Optimierung der Workflows für Zweitveröffentlichungen – der „Grüne Weg“ am Karlsruher Institut für Technologie (KIT)

Regine Tobias, KIT-Bibliothek, Karlsruhe

Zusammenfassung

Das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) ist Teil der Helmholtz-Gemeinschaft und mit rund 5000 Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern und annähernd 9000 Publikationen pro Jahr eine der forschungsstärksten Einrichtungen in Europa. Der Schwerpunkt der Arbeiten im institutionellen Repository KITopen liegt in erster Linie im Bereich des Publikationsmanagements, das eine wichtige Basis für die vielfachen Berichterstattungen der Forschungseinrichtung stellt. Die KIT-Bibliothek baut folgerichtig im Zuge eines am KIT entstehenden modularen Forschungsinformationssystems ihre Services in diesem Bereich permanent weiter aus. Seit der Open-Access-Richtlinie der Helmholtz-Gemeinschaft von 2016 hat sich das Blatt gewendet, denn jetzt stellt Open Access auch für das KIT eine immer wichtiger werdende Kennzahl dar: Wie viele andere Forschungsorganisationen setzt sich die Helmholtz-Gemeinschaft das Ziel, bis Ende 2025 alle von dieser Policy betroffenen Publikationen Open Access zu stellen. Der Beitrag zeigt, wie die KIT-Bibliothek auf diese veränderte Konstellation reagiert und den Grünen Weg über den Ausbau des Repository KITopen nachhaltig gestärkt hat. Dabei spielen nicht nur technische und workflowspezifische Anforderungen eine Rolle. Den eigentlichen Kern dieses innovativen Ansatzes am KIT spielen in erster Linie Policyentscheidungen der KIT-Bibliothek, die rechtliche Rahmenbedingungen konsequent auslegen und in den Nutzerschnittstellen einheitlich kommunizieren.

Summary

The Karlsruhe Institute of Technology (KIT) is part of the Helmholtz Association and, with around 5,000 scientists and nearly 9,000 publications a year, is one of the most research-intensive institutions in Europe. The focus of the work in the institutional repository KITopen lies primarily in the area of publication management, which provides an important basis for the multiple reports of the research institution. Today, KITopen is part of a modular research information system and the KIT library is constantly expanding its services in this area. Open Access is also becoming an increasingly important indicator for the KIT, since the Open Access Guideline of the Helmholtz Association has been adopted in 2016: Like many other research organizations, the Helmholtz Association is committed to make all publications affected by this policy available in open access by the end of 2025. The article shows how the KIT library reacted to this new constellation and sustainably strengthened the green open access path through the expansion of the KITopen repository. Not only technical and workflow-specific requirements play a role here: The core of this innovative approach at KIT are first and foremost the policy decisions of the KIT Library, which demand to consistently interpret the legal conditions and harmonize their uniform communication throughout the varying user interfaces.

Zitierfähiger Link: https://doi.org/10.5282/o-bib/2018H4S71-83

Autorenidentifikation: Tobias, Regine: GND: 1021985279;

ORCID: https://orcid.org/0000-0002-6164-0832

Schlagwörter: Open Access; Zweitveröffentlichungsrecht; Grüner Weg

1. Die Ausgangslage - Open Access am KIT

1.1. Services und Policies

Open Access hat am KIT eine lange Tradition und wird auch hier, ebenso wie an vielen anderen Hochschulstandorten, stark von der KIT-Bibliothek vorangetrieben: Das institutionelle Repository KITopen1 geht auf eine Vorgängerinstanz zurück, die bereits 1997 online ging. In den Folgejahren wurden die Open-Access-Services um einen institutionseigenen Open-Access-Verlag KIT Scientific Publishing2 (Gründung in 2004) sowie den KIT-Publikationsfonds3 (Errichtung in 2010 aufbauend auf der Förderung der DFG) komplementiert. Auch organisatorisch hat die KIT-Bibliothek Open Access von Anfang an strategisch platziert: Die Aktivitäten rund um Open Access wurden zunächst in der Abteilung Publikations- und Mediendienste gebündelt. Mittlerweile wird Open Access jedoch als Querschnittsthema verstanden und abteilungsübergreifende Teams arbeiten gemeinsam an der Thematik. Im Vordergrund steht das Leitmotiv, den wissenschaftlich Tätigen beim Forschungs- und Publikationsprozess eine große Bandbreite an Services und Beratungsleistungen zu bieten und sie in den vielfältigen Aspekten des Forschungszyklus zu unterstützen.

Auf strategischer Ebene arbeitet die KIT-Bibliothek eng mit der Leitungsebene der Forschungseinrichtung zusammen. Das KIT ist daher seit Jahren mit Unterzeichnungen von Resolutionen wie die Berliner Erklärung, des Compact for Open Access Publishing Equity (COPE), sowie der Haager Erklärung ein aktiver Player auf dem Feld nationaler und internationaler Open-Access-Bestrebungen.4 Jüngste Auszeichnung für diese Aktivitäten ist die Aufnahme in die Riege der “Open Science Champions” durch die Association of European Research Libraries (LIBER), die im Juli 2018 erfolgte.5

1.2. Verankerung von Open Access im KIT

Die Fusion der Universität Karlsruhe (TH) und des Forschungszentrums Karlsruhe zum KIT führte 2010 zur Verabschiedung einer Open-Access-Grundsatzposition. Somit war das Thema erstmals durch die Leitungsebene prominent auf dem Campus platziert. Allerdings bietet sie aus rechtlicher Sicht nur einen vagen und keinesfalls verbindlichen Rahmen:

„Publikationen aus dem Karlsruher Institut für Technologie sollen künftig frei zugänglich sein, soweit nicht ausdrückliche Vereinbarungen mit Verlagen und anderen dem entgegenstehen. Das KIT ermutigt seine Forschenden, ihre Ergebnisse in Open-Access-Zeitschriften zu veröffentlichen“.6

Hintergrund dafür ist auch die konkrete Vision, den Forschungsoutput des KIT möglichst umfassend zu erfassen und kommunizieren. Open Access befördert diesen Gedanken nachhaltig. Die KIT-Bibliothek ist zur Umsetzung dieser Zielsetzung schon seit langem aktiv: Die an beiden Standorten des KIT vorliegenden Hochschulbibliographien (im Universitätsbereich seit 1968 und im Großforschungsbereich seit 1958 geführt) wurden in einer ersten Stufe mit dem Open-Access-Repository vereinigt. Als nächster Schritt wird ein modulares Forschungsinformationssystem errichtet, das verschiedenste Forschungsinformationen bündeln und für die Berichterstattung aufbereiten kann. Die KIT-Bibliothek übernimmt dabei den wichtigen Part des Publikationsmanagements: Sie recherchiert und importiert regelmäßig Publikationen aus weltweiten Nachweissystemen. Aktuell existiert am KIT jedoch (noch) keine Verpflichtung auf eine aktive Mitarbeit für die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler. Anreize werden indirekt über forschungsnahe Services gesetzt – so ermöglicht KITopen, individualisiert aufgebaute Publikationslisten automatisch und tagesaktuell in die eigene und Institutswebpräsenz im Content Management System des KIT anzubieten.7 Genau an diese Tradition knüpft der hier in Teil D vorgestellte Ansatz des Ausbaus des Grünen Weges auch an.

Einen weiteren, wichtigen Impuls für eine Verstärkung des Open-Access-Gedankens fand in 2016 statt, als die Helmholtz-Gemeinschaft mit einer eigenen Open-Access-Richtlinie Zeichen setzte:

„… fordern die Helmholtz-Zentren die bei ihnen tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf, die von ihnen im Rahmen ihrer Tätigkeit für die Helmholtz-Gemeinschaft allein oder gemeinsam mit anderen Forschenden erstellten Publikationen Open Access zugänglich und nachnutzbar zu machen …“8

Weiterhin besteht auch nach dieser Richtlinie zwar eine starke Aufforderung zur Open-Access-Veröffentlichung, aber nach wie vor gibt es dafür keine Verpflichtung für die Autorinnen und Autoren. Der Druck im KIT wird eher von anderer Seite langsam aufgebaut: Ein jährliches Open-Access-Monitoring soll den Weg auf eine mittelfristig vollständige offene Bereitstellung der Karlsruher Forschungsleistungen begleiten. Als erste Wegmarke gilt der Stichtag 31.12.2020. Bis dahin sollen 60% der Publikationen Open Access bereitstehen.

Bei der Umsetzung der Helmholtz Open-Access-Richtlinie sind in erster Linie die jeweiligen Bibliotheken der Forschungszentren involviert, die in Arbeitsgruppen den Umsetzungsprozess begleiten und für die Leitungsebene praxisnahe Umsetzungsvorschläge erarbeiten. Ein Baustein dieser Szenarien sind in diesem Zusammenhang die Auswirkungen auf rechtliche Implikationen in den Zentren. Am KIT wird das aktuell durch die Diskussion um eine einheitliche Veröffentlichungsrichtlinie belebt. Diese wird sowohl eine zentrale Meldepflicht für veröffentlichte Publikationen sowie eine Open-Access-Komponente beinhalten. Jedoch sichert sich das KIT auch in dem vorliegenden Entwurf keine Rechte an den eigentlichen Veröffentlichungen. Angesichts der Klage gegen die Open-Access-Satzung in Konstanz9 will man am KIT keine Widerstände unter den Forschenden provozieren. Vielmehr wird der Servicegedanke vorgehoben und im genauen Wortlaut auf die Unterstützungsleistungen durch die KIT-Bibliothek verwiesen.

Jede Einrichtung, die auf dem Feld der Publikationsberatung aktiv ist, wird wissen, wie schwer es vor diesem Hintergrund ist, die Autorinnen und Autoren dazu zu bewegen, mit ihren Rechten verantwortungsbewusst umzugehen und sie für die Vorteile von Open Access zu sensibilisieren. Das betrifft Erst- und Zweitveröffentlichungen in gleichem Maße. Im Folgenden wird gezeigt, welchen pragmatischen Weg das KIT in seinem zentralen Repository einschlägt, um die Open-Access-Optionen des Publikationsaufkommens des KIT durch Einbezug von Verlagspolicies sowie durch die Interpretation vorliegender rechtlicher Optionen zu erweitern.

2. Neukonzeption des Grünen Weges am KIT

2.1. Open Access ist ein Massenproblem für die KIT-Bibliothek

Für den Ausbau der Publikationsinfrastruktur wurde zunächst die Datenbasis näher analysiert: Jedes Jahr publizieren rund 5000 wissenschaftlich Tätige am KIT annähernd 9000 Publikationen. Alle Publikationsmeldungen durchlaufen bei der Aufnahme in das Repository KITopen einen Validierungsprozess, der je nach Importroutine oder Selbsterfassung durch Autorinnen und Autoren graduell unterschiedlich abläuft, aber weitgehend automatisiert ist. Die momentane Open-Access-Quote (Stand Juli 2018) liegt bei 35 % und ist auch das Ergebnis langjähriger Aktivitäten der KIT-Bibliothek. Sehr positiv haben sich diese Maßnahmen auf spezielle Publikationstypen ausgewirkt: 75 % der Hochschulschriften sind mittlerweile Open Access und auch der Goldene Weg ist aufgrund des institutionseigenen Open-Access-Verlages sowie durch die Open-Access-Finanzierung mittels KIT-Publikationsfonds gut vertreten.

Im Gegensatz zu den bibliographischen Daten gestaltete sich der Validierungsprozess für Volltexte um einiges komplexer und weniger automatisiert, da hier vielfach mehrstufige Bibliothek-Nutzer-Interaktionen vorlagen. Recherchen in den Datenbanken SHERPA/RoMEO10 oder auch auf individuellen Verlagswebseiten erfolgten zwar routinemäßig im Team, aber Diskussionen um rechtliche Auslegungen waren an der Tagesordnung. Situativ wurde bei Autorinnen und Autoren zum Thema Nutzungsrechte nachgehakt, was in Teilen zu langen Veröffentlichungsschleifen führte. Aus Kapazitätsgründen spielte auch das Zweitveröffentlichungsrecht (ZVR)11 lediglich in der Beratung mit den Autorinnen und Autoren eine Rolle, aber in der Umsetzung in die bibliothekarische Praxis fand es (fast) keine Anwendung. Aufgrund der Forschungsschwerpunkte des KIT ist der Anteil an Proceedingsbeiträgen mit 15% relativ hoch, was die Klärung von Fragen seitens der Autorinnen und Autoren zu Nutzungsrechten weiter verkompliziert, da für diese Fälle meist keine Auskünfte über das Verzeichnis SHERPA/RoMEO zu erhalten sind und/oder die Recherchen auf individuellen Verlagswebseiten oft keine Ergebnisse bringen.

2.2. Auch die Autorinnen und Autoren am KIT sind verunsichert, wenn es um ihre Autorenrechte geht

Die langjährige Praxis in der Publikationsberatung zeigt erfreulicherweise, dass sich auch die Karlsruher Autorinnen und Autoren mittlerweile ihrer Autorenrechte um einiges bewusster sind als noch in den Vorjahren. Positiv zu vermerken ist außerdem, dass die KIT-Bibliothek als Ansprechpartnerin im Bereich der Publikationsberatung vermehrt herangezogen wird und Früchte der jahrelangen Informationsarbeit zu verzeichnen sind. Dennoch ist auf Autorenseite weiterhin eine gewisse Überforderung mit der Thematik zu verzeichnen. Ganz zu schweigen von den zeitlichen Restriktionen des Multitasking-Forschungsalltags oder den nach wie vor ungleich verteilten Kräfteverhältnissen zwischen Autorinnen und Autoren auf der einen und den Verlagen auf der anderen Seite.

Aufgrund der jahrelangen Erfahrungen im Umgang mit den Sorgen und Nöten der Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler war offensichtlich, dass die KIT-Bibliothek ihre Infrastruktur neu konzipieren und den bestehenden Auskunftsservice mit skalierbaren Veröffentlichungsworkflows kombinieren muss, um die projektierten großen Mengen an Open-Access-Veröffentlichungen bewältigen zu können. Mehrere Policyentscheidungen, die sowohl den Aufbau und die Workflows des Repository als auch die Validierungspolicies des Bibliothek-Teams in der Praxis verändern sollten, wurden vor diesem Hintergrund in Angriff genommen.

3. Formulierung der Ziele für den Grünen Weg am KIT

3.1. Einführung einer „Rechtssicherheit“ für Autorinnen und Autoren - und für die Bibliothek

Der Begriff „Rechtssicherheit“ ist bewusst in Anführungszeichen gesetzt und wird in den Schulungen und Open-Access-Veranstaltungen auch so kommuniziert. Die langjährige Diskussion mit Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern über diese Thematik zeigt immer wieder, dass diese zwar gewünscht wird, aber in der Realität eher in Einzelfällen, keinesfalls aber für die Masse der Publikationen am KIT herzustellen ist. Die langjährige Fachdiskussion um den Stellenwert von SHERPA/RoMEO im Verhältnis zum eigentlichen Verlagsvertrag oder auch die Auslegungen der Novellierung der Schrankenregelungen für § 38 Abs. 4 Urheberrechtsgesetz (UrhG) sprechen hier Bände.12

Grundlage bei der Ausarbeitung des Konzepts war daher ein institutioneller Ansatz, der mit der zuständigen Rechtsabteilung abgesprochen ist. Die KIT-Bibliothek versteht sich demzufolge als Infrastruktureinrichtung, die auf Augenhöhe und „unter Kollegen“ auf dem Campus agiert. Basis dafür ist ein Vertrauensverhältnis, das im Grundsatz darauf aufbaut, dass die Autorinnen und Autoren verantwortlich mit ihren Rechten umgehen. Die routinemäßig bei Einreichung eines Volltextes in KITopen zu erfolgende Rechteübertragung, die in Anlehnung an die Kriterien des DINI-Zertifikats13 verfasst ist, wird künftig einheitlich in der Routinebearbeitung von der Bibliothek akzeptiert. Die Verzögerungen im Publikationsprozess durch Nachfragen per E-Mail oder Telefon sollen entfallen. Flankiert wird diese Policyentscheidung weiterhin durch ein breit gefächertes Angebot an Schulungen und Informationsangeboten rund um das Thema Autorenrechte.

Darüber hinausgehend wurde aufgrund der vorliegenden Erfahrungen eine Art „Wertung“ der rechtlichen Relevanz für das Publizieren in KITopen eingeführt. Die KIT-Bibliothek sichert sich künftig bei originären Verlagspublikationen ergänzend zur obligatorischen Rechteübertragung zusätzlich ab. Ganz nach dem Motto „Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser“ werden bei Verlagspublikationen die Aussagen von SHERPA/RoMEO sowie die Optionen des Zweitveröffentlichungsrechts für jeden Veröffentlichungsantrag hinzugezogen, und sie können dabei auch die Rechteübertragung durch die Autorinnen und Autoren „überstimmen“. Im KIT wird das den Forschenden als Zusatz-Service angeboten, der auch gerne angenommen wird. Das vermindert den Druck auf die KIT-Bibliothek insgesamt und insbesondere der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Publikationsteam, dass Verlagspublikationen mit ungeklärten Nutzungsrechten publiziert werden.

Ein besonderes Augenmerk wurde nach diesem Konzept auf die Ausschöpfung der Möglichkeiten des Urheberrechtsgesetzes gelegt. Der Gesetzgeber hat mit seiner Reform des Urheberrechtsgesetzes mit dem zum 1.1.2014 in Kraft getretenen unabdingbaren Zweitveröffentlichungsrecht intendiert, den Grünen Weg rechtlich abzusichern. Der im Vorfeld der Verabschiedung heftig umkämpfte Gesetzesentwurf enthält einige Einschränkungen, die sich in der Diskussion u. a. um die Formulierungen zur grundfinanzierten universitären Forschung drehen. Aufbauend auf Äußerungen von Herrn Dr. Pflüger vom Wissenschaftsministerium in Baden-Württemberg wird als weitere Policyentscheidung für KITopen das Zweitveröffentlichungsrecht in der Praxis künftig großzügig ausgelegt und auf das ganze KIT angewendet.14 Das Ministerium beruft sich dabei auf führende Kommentierungen.15 Auch die unter Juristen kontrovers diskutierte Anwendung für ausländische Autorinnen und Autoren und Verlage, für die bislang keine Präzedenzfälle vorliegen und es keine absolute Rechtssicherheit weder für Autorinnen und Autoren noch für Repositorienbetreiber gibt, wird pragmatisch und einheitlich auf alle Veröffentlichungen des KIT ausgelegt16.

3.2. Pragmatische Interpretation der Open-Access-Policy der Helmholtz-Gemeinschaft

Die Welt des Open Access ist nicht nur auf der rechtlichen Seite komplex und mehrdeutig. Auch die Seite der Open-Access-Policies, mit denen sich Autorinnen und Autoren befassen müssen, ist mühsam, was vielfach beklagt wird.17 Das Verzeichnis Registry of Open Access Repository Mandates and Policies (ROARMAP)18 enthält aktuell 941 Open-Access-Policies von Forschungsfördern und Forschungsorganisationen. Auch die Helmholtz-Gemeinschaft reiht sich mit ihrer Interpretation des Open Access in diesen Kanon ein. In der Richtlinie wird auf unterschiedliche Volltexttypen abgehoben und veranschlagte Embargofristen werden fächerspezifisch definiert. Akzeptiert wird entweder die Verlagsversion oder zumindest das begutachtete und akzeptierte Manuskript („final draft“). Je nach Disziplin werden sechs bis zwölf Monate Embargo im Zeitschriftenbereich akzeptiert, für Monographien gelten entsprechend verdoppelte Fristen.

Im Folgenden wurde am KIT entschieden, dass aus Gründen der Vereinheitlichung der Workflows im Repository die Richtlinie auf bestimmte Minimalkriterien hin interpretiert werden soll. Zum einen sollten die Embargofristen vereinheitlicht werden, um Diskussionen über fachliche Zuordnung zu vermeiden. Zum anderen wurde darauf verzichtet, die Einwerbung des Verlags-PDFs prominent in den Vordergrund zu stellen, da hierfür in den meisten Fällen die Rechtslage restriktiver gehandhabt wird. Im Vordergrund stand der Gedanke, die Zweitveröffentlichung für möglichst viele Volltexte zu bewerben. Außerdem sollten die Workflows in KITopen möglichst einheitlich und für die Autorinnen und Autoren gut verständlich aufbereitet sein. Schleifen galt es möglichst zu vermeiden, aber gleichzeitig sollten individuelle Änderungen jederzeit möglich sein: Autorinnen und Autoren, die bewusst kürzere Embargozeiten oder bessere Nutzungsrechte mit ihrem Verlag ausgehandelt haben, sollten dies unkompliziert in den Publikationsprozess des Dokuments einbringen können.

3.3. Nutzernahe Workflows und Prinzip der Selbsterfassung

Obwohl in der Abteilung Publikations- und Mediendienste der KIT-Bibliothek rund sechs Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (in Teilzeit) in der täglichen Routine von KITopen arbeiten, war dennoch offenkundig, dass der Auslastungsgrad bereits sehr hoch ist. KITopen ist als Teil des Forschungsinformationssystems zum heutigen Zeitpunkt viel mehr als eine Bibliographie mit Open-Access-Komponente. Die zentrale Platzierung für das Berichtswesen am KIT sowie die Betreuung von Mehrwertdiensten wie Publikationslisten und weiteren bibliometrischen Kennzahlen bindet viel Personalkapazität. Vor diesem Hintergrund sollte die Überarbeitung von KITopen für den Bereich der Volltexte weiterhin auf das Prinzip der Selbsterfassung durch Autorinnen und Autoren abzielen. Es galt, einen nutzernahen Service aufzubauen, der sowohl rechtliche Implikationen als auch die Minimalkriterien der Open-Access-Richtlinie klar kommuniziert und ein einfaches und schnelles Publizieren ermöglicht. Auf dieser Basis soll eine großflächige Einwerbung von Open-Access-Publikationen am KIT möglich sein.

4. Die neue Open-Access-Komponente von KITopen in der Praxis

Der gesamte Bereich des Open-Access-Publizierens wurde im Anschluss an die Analyse vollständig überarbeitet. Dabei waren sowohl die Fachabteilung als auch die IT-Abteilung gleichermaßen beteiligt. Technische Basis ist das aus Open-Source-Komponenten selbstentwickelte Web Application Framework dbkit, das an der KIT-Bibliothek die Basis für eine flexible IT-Infrastruktur darstellt, um eigenständig strategische Zielsetzungen operativ schnell umsetzen zu können.

Für bestimmte Publikationstypen wird den Forschenden über ein Ampel-Leitsystem direkt angezeigt, welche Zweitveröffentlichungswege für ihre Publikationen möglich sind. Das betrifft in erster Linie Zeitschriftenaufsätze, Proceedingsbeiträge und Buchaufsätze. In die Workflows sind überregionale Services wie SHERPA/RoMEO sowie Veröffentlichungsoptionen, die sich im Rahmen des Zweitveröffentlichungsrechts ergeben, eingebettet. Die Nutzer werden direkt aus der Anwendung auf weiterführende Seiten der KIT-Bibliothek zum Thema Urheberrecht und Autorenrechte verwiesen. Jederzeit besteht für sie die Möglichkeit, sich eingehender über die Rechtslage zu informieren und den Publikationsprozess entsprechend zu steuern.

4.1. Automatisierte Einbindung von SHERPA/RoMEO „on the fly“

Basis für die Anzeige ist die aktuelle Einblendung der Informationen, die über eine Schnittstelle von SHERPA/RoMEO ausgegeben werden. Die Datenbank wird dazu im Moment des Hochladens des Volltextes abgefragt. Die Auswertung der Ergebnisse wird in KITopen gezielt nach den einzelnen Volltexttypen der Publikation (Preprint - Postprint - Verlagsausgabe) ausdifferenziert. Grundlage für die Datenbankabfrage von SHERPA/RoMEO ist die Eingabe eines Zeitschriftentitels sowie die Jahresangabe der betreffenden Publikation in der Erfassungsmaske von KITopen.

Daraus resultiert ein rascher Überblick über Veröffentlichungsoptionen in Form eines Ampel-Leitsystems. Den Nutzern wird so unmittelbar suggeriert, welche Aktionen möglich sind: Eine grüne Ampel erscheint, wenn es sich um einen Verlag handelt, der laut SHERPA/RoMEO die Zweitveröffentlichung erlaubt. Derzeit sind das 81% der gemeldeten Verlage19. Die rote Ampel wird eingeblendet, wenn der Verlag explizit die Zweitveröffentlichung für diesen Volltexttyp ausschließt. Die Ampel steht daher in vielen Fällen bei Verlagsausgabe auf Rot. Eine gelbe Ampel erscheint, wenn keine weiteren Informationen vorliegen. Das betrifft die Fälle, in denen die Zeitschrift nicht in SHERPA/RoMEO gelistet ist oder es sich beispielsweise um einen „weißen Verlag“ laut SHERPA/RoMEO-Klassifizierung handelt, der offiziell keine Option auf Zweitveröffentlichung erlaubt. Dieser Effekt tritt auch sehr häufig bei Proceedingsbeiträgen auf.

Gelbe und rote Ampel sind aber nur erste Hinweise für die Nutzer und implizieren nicht, dass kein Volltext übermittelt werden kann. Sie zeigen lediglich an, dass gemäß den vorliegenden Verlagspolicies die Zweitveröffentlichung nicht möglich ist. Den Nutzern werden im weiteren Workflow der Veröffentlichung entsprechende Pflichtfelder zur Mitteilung individuell ausgehandelter Veröffentlichungskonditionen angeboten, die die Ampelanzeige „überstimmen“ können. Das Team KITopen prüft diese Angaben vor Freischaltung des Volltextes.

Jeder mit SHERPA/RoMEO vertraute Nutzer weiß, dass konkrete Publikationshinweise in vielen Fällen in beigefügten Verlagsinformationen erfasst sind, die über das grobe Farbschema (grüne, blaue, gelbe sowie weiße Verlage) hinaus gehen. Diese Informationen werden in der Darstellung in KITopen unter „Policy Details“ aufgeführt und sind in der Standardeinstellung ausgeblendet. Nutzer können sie jederzeit aufklappen und sich eingehender informieren. Es ist aber nicht nötig, denn die Mitarbeiter des Publikationsteams sichten diese Detailinformationen in jedem Fall. Häufig werden aufgrund dieser Informationen die Implikationen der Ampelanzeige abgeändert. Da in vielen Fällen SHERPA/RoMEO (“subject to restrictions below“) die Informationen nicht oder nur in den Detailinformationen aufführt, wird grundsätzlich eine automatische E-Mail mit den genauen Publikationskonditionen des Volltextes an den Kunden verschickt.

Abb. 1: Screenshot des Ampelleitsystems mit aufgeklappten „Policy Details“.

Im in Abbildung 1 dargestellten Beispiel sehen die Nutzer zwar durch die rote Ampel, dass das Verlags-PDF nicht ohne weiteres zweitveröffentlicht werden darf. Der Postprint steht aber auf Grün. Erst in den „Policy Details“ sind die Embargobedingungen des Verlages aufgeführt. Im Falle des Uploads eines Postprints wird als Ergebnis des Validierungsprozesses eine E-Mail-Benachrichtigung ausgegeben, die auf das Veröffentlichungsdatum in der Zukunft hinweist.

4.2. Regelbasierte Kombination mit den Möglichkeiten des Zweitveröffentlichungsrechts

Die automatische Nutzerführung in KITopen bietet noch weitere Komponenten, die in vielen Fällen die Einblendung einer grünen Ampel ermöglicht und somit Open Access befördern:

Abb. 2: Bewerbung eines Postprint nach dem Zweitveröffentlichungsrecht.

Im vorliegenden Beispiel in Abbildung 2 handelt es sich um die Uploadinformationen für einen Zeitschriftenaufsatz, für den keine offiziellen Verlagspolicies vorliegen, der aber nach dem 1.1.2014 erschienen ist. In diesem Fall wird laut Policyentscheidung von KITopen das Zweitveröffentlichungsrecht angewendet. Daher wird für den Postprint die grüne Ampel angezeigt. Je nach Erscheinungsjahr des Aufsatzes (in KITopen kann das genaue Erscheinungsdatum auf Tages- und Monatsebene erfasst werden) wird automatisch die potenzielle Embargozeit berechnet und den Nutzern direkt angezeigt.

Da das Zweitveröffentlichungsrecht in KITopen für alle Zeitschriftenaufsätze des KIT ab Erscheinungsjahr 1.1.2014 angewendet werden soll, wurden weitere Regeln definiert, um die Ampelanzeige zu steuern. Oberstes Ziel ist es dabei, den Nutzern stets die für sie beste Veröffentlichungsoption anzuzeigen. Sollte beispielsweise der Verlag über SHERPA/RoMEO für den Postprint auf ein Embargo verzichtet haben, so wird diese Option verwendet und es wird keine Embargozeit für Zeitschriftenaufsätze des Vorjahres einblendet. Sollte im Gegenzug dazu der Verlag explizit auf einem längeren Embargozeitraum bestehen, dann gelten in KITopen wiederum die großzügigeren Auslegungen laut Urheberrechtsgesetz, und Zeitschriftenaufsätze des Vorjahres werden mit maximal zwölf Monaten „belastet“, weiter zurückliegende Ausgaben erhalten eine grüne Ampel ohne Embargoanzeige.

Die Integration der rechtlichen Möglichkeiten nach §38 Zweitveröffentlichungsrecht ziehen sich auch noch tiefer in die Workflows von KITopen, um Fehlinterpretationen möglichst zu vermeiden: Für Zeitschriftenaufsätze, die auf dieser Rechtsgrundlage veröffentlicht werden sollen, gibt es für die Nutzer keine Möglichkeit, eine freie Lizenz auszuwählen. Auch die in jedem Fall zu erteilende Publikationsgenehmigung ist entsprechend an die Bedingungen des Zweitveröffentlichungsrechts angepasst.

5. Erste Erfahrungen mit den neuen Zweitveröffentlichungswegen am KIT

5.1. Auch die beste Software hat ihre Grenzen

Obwohl das Nutzerinterface vollständig überarbeitet wurde und sich klar strukturiert präsentiert, war dennoch eine flankierende Einführung durch campusweite Marketingmaßnahmen erforderlich. Die Einführung der neuen Volltextentität im Herbst 2017 wurde am KIT mit einer großen Werbekampagne einhergehend mit einem breiten Angebot an Informationsmaterialien sowie einem kurzen Einführungsvideo kombiniert. Dennoch zeigt sich in der Praxis, dass auch der beste Workflow seine Grenzen hat und von einer Bereitschaft der Nutzer abhängt, sich an kommunizierte Regeln zu halten und sich einzubringen. Sehr häufig kommt es vor, dass sich die Nutzer vom Sog der grünen Ampel leiten lassen und ihr vorliegendes Dokument einfach „los werden“ möchten – sie laden dann oft die Verlagsausgabe, die in der Anzeige auf Rot steht, in eine „grüne Schublade“ hoch. Das schlägt dann im Team KITopen auf und führt zu Veröffentlichungsschleifen oder auch in Einzelfällen zum Abbruch des Vorgangs. Insgesamt hat die Auffächerung und damit einhergehende breitere Bewerbung von weiteren Volltexttypen wie Preprints und Postprints auch zu einem größeren Aufwand im Team KITopen geführt, da die Unterscheidung der Volltexttypen nicht immer auf den ersten Blick schnell ersichtlich ist. Ein weiterer, großer Themenkomplex betrifft den Stellenwert des Verzeichnisses SHERPA/RoMEO, dessen Einbindung zwar zu einer großen Transparenz und Vereinfachung der Workflows geführt hat, aber leider in vielen Fällen keine oder nur unvollständige Information liefert. Auch die Vorgabe an die Mitarbeiter, keine zusätzlichen Recherchen auf Verlagswebseiten durchzuführen, schafft nur bedingt Abhilfe. Diskrepanzen werden ersichtlich, wenn sich konkrete Informationen auf Verlags-PDFs von allgemeinen SHERPA/RoMEO-Informationen unterscheiden. Wie oben bereits ausgeführt, geben auch viele Verlage über die Schnittstelle keine Details an oder verweisen direkt auf individuelle Verlagsauftritte. Gerade der Verlag Elsevier zeichnet sich durch unterschiedliche Embargofristen seiner Zeitschriften aus, die dann individuell nachrecherchiert werden müssen.

5.2. Konsequente Umsetzung erfordert Durchhaltevermögen

Auch die besten Regeln und das perfekteste Tool nützen nichts, wenn man nicht zu seinen eigenen Policyentscheidungen steht. Bereits im Vorfeld der Umstellungen auf die neuen Zweitveröffentlichungswege lag auf der Hand, dass auch im Nachgang der Einführung der neuen Volltextentität weiterer Diskussionsbedarf im Veröffentlichungsprozess auftreten wird. Daher werden regelmäßig im Team die Erfahrungen der Praxis gesammelt und das Repository gemeinsam mit der IT-Abteilung der KIT-Bibliothek weiterentwickelt. Dabei gilt es den Spagat zu halten, die hier im Artikel beschriebenen Sonderwege zwar bedienen zu können, aber dennoch im Grundsatz nicht vom Konzept abzuweichen. Spannungen entstehen in der Regel in den rechtlichen Grenzbereichen, die „schon immer“ mit problematischen Veröffentlichungsentscheidungen verbunden waren. Wie oben ausgeführt, veröffentlichen Karlsruher Forschende vielfach in Proceedings, für die weder das Zweitveröffentlichungsrecht gilt, noch in der Regel die Verlagspolicies von SHERPA/RoMEO zu Rate gezogen werden können. Hier wird die Interpretation der Mindestkriterien der Helmholtz Open-Access-Richtlinie als grüne Ampel angezeigt, die für diese Fälle aber keine rechtlichen Implikationen mit sich bringt. Der Nutzer erhält per Klick die Information: „Unsere Prüfung hat ergeben, dass die Publikation des Postprints laut der HGF-Richtlinie gefordert wird“. Für den weiteren Veröffentlichungsprozess wird dann einheitlich die allgemeine Rechteübertragung an KITopen zu Grunde gelegt.

5.3. Mehrgleisiger Ansatz für Open Access am KIT

Als Fazit kann nach all diesen neuen Erfahrungen gezogen werden, dass der grüne Weg der Zweitveröffentlichungen weiterhin ausgebaut und mit beratenden Aktivitäten begleitet werden muss – auch vor dem Hintergrund, dass das jährliche Open-Access-Monitoring, das für das KIT ins Haus steht, einen positiven Trend für Open Access am KIT wiederspiegeln soll. Die KIT-Bibliothek fährt daher im Bereich der Kennzahlenerfüllung mehrgleisig. Die Bandbreite reicht von weiteren Automatisierungen im Bereich von Schnittstellen bis zu Spezialworkflows durch das Publikationsteam der KIT-Bibliothek. Ein Beispiel dafür ist die projektierte Integration der ausgehandelten Open-Access-Rechte aus bundesweiten Verlagsverhandlungen. Mit Spannung werden daher die Ergebnisse des Projekts DEAL20 sowie die auf dem Bibliothekartag 2018 angekündigte offene Schnittstelle des Projekts DeepGreen21 erwartet.

Einer großen Bedeutung kommen strategische Überlegungen auf Leitungsebene in Form einer für das KIT einheitlichen Publikationsordnung mit Open-Access-Komponente zu. Dass diese Maßnahmen Open Access nachhaltig beflügeln, zeigt sich durch die 2017 verpflichtend eingeführte Open-Access-Kennzahl in der Berichterstattung der Helmholtz-Gemeinschaft. Die Zusammenarbeit der Berichtsverantwortlichen mit der KIT-Bibliothek hat sich seitdem weiter intensiviert.

Das KIT als große und nach wie vor heterogene Forschungseinrichtung muss sich auf der Ebene der Infrastrukturen weiterhin großen Herausforderungen stellen. Bei allen technischen Erweiterungen des Repository KITopen steht daher der Servicegedanke im Vordergrund, der durch die Schaffung von Mehrwerten für die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler auch einen starken Anreiz für Open Access setzen soll. So ist eine weitere Verschränkung von Open-Access-Nutzerservices auf der Plattform des Repository geplant, die noch auf anderen Ebenen dazu animieren sollen, Open-Access-Dokumente bei der Bibliothek einzureichen: Durch Verschränkung der Workflows des KIT-Publikationsfonds mit dem Repository KITopen werden die Open-Access-Beratungsleistungen weiter verbunden und sollen so Erst-und Zweitveröffentlichungen gemeinsam befördern. Das Spektrum reicht von Hilfestellungen bei der Einreichung, der Klärung finanzieller Angelegenheiten rund um die Article Processing Charges bis zum Einholen der Postprints und der Beratung hinsichtlich von Lizenzen sowie des Deposit von Forschungsdaten zur Publikation. Open Access besteht hier im Sinne eines ToolKIT22 aus mehreren Bausteinen, die ständig weiter ausgebaut und miteinander verschränkt werden.

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