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Kooperative Aussonderung und Speicherung gedruckter Medien in Deutschland und Europa – Bericht vom Symposium in Mainz am 22.9.2016
Der Titel des Symposiums, zu dem die Universitätsbibliotheken Gießen und Mainz am 22.09.2016 nach Mainz einluden, zitiert eine alte Erkenntnis aus der längeren Geschichte von Versuchen, lokale Bibliotheksbestandspflege mit überlokaler Versorgung zu verbinden. Im digitalen Zeitalter kann es überhaupt nur noch eine überlokal-kooperative Perspektive zur ressourcenschonenden Verfügbarmachung gedruckter Bestände geben. Um einen möglichst vollständigen Überblick über die existierenden Ansätze zu gewinnen, muss über den nationalen Tellerrand hinaus die Kooperationslandschaft zumindest in Europa betrachtet werden.
Die Veranstaltung im geräumigen Atrium Maximum der Johannes-Gutenberg-Universität zog über 80 Teilnehmerinnen und Teilnehmer an. Laut Ankündigung stufen die Veranstalter das Thema kooperativer Strategien bei gedruckten Medien durchaus analog zur nationalen Hosting-Strategie für elektronische Medien als Desiderat ein. Während allerdings letztere primär erforderlich ist, um die auf Plattformen der Anbieter nicht immer langfristig gesicherten Online-Ressourcen für den Zugriff durch berechtigte, in der Regel wissenschaftliche Nutzerinnen und Nutzer zu sichern, geht es im Printbereich um die Zugänglichkeit von Exemplaren, die sich im Eigentum von Bibliotheken befinden. Ihre Menge nimmt jedoch durch lokale, meist unkoordinierte Aussonderung immer mehr ab. Es erscheint deshalb als Gebot der Stunde, einer gefährlichen Verknappung aktiv zu begegnen. In seinem Gutachten von 2012 forderte der Wissenschaftsrat ausreichende Lagerkapazität und Pflege der nicht digitalen Bestände. Neben der Sicherung der Verfügbarkeit und der physischen Bestandserhaltung haben die zu Aussonderungen gezwungenen Einrichtungen jedenfalls ein starkes Interesse, diese künftig geregelt im Rahmen kooperativer Rahmenvereinbarungen durchführen zu können.
Die beiden Bibliotheksleiter, Dr. Andreas Brandtner (UB Mainz) und Dr. Peter Reuter (UB Gießen), hatten das Symposium schon länger geplant, während zuletzt vor allem Corinna Roeder (LB Oldenburg) die für die Problemdiagnose wichtigen empirischen Fakten zusammentrug. Diese stellte sie wie schon in den dbv-Sektionen für Regionalbibliotheken und wissenschaftliche Universalbibliotheken auch hier vor. Damit standen sowohl zusammenfassende Beiträge zur Situation in Deutschland und Europa als auch Berichte über wichtige Einzelprojekte im Programm. In seiner Einführung erinnerte Peter Reuter an die Empfehlungen des Wissenschaftsrats zum Magazinbedarf der wissenschaftlichen Bibliotheken von 1986. Wie sehr diese die Bibliothekswelt aufwühlten, sei daran zu ermessen, dass sie allein im ersten Jahr über 80 i. d. R. kritische Publikationen provozierten. Die damalige Diskussion trug wesentlich zum Ausbau der Freihandaufstellung bei und verlieh der Automatisierung einen Schub; die Forderung nach einem koordinierten Vorgehen blieb dagegen bisher weitgehend unerfüllt. Der Kulturföderalismus hat hier zweifellos hemmend gewirkt. Außerhalb Deutschlands ist inzwischen deutlich mehr geschehen.
Dr. Dorothea Sommer (BSB München) lenkte in ihrem Vortrag „Kooperative Aussonderung – kooperative Speicherung“ den Blick auf Aktivitäten und Planungen im europäischen Rahmen. Zunächst stellte sie Fallbeispiele vor: die Bibliothek der Sorbonne mit ihrem dynamischen Magazinkonzept seit 2003, das unterschiedliche Aufbewahrungsorte je nach Nutzungshäufigkeit vorsieht; den Neubau der Aberdeen University Library mit nur noch 50% der früheren Bestände; die jetzt rein elektronische medizinische Bibliothek der Johns Hopkins University, usw. Gerade in Großstädten sind Magazinneubauten oft sehr teuer, so dass nach Alternativen gesucht wird. Die Referentin warf die Frage auf, wie sich der Sammlungsgedanke im aktuellen Medienumbruch verändern wird, vor allem in Bezug auf Zeitschriften und Referenzbestände, und stellte dann sieben nennenswerte Initiativen in Europa vor. Nach Struktur, Finanzierung, gesetzlichen Grundlagen, Datenbasis, Sammlungsprofil und Archivierungsgrad handelt es sich um recht unterschiedliche Ansätze. Dennoch haben sie sich in der Vereinigung EPICo (European Print Initiatives Collaboration) zusammengeschlossen:
• UK Research Reserve (UKRR): eine verteilte Sammlung selten genutzter Zeitschriften, wobei die Bibliotheken ihre Bestände mit denen der British Library abgleichen und bis auf zwei Exemplare zusätzlich zur BL reduzieren,
• Centre technique du livre de l’enseignement supérieur (CTLes) als jetzt nationalstaatlich getragene Speicherbibliothek für die Hochschulen in Marne-la-Vallée (3 Mio. Bände) mit Anbindung an das nationale Fernleihzentrum,
• GEPA, die Speicherbibliothek für 14 katalonische Hochschulbibliotheken in Lleida, die deren Bestände überwiegend kollaborativ nach Bestandsabgleich verwahrt,
• die voll automatisierte Speicherbibliothek der norwegischen Nationalbibliothek für 4 Mio. Bände, die Benutzerinnen und Benutzern nur in Sekundärformen zur Verfügung stehen,
• die zentral verwaltete nationale Speicherbibliothek Finnlands, die allen Bibliothekstypen offen steht, aber nur ein Exemplar jeder Ausgabe aufnimmt,
• das Projekt Shared Archiving Austria und
• die kooperative Speicherbibliothek Schweiz, von denen später berichtet wird.
Dorothea Sommer stellte fest, dass Bibliotheken ein neues Verhältnis zum „Content“ und seiner Bereitstellung entwickeln (müssen). Zentrale regionale Speicherbibliotheken bieten zwar offenkundige Vorteile, das Management kollaborativer und kooperativer Sammlungen stellt jedoch eine oft unterschätzte Herausforderung dar und die Wahrnehmung institutionenübergreifender Verantwortung will erst erlernt werden. Zudem steht dem naheliegenden Ziel vieler Bibliotheken, durch das Aussondern entbehrlicher Bestände Platz für andere Angebote zu schaffen, das Faktum gegenüber, dass nur in etwa 50% der Fälle die Nutzung verbessert wird. Oft kommt auch der frei werdende Raum der Bibliothek ganz abhanden.
Brigitte Kromp und Wolfgang Mayer (UB Wien) stellten das österreichische Konzept vor, das in der Folge des Universitätsorganisationsgesetzes von 2002 den 54 Universitäten und Fachhochschulen des Landes die Möglichkeit gibt, Platz und Geld zu sparen, indem zunächst Exemplare von Zeitschriften mit nachhaltiger Online-Verfügbarkeit durch die Konzentration der Bestände auf ein landesweit „bestes Exemplar“ reduziert werden. Dieses wird – mit Eigentumsübergang – einer bestimmten Archivbibliothek zugewiesen, die sich zu fachgerechter Langzeitarchivierung und Dokumentlieferung verpflichtet. Die Kostenbelastung pendelt sich bisher unter den Teilnehmern gut aus. Zur Findung eines „besten Exemplars“ werden intensive Zustands- und Vollständigkeitsprüfungen durchgeführt. Der generelle Kooperationsvertrag wird durch Produktverträge ergänzt; die Zeitschriftentitel werden sukzessive nach Verlagen abgearbeitet. Im Fall der Zeitschriften der American Chemical Society lautet die Bilanz (vereinfacht): 860 laufende Meter könnten ausgesondert, 116 qm Fläche gewonnen und 20.000 € jährlich eingespart werden. Es wird aber keiner Bibliothek vorgeschrieben, wann und wie viel sie aussondern muss.
Shared Archiving Austria kommt ohne neue Speicherorte und ohne zusätzliche zentrale Finanzierung aus. Als wichtige Herausforderungen werden gesehen, das eingesparte Geld wieder für die Bibliotheken verwenden zu können und die Nachhaltigkeit zu sichern, was durchaus weitere Investitionen seitens der Partner erfordern wird. Das Archivierungsprojekt führt die Spezialisten der „Kooperation E-Medien Österreich“ mit den Verwaltern der Printbestände und den Experten für Bestandserhaltung zusammen, womit es durchaus Vorbildcharakter auch für Deutschland haben könnte.
Der Kooperativen Speicherbibliothek Schweiz, die Daniel Tschirren (ZHB Luzern) vorstellte, liegt ein anderes Modell zu Grunde. Bibliotheken aus der Deutschschweiz haben den gleichnamigen Verein gegründet, der einen kollektiven Bestand gedruckter Zeitschriften aufbaut. Ein vollautomatisches Hochregallager in einem klimatisch und sicherheitstechnisch optimierten „Stahlbeton-Sarkophag“ hat sich als wirtschaftlichste Variante erwiesen. Das Lager in Büron wird von der Aktiengesellschaft „Speicherbibliothek AG“ getragen und (mit ca. 10 Personen) selbst betrieben, da es einer Übergabe an externe Dienstleister an Nachhaltigkeit mangeln würde. Das erste Modul mit 3 Mio. Bänden kann noch um drei weitere Module erweitert werden. Alle eingestellten Bücher müssen sorgfältig gereinigt sein, da eine erneute Reinigung unmöglich wäre. Im Zweifelsfall wird die Einlagerung dubletter Zeitschriftenbestände in Kauf genommen. Bei Monografien erfolgt weder Zustands- noch Dublettenprüfung. Alles Eingelagerte wird Eigentum des Vereins und kann nicht zurückgegeben werden. Das angeschlossene Dokumentliefersystem soll ausgebaut werden. Tschirren betonte, dass die verbindliche Zusammenarbeit so unterschiedlicher Einrichtungen nur auf privatrechtlicher Basis denkbar schien.
Corinna Roeder (LB Oldenburg) hat eruiert, dass die Aussonderung in deutschen wissenschaftlichen Bibliotheken in den letzten sechs Jahren deutlich an Dynamik gewonnen hat. Die durchschnittliche jährliche Aussonderungsquote betrug 1999-2009 noch 32%, 2010-2015 bereits 50% (ohne National- und Staatsbibliotheken sogar 61%). Aussonderung von Printbeständen wegen (wie dauerhaft?) verfügbarer elektronischer Parallelausgaben ist gang und gäbe. Die Fachhochschulbibliotheken seien bereits weitgehend reine Gebrauchsbibliotheken. An den Universitätsbibliotheken gehen Bestandsaufbau und –pflege in den Zeiten der Bologna-Studiengänge oft zu Lasten der wissenschaftlichen und historischen Tiefe. Momentane lokale Bedürfnisse spielen laut Roeder eine zu starke Rolle. Die weitgehend unkontrollierte Deacquisition gefährde die Literaturversorgung schleichend.
Roeder bot einen Überblick über die ziemlich lückenhaft vorhandenen rechtlichen Grundlagen für derartige Bestandsreduktionen in Deutschland (Bibliotheksgesetze und Aussonderungsrichtlinien). Vorgaben und Kriterien wie „entbehrliche Literatur“ und Ausnahmen (nicht auszusondernde „letzte Exemplare“) geben Orientierungshilfen, lassen aber zu viel Spielraum. Es erscheint kaum möglich, auf solcher Basis zusätzliche Ressourcen einzufordern oder sachfremdem Aussonderungsdruck zu widerstehen. Roeder schlug kurzfristig pragmatische Selbstverpflichtungen vor, mittelfristig Konzepte zur (über)regional abgestimmten Aussonderung und Archivierung; langfristig müsste eine gesetzliche Absicherung von Archivaufgaben und Infrastrukturen folgen. Dankenswerterweise insistierte Roeder darauf, dass eine wissenschaftsfeindliche Fixierung auf „last copies“ problematisch ist. Ein Wettlauf um die schnellstmögliche Entsorgung des „Entbehrlichen“ könnte für die Gesamtheit fatal sein.
In der Diskussion wurde das in der Umfrage häufig genannte Kriterium „veraltet“ aufgegriffen: Steckt mehr dahinter als Lehrbücher? Wer hält alles für entbehrlich, das nicht mehr den aktuellen Stand der Wissenschaft widerspiegelt? Es wurde auch darauf hingewiesen, dass die Verantwortung für die Archivierung leicht den Regionalbibliotheken zugeschoben wird, die in gesetzlichem Auftrag (Pflichtstücke) handeln, während z.B. die Hochschulbibliotheken sich dieser Aufgabe gern entziehen.
Robert Zepf (UB Rostock) und Olaf Eigenbrodt (SUB Hamburg) beschrieben das von fünf Hochschulbibliotheken mit regionalem Sammelauftrag aus fünf Bundesländern entwickelte gemeinsame Speicherkonzept norddeutscher Bibliotheken. 1996 war das Projekt Norddeutsche Speicherbibliothek an der Finanzierung gescheitert. Der neue Impuls kam aus der „GBV-Verbundstrategie 2020“; Anregungen lieferten die Schweizerische Speicherbibliothek in Büron und die britische Initiative UKRR. Die Archivierungsinitiative geht einher mit gemeinsamen Aktivitäten zur Bestandserhaltung. Auch hier bildeten digital verfügbare Zeitschriften die Ausgangsbasis. Die Kooperationsbibliotheken bedienen mit ihren Archivbeständen die normale Fernleihe, ohne selbst besondere Vorrechte zu beanspruchen. Zur Zeit befindet man sich in der Phase des Proof of Concept: Welche Absprachen sind möglich? Was wird im Verbundkatalog dokumentiert? Welche Kapazitäten gibt es? Lassen sich vorhandene Speichermagazine einplanen? In Arbeit sind Arbeitspakete zur Bestandsdefinition, zur rechtlichen Klärung und zur Verbesserung der Nutzung, wobei ein Teilprojekt dem einheitlichen Nachweis gewidmet ist.
Die Referenten wiesen ferner auf die Einsparungen hin, die sich ergeben, wenn eine eigentlich notwendige Bestandserhaltungsmaßnahme an einem Exemplar unterbleiben kann, weil dieses nicht auf Dauer benutzbar bleiben muss. Schließlich kamen sie zu einem weiterführenden Ausblick, der z.B. die Koordinierung mit anderen regionalen und überregionalen Ansätzen ins Auge fasst. Man dürfe allerdings keinesfalls davon ausgehen, dass ein einziges Archivexemplar in Deutschland ausreichen wird. Das norddeutsche Projekt ist offen für weitere Partner und schließt Dienstleistungen für kleinere Bibliotheken und Spezialbibliotheken nicht aus. Es benötigt aber umso dringender eine dauerhafte Finanzierung, je mehr Dienstleistungen auf dieser Basis erwartet werden. 
In der Diskussion wurde auf die Problematik der Nutzung durch Fernleihe und Dokumentlieferung verwiesen, wenn nur noch ein einziges Archivexemplar einer Zeitschrift hierfür genutzt werden kann. Die Referenten entgegneten, dass in erster Linie die digitale Version genutzt werde und außerdem keine Zeitschriftenbände in die Fernleihe gehen.
In den außerordentlich inhalts- und aspektreichen Vorträgen und in der Diskussion wurde deutlich, dass das Thema Printarchivierung als drängende Frage auch in Deutschland angekommen ist. Die Preisgabe des Ziels einer lückenlosen Versorgung mit Spezialliteratur durch den Übergang der DFG-Förderung von SSG zu FID bringt die Verlässlichkeit einer nationalen Reserve an gedruckten Ressourcen wohl zusätzlich ins Wanken. Besonders bei Monografien ist die Lage ernst, weil alle Ansätze zur Koordination von Aussonderungen sich aus pragmatischen Gründen bisher auf Zeitschriften fokussieren. Die koordinierte Aussonderung von Monografien ist, wie sich herausstellte, noch kaum angegangen worden. Sie erscheint aufgrund des teilweisen Fehlens digitaler Substitute und wegen des höheren Stellenwerts des Gedruckten in manchen Wissenschaften auch schwieriger. Widerstände gegen forcierte Aussonderungen sind dabei eher aus den Universitäten zu erwarten als aus den Ministerien.
Für bereits archivierte Bestände gilt: Die „last copies“ dürfen keinem hohen Nutzungsdruck ausgesetzt sein, deshalb sind Versorgungsräume zu bevorzugen, die die Nutzung bestandsschonend auf mehrere Archivexemplare verteilen. In der Schlussdiskussion kam der Hinweis, dass die Verfügbarkeit älterer Literatur auch durch weitere Verfilmung, Digitalisierung und Open-Access-Angebote (Nationallizenzen) noch verbessert werden kann. Andreas Brandtner und Peter Reuter regten an, die Fäden weiter zu spinnen, an welcher Stelle auch immer.
Die Vorträge werden in einem ABITechnik-Heft 2017 abgedruckt; die Referentinnen und Referenten des Tages werden in die weitere Diskussion des zugleich komplexen und virulenten Problemfeldes sicher weiter involviert bleiben.
