VDB-Mitgliederverwaltung und Jahrbuch-Redaktion auf neuer Basis
Über viele Jahre hinweg wurde die Mitgliederverwaltung des VDB durch Herrn Martin Lindeboom (Tübingen) auf Basis eines Werkvertrags geleistet. Parallel dazu hatte Herr Lindeboom als freier Mitarbeiter des Harrassowitz-Verlages die Redaktion des Jahrbuchs der Deutschen Bibliotheken übernommen. Aus persönlichen Gründen zog sich Herr Lindeboom seit 2014 sukzessive von diesen Aufgaben zurück, was den VDB-Vereinsvorstand vor die Frage nach der Zukunft von Mitgliederverwaltung und Jahrbuch-Redaktion stellte. Sehr rasch wurde die Entscheidung getroffen, die Mitgliederverwaltung einem professionellen Dienstleister zu übertragen, während die Redaktionsarbeit für das VDB-Jahrbuch weiterhin beim Harrassowitz-Verlag bzw. bei einem vom Verlag beauftragten freien Mitarbeiter liegen sollte. Zwar hat diese neue gegenüber der bisherigen Konstruktion den Nachteil, dass Daten an zwei unterschiedlichen Stellen gepflegt werden und damit wechselseitige Datenflüsse und Abhängigkeiten sehr genau durchdacht werden müssen, jedoch gewinnt der Verein durch die Professionalisierung gerade bei der Mitgliederverwaltung ein hohes Maß an Verlässlichkeit und Ausfallsicherheit, wie sie bei einem „Ein-Mann-Betrieb“ naturgemäß nicht gegeben ist.
Nach einer umfangreichen Marktsichtung wurde als professioneller Dienstleister für die Mitgliederverwaltung die Firma GRÜN Software AG mit Sitz in Aachen ausgewählt. Nach dem Vertragsabschluss im Sommer 2014 erfolgten die Datenübergabe – verbunden mit einer umfangreichen Datenbereinigung und -normierung – sowie die Anpassung der neuen Mitgliederdatenbank an die Bedarfe des VDB. Im Januar 2015 wurde die Beitragsverwaltung in den Regelbetrieb übernommen, d. h. es wurden für alle Mitglieder Beitragsrechnungen verschickt und die Mitgliedsbeiträge – sofern eine Einzugsermächtigung vorlag – per Lastschrift eingezogen. Gerade mit dem Ausstellen von Beitragsrechnungen wurde ein bis dahin nicht umsetzbarer Wunsch vieler Mitglieder erfüllt. Ebenfalls neu und für den Verein von großem Interesse waren die nun möglichen automatisierten Mahnroutinen für säumige Beitragszahler, die einen höheren Zufluss an Beitragszahlungen zur Folge hatten.
Deutlich länger als geplant dauerte hingegen die Etablierung eines konsistenten Exports von Mitgliederlisten und Statistiken für den Bundesverband sowie die Landes- und Regionalverbände. Auch für die Authentifizierung bei Mein VDB, dem VDB-Intranet, ist eine verlässliche Lieferung der Mitgliederdaten nötig, um die Zugriffsberechtigungen korrekt steuern zu können. Die umfangreichen Tests und Programmierarbeiten an der Exportroutine durch den VDB-Webmaster wurden im Herbst 2015 erfolgreichen abgeschlossen, so dass seither die für Vorstand und Vereinsausschuss notwendigen Listen und Statistiken immer aktuell im VDB-Intranet bereitgestellt werden können. Im Frühjahr 2016 – rechtzeitig zum Bibliothekskongress und parallel zur Umstellung der Website auf das neue Corporate Design des VDB – wurden dann schließlich folgende weitere Anwendungen im Mitgliederbereich von Mein VDB exklusiv für alle VDB-Mitglieder etabliert:
• Ihre persönlichen Daten: In dieser Tabelle sehen Sie Ihrer persönlichen Daten, wie sie bei der VDB-Mitgliederverwaltung gespeichert sind. Sensible Daten (Bankverbindung etc.) werden aus Sicherheitsgründen nicht angezeigt. Über ein Online-Formular können Sie bei Bedarf Änderungen Ihrer persönlichen Daten an die VDB-Mitgliederverwaltung übermitteln.
• VDB-Mitgliederlisten (alphabetisch und nach Dienststellen): Hier werden alle VDB-Mitglieder namentlich mit Angabe der Dienststelle bzw. dem Wohnort (falls keine Dienststelle angegeben ist) genannt.
• Neue VDB-Mitglieder: Diese Rubrik enthält die Namen und Dienststellen bzw. Wohnorte aller Mitglieder, die in den zurückliegenden zwölf Monaten dem Verein beigetreten sind.
• Runde Geburtstage von VDB-Mitgliedern: In Anlehnung an den in o-bib veröffentlichten Geburtstagskalender werden hier diejenigen VDB-Mitglieder genannt, deren 60., 65., 70. … Geburtstag in den zurückliegenden drei oder den folgenden zwölf Monaten liegt.
• Verstorbene VDB-Mitglieder: Der Zeitraum dieses Nekrologs umfasst stets das aktuelle sowie die zwei zurückliegenden Jahre.
Wie bereits erwähnt, bleibt die Jahrbuch-Redaktion auch zukünftig in der Verantwortung eines vom Harrassowitz-Verlag bestellten Redakteurs. Nach Abschluss der Redaktionsarbeit für das im Dezember 2015 erschienene Jahrbuch 66 beendete Herr Lindeboom auch diese Aufgabe; seit wenigen Wochen ist durch den Verlag eine freie Redakteurin gefunden und mit der Redaktion des Jahrbuchs 67 beauftragt worden. Ein erstes Gespräch zwischen dem Vorstand des VDB, einem Vertreter des Harrassowitz-Verlages und der Redakteurin lässt eine konstruktive Zusammenarbeit erwarten. Die Aufnahme der Redaktionsarbeit für das Jahrbuch 67 – geplanter Erscheinungstermin ist November 2017 – wird im Januar 2017 erfolgen.
Der im Jahrbuch 66 abgedruckte Personenteil liegt dem VDB seit Anfang 2016 ebenfalls in Form strukturierter Daten vor, so dass darauf aufbauend in Mein VDB das eJahrbuch nach eineinhalb Jahren endlich wieder auf einem aktuellen Stand angeboten werden kann. Alle VDB-Mitglieder, die der Veröffentlichung ihrer Daten in Mein VDB zugestimmt haben, erhalten Zugriff auf diese elektronische Version des Personenteils des Jahrbuchs der Deutschen Bibliotheken. Wenn Sie VDB-Mitglied sind und Ihr Einverständnis zur Veröffentlichung Ihrer Daten im eJahrbuch bisher noch nicht gegeben haben, sollten Sie dies also möglichst bald nachholen, um dieses Angebot nutzen zu können! Wenden Sie sich bei Bedarf bitte an den Webmaster des VDB (webmaster@vdb-online.org).
Im Zuge der hier ausführlich dargestellten Organisationsänderungen ist es vereinzelt zu Fehlern gekommen, für die wir um Entschuldigung bitten. Der Vereinsvorstand ist jedoch sicher, dass der VDB mit diesen neuen Strukturen eine professionelle und zukunftssichere Verwaltungslösung gefunden hat.
Hinweis für Änderungsmitteilungen
• Änderungen Ihrer persönlichen Angaben, die für die VDB-Mitgliederverwaltung relevant sind (Namenswechsel, Umzug, Dienststellenwechsel, Änderung der Bankverbindung) übermitteln Sie bitte möglichst zeitnah an die Mitgliederverwaltung. Bitte nutzen Sie dazu nach Möglichkeit das standardisierte Änderungsformular (www.vdb-online.org/aenderungsmitteilung). Alle Änderungen, die Sie der VDB-Mitgliederverwaltung gemeldet haben, werden (sofern erforderlich) automatisch an die Jahrbuch-Redaktion weitergeleitet.
• Änderungsmitteilungen, die ausschließlich Ihren Eintrag im Jahrbuch der Deutschen Bibliotheken betreffen (z. B. die Übernahme einer neuen Funktion innerhalb Ihrer Bibliothek oder die Änderung Ihrer Vita) teilen Sie der Jahrbuch-Redaktion bitte erst nach Aufforderung und Übersendung Ihres persönlichen Korrekturbogens im Frühjahr 2017 mit. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass solche Änderungsmitteilungen außerhalb dieses zeitlich eng gefassten Redaktionszyklus‘ nicht entgegengenommen werden können.
