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Wie man die größte bibliothekarische Fortbildungsveranstaltung im deutschsprachigen Raum organisiert

Alles beginnt mit einer Frage: Wohin? Diese zunächst recht simple Frage offenbart bei näherer Betrachtung eine ungeahnte Vielschichtigkeit: Bieten die Räumlichkeiten des Veranstaltungsorts genügend Platz für die verschiedenen Vortragsarten, für die unzähligen Gäste und für hunderte Firmen mit ihren Messeständen? Sind die Konditionen für Veranstaltungstechnik, Catering und ÖPNV-Ticket annehmbar? Können wir uns das leisten? Gibt es ausreichend Hotelbetten? Ist eine unkomplizierte und schnelle An- und Abreise möglich? Gibt es vor Ort leistungsfähige Bibliotheken, die sich aktiv einbringen können?

Abb.: Treffpunkt Bibliothekartag

Erst wenn diese und noch weitere Fragen mit ja beantwortet werden können, entscheiden sich die beiden bibliothekarischen Personalverbände BIB und VDB für den zukünftigen Veranstaltungsort der größten bibliothekarischen Fortbildungsveranstaltung im deutschsprachigen Raum – dem Deutschen Bibliothekartag (DBT). Die Antwort auf die eingangs gestellt Frage lautet im Übrigen: Berlin. Vom 12.06.2018 bis zum 15.06.2018 heißen wir Sie dort herzlich zum 107. Deutsche Bibliothekartag willkommen.

Für die Entscheidungsfindung wurde durch die Firma KIT Group GmbH – mit der die beiden Verbände seit Jahren vertrauensvoll zusammenarbeiten – zuvor eine Vorauswahl anhand der wichtigsten Kennzahlen durchgeführt. Große Excel-Listen liefern hier eine Übersicht über Anzahl verfügbarer Räume und deren Größe, über das Raumangebot für die Firmenausstellung sowie über bereits vorangefragte Termin-Slots, Preise und Konditionen für ÖPNV-Tickets und vieles mehr. Jene Städte und deren Veranstaltungsorte, die in die engere Auswahl kommen, werden von Mitgliedern der Vorstände beider Verbände und einer Vertreterin von KIT besucht und näher in Augenschein genommen. Parallel werden Kostenvoranschläge eingefordert und nachverhandelt, um das Veranstaltungsbudget im Rahmen und somit die Teilnahmegebühren für alle möglichst gering zu halten. Auch wird mit den Bibliotheken vor Ort sondiert, ob und wie sie sich aktiv in die Ausrichtung und Gestaltung des DBT einbringen können. Nach mehreren Besprechungen, Telefonkonferenzen, Nachverhandlungen und Ortsbesichtigungen entscheidet man sich für den nächsten Austragungsort der „bibliothekarischen Festspiele”. Anschließend werden zwischen den Verbänden, der KIT Group und dem jeweiligen Kongresszentrum die Verträge ausgehandelt und unterschrieben.

All dies geschieht meist weit im Voraus – für Berlin 2018 war dies im Jahr 2015. Nicht umsonst lautet ein Sprichwort: „Nach dem Bibliothekartag ist vor dem Bibliothekartag.”

Die „richtige” Arbeit für einen kommenden Bibliothekartag beginnt jedoch meist erst kurz vor dem Vorherigen. Zunächst bilden die Vorstände der Verbände, Mitarbeiter/innen der KIT Group und der ortsansässigen Bibliotheken gemeinsam das Ortskomitee des kommenden Bibliothekartages. Die Vertreterinnen und Vertreter der ortsansässigen Bibliotheken laden dann üblicherweise auf der Abschlussveranstaltung des aktuellen Bibliothekartages für den kommenden Bibliothekartag ein.

Die Aufgaben des Ortskomitees sind vielfältig: Ideen für ein Kongress-Motto und -Logo sammeln und auswählen, Führungen durch die örtlichen Bibliotheken planen, Räumlichkeiten für Veranstaltungen in den Bibliotheken organisieren und reservieren, Locations für die Kongressparty auswählen und begutachten, Musiker für die Eröffnungsveranstaltung und die Kongressparty auswählen – und nicht zuletzt: Die zahlreichen freiwilligen Helfer/innen rekrutieren und deren Einsatz planen. Auch hilft das Ortskomitee bei der Organisation der Stadtführungen.

Die Mitarbeiter/innen der KIT Group arbeiten derweil emsig im Hintergrund, erstellen Website und Logoentwürfe, holen Kostenvoranschläge für Catering, Musiker und Party-Locations ein, verhandeln mit den örtlichen Tourismuseinrichtungen und stehen dem Ortskomitee stets mit Rat, Tat und PowerPoint-Präsentationen zur Seite. Meist gibt es drei bis vier Sitzungen des Ortskomitees, viele E-Mails und einige Telefonkonferenzen, bis die grundlegende Rahmenplanung vor Ort steht.

Für Sie zum Vormerken.
Die nächsten Bibliothekartage finden statt:

12.06.-15.06.2018: Berlin

18.03.-21.03.2019: Leipzig (BID-Kongress)

26.05.-29.05.2020: Hannover

18.05.-21.05.2021: Karlsruhe

Schon im Vorfeld, und parallel zu den Aktivitäten des Ortskomitees, finden zwischen den Vorständen der Verbände und den Mitarbeiter/inne/n der KIT Group gemeinsame Besprechungen vor Ort, zahlreiche Telefonkonferenzen und unzählige E-Mail-Korrespondenzen statt. Dabei beginnt man zunächst mit einer Rückschau: Was lief bei den bisherigen Bibliothekartagen gut, was ist verbesserungsbedürftig? Aufschluss hierüber geben die sog. „Debriefings”, die am Ende eines jeden Bibliothekartags von KIT mit den Verbänden und dem sog. Firmenbeirat durchgeführt werden. Der Firmenbeirat setzt sich aus mehreren Vertreter/inne/n der ausstellenden Firmen zusammen und vertritt die Interessen der Unternehmen. Die Ergebnisse dieser Debriefings fließen dann direkt in die Vorarbeiten für den kommenden Bibliothekartag mit ein. So zeigte sich in Frankfurt, dass das neue Format „Hands-On Lab” sehr gut angenommen wurde und dementsprechend auch für den kommenden Bibliothekartag in Berlin wieder geplant ist.

Sobald das Motto steht und die Ergebnisse der Debriefings ausgewertet wurden, wird von den Verbandsvorständen in Zusammenarbeit mit KIT das Grundgerüst der Veranstaltung erstellt: Welche Veranstaltungsformate soll es geben? Stehen hierfür ausreichend Raumkapazitäten zur Verfügung? Wo und wie kann eine Poster-Präsentation stattfinden? Auch wird ein inhaltliches Grundgerüst erarbeitet: Wie lässt sich das Motto sinnvoll in Themenkreise aufteilen? Gibt es aktuelle Themen, die besonders berücksichtigt werden müssen? – Anschließend erstellen Mitglieder der Vorstände den Call for Papers (CfP), den Call for Clips und den Call for Posters.

KIT kümmert sich derweil parallel um die weiteren Planungen der Firmenausstellung: Das Aussteller- und Sponsorenhandbuch wird erstellt und versandt. Anschließend beginnen die Akquise und die Freischaltung des Buchungssystems für Sponsoren und Aussteller. Auch zahlreiche technische Aufgaben werden von KIT im Hintergrund erledigt. So wird die bereits erstellte Website mit ersten Inhalten zu Veranstaltungsort und Rahmenprogramm gefüllt. Nach Finalisierung der Calls werden auch diese durch KIT auf der Website veröffentlicht und durch Vorstandsmitglieder der Verbände über die bewährten Informationskanäle bekannt gegeben. Anschließend wird das Abstract-Managementsystem durch KIT konfiguriert und von KIT und den Verbänden getestet, bevor es rechtzeitig zur Veröffentlichung des CfP freigeschaltet wird. Auch Poster und Clips können anschließend über das System eingereicht werden.

Ab etwa sechs Monaten vor Beginn des Bibliothekartags ist die Online-Registrierung möglich. Für Berlin 2018 war dies im November 2017 der Fall. Hierfür ist stets eine Reihe von Vorarbeiten nötig. So muss KIT nicht nur das Registrierungssystem mit den zahlreichen buchbaren Optionen (Führungen, Rahmenveranstaltungen etc.) füllen. Auch müssen sich die Verbände und KIT darauf verständigen, wie hoch die Registrierungsgebühren für welche Personengruppe sind, ob es Vergünstigungen z.B. für Auszubildende oder arbeitssuchende Kolleg/inn/en gibt und ob sich das finanziell trägt. Dabei wird stets versucht, die Kosten für alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer des Bibliothekartages so gering wie möglich zu halten.

In zeitlicher Nähe zum Beginn der Online-Registrierung endet meist auch die Deadline für die Einreichung der Abstracts. KIT bereitet die Abstractdaten anschließend auf und stellt sie den Gutachter/inne/n zur Verfügung. Diese entscheiden in Rahmen eines Begutachtungsprozesses, welche Veranstaltungen (Präsentationen, Podiumsdiskussionen, Hands-On Labs etc.) auf dem kommenden Bibliothekartag durchgeführt werden sollten und ob hierfür spezielle Zeitslots oder Räume zur Verfügung stehen müssen. Aufbauend auf den Empfehlungen der Gutachter und Gutachterinnen wird zu Beginn des neuen Jahres schließlich die Sitzung der Programmkommission durchgeführt. Die Programmkommission besteht aus Vertreterinnen und Vertretern der veranstaltenden Verbände und des Ortskomitees, ist in ihrer Entscheidung stets autark und versucht möglichst alle ausgewählten Veranstaltungen und Formate im zeitlich knappen Korsett des Bibliothekartages unterzubringen. Nach drei langen Tagen voller Planungsarbeiten – die nicht selten an eine Stundenplanerstellung in der Schule erinnern – ist es geschafft: Das Programm für den Bibliothekartag steht.

Nun ist wieder KIT an der Reihe: Die Abstract-Autorinnen und Autoren werden über ihre angenommenen oder abgelehnten Abstracts informiert. Parallel dazu wird das Programm auf der Website des Bibliothekartags veröffentlicht und der Bedarf an freiwilligen Helfer/inne/n geplant.

Abb.: Ein umfangreiches Programm erwartet uns!

Bis zum Beginn des Bibliothekartags sind es nun nur noch drei Monate. Und es gibt weiterhin viel zu tun: Die Einreichungsfrist für Poster und Clips endet – zahlreiche Poster und Clips müssen begutachtet werden. Die Inhalte für die App müssen gesammelt werden, die App muss programmiert, getestet und schließlich bei allen Stores eingereicht werden. Die Beschilderung des Veranstaltungsortes und der einzelnen Veranstaltungen muss erstellt werden. Die Namensschilder und Voucher müssen gedruckt und versendet werden. Und schließlich muss auch das gedruckte Programm korrekturgelesen und zum Druck gegeben werden. Viele der organisatorischen Aufgaben übernimmt KIT, doch die Begutachtung der Clips und Poster, das Testen der App und das Korrekturlesen sind auch immer wichtige Aufgaben für die Mitglieder der Verbandsvorstände.

Bereits am Sonntag, den 10. Juni, wird KIT in Berlin vor Ort sein, und den Aufbau der Firmenausstellung koordinieren, die Beschilderung anbringen und vieles mehr. Einen Tag vor Beginn schließlich wird das Tagungsbüro eingerichtet, die Medienannahme für die präsentierenden Kolleginnen und Kollegen aufgebaut und der erste Registrierungs-Counter geöffnet. Am 12. Juni um Punkt 12 Uhr wird dann der 107. Deutsche Bibliothekartag in Berlin mit der Eröffnung der Firmenausstellung für Sie eröffnet.

Während die Vertreterinnen und Vertreter der veranstaltenden Verbände und des Ortskomitees in den kommenden vier Tagen nun ihre Stände betreuen, Podiumsdiskussionen begleiten, eventuell selbst Vorträge halten, Gespräche mit Firmen führen und stets mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von KIT in Kontakt sind, sind diese wiederum unentwegt auf dem Veranstaltungsgelände unterwegs. Ausgestattet mit Headset, einem unablässig klingelnden Mobiltelefon und Turnschuhen – während des Bibliothekartages läuft man mindestens Halbmarathondistanz – müssen technische Störungen behoben werden, Programmpunkte wegen Krankheit abgesagt und die Absage kommuniziert werden – und manchmal findet auch nicht jeder Vortragende trotz guter Beschilderung seinen Vortragsraum. Die Aufgaben während des Bibliothekartags sind so vielfältig wie das Programm der Tagung selbst. Nicht umsonst befindet sich im Tagungsbüro von KIT stets ein großes Glas mit Süßigkeiten – und natürlich auch etwas gesünderen Erfrischungen – als Stärkung und Nervennahrung für zwischendurch.

Ausruhen? Nicht für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von KIT und der veranstaltenden Verbände: Zwar kann man auf der legendären Kongressparty am Donnerstagabend kurz durchatmen, aber bereits zuvor fand schon am Donnerstagnachmittag das Debriefing mit dem Firmenbeirat statt. Denn:

Nach dem Bibliothekartag ist vor dem Bibliothekartag!

Simon Streib, Hochschule Darmstadt / Medienzentrum (Stellvertretender Vorsitzender des VDB)

Zitierfähiger Link (DOI): https://doi.org/10.5282/o-bib/2018H1S100-104