An APC Offsetting Model in progress

Markus Putnings, Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg, Universitätsbibliothek Erlangen-Nürnberg
Sybille Geisenheyner, Royal Society of Chemistry Worldwide Ltd.

Zusammenfassung:

Die Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) betreibt seit Oktober 2010 einen DFG-geförderten Open-Access-Publikationsfonds und dokumentiert u.a. auch spezifische Ablehnungsgründe bei Förderanfragen: Am häufigsten werden dabei Anträge zur Finanzierung von hybriden Open-Access-Publikationen gezählt. Das Interesse der Wissenschaft an diesen ist vorhanden und ausgeprägt. Hintergrund der Ablehnung ist das Problem des sogenannten Double Dipping, d.h. die doppelte Belastung des Wissenschaftssystems sowohl durch Subskriptionsgebühren als auch durch Article processing charges (APC). Um den Interessen der Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler sowie der DFG Geltung zu tragen, bemüht sich die Universitätsbibliothek um den Abschluss transparenter APC-Offsetting-Modelle. 2013 begann hierzu eine Kooperation zwischen der Universitätsbibliothek, dem Department Chemie und Pharmazie der FAU und der Royal Society of Chemistry (RSC) im Rahmen des „Gold for Gold“-Modells. Die Universitätsbibliothek Erlangen-Nürnberg führte eine Vorabkalkulation für das Modell durch und präsentiert im Folgenden die Ergebnisse sowie die Integration des Vouchersystems in den internen Workflow. Daneben liefert RSC Zahlenmaterial aus nationalen Auswertungen: Beispielsweise wurden 2014 ca. 950 Voucher an die beteiligten In­stitutionen übermittelt. Bei einem vollständigen Einsatz könnten durch diese Voucher ca. 60 % aller publizierten RSC-Artikel mit deutschen Corresponding Authors Open Access gestellt werden, wobei aktuell nicht alle genutzt werden. Der vorliegende Beitrag liefert entsprechende Empfehlungen zur Steigerung der Akzeptanz von Open-Access-Vouchern.

Summary:

In October 2010, Friedrich-Alexander University Erlangen-Nürnberg (FAU) launched its open access fund, supported and co-financed by the German Research Council (DFG). As the manager of the fund, the University Library has to report to the DFG. The reporting also includes the reasons for the refusal of grant applications: These refusals mostly concern articles in hybrid open access journals, in which scientists are highly interested. The reason for having this as a criterion for refusal is the ‘double dipping’ problem. Double dipping means that the academic system has to pay double by both article processing charges (APC) for publication and subscription costs, with publishers not providing a proportionate offset. However, in order to meet the needs of the scientists, the University Library tries to negotiate APC offsetting models which are transparent and protect the interests of the scientists. In 2013, the University Library, the Department of Chemistry and Pharmacy of the FAU and the Royal Society of Chemistry (RSC) started a cooperation with the RSC Gold for Gold model. The present paper examines the model and presents the results as well as the integration of the voucher model into the library workflows. As an analysis of RSC on a national level shows, 950 vouchers were sent to the participating institutions in 2014. This means that about 60 % of all RSC articles with a German corresponding author could, in theory, be made open access, but in practice not all vouchers were used. The article also makes recommendations how the acceptance of open access vouchers can be raised.

Zitierfähiger Link (DOI): http://dx.doi.org/10.5282/o-bib/2016H4S119-135
Autorenidentifikation: Putnings, Markus: GND: 1043244379; ORCID orcid.org/0000-0002-6014-9048; Geisenheyner, Sybille: ORCID orcid.org/0000-0002-1243-029X
Schlagwörter: Allianzlizenzen, Hybrides Open Access, Open-Access-Publikationen

1. Ausgangslage

Das Directory of Open-Access-Journals (DOAJ, https://doaj.org/) weist aktuell ca. 9.000 Open-Access-Zeitschriften und über 2 Millionen Artikel aus. Abseits dieser Erfolgsmeldung kann auch konstatiert werden, dass viele traditionell subskriptionsbasierte Verlage und Zeitschriften inzwischen ebenfalls frei zugängliche Inhalte produzieren oder zumindest die Möglichkeit dazu anbieten: hierzu gehören beispielsweise Moving Walls, die Möglichkeit zur Selbstarchivierung im Grünen Weg von Open Access, Open-Access-Regelungen in National- und Allianzlizenzen und kostenpflichtige Open-Access-Optionen. Letztere sind das Kennzeichen vom sogenannten hybriden Open Access. Demzufolge haben die Autorinnen und Autoren die Wahl, den Artikel entweder nur Subskribenten zugänglich zu machen oder gegen Zahlung einer Gebühr den Open Access zu ermöglichen. Dies erfreut sich als Zusatzeinnahmemöglichkeit besonderer Beliebtheit bei Verlagen: Bo-Christer Björk und David Solomon äußern in ihrem Bericht gegenüber einem Konsortium von Forschungsförderorganisationen, dass die Open-Access-Option im hybriden Open Access heute fast als Faustregel für alle Subskriptionszeitschriften angeboten wird.1 Demgegenüber haben aktuell nur gut ein Dutzend Verlage eine offizielle No-double-dipping-policy.2 Das als Double Dipping bekannte Problem bezeichnet die doppelte Belastung des Wissenschaftssystems durch Subskriptionsgebühren sowie durch Article-processing charges (APC) für die Open-Access-Freischaltung auf Autorenseite.

2. Der Charme von hybridem Open Access

Dabei hätte die Open-Access-Option bei hybridem Open Access historisch gesehen durchaus Vorteile. Die Idee entstand Ende der 90er Jahre als Alternative zur etablierten Praxis, Autorenexemplare, das heißt vom Verlag zum Teil kostenpflichtig zur Verfügung gestellte Papierabzüge des eigenen Artikels, im großen Maßstab an Kolleginnen und Kollegen zu versenden. Die Autorengebühr für die internetzugängliche Version des Artikels lag damals bei einem Gegenpreis von circa 75 % des Preises von 100 Autorenexemplaren, grob geschätzt etwa 100 US-Dollar.3 In der Folge wurden die Preise der Gebühr stetig angehoben, da die Verlage die potenziellen Auswirkungen auf ihre Abonnements durch frei zugängliche Artikel mit Sorge sahen, bis schließlich vor allem Springer mit seinem breit eingeführten „Open Choice“-Programm im Jahr 2004 die Ausrichtung am Durchschnittspreis, den man ansetzen muss, um gleiche Einnahmen bei einem völligem Wechsel hin zu Autorengebühren zu erzielen, als Quasistandard zur entsprechenden APC-Kalkulation etablierte. Dieses Kalkulationsmodell fand in der Verlagswelt breite Nachahmung. Wenngleich die Kosten der Gebühren dabei deutlich höher sind als noch zu Beginn der oben skizzierten Entwicklung, bietet das Modell den Charme der potenziellen Möglichkeit zur Transformation von Subskriptionszeitschriften hin zu Open Access bei relativ geringem Risiko für alle Beteiligten:

• Als Anhaltspunkt für ein absolut verlustfreies Geschäft zum Ist-Stand können die APC an den laufenden Subskriptionseinnahmen ausgerichtet werden.

• Falls dann die Open-Access-Option stark genutzt wird, wird das Abonnement durch die freien Inhalte unattraktiver. Damit läuft der Verlag Gefahr, Abonnenten zu verlieren.

• Um das Abonnement wieder attraktiver zu machen, müsste der Verlag die Preise zur Subskription in gleichwertiger Art und Weise reduzieren.

• Er hätte dabei dennoch keinen Verlust, sondern im Zeitraum bis zur getätigten Preissenkung sogar Zusatzeinnahmen durch die APC.

• Ab einer bestimmten Schwelle verliert schließlich das Subskriptionsmodell im Vergleich zu reinem Open Access an Attraktivität (unverhältnismäßiger Aufwand für die verbleibende Abonnentenbetreuung und die Kosten für Druck- und Vertriebsprozesse etc.), es wechselt hin zu „echtem“ Open Access.

3. Die aktuellen Problematiken bei hybridem Open Access

Anhand dieser Listung lassen sich jedoch auch die aktuellen Problematiken bei hybridem Open Access benennen:

• Die Transparenz der Kosten und Einnahmen bei Verlagen ist für Außenstehende nicht gegeben. Die Höhe der APC bei hybridem Open Access im Vergleich zu APC bei „echten“ Open-Access-Zeitschriften, teils sogar innerhalb eines Verlags,4 lassen jedoch vermuten, dass die Subskriptionseinnahmen, konkret die dortigen Gewinnspannen, entweder übermäßig hoch sind, oder aber dass bei der Kalkulation der hybriden Open-Access-APC ein höherer Wert angesetzt wird als angemessen.

• Sehr hohe APC schrecken die Autoren ab. Damit bleibt die Nutzung der hybriden Open-Access-Option bis dato noch sehr niedrig, im Jahr 2012 bei unter 3 %.5

• Wie anfangs erwähnt haben auch nur circa ein Dutzend Verlage eine No-double-dipping-policy. Damit werden Einnahmen aus Open-Access-Optionen und Subskriptionen in den meisten Fällen nicht gegengerechnet; es findet keine Preissenkung der Subskriptionen statt, obwohl eine gewisse Untermenge der Inhalte nicht nur Subskribenten, sondern weltweit zur Verfügung steht.

• Problematisch sind in diesem Kontext die im Bibliothekswesen getroffenen Big Deals und Konsortialbindungen der Vergangenheit mit fixen Abbestellquoten. Die Gefahr, Abonnenten zu verlieren, ist für Verlage also gering. So lässt sich der Zeitraum bis zur getätigten Preissenkung eine lange Zeit verzögern, vor allem, falls der Open-Access-Anteil wie beschrieben, noch gering ist und man somit leicht andere nachvollziehbare Gründe findet (z.B. gestiegene Kosten), die gleichbleibende oder sogar steigende Gebühren erklären.

• Unter dieser Konstellation wird es schwierig, die oben beschriebene Schwelle zu erreichen, die ein Kippen des Systems hin zu reinem Open Access anstößt.

Die beschriebenen Punkte sind auch der Grund dafür, dass Forschungsförderorganisationen wie zum Beispiel die DFG in ihrem Programm „Open Access Publizieren“ die Finanzierung von Open Access Optionen im hybriden Open Access strikt verbieten; die Nachfrage wäre aber durchaus vorhanden. An der Universitätsbibliothek Erlangen-Nürnberg werden im Rahmen des DFG-Programms die Ablehnungsgründe bei Förderanfragen dokumentiert. An oberster Stelle stehen hier stets Anfragen zur Finanzierung von hybriden Open-Access-Optionen (2013: 25 Anfragen, 2014: 28 Anfragen, 2015: 27 Anfragen). Science Europe fasst das Problem wie folgt zusammen:

„[…] the hybrid model, as currently defined and implemented by publishers, is not a working and viable pathway to Open Access. Any model for transition to Open Access supported by Science Europe Member Organisations must prevent ‘double dipping’ and increase cost transparency;”6

Durch die fehlende Drittmittelfinanzierung werden die Nutzung dieser Option und die Chance zur Überschreitung der Schwelle zur Transformation noch weiter reduziert. In dieser Hinsicht müsste eine genauere Differenzierung vorgesehen werden, zum Beispiel die erlaubte Drittmittelfinanzierung von hybridem Access bei Verlagen, die eine echte und transparente No-double-dipping-policy besitzen und betreiben, oder die entsprechende Offsetting-Modelle anbieten.

Nicht nur die Forschungsförderorganisationen, auch die Bibliotheken finanzieren in der Regel keine Open-Access-Optionen bei hybridem Open Access. Hintergründe sind generell die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit, die im weiteren Sinne Double Dipping gleichfalls verbieten. Darüber hinaus hatten die wissenschaftlichen Bibliotheken letztes Jahr mit Preisanstiegen bei den elektronischen Medien aufgrund der negativen Wechselkursentwicklung zu kämpfen. Dadurch ist die Kostensensitivität bei den Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträgern gegenüber Ausgaben, die vermeintlich nicht notwendig sind, noch einmal gestiegen. Dies betraf in vielen Fällen auch Open-Access-Initiativen, in der Folge standen Open-Access-aktive Bibliotheken noch mehr unter Beobachtung der Unterhaltsträger und mussten Open-Access-Initiativen wie eben hybride Modelle genau prüfen und entsprechende Argumente vorbereiten.

4. Prinzipien und Vorgehensformen für Offsetting

Als Leitfaden für einen entsprechenden Prüfprozess können die „Jisc Principles for Offset Agreements“ dienen.7 Ein Offset (engl. für Ausgleich, Aufrechnung) bedeutet in diesem Kontext eine Kostenerleichterung bei hybriden Open-Access-APC basierend auf den Subskriptionsausgaben oder vice versa. Die Kostenerleichterung kann beispielsweise direkt monetär durch Rückerstattungen von bereits erfolgten Auslagen, aber auch durch die zukünftige Gewährung von Rabatten geschehen. Letzteres kann durch die Ausgabe von entsprechenden Open-Access-Rabattgutscheinen (etwa 75 % oder 100 % Rabatt auf hybride Open-Access-APC), im Folgenden „Voucher“ genannt, erfolgen, die eine Autorin bzw. ein Autor dann bei einem angenommenen Manuskript einsetzen kann. Abbildung 1 fasst diese Prinzipien kurz zusammen:

Abb. 1: Jisc Principles for Offset Agreements.

Die fünfte Forderung in der Abbildung zielt darauf, dass die Ausgabe und Verwaltung von Vouchern sowohl für Verlage als auch für wissenschaftliche Einrichtungen aufwändiger ist als ein automatisiertes, „cash“-basiertes System. Andererseits bieten Voucher-Modelle eine gute Möglichkeit zur Bewerbung von Open Access, sofern dieser Aufwand in Kauf genommen wird. Auf argumentativer und psychologischer Ebene bietet die Aushändigung der Voucher den Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern deutliche individuelle Vorteile durch Kosteneinsparungen aufgrund der gewährten Rabatte:

Tabelle 1: Kostenwegfall durch Voucher

Royal Society of Chemistry “Gold for Gold”-Vouchermodell8

Artikeltyp	Offizielle APC	% Rabatt auf APC bei Vouchernutzung
Communication	£1,000 (+ VAT)	100 %
Paper	£1,600 (+ VAT)	100 %
Review-type article	£2,500 (+ VAT)	100 %

Taylor & Francis Vouchermodell mit JISC Collections in Großbritannien910

Artikel	Offizielle APC	% Rabatt auf APC bei Vouchernutzung
Artikel in ausgewählten Zeitschriften10	$2,950 / £1,788 / €2,150 (+ VAT)	75 %

Bei vorgeblich automatisierten „cash“-basierten Systemen gibt es dagegen in der Regel keine – durchaus positiv von Wissenschaftsseite wahrgenommene – persönliche „Begünstigung“. Teils ist auch die Transparenz potenzieller Rabatte auf APC- oder Subskriptionsseite vermindert, beispielsweise wenn keinerlei Angaben gemacht werden, unter welchen Bedingungen Preisanpassungen tatsächlich vollzogen werden und ob bzw. wie diese dokumentiert werden. Hier ein Beispiel einer eher vagen Aussage, ob der Verlag Double Dipping betreibt oder nicht:

„We believe that our customers should not be asked to pay twice for the same content. Journal subscription pricing is dependent on numerous factors, including but not limited to changes in page extent and frequency, inflationary pressure, changing costs, competitive position, etc. It’s important to note that this means open access discount on prices may not always lead to an absolute price decrease.”11

Bei konkreten Offsetting Agreements müsste darauf geachtet werden, dass ein höherer Grad an Transparenz erzielt wird, beispielsweise mit einem Detailfokus auf die Preisentwicklung jedes einzelnen Journals des Pakets, falls ein Agreement mehrere Titel umfasst. Ein gutes Vorbild lieferte Springer im Jahr 2014 mit entsprechenden Titeln und Preisentwicklungslisten.12 Wünschenswert wären dabei noch die Angabe der Zahl Open-Access-Artikel im Verhältnis zu normalen Artikeln in der jeweiligen Zeitschrift und die Nennung der APC.

Mit Blick auf die diesbezüglichen Abhängigkeiten von den Verlagen muss das Bibliothekswesen Initiativen starten und fortentwickeln, mehr Transparenz sowohl in den Subskriptions- als auch in den APC-Markt zu bringen, um eigene Fakten und Entwicklungsprognosen in die Verhandlungen einbringen zu können. Sinnvolle Ansätze sind z.B. die nachnutzbaren Materialien (Excel-Templates etc.) der APC data collection von Jisc,13 die deutsche Open APC Initiative14 mit dem APC-Datenrepositorium auf Github15 oder die Bemühungen von Christian Gutknecht über mehr Transparenz von Subskriptionskosten in der Schweiz gemäß dem dortigen Öffentlichkeitsgesetz16. Aktuell greift der „Amsterdam Call for Action on Open Science” diese Forderung im Abschnitt „Create transparency on the costs and conditions of academic communication” auf.17

5. Empfehlungen zur Steigerung der Akzeptanz und Nutzung von Open-Access-Vouchern an der eigenen Hochschule

Die Universitätsbibliothek Erlangen-Nürnberg hat 2013 einen Vertrag mit der „Gold for Gold“-Initiative der Royal Society of Chemistry abgeschlossen und erhält in diesem Rahmen Open-Access-Voucher. Laut Bernhard Mittermaier18 wird hier mit Blick auf Einrichtungen, die das gesamte Zeitschriftenprogramm lizenzieren, (fast) kein Double Dipping betrieben, sofern hinreichende Beiträge der eigenen Einrichtung vorliegen und erhaltene RSC-Voucher zur Open-Access-Publikation genutzt werden. Der letzte Aspekt ist besonders wichtig, da regelmäßig nicht alle von der Royal Society of Chemistry ausgegebenen Voucher eingesetzt werden und dieses Potenzial für Open Access somit nicht ausgereizt wird. Entsprechend sollte bei Abschluss der Initiative ein Mindestaufwand zur Bewerbung von Open Access und dem verfügbaren Voucherangebot betrieben werden. Im Nachfolgenden werden die diversen Tätigkeiten der Universitätsbibliothek Erlangen-Nürnberg als beispielhafte Empfehlungen zur Steigerung der Akzeptanz und Nutzung der Open-Access-Voucher vorgestellt.

5.1. Überprüfung der Vorteilhaftigkeit des Angebots vor Abschluss

Vor Abschluss eines Offsetting-Modells insbesondere mit fachfokussierten Abonnements sollte der entsprechende Fachbereich involviert und informiert werden, um nicht am Bedarf vorbei zu erwerben. In zweischichtigen Bibliothekssystemen wie an der Universitätsbibliothek Erlangen-Nürnberg ist dieser Schritt bei gewünschter (Ko-)Finanzierung durch den Fachbereich ohnehin notwendig, d.h. es muss sowohl der fachliche Bedarf vorhanden sein als auch ein vorteilhaftes Angebot vorliegen. An der Universitätsbibliothek wurde beim Abschluss des „Gold for Gold“-Vertrags mit der Royal Society of Chemistry eine schlichte Kosten-/ Nutzenberechnung im Auftrag des Departments Chemie und Pharmazie durchgeführt:

2013 waren lokal bereits der RSC „Core content“ (ca. £ 10,000) und 8 zusätzliche Zeitschriften (ca. £ 4,500) im Kostenwert von ca. £ 14,500 abonniert. Durch die bereits vorhandene hohe Abdeckung war das Upgrade auf das „Gold for Gold“-Modell mit 10 weiteren Zeitschriften, die der Fachbereich als akzeptabel bzw. interessant einstufte, plus absehbar 13 Voucher für das Jahr 2014 zum Preis von £ 2,640 relativ kostengünstig.

Tabelle 2: Gegenwert der erwarteten Anzahl Voucher im Jahr 2014 zum Aufpreis von £ 2.640

Royal Society of Chemistry “Gold for Gold”-Vouchermodell19

Artikeltyp	Offizielle APC	Anzahl Voucher	Min./Mittlerer/Max. Gegenwert
Communication	£1,000 (+ VAT)	13	£13,000 (+ VAT)
Paper	£1,600 (+ VAT)	13	£20,800 (+ VAT)
Review-type article	£2,500 (+ VAT)	13	£32,500 (+ VAT)

Zu beachten ist, dass die £ 2,640 nur 75 % der tatsächlichen Kosten ausmachen, da die restlichen 25 % die DFG aufgrund der Förderung überregionaler Allianzlizenzen beisteuerte.20 Außerdem ist der Aufpreis deutlich höher, wenn eine Einrichtung vor Abschluss bzw. Upgrade des „Gold for Gold“-Modells weniger oder gar keine RSC-Zeitschriften im Abonnement hält. Auch sollte stets die Relevanz des Mehrangebots von Content durch die spezifischen Fachbereiche überprüft werden.

Ein attraktiver, aber zum Vertragsabschluss nicht klar kalkulierbarer Aspekt war die Tatsache, dass nicht genutzte Voucher im Allianzlizenzkonsortium am Ende eines Jahres durch die verhandlungsführende Technische Informationsbibliothek (TIB) Hannover an teilnehmende Einrichtungen ausgegeben werden, die einen Mehrbedarf anmelden. Am Ende des ersten Vertragsjahres 2014 erhielt so die Universitätsbibliothek Erlangen-Nürnberg noch 20 weitere Voucher, wobei 13 eingesetzt wurden, um den vorhandenen Mehrbedarf zu decken; für die restlichen 7 fand sich kein lokaler Bedarf mehr. Tabelle 3 zeigt die abschließende Übersicht über alle genutzten Voucher und den entsprechenden „Gegenwert“, kalkuliert auf Basis der offiziellen APC pro Artikeltyp und dem Währungskurs GBP -> EUR vom 10.05.2016.

Tabelle 3: Gegenwert aller genutzten Voucher im Jahr 2014 zum Aufpreis von £ 2.640

Royal Society of Chemistry “Gold for Gold”-Vouchermodell21

Artikeltyp	Zahl genutzter Voucher	Offizielle APC
Communication	3	£1,000 (+ VAT)
Paper	8	£1,600 (+ VAT)
Review-type article	2	£2,500 (+ VAT)
∑	13	£20,800 (+ VAT)
	in Euro	€31,350 inkl. MwSt

Zusätzliche via TIB erhaltene Voucher (20 erhalten, 13 genutzt)

Artikeltyp	Zahl genutzter Voucher	Offizielle APC
Communication	4	£1,000 (+ VAT)
Paper	8	£1,600 (+ VAT)
Review-type article	1	£2,500 (+ VAT)
∑	13	£19,300 (+ VAT)
	in Euro	€29,090 inkl. MwSt.
Gesamter Gegenwert aller genutzten Voucher		€60,440 inkl. MwSt.

Als nachträgliches Fazit kann festgestellt werden, dass sich der Abschluss für das Department Chemie und Pharmazie durchaus gelohnt hat, wobei berücksichtigt werden muss, dass die Autoren die kostenpflichtige Open-Access-Option der RSC-Zeitschriften ohne verfügbare Voucher seltener oder eventuell auch nie gewählt hätten. Damit kann von einer realen „Kostenersparnis“ nur bedingt ausgegangen werden.

5.2. Bewerbung durch die Universitätsbibliothek

Ungeachtet dessen ist die Open-Access-Freischaltung der 26 Artikel ein positiver (Neben-) Effekt, der auch ein Resultat der Aktivitäten der Universitätsbibliothek und des Departments Chemie und Pharmazie ist. Mit Blick auf die großzügige Weitergabe von ungenutzten Vouchern durch die TIB ist zu vermuten, dass viele Einrichtungen ihre Voucher nicht vollständig einsetzen. Deshalb werden im Folgenden weitere Maßnahmen zur Steigerung der Akzeptanz und Nutzung von Open-Access-Vouchern an der Hochschule skizziert. Abbildung 2 liefert zunächst einen Überblick über diese, im Anschluss werden sie im Detail ausgeführt.

Abb. 2: RSC-Workflow an der Universitätsbibliothek Erlangen-Nürnberg

Schaffung eines Bewusstseins des neuen Voucher-Angebots, anschließend Wahrnehmungssteigerung

Das Management der Voucher wurde unter Absprache mit dem Department Chemie und Pharmazie in die Hände der Universitätsbibliothek gelegt. Als Rahmenvorgabe wurde festgelegt, dass die fest zugewiesene Zahl an Vouchern stets an Angehörige des Departments gehen soll und explizit nicht z.B. an das Department Werkstoffwissenschaften, das sich finanziell bis dato nicht beteiligt. Die zusätzlich kostenlos via TIB erhaltenen Voucher dürfen dagegen an alle Interessierten der Hochschule ausgegeben werden.

Die Geschäftsstelle des Departments Chemie und Pharmazie hat ihre Angehörigen umfassend über dieses neue Angebot informiert. Zusätzlich wurden im Department und in den entsprechenden Teilbibliotheken Informationsposter über das Angebot aufgehängt und ein entsprechender Hinweis auf der Webseite der FAU geschaltet. Die Universitätsbibliothek informiert in Rundmails jährlich über den Erhalt der neuen Voucher und bewirbt das Angebot in fachlichen Open-Access-Schulungen und während der International Open Access Week.22

Aktive Ansprache der Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler

Circa im Monatstakt erhält die Universitätsbibliothek E-Mail-Benachrichtigungen vom Sales Support Administrator der Royal Society of Chemistry. Jede E-Mail enthält eine Excelliste von veröffentlichten Artikeln von Angehörigen der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU). Sie listet die folgenden Informationen je Artikel:

• E-Mail-Adresse und Name der Autorin bzw. des Autors

• Institutionelle Zugehörigkeit zur Verifizierung

• Manuskript-ID und -Status, z.B. Accepted

• Titel des Artikels und Artikeltyp, z.B. Communication oder Paper

• Beziehung der Autorin bzw. des Autors zum Artikel, z.B. Ko-Autor/in

• Zeitschriftentitel und -ID

• Open-Access-Status (bei neuen Artikeln ist dieses Feld in der Regel leer bzw. nur befüllt, falls der Artikel bereits von Autorenseite Open Access gestellt wurde)

• Herkunft des Vouchers; hier steht in der Regel die FAU, außer ein Co-Author einer anderen Einrichtung setzte einen Vouchercode ein

• Bezahlart der Open-Access-Option, z.B. durch einen Voucher

• Art des Vouchers, z.B. regulärer „Gold for Gold“-Voucher oder seitens TIB erhaltener Complimentary Voucher

• Open-Access-Lizenz, z.B. CC BY

• diverse Datumsangaben, z.B. das Datum der Annahme oder des Voucher-Einsatzes.

Sofern noch kein Open-Access-Status vorhanden ist, werden die Autorinnen und Autoren der neuen Artikel von der Universitätsbibliothek kontaktiert und gefragt, ob sie den Artikel Open Access stellen wollen. Dabei werden sowohl die Vorteile von Open Access allgemein (z.B. bessere Verbreitung, höhere Zitationszahlen) als auch die Vorteile der Voucher (Kosteneinsparung der regulären APC der Royal Society of Chemistry zwischen £1,000 und £2,500) aufgezeigt. Sollten im Anschluss noch Fragen oder Beratungsbedarf bestehen, werden diese im persönlichen Gespräch oder per E-Mail beantwortet.

In der Regel ist bei dieser Direktansprache die Mehrheit aller Autorinnen und Autoren dem Angebot gegenüber sehr aufgeschlossen; nur in wenigen Fällen, circa zwei bis drei pro Jahr, wird der angebotene Voucher abgelehnt, zumeist mit explizitem Hinweis auf Ablehnung des Open-Access-Publikationsmodells. Etwas häufiger kommt der Fall vor, dass das Angebot akzeptiert, dann jedoch vergessen wird, das „Gold for Gold“ -Formular auszufüllen. In diesen Fällen erinnert sie die Universitätsbibliothek noch einmal daran; es wird ihnen darüber hinaus Hilfestellung beim Ausfüllen des Formulars angeboten, falls benötigt.

Sofern am Jahresende noch Mehrbedarf besteht − was in der Regel stets der Fall ist, da die regulären Voucher dem Department Chemie und Pharmazie vorbehalten sind, daneben aber auch die Departments Werkstoffwissenschaften, Chemie- und Bioingenieurwesen sowie Physik die Zeitschriften der Royal Society of Chemistry als Publikationsmedium nutzen − kann bei der TIB ein Antrag auf ungenutzte Voucher des Konsortiums gestellt werden. Diese wurden in der Vergangenheit Autorinnen und Autoren angeboten, die bisher nicht bedient werden konnten.

Reporting

An der FAU wird die „Gold for Gold“-Initiative der Royal Society of Chemistry zum überwiegenden Teil durch das Department Chemie und Pharmazie unter Ko-Finanzierung der Universitätsbibliothek bezahlt. Die Aufstellung der Gegenleistungen, in Form der Tabelle 3 mit ergänzenden Informationen zu den jeweils subventionierten Artikeln und deren Autorinnen und Autoren geht am Ende jedes Jahres an das Department Chemie und Pharmazie als Verwendungsnachweis. Das Reporting wurde bis jetzt stets positiv aufgenommen.

5.3. Resultierender Aufwand für die Universitätsbibliothek

In den „Jisc Principles for Offset Agreements“ wird der Mehraufwand zur Verwaltung von Vouchern in entsprechenden Offsetting-Modellen kritisiert. In der Praxis ist dieser weitgehend überschaubar: Zur Kontaktaufnahme mit den Autorinnen und Autoren nach Erhalt der Veröffentlichungslisten muss zunächst eine Standardmail entworfen werden, welche die wichtigsten Informationen mitliefert:

1. Informationen zum Sachinhalt, d.h. worum geht es bei der Initiative, wie funktioniert die Nutzung des Vouchers, welche Vorteile bietet Open Access allgemein

2. Informationen zum Sender: die Nachricht kommt von der Universitätsbibliothek, d.h. einer vertrauenswürdigen Einrichtung im Gegensatz zu im Internet kursierenden „Gutscheincodes“.

3. Informationen für die Forschenden: Welche Vorteile bietet der Voucher persönlich, z.B. der Gegenwert von £1,000 bis £2,500, je nach Artikeltyp, und potenziell höhere Zitationszahlen.

4. Was soll die Wissenschaftlerin bzw. der Wissenschaftler konkret machen: Interesse am Voucher signalisieren; falls dies erfolgt, wird ihr/ihm der Link auf das „Gold for Gold“- Formular und ein Voucher-Code zugeschickt und, falls nötig, weitere Hilfestellung geboten.

Anfänglich wurden der Link und der Voucher-Code gleich bei Erstansprache mitgeschickt, hier bestand jedoch die Ungewissheit, ob die Autorin bzw. der Autor den Code auch tatsächlich nutzt oder ob man ihn ggf. nach Ablauf einer Wartefrist an andere Interessierte weitergeben darf.

Bei den nachfolgenden Hilfestellungen kristallisieren sich schnell wiederkehrende Themen heraus, die mit weiteren Standardmails beantwortet werden können. Die häufigste Frage ist hierbei, ob eine nichtkommerzielle Lizenz (CC BY-NC) gewählt werden soll oder nicht.

Derzeit kann an der Universitätsbibliothek Erlangen-Nürnberg deshalb das komplette RSC-Vouchermanagement mit einer Kollegin der Qualifikationsebene 3 in der Benutzung / Information mit einem Arbeitsaufwand von circa 2 Arbeitsstunden pro Monat betreut werden. Hinzu kommen noch die erwähnten Einzelaktionen, wie z.B. die Rundmail über neue Voucher zu Jahresbeginn, das Reporting am Jahresende oder die Vorstellung des RSC-Modells in Open-Access-Schulungen. Mit Fokus auf das geldwerte Potenzial der Voucher scheint der Aufwand auf jeden Fall gerechtfertigt.

6. Weiterführende Informationen und Statistiken von der Royal Society of Chemistry

Das „Gold for Gold“-Pilotprojekt wurde 2012 als Konsequenz aus dem Finch Report23 in Großbritannien gestartet. Das Projekt sollte Autor/innen und Einrichtungen helfen, dem insgesamt gesteigerten Bedarf, Open Access zu publizieren, gerecht zu werden. Hierzu haben alle Einrichtungen, welche das schon existierende RSC-Gold-Paket abonniert hatten, Open-Access-Voucher im Gegenwert zu ihrem Subskriptionspreis erhalten. Hat also eine Einrichtung beispielsweise „RSC Gold“ für £16,000 (+VAT) abonniert, erhielt sie 10 Open-Access-Voucher im Durchschnittswert von £1,600

Für die Royal Society of Chemistry bestand in Deutschland zwischen der TIB Hannover für 2011 bis 2013 eine deutschlandweite Vereinbarung für eine DFG-geförderte Allianzlizenz über ein Basispaket an Zeitschriften. Die Voraussetzung für eine DFG-Förderung für weitere drei Jahre ab 2014 war, dass eindeutige Mehrwerte geschaffen werden. Dies erfolgte einerseits durch das Aufstocken des Paketes auf das komplette RSC-Zeitschriftenportfolio „RSC Gold“, welches durchschnittlich pro Jahr um ein bis drei neu gegründete Zeitschriften anwächst. Die allein für das Vertragsjahr 2014 hinzugefügten neuen Zeitschiften entsprachen einem Listenwert von damals £15,778.00 (+VAT). Eine Erweiterung des Paketes erfolgte aufgrund der Größe des Konsortiums zu stark reduzierten Bedingungen.

6.1. „Gold for Gold“ als zusätzlicher Mehrwert

Parallel zu den stattfindenden Verhandlungen hat sich die RSC entschlossen, das „Gold for Gold“-Projekt nicht nur in UK und Deutschland, sondern auch global anzubieten.24 Somit bestand die Gelegenheit, diese Mehrwerte zu verbreiten und den Einrichtungen Open-Access-Voucher zur Verfügung zu stellen. Die Voucher konnten in der dann geschlossenen Lizenz von den teilnehmenden Einrichtungen für Ko- und Corresponding-Autor/innen und in allen RSC-Zeitschriften eingesetzt werden. Als Besonderheit zu anderen „RSC Gold“-Einzel- oder Konsortialverträgen weltweit durften die Voucher in Deutschland am Ende eines Jahres durch die TIB gepoolt und neuverteilt werden, um Einrichtungen mit einem Mehrbedarf an Vouchern zu versorgen.

6.2. Langsamer Start

Das „Gold for Gold“-Programm hatte nicht nur am Anfang mit einem speziellen Vorbehalt zu kämpfen: die Teilnehmer rechneten die durchschnittlich 25 % Mehrkosten der Open-Access-Komponente zu, d.h. sie meinten für Open Access einen Aufpreis zu zahlen. Dabei sind die Voucher, wie beschrieben, eine kostenlose Gegenleistung zum Subskriptionspreis; die Mehrkosten sind dem Inhaltsumfang des lizenzierten Pakets, insbesondere den neugegründeten Zeitschriften und den im Zeitraum 2012 bis 2015 überdurchschnittlich gewachsenen publizierten Inhalten (vgl. Abb. 3, Entwicklung „Publizierte Artikel“) geschuldet. Der Großteil der bei der RSC publizierten Open-Access-Artikel der letzten drei Jahre wurde dabei durch das „Gold for Gold“-Projekt ermöglicht. Im letzten Jahr wurden nur 0,7 % der Artikel durch Zahlung einer APC Open Access gestellt (vgl. Abb. 3).

Abb. 3: Anteil Open-Access-Artikel über den Zeitraum 2013-2015

Trotz regelmäßiger Webinare zu den Hintergründen der Lizenz und den Anwendungsregeln der „Gold for Gold“-Voucher ließ sich dieser Vorbehalt bis heute nicht vollständig negieren. Problematisch war zudem die Suche nach passenden Ansprechpartner/innen, da in der Anfangszeit an den wenigsten Einrichtungen ein/e Open-Access-Beauftragte/r tätig bzw. prominent benannt war, zudem entstanden an vielen Einrichtungen erst nach und nach definierte Geschäftsgänge für Open-Access-Veröffentlichungen. Ein Bewusstsein, wie viele Forschende aus welcher Einrichtung bei der RSC publizieren, existierte bei den teilnehmenden Einrichtungen zum Anfang des Projektes ebenfalls so gut wie nicht.

6.3. Entwicklung der Vouchernutzung

Ein von Beginn an monatliches Zusenden von Artikellisten ließ dieses Bewusstsein stetig wachsen und führte zu einer steigenden aktiven Teilnahme und einem entsprechend wachsendem Vouchereinsatz (vgl. folgende Abbildungen).

Abb. 4: Entwicklung der aktiven Institutionen am „Gold for Gold“-Piloten

Im Jahr 2015 wurden 87 % der Voucher genutzt und 2015 bereits 93 %. In beiden Jahren übertraf die Vouchernutzung im Konsortium bei weitem die weltweite Nutzung, welche durchschnittlich stets bei relativ niedrigen 30 % lag (vgl. Abb. 5).

Abb. 5: Vouchernutzung 2014 und 2015

6.4. Ein Fazit der Kooperationspartner

„Gold for Gold“ hat seine Funktion als Brückenschlag erfüllt, indem es den Institutionen ohne Risiko von hohen Mehrinvestitionen erlaubt hat, mit hybridem Open Access zu experimentieren, interne Strukturen aufzubauen und Autorinnen und Autoren aus einem Open Access eher skeptisch gegenüberstehendem Bereich für diese Idee zu gewinnen. Es hat zudem offengelegt, wie wenige Informationen Institutionen über Ihre Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler haben und welche Informationen nötig sind auf einem Weg hin zu mehr Open Access. Auch ist die globale Akzeptanz von Open Access nach wie vor sehr different, was sich auch in der unterschiedlichen Nutzung der „Gold for Gold“-Gutscheine gezeigt hat.

Für den Verlag Royal Society of Chemistry hat das Projekt aufgezeigt, an welchen Stellen die momentane Infrastruktur nicht die nötigen Informationen bereitstellt und wieviel finanzieller und personeller Aufwand auf Verlags- wie institutioneller Seite nötig ist, um eine solche Infrastruktur vorzuhalten.

Auch nach dem Auslaufen des „Gold for Gold“-Projektes Ende 2016 wird die RSC Open Access unterstützen. RSC Advances wird nach Chemical Science das zweite hochwertige Journal der Royal Society of Chemistry sein, welches in ein Open Access Gold Journal umgewandelt wird. Dabei wird die RSC die anfallenden Article Processing Charges für zwei Jahre anteilig subventionieren.

Literaturverzeichnis

– Björk, Bo-Christer und David Solomon. „Developing an Effective Market for Open Access Article Processing Charges.“ Open access publishing (2014). Zuletzt geprüft am 09.04.2016. https://wellcome.ac.uk/sites/default/files/developing-effective-market-for-open-access-article-processing-charges-mar14.pdf.

– Björk, Bo-Christer. „The Hybrid Model for Open Access Publication of Scholarly Articles. A Failed Experiment?“ Journal of the American Society for Information Science and Technology 63, Nr. 8 (2012): 1496-1504. Zuletzt geprüft am 10.05.2016. http://onlinelibrary.wiley.com/doi/10.1002/asi.22709/abstract.

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