliothek (EZB), da diese – neben weiteren E-Ressourcen wie etwa E-Books und Datenbanken – zunächst in LAS:eR eingetragen werden. Da eine automatisierte Gelbschaltung für teilnehmende Einrichtungen, sowie für Konsortialstellen eine enorme Arbeitserleichterung darstellen würde, wurden bereits frühzeitig erste Gespräche mit der EZB geführt. Auch dort sieht man den gemeinsamen Mehrwert einer solchen Schnittstelle und unterstützt das Vorhaben. Seit Beginn des Projekts wurde auch die Arbeitsgemeinschaft Deutscher, Österreichischer und Schweizer Konsortien (GASCO – German Austrian Swiss Consortia Organization) in die Entwicklungen und Vorhaben von LAS:eR eingebunden. Daraus resultierend wird zukünftig die GASCO-Liste als Übersicht, wo es zu welcher E-Ressource ein Konsortium gibt, in Form einer weiteren Mehrwertkomponente aus LAS:eR heraus automatisiert generiert. Vorteil dieses automatisierten Ablaufes ist, dass bei entsprechender Pflege durch die einzelnen Konsortien in LAS:eR in Echtzeit der Nachweis unmittelbar auf einer frei zugänglichen Internetseite sichtbar wird8.
Frühzeitig hat sich das Projekt auch um Letter of Intent zur Unterstützung der Datenflüsse zu Next Generation Library Systems (NGLS) bemüht und diese auch von OCLC, ExLibris und Proquest erhalten. Dadurch werden Bibliotheken, die ein NGLS mit eigenem ERM-Modul nutzen, automatisiert die durch die Konsortialstellen in LAS:eR verwalteten Konsortiallizenzteilnahmen in ihr System übernehmen können.
Der Geschäftsgang sieht vor, dass diese Einrichtungen dann zukünftig in ihrer Rolle als Konsorte LAS:eR nur für die Übermittlung einer Verlängerungsentscheidung an die Konsortialstelle nutzen, Holdings und Vertragsbedingungen werden automatisiert mit dem NGLS ausgetauscht, so dass für die Erfassung dieser Informationen kein eigener Aufwand betrieben werden muss.
3. Key-Features der Pilotversion
Mit der Pilotversion von LAS:eR ist bereits die Verwaltung lokaler Lizenzen vom Lizenzeintrag über die Vertragsverwaltung bis hin zur Verlängerung möglich. Zur Erhöhung der Akzeptanz wurde die Umsetzung des Oberflächenkonzepts ebenfalls für die Pilotversion weitgehend abgeschlossen, wodurch eine klar gestaltete Oberfläche mit wiedererkennbaren Listen-, Menü- und Filterelementen verfügbar ist, aufgrund derer die künftigen Endanwender/innen auch direkt das „look & feel“ von LAS:eR erfahren und beurteilen können. Ein übersichtliches Dashboard als zentraler Einstiegspunkt, Aufgabenverwaltung, Dokumentablage und Anmerkungsfunktionen unterstützen bei der Organisation.
Die drei Kernobjekte von LAS:eR stellen Pakete, Lizenzen und Verträge dar:
Als Pakete werden dabei die inhaltlichen Komponenten einer Lizenzierung betrachtet, die von einem Anbieter als Angebot bereitgestellt werden. Das können z.B. E-Journal-Kollektionen, E-Book-Pakete, Datenbanken oder weitere Formate sein. Die Verwaltung der Pakete findet in der GOKb statt und wird nach LAS:eR übernommen, wobei spätere redaktionelle Korrekturen und Änderungen in der GOKb auch entsprechende Meldungen in LAS:eR auslösen.
Lizenzen stellen die Kernkomponente von LAS:eR dar. Eine Lizenz beschreibt die konkrete Lizenzierung eines oder mehrerer Pakete unter bestimmten Lizenzbedingungen für einen konkreten Zeitraum (dessen Ende offen sein kann) für eine Einrichtung oder im Falle von Konsortiallizenzen auch für mehrere Einrichtungen. Hier können weitere Verwaltungsdaten wie beispielsweise Preise oder Statistiken verknüpft werden.
Verträge hingegen stellen die Vertragsbedingungen dar, unter denen eine Lizenz abgeschlossen wird. Insbesondere werden hier die rechtlichen Rahmenbedingungen wie erlaubte oder untersagte Nutzungen nachgehalten, die vertraglich oder in anderem Rahmen (z.B. durch AGBs) vereinbart werden.
Dadurch, dass Verträge und Lizenzen in LAS:eR als separate Einheiten betrachtet werden, ist eine große Flexibilität gegeben: Da nicht zwingend eine 1:1-Beziehung notwendig ist, kann ein Vertrag als Rahmenvertrag mit mehreren Lizenzen verknüpft werden und eine Lizenz kann bereits angelegt werden, bevor überhaupt ein Vertrag abgeschlossen ist, z.B. für die Nachhaltung von Testzugängen etc.
Ebenso können Pakete individuell mit einer Lizenz verknüpft werden, wodurch auch die Zusammenfassung mehrerer Pakete unter einer Lizenz möglich ist, aber auch das Anlegen einer Lizenz ohne direkten Paketbezug. Pakete stellen zwar immer das vom Anbieter konzipierte Komplettangebot dar, individuelle Titellisten bzw. Paketzuschnitte, die z.B. bei Pick&Choose-Paketen anfallen, können jedoch durch die Verknüpfung des Pakets mit einer Lizenz als Holdings spezifisch nachgehalten werden. Hierfür können über entsprechende Sichten einzelne Titel eines Pakets gezielt an- und abgewählt werden.
3.1. Lizenzverwaltung
Basis aller weiteren Aktionen zur Lizenzverwaltung ist die Übersicht „Meine Lizenzen“: Hier werden alle Lizenzen einer Einrichtung aufgelistet, kann mit Hilfe von Filteroptionen nach bestimmten Lizenzen sortiert und gesucht werden und natürlich eine neue Lizenz erstmalig angelegt werden.
Für eine neue Lizenz kann ein individueller Name angegeben werden; dieser muss nicht konform mit einem Paketnamen in der GOKb sein. Damit ist die Lizenz formal in LAS:eR angelegt und es können nun direkt oder auch erst später Verträge und Pakete verknüpft werden, Angaben zu Anbieter und/oder Lieferant festgehalten werden und individuelle Lizenzeigenschaften vermerkt werden: Dieses Feature eignet sich z.B. für Angaben zu EZB-Gelbschaltung, das Festhalten von Zugangslinks und alle weiteren Informationen, die einrichtungsspezifisch benötigt werden und entweder lizenzspezifisch als singuläre Information oder auch lizenzübergreifend als Pflichtinformation festgehalten werden sollen.
Vergebene Lizenzmerkmale und deren Werte sind dann auch automatisch als Filteroption in „Meine Lizenzen“ verfügbar. Daneben kann auch noch nach zahlreichen weiteren Eigenschaften gefiltert werden z.B. kann man sich nur lokale Lizenzen oder auch nur die von den Konsortien in die Übersicht eingespielten Lizenzteilnahmen der eigenen Einrichtung anzeigen lassen oder nach Gültigkeitsdatum oder Status filtern lassen.
Auch die Lizenzverlängerung erfolgt über „Meine Lizenzen“: Hierfür werden die Lizenzrahmendaten und auf Wunsch auch der Paketzuschnitt automatisch mit übernommen, so dass für den nachfolgenden Lizenzzeitraum die notwendigen Daten nicht nochmals separat eingetragen werden müssen.
3.2. Vertragsverwaltung
Eine Übersicht aller abgeschlossenen Verträge bzw. Vertragsbedingungen und das Erstellen eines neuen Vertrags ist über „Meine Verträge“ möglich. Zentrale Aufgabe nach dem Anlegen der Vertragsrahmendaten ist die Identifikation und Eintragung der Vertragsmerkmale: Hierfür kann derzeit aus einem umfangreicher Katalog an Vertragsbedingungen ausgewählt werden, der sich aus verschiedenen Quellen speist, z.B dem Bericht zur Electronic Resource Management Initiative (ERMI) der Digital Libary Federation (DLF)9 und weiteren Vertragsmerkmalen, die das Friedrich-Althoff-Konsortium freundlicherweise als Liste zur Verfügung gestellt hat. Dazu gehören insbesondere auch Open-Access-Merkmale und Merkmale zum Archivrecht. Innerhalb des Pilotbetriebs soll dieser Katalog durch die praktische Anwendung strukturiert und gegebenenfalls neu kategorisiert werden.
Perspektivisch werden die Vererbung von Merkmalen eines Konsortialvertrags in die Vertragssicht der teilnehmenden Einrichtung sowie der Import und Export im für den Austausch von Lizenzvertragsinformationen spezifizierten maschinenlesbaren Format ONIX-PL10 möglich sein: Wird ein Vertrag direkt in ONIX-PL vom Anbieter geliefert, kann dieser einfach hochgeladen, durch LAS:eR interpretiert und in die entsprechenden Vertragsmerkmale umgesetzt werden. Hierfür wird im Pilotbetrieb genauso wie bei den KBART-Listen für die Einspielung in die GOKb die entsprechende Sensibilisierung der Anbieter für das Thema stattfinden, damit auch hier der Schritt hin zur Automatisierung vollzogen werden kann. Durch die Verwendung einheitlicher Vertragsmerkmale ist ein schneller und komfortabler Vertragsvergleich möglich, der auf einen Blick Unterschiede zwischen zwei Verträgen analysiert und einander gegenüberstellt.
3.3. Kosteninformationen
Das Nachhalten von Kosten zu einer Lizenz in LAS:eR dient nicht nur der Etatverwaltung, sondern ist im Zusammenspiel mit Nutzungsstatistiken Grundlage für die Erstellung von Cost-per-Use-Analysen, bei denen die Kosten einer Ressource in Relation zur Nutzung gesetzt werden um eine Kennzahl für die Bewertung der Verhältnismäßigkeit der Ausgaben zu erhalten Hierfür steht in der Pilotversion bereits das Grundwerkzeug bereit, das gezielt auf die Anforderungen der Piloteinrichtungen hin verbessert und erweitert werden wird: Direkt in der Detailansicht der Lizenz können über den entsprechenden Reiter bereits hinterlegte Kosteninformationen eingesehen und bearbeitet bzw. neu angelegt werden. Beim Eintrag der Kosten kann jetzt schon auf eine umfassende Auswahl von Kostenarten (z.B. Listenpreis, Rabatt, Erstattung) zurückgegriffen werden, ein Umrechnungsfaktor für Fremdwährungen gesetzt werden und Budgetcodes vergeben werden.
4. Pilotbetrieb
Der Pilotbetrieb von LAS:eR startete am 07.05.2018 mit einem initialen Workshop in Frankfurt, bei dem den Piloteinrichtungen die Rahmenbedingungen des Pilotbetriebs und die Pilotversion von LAS:eR sowie der Projektstatus der GOKb im Detail vorgestellt wurden. Zu den Piloteinrichtungen gehören die Universitätsbibliotheken Frankfurt, Gießen und Tübingen, die Universitäts- und Landesbibliothek Münster, die Technische Informationsbibliothek Hannover, die Fachhochschule Südwestfalen und die Jade Hochschule Wilhelmshaven. Als sogenannte „Pilot+“-Einrichtungen nehmen außerdem drei Institutionen teil, die in verwandten Projekten aktiv sind, für die LAS:eR Informationen liefern wird, wodurch neben dem lokalen Lizenzeintrag auch spezielle Funktionen innerhalb des Datenaustauschs produktiv erprobt werden können. Hierfür konnten das Forschungszentrum Jülich als einer der beiden Projektpartner des OA2020-Projekts sowie die Universitätsbibliothek Erlangen-Nürnberg und das KIT Karlsruhe als Projektpartner von NatHosting II gewonnen werden.
4.1. Ersteintrag lokaler Lizenzen
Nach dem Vor-Ort-Workshop bestand die erste Aufgabe der Piloteinrichtungen darin, eine Übersicht ihres lokalen Lizenzportfolios inklusive der für sie wichtigen Informationen zu diesen Lizenzen zu erstellen, die sie so auch in LAS:eR nachhalten möchten. Zusammen mit dem Projektteam wurde dann in Webkonferenzen mit jeder Einrichtung das Anlegen von Lizenzen, Verträgen und Kosten geschult und am Praxisbeispiel der hbz-Konsortialstelle gezeigt, wie Informationen in LAS:eR gehalten werden können und welche Überlegungen und Abwägungen hinter den jeweiligen Verfahrensweisen stecken. Gemeinsam wurden dann anhand ausgesuchter Beispiele aus dem Portfolio der jeweiligen Einrichtung Lizenzen exemplarisch angelegt: Die Piloteinrichtung konnte so den Lizenzeintrag praktisch nachvollziehen und das Projektteam erhielt Hinweise, an welcher Stelle Verbesserungen sowohl innerhalb der Oberfläche als auch innerhalb des Workflows aus Bibliothekssicht möglich sind.
Im Nachgang erprobten die Piloten den Eintrag erst einmal im Testsystem, um ein besseres Verständnis der intern zu organisierenden Absprachen und Vorgehensweisen zu erlangen. Der Eintrag in das Produktivsystem erfolgt nun sukzessive, wobei hier erst einmal mit den einfacher zu verwaltenden Datenbanklizenzen gestartet wird. Aber auch einzelne Journal- und eBook-Pakete und -Titel werden jetzt bereits eingetragen, damit darauf basierend in den kommenden Releases die entsprechenden Funktionalitäten der GOKb und des Nationalen Statistikservers im Pilotbetrieb genutzt werden können.
4.2. Technischer Support
Die Unterstützung der Pilotbibliotheken sowohl in technischer als auch in organisatorischer Hinsicht ist dem Projektteam verständlicherweise ein Anliegen: Durch die Rückmeldung der Bibliotheken können die Usability optimiert sowie Workflowprobleme identifiziert und auf dem Weg zur Vollversion bis Herbst 2019 schrittweise verbessert werden.
Hierzu werden neue Funktionen und Verbesserungen nach entsprechender Priorisierung jeweils in vierwöchigen Zyklen erst auf dem Testsystem und dann nach Prüfung auf dem Produktivsystem eingespielt. Die Bibliotheken können Fehler und Verbesserungen per E-Mail, Telefon und integriertem Ticketsystem melden. Auf der First-Level-Supportebene werden die Meldungen geprüft und verifiziert bzw. ggf. nochmals im Austausch mit der meldenden Einrichtung genauer analysiert, bevor eine Aufwandseinschätzung und Releasezuordnung erfolgt.
Zu jeder neuen Version auf dem Produktivsystem werden entsprechende Release Notes veröffentlicht, die umgesetzte Verbesserungen und neue Funktionalitäten kurz beschreiben, so dass die Einrichtungen auch ein Feedback erhalten, ob ihr Problem gelöst wurde.
4.3. Kollektive Optimierung
Um die Expertise der Pilotanwender/innen nutzen zu können und ggf. unterschiedliche Perspektiven aus der täglichen praktischen Arbeit mit elektronischen Ressourcen besser zu verstehen, wird neben den Möglichkeiten zur technischen Unterstützung auch der organisatorische und konzeptionelle Austausch ermöglicht. Hierzu wurde eine Mailingliste eingerichtet, über die entsprechende Themen diskutiert werden können, z.B. zur Verwendung bzw. Verbesserung bestimmter Begrifflichkeiten. Dadurch erhält die Projektgruppe schnell ein differenziertes Stimmungsbild und kann Lösungsansätze erarbeiten.
Ausgewählte Themen, bei denen die Projektgruppe auf das Wissen der Anwender/innen angewiesen ist bzw. bei denen die Pilotbibliotheken den gemeinsamen Austausch wünschen, werden in regelmäßig geplanten gemeinsamen Webkonferenzen besprochen.
5. Ausblick
Im Rahmen der zweiten Projekthälfte werden sowohl die Konsortialfunktionen entwickelt und durch die projektbeteiligten Konsortialstellen erprobt, als auch die Rückmeldungen aus dem Pilotbetrieb zur Feinabstimmung des Systems für den Regelbetrieb aufgenommen, geprüft und nach erfolgter Priorisierung umgesetzt.
Ein bedeutendes Arbeitspaket ist die Realisierung des Datenflusses von LAS:eR in Drittsysteme. Zwar wurde die Entwicklung einer Webservice-Programmierschnittstelle (REST-basierte API) schon in die erste Projektphase vorgezogen, allerdings müssen in Absprache mit den Betreibern der datenziehenden Systeme noch spezifische Datenformate definiert werden. Das erfordert die Umsetzung einer komplementären Architektur in den entsprechenden Systemen durch deren Betreiber, beispielsweise um Holdinginformationen im KBART-Format einlesen und verarbeiten zu können.
In Zusammenarbeit mit der GOKb werden Workflows entwickelt, wie die redaktionelle Bereitstellung und ggf. Bearbeitung von Paketen in der GOKb realisiert werden kann, sodass sie zeitnah nach LAS:eR übernommen werden können.
Für den Betrieb von LAS:eR als Dienstleistung des hbz ab Herbst 2019 ist bereits ein nachhaltiges Geschäftsmodell abgestimmt worden: Das hbz übernimmt den Betrieb im Software-as-a-Service-Modell (SaaS), d.h. es erbringt die zentrale Hosting- und Betriebsdienstleistung, die über eine entsprechende Nutzungsgebühr abgegolten wird. Für das Kostenmodell wurden vier verschiedenen Anwendergruppen und ihr jeweiliger Nutzungsumfang von LAS:eR analysiert:
Drei der vier Gruppen nutzen dabei LAS:eR aktiv und werden im Umlagefinanzierungsmodell entsprechend berücksichtigt:
Die Vollnutzer entsprechen dem Profil der derzeitigen Pilotbibliotheken, für die LAS:eR die notwendigen Funktionalitäten für den Einsatz als eigenständiges ERMS bereitstellt plus der Option, in zweischichtigen Bibliothekssystemen auch die Management- und Interaktionsfunktionen für die Verwaltung und Organisation von Institutslizenzen zu nutzen. Die Kosten für die Nutzung richten sich nach Einrichtungsart und Größe; die Zusatzfunktionen für zweischichtige Systeme werden gesondert angeboten.
Bibliotheken mit Next Generation Library System, die Daten zu konsortialen Lizenzteilnahmen in das ERM-Modul ihres NGLS übernehmen möchten, sind über die Gruppe Schnittstellennutzer berücksichtigt und können zu einem festen Jahrespreis unbegrenzt Daten abholen, die ihnen von den Verhandlungsführenden zur Verfügung gestellt werden.
Die umfassendsten Funktionalitäten stehen für Konsortien bereit, die durch LAS:eR bei der Verwaltung von Lizenzen und der Organisation und Kommunikation mit den jeweiligen Konsorten unterstützt werden. Hierbei wurden die Verwaltung von Lizenzen und die Interaktionsfunktionalitäten (Organisation von Umfragen, Rückmeldefunktionalität) in getrennte Module aufgeteilt, damit z.B. kleinere Konsortien, die keine umfangreichen Interaktionsfunktionalitäten benötigen, auch nur das Verwaltungsmodul nutzen können. Auf der anderen Seite sind die Verwaltungs- und Umfragefunktionalitäten nicht an eine bestimmte Anzahl von Lizenzen oder Konsorten gebunden, um das Preissystem möglichst einfach zu halten und eine quantitativ umfangreiche Nutzung zu begünstigen.
Als besondere Kundengruppe gelten die Konsorten verschiedener Konsortien: Auch wenn sie selbst LAS:eR nicht für die eigene Lizenzverwaltung nutzen, werden sie über LAS:eR in einem definierten Umfang mit ihrer Konsortialstelle korrespondieren. So können sie u.a. an Verlängerungsumfragen teilnehmen sowie einen grundlegenden Überblick über ihre konsortialen Lizenzteilnahmen erhalten. Die Kosten dieses Service sind dabei bereits im Beitrag des jeweiligen Konsortiums enthalten.
Mit den angebotenen Funktionen, Services und der Integration in die bestehende Bibliotheksinfrastruktur wird ab 2019 mit LAS:eR ein bundesweites ERMS zur Verfügung stehen, das die Anforderungen von Bibliotheken und Konsortialstellen gleichermaßen abdeckt und flexibel auf die weiteren Entwicklungen innerhalb des Managements von E-Ressourcen reagieren kann.
Literaturverzeichnis
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1 Da sich das Akronym LAS:eR etabliert hat, wird die Auflösung „Lizenz-Administrationssystem für eRessourcen“ nicht weiter verwendet.
2 Deutsche Forschungsgemeinschaft: Neuausrichtung überregionaler Informationsservices, 12. Januar 2012, <http://www.dfg.de/foerderung/info_wissenschaft/2012/info_wissenschaft_12_03/index.html>, Stand: 26.07.2018.
3 Vgl. Wilson, Kristen: The Knowledgebase at the Center of the Universe, in: The Serials Librarian 72, 2017, S. 111–117. Online: <https://doi.org/10.1080/0361526X.2017.1320869>, Stand: 06.08.2018.
4 Horn, Moritz; Rolschewski, Johann; Rupp, Daniel: Die GOKb – Kooperative Verwaltung von eCollections, 107. Deutscher Bibliothekartag, Berlin, 14.06.2018, <https://nbn-resolving.org/urn:nbn:de:0290-opus4-35864>, Stand: 08.08.2018.
5 UKSG: KBART 5.0. Guidelines for effective exchange of metadata with knowledge bases, <https://www.uksg.org/kbart/s5/guidelines>, Stand: 06.08.2018.
6 Nationaler Open-Access-Kontaktpunkt, <https://oa2020-de.org/>, Stand: 06.08.2018.
7 Nationales Hosting elektronischer Ressourcen, <https://www.nathosting.de/display/ND/Home>, Stand: 06.08.2018.
8 Diese GASCO-Übersicht ist unter https://laser.hbz-nrw.de/gasco zu finden.
9 Jewell, Timothy D.; Anderson, Ivy; Chandler, Adam; Farb, Sharon E. et al.: Electronic Resource Management. Report of the DLF Initiative, Digital Library Federation, 2004, <https://old.diglib.org/pubs/dlf102/>, Stand: 08.08.2018.
10 Siehe EDItEUR, <https://www.editeur.org/21/ONIX-PL/>, Stand: 08.08.2018.
