Schadenserhebung im großen Stil

Ein Projekt der Universitätsbibliothek Marburg

Bernd Reifenberg, Universitätsbibliothek Marburg

Zusammenfassung:

Im Frühjahr 2014 wurde in der Universitätsbibliothek Marburg eine umfassende Schadenserhebung in den historischen Beständen durchgeführt. Ziel war es, den Bedarf an Personal, Budget und Zeit zu ermitteln, den die Erhaltung dieses bedeutenden kulturellen Erbes langfristig erfordert. Unter Anleitung von Dr. Helmut Bansa, dem früheren Leiter des Instituts für Buch- und Handschriftenrestaurierung an der Bayerischen Staatsbibliothek, erfassten Mitarbeiterinnen der Universitätsbibliothek und zwei Praktikantinnen aus der Staatlichen Akademie der Bildenden Künste in Stuttgart (Studiengang Buchrestaurierung) Alter, Beschaffenheit und Zustand einer statistisch relevanten Stichprobe von Bänden aus dem Altbestand. Die von Dr. Bansa schon vor einigen Jahren entwickelte Methode der Schadenserhebung wurde dabei erstmals auf einen so großen und darüber hinaus sehr heterogenen Bestand angewandt und dabei den besonderen Erfordernissen entsprechend modifiziert. Die Erhebung erbrachte zum Teil überraschende Auskünfte über die Zusammensetzung des untersuchten Bestands, typische Schadensbilder und erforderliche Maßnahmen. Von besonderer Bedeutung waren die Ergebnisse für die Vorbereitungen auf den Ende 2017 anstehenden Umzug der Bibliothek in den inzwischen fast bezugsfertigen Neubau.

Summary:

In spring 2014, Marburg University Library evaluated the physical condition of its historical book collection. The aim was to gain an evidence based estimation of budget, time, and staff needed to preserve the cultural heritage. Lead by Dr. Helmut Bansa, former head of the Institute of Book and Manuscript Restauration of the Bavarian State Library, Munich, library staff and two interns from the Stuttgart State Academy of Art and Design classified age and physical condition of a statistically relevant sample from the collection. Since Dr. Bansa’s well established method of evaluating the physical condition was applied to such a large and heterogenous collection for the first time, it was necessary to modify the approach appropriately. The survey revealed some intriguing insights about the character of the collection, the most common types of damages and appropriate actions. The results were of particular relevance with regard to the relocation of the collection to the new main library at the end of 2017.

Zitierfähiger Link (DOI): https://doi.org/10.5282/o-bib/2017H4S204-210
Autorenidentifikation: Reifenberg, Bernd: GND 132410206
Schlagwörter: Schadenserhebung; Bestandserhaltung

1. Ausgangssituation und Projektidee

Wenn Bibliotheken warnen, dass es ihnen an Personal und Mitteln fehlt, um der vielfältigen Schäden an ihren historischen Beständen Herr zu werden und damit Verluste an dem ihnen anvertrauten kulturellen Erbe zu verhindern, werden sie von ihren Unterhaltsträgern und anderen potentiellen Geldgebern gern damit konfrontiert, dass sie erst einmal Zahlen liefern sollen. Es gilt, Art und Umfang der Schäden zu bestimmen, Prioritäten zu setzen, Kosten zu beziffern.

Die Universitätsbibliothek Marburg bekam damit konkret zu tun, als im Vorfeld des Ende 2017 anstehenden Umzugs der Bibliothek in einen sehr schönen großen Neubau ein professionell betreutes Organisationsentwicklungsprojekt begonnen wurde. Wie alle anderen Sachgebiete wurde dabei auch die Situation der Bestandserhaltung ausgeleuchtet. Dass diese damals – in den Jahren 2012/2013 – sehr schlecht aufgestellt war, war zwar mit Händen zu greifen, aber dennoch: Um die Grundlage für eine künftige Strategie der Bestandserhaltung an der Universitätsbibliothek Marburg zu schaffen, sollte anhand brauchbarer Stichproben und Hochrechnungen zusammengestellt werden, was alles kurz-, mittel- und langfristig getan werden müsste, wie viel das kosten würde, wie viel Personal erforderlich sei usw.

Als vorrangiges Ziel wurde formuliert, dass die Personalsituation verbessert werden müsse. In der Werkstatt für Bestandserhaltung arbeiteten damals drei Mitarbeiterinnen, zwei davon nur mit wenigen Wochenstunden. Zusammen ergab das gerade einmal 1,3 Vollzeitäquivalente. Die Restauratorenstelle war schon seit einigen Jahren verwaist und sollte auch nicht wieder besetzt werden, sodass es an einer qualifizierten fachlichen Leitung fehlte. Insgesamt war die Situation so, dass selbst das aus der Benutzung und in Form von Institutsabgaben resultierende Tagesgeschäft an einfachen Reparaturen und konservatorischen Maßnahmen kaum zu bewältigen war, geschweige denn dass man irgendwelche substantielleren Projekte hätte ins Auge fassen können.

Vor diesem Hintergrund entstand im Februar 2013 der Plan, sich bei der Koordinierungsstelle für die Erhaltung schriftlichen Kulturguts (KEK) um Fördermittel für ein Schadenserfassungs-Projekt zu bewerben. Das Projekt sollte unter Anleitung von Dr. Helmut Bansa durchgeführt werden, des durch seine einschlägigen Projekte und Veröffentlichungen bekannten,1 inzwischen im Ruhestand befindlichen früheren Leiters des Instituts für Buch- und Handschriftenrestaurierung an der Bayerischen Staatsbibliothek. Helmut Bansa war interessiert, weil er die Anwendung seiner Methode der statistischen Zustandserfassung von Bibliotheksbeständen an einem so umfangreichen Bestand bislang noch nicht erprobt hatte, und erklärte sich bereit, das geplante Projekt zu betreuen und anschließend anhand der erhobenen Daten ein Gutachten zu erstellen. Schwerpunktthema für das Förderprogramm der KEK war 2013 „Vorsorge im Großformat“. Dies konnte man auch bildlich verstehen, also etwa als Schadenserhebung im großen Stil – und so bewarb sich die UB Marburg im März 2013 mit einem Projekt „Zustandserfassung und Erstellung eines Gutachtens für den historischen Buchbestand der Universitätsbibliothek Marburg“.

2. Das Verfahren zur Schadenserhebung nach Helmut Bansa

Worum geht es bei der von Helmut Bansa entwickelten Methode? Untersucht wird jede x-te „Stell­einheit“ (Band, Heft, Mappe, Kapsel) des betreffenden Bestands, sodass die Auswahl der Stichproben streng mechanisch erfolgt. Damit wird vermieden, dass die Mitwirkenden intuitiv „interessante“ Objekte bei der Auswahl bevorzugen. Die Zahl x muss dabei so niedrig sein, dass sich aus den Stichproben statistisch akzeptable Ergebnisse für den Gesamtbestand ableiten lassen.

Jede Stichprobe wird nun sehr differenziert beschrieben. Dabei werden zunächst allgemeine, nicht auf den Erhaltungszustand des Objekts bezogene Daten erfasst: Signatur, Entstehungsjahr, Format, Seitenzahl, Einbandtyp (Handeinband, Verlagseinband, Gebrauchseinband, Broschur), Material des Einbands und des Bezugs, Material des Schriftträgers usw. Die Bedeutung dieser Angaben für die Auswertung lässt sich an einem Beispiel veranschaulichen: Wenn an einem Zeitschriftenband von 1892 der Einband stark beschädigt ist – also ein einfacher Bibliothekseinband für ein Objekt, das nicht gerade ein besonderes Highlight unseres kulturellen Erbes darstellt – dann bedeutet das für die Ausrichtung und Zielsetzung der Bestandserhaltung natürlich etwas anderes als Brüche und Fehlstellen an einem Pergamenteinband des 16. Jahrhunderts, und zwar sowohl hinsichtlich der Kosten als auch der Priorität der erforderlichen Maßnahmen.

Im Folgenden werden – ebenso detailliert – die Schäden und schließlich die erforderlichen Maßnahmen erfasst. So finden sich z.B. in der Kategorie für Schäden an der Innenseite des Einbands die Optionen „Gelenk(e) beschädigt/gebrochen // dasselbe im Buchblock // Heftfaden gerissen // Drahtheftung korrodierend // gelockerte Lagen“, in der Kategorie für Schäden am Schriftträger die Optionen „Knicke // Risse // Fehlstellen // lose Blätter // Bruchkanten // fest // wattig // hart/steif // pH deutlich sauer // pH nicht oder nur leicht sauer“. Als erforderliche Maßnahmen werden die Anfertigung einer Schutzkartonage, Trockenreinigung, Befestigung loser Einbandteile, Entsäuerung, Reinigung (Radieren, Absaugen), kleine Ausbesserungen am Schriftträger, neu heften, neuer Einband oder Restaurierung verzeichnet.

3. Durchführung des Projekts

Bevor die Ergebnisse des Marburger Projekts vorgestellt werden können, sind einige Erläuterungen zu dem untersuchten Bestand erforderlich. Laut Handbuch der Historischen Buchbestände besitzt die UB Marburg rund 150.000 Drucke des 16. bis 19. Jahrhunderts:2

Dieser Altbestand steht jedoch – abgesehen von den Inkunabeln – nicht separat und womöglich noch nach Jahrhunderten geordnet im Regal, sondern innerhalb einer systematischen Aufstellung, die in ihrem Kern auf das frühe 19. Jahrhundert zurückgeht, danach vielfach modifiziert und angepasst wurde und erst im Jahr 1958 durch ein neues, sehr viel einfacheres Signaturensystem abgelöst wurde. Auch nach 1958 wurden jedoch neue Jahrgänge bzw. Bände von Zeitschriften, Schriftenreihen und mehrbändigen Werken, die schon ihren Standort in der alten systematischen Aufstellung hatten, weiterhin dort eingeordnet. Der „Altbestand“, der in den Blick genommen werden sollte, umfasst also alle vor 1958 erworbenen Bücher zuzüglich aller neueren Jahrgänge bzw. Bände von Zeitschriften und Schriftenreihen, die zu diesem Zeitpunkt bereits im Bestand waren: etwa 550.000 Bände auf 15.500 Regalmetern.

Auch wenn dieser Projektbericht unter dem Titel „Schadenserhebung im großen Stil“ steht: Untersucht wurde tatsächlich nur ein Teilbestand von gut 175.000 Bänden, also etwa ein Drittel des sogenannten Altbestands. Grund dafür war vor allem, dass Helmut Bansa, ohne dessen Anleitung das Projekt nicht denkbar war, nur für eine begrenzte Zeit vor Ort sein konnte. Daher gab es von vornherein ein Limit: Die Datenerhebung musste in zwei Wochen erfolgen. Es war daher nur möglich, einen Teilbestand der alten Aufstellung durchzusehen, wenn ein einigermaßen vertretbares Ergebnis (Quote der Stichproben 1 Prozent) erzielt werden sollte. Die Ergebnisse des Projekts beziehen sich also genau genommen nur auf drei umfangreiche Sachgruppen der alten Aufstellung. Hochrechnungen auf den gesamten „Altbestand“ sind nur unter Vorbehalt möglich, die übrigen Bestände können jedoch ohne Weiteres in Folgeprojekten evaluiert werden.

Gar nicht einbezogen wurden zwei spezielle Bestände, zum einen die Rara, Buchhandschriften und Nachlässe aus dem Sondermagazin und zum anderen die Zeitungen. Der Rara-Bestand wurde ausgeklammert, da es sinnvoll erschien, hier eine Schadenserhebung nicht auf statistischer Grundlage, sondern – zu einem späteren Zeitpunkt – an jedem einzelnen Objekt durchzuführen. Bei den Zeitungen waren sowohl der Umfang des Bestands als auch das Schadensbild im Großen und Ganzen bekannt, sodass sich Aussagen über den erforderlichen Aufwand für Erhaltungsmaßnahmen auch ohne eine statistische Untersuchung treffen lassen.

Im Sommer 2013 gab es für das Projekt zunächst einen Rückschlag: Die KEK teilte mit, dass sie den Antrag abgelehnt habe. Da die beantragten Fördermittel aber sowieso nur im mittleren vierstelligen Bereich gelegen hatten und Helmut Bansa seine Mitarbeit nun mehr oder weniger ehrenamtlich auszuüben bereit war, konnte die UB Marburg das Projekt selbst finanzieren. In Vorgesprächen und Ortsterminen wurden zunächst die speziellen Bedingungen des Marburger Vorhabens dargestellt und besprochen. Aus dem Gesamtbestand der alten Aufstellung wurden drei möglichst unterschiedliche Bestandsgruppen (Literatur/Kunst/Musik, Geschichte und Jura) ausgewählt. Um diesen Teilbestand in der vorgesehenen Zeit durchsehen zu können, wurde im Weiteren versucht, das Vorgehen auf verschiedene Weise zu vereinfachen. So wurde z.B. verabredet, nur ein Prozent des Bestands, also jede hundertste Stelleinheit als Stichprobe zu erfassen. Auch die Art der Stichprobenauswahl wurde vereinfacht: Um nicht einen Großteil der zur Verfügung stehenden Zeit damit zu verbringen, je 99 Stelleinheiten zwischen der einen und der nächsten Stichprobe abzuzählen, sollte die streng mechanische Auswahl der Stichproben auf andere Weise gewährleistet werden: Es wurde aus jedem dritten Regalboden eine Stelleinheit ausgewählt, und zwar abwechselnd die erste, zweite und dritte. Auch bei dieser Vorgehensweise erfolgt die Auswahl streng mechanisch und die Stichprobenquote – das ergab sich aus der Stelldichte des Bestands – lag bei ziemlich genau dem angestrebten einen Prozent. Auch die Anzahl der Beschreibungskategorien und Optionen konnte unter Berücksichtigung der Marburger Verhältnisse reduziert werden. So ist der zu untersuchende Bestand beispielsweise in einem einzigen sehr großen Magazinraum untergebracht, der nur durch eine neun Stockwerke hohe Regalanlage unterteilt ist und überall dieselben klimatischen Bedingungen aufweist. Eine exakte Standortbestimmung der einzelnen Stichproben, also in welcher Ecke welchen Raums der Band steht, war daher nicht nötig. Außerdem umfasst der Bestand ausschließlich Drucke. Kategorien und Optionen für Handschriften, Boxen mit Nachlassmaterialien, Fotografien, Filme, Tonträger etc. wurden also nicht benötigt und konnten aus der Erfassungstabelle gelöscht werden.3

Die eigentliche Datenerfassung erfolgte vom 24. März bis 4. April 2014. Zur Verstärkung des eigenen Personals konnten dafür zwei Praktikantinnen aus der Staatlichen Akademie der Bildenden Künste in Stuttgart (Studiengang Buchrestaurierung) gewonnen werden, sodass für die Erfassung drei Teams mit je zwei Personen zur Verfügung standen. Schon im Mai 2014 lag dann auch das Gutachten Helmut Bansas vor.

4. Ergebnisse

Das wohl überraschendste Ergebnis war der Einblick in die Altersstruktur dieses sogenannten Altbestands. Dass der Bestandszuwachs im 20. Jahrhundert größer war als im 19., und dieser wiederum größer als im 18. Jahrhundert usw., entsprach zwar den Erwartungen, dass aber in dem untersuchten und wie gesagt seit 1958 nicht mehr durch neu erworbene Monografien erweiterten Bestand die Hälfte (!) der Titel bzw. Bände zwischen 1900 und 1980 erschienen ist und weitere fast 4 Prozent sogar noch später, kam unerwartet.

Abb.: Altersstruktur des untersuchten Bestands

Die generellen Aussagen zum Zustand der Bücher waren weniger überraschend. Dieser ist im Großen und Ganzen nicht schlecht, abgesehen davon dass der gesamte Bestand dringend einer Reinigung bedarf. Die Ergebnisse in der Übersicht:

Aus der Tabelle mit den Erfassungsdaten lassen sich aber auch spezifischere Ergebnisse herauslesen, beispielsweise zum Zustand der mit Pergament oder Leder bezogenen Handeinbände des 16. bis 18. Jahrhunderts. Oder zusätzliche Informationen zu den in ihrem jetzigen Zustand nicht benutzbaren Objekten: Das waren unter den Stichproben 24 Stück (1,2 %). Davon stammen nur zwei – also 0,1 % – aus der Zeit vor 1800, weitere drei aus den Jahren zwischen 1800 und 1850. Der Rest sind überwiegend Fälle von fortgeschrittenem Papierzerfall.

In dieser Hinsicht sind die Ergebnisse des Projekts also ausgesprochen aufschlussreich. Andere Fragen sind damit noch nicht beantwortet: Welche Objekte müssen dringend restauriert werden bzw. welche können – mit angemessener Vorsicht – auch in ihrem beschädigten Zustand benutzt werden, ohne dass sie weiteren Schaden nehmen? In welchem Verhältnis stehen Bedeutung und materieller Wert eines Objekts zu den Kosten seiner Restaurierung? Bei welchen Objekten handelt es sich um unikalen oder sehr seltenen Bestand? Solche tiefer ins Detail reichenden Fragen lassen sich mit einer rein statistischen Schadenserhebung nicht beantworten. Dasselbe gilt für das weite Feld des Papierzerfalls. Dass säurehaltiges Papier für einen Großteil der in Marburg festgestellten Schäden am Buchblock der Objekte verantwortlich ist, geht mittelbar schon aus der dargestellten Altersstruktur des Bestands hervor. Andererseits ist offensichtlich, dass nicht jedes in wissenschaftlichen Bibliotheken aufbewahrte und von Papierschäden betroffene Exemplar jeder Veröffentlichung zwischen 1850 und 1980 entsäuert zu werden braucht. Hier können die Ergebnisse des Projekts erst im Kontext einer überregionalen Planung und Kooperation fruchtbar gemacht werden, für sich betrachtet erlauben sie noch keine Aussagen über den erforderlichen Sanierungsaufwand.

5. Weitere Schritte

Wie bereits erwähnt, hatte das Projekt auch etwas mit dem demnächst anstehenden Umzug in ein neues Bibliotheksgebäude zu tun. Als unmittelbare Konsequenz aus den Ergebnissen der Erhebung wurde im Frühjahr 2015 damit begonnen, alle äußerlich beschädigten bzw. dringend vor äußerlichen Schäden zu schützenden Bände – auch des Rara-Bestands und der Zeitungen – mit Schutzkartonagen zu versehen. Die Durchführung dieses Projekts war nur möglich, weil die Bestandserhaltungswerkstatt mittlerweile personell deutlich besser aufgestellt ist als vor vier Jahren: Als Leiterin der Werkstatt wurde eine Buchbindermeisterin neu eingestellt, zwei Mitarbeiterinnen haben ihre Stellenanteile bzw. Arbeitszeiten erhöht, weitere neue Mitarbeiterinnen und eine Auszubildende sind dazugekommen, sodass die Werkstatt jetzt über 4,5 statt 1,3 ganze Stellen verfügt. An dem Boxenprojekt, in dessen Rahmen inzwischen fast 9.000 Bände mit Schutzkartonagen versehen wurden, waren außerdem kontinuierlich zwei studentische Hilfskräfte beteiligt. In Kürze soll nun – wiederum unter Einsatz studentischer Hilfskräfte – mit der Reinigung des gesamten Bestands begonnen werden.4

Literaturverzeichnis

– Bansa, Helmut. Erstellung eines Zustandsgutachten: Vorstellung eines Systems, das zu realistischen Aussagen führt. 2006. Zuletzt geprüft am 08.10.2017.
http://www.uni-muenster.de/Forum-Bestandserhaltung/downloads/Zustandsgutachten_Bansa_2006.pdf.

– Berndt Dugall, Hrsg. Hessen, M – Z, Rheinland Pfalz, A – Z. Teil 6 (1993) von Handbuch der historischen Buchbestände in Deutschland, herausgegeben von Bernhard Fabian. Hildesheim: Olms-Weidmann, 1992–2000. Digitalisiert und online verfügbar unter: Zuletzt geprüft am 08.10.2017. http://fabian.sub.uni-goettingen.de/fabian?Universitaetsbibliothek_(Marburg).