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Öffentliche Bibliotheken als Partner bei der Archivierung persönlicher digitaler Materialien1

Achim Oßwald, TH Köln
Dirk Weisbrod, Deutsche Nationalbibliothek Frankfurt am Main

Zusammenfassung:

Bislang gibt es zum Thema „Personal Digital Archiving“ (PDA) nur wenige deutschsprachige Informationen und Handlungsanleitungen. In den USA haben sich hingegen die Library of Congress und die American Library Association des Themas angenommen. Der Beitrag erläutert die Entstehung, das Konzept und die Zielsetzung von PDA und skizziert die Möglichkeit, PDA zu einem Angebot Öffentlicher Bibliotheken zu entwickeln. Beispielhaft greift er dabei auch auf Erfahrungen aus einem Projekt zurück, das die TH Köln in Kooperation mit der Stadtbibliothek Köln durchführte.

Summary:

Until now there have only been a few publications and instructions regarding „Personal Digital Archiving“ (PDA) in German. In contrast, the Library of Congress and the American Library Association have promoted the issue in the US. The paper explains the genesis, the concept and the objectives of PDA. In addition, it outlines the option to offer PDA as a service of public libraries to their users. Hands-on experience gathered within a cooperation between TH Köln (Cologne Technical University) and Stadtbibliothek Köln (Cologne Public Library) is described as an example for such a service.

Zitierfähiger Link (DOI): https://doi.org/10.5282/o-bib/2017H4S113-126
Autorenidentifikation: Weisbrod, Dirk: GND 1079147012, ORCID http://orcid.org/0000-0002-9455-4527; Oßwald, Achim: GND 113164440, ORCID http://orcid.org/0000-0002-4803-2867
Schlagwörter: Personal Digital Archiving; Beratungsdienstleistung; Langzeitarchivierung; nestor – Kompetenznetzwerk Langzeitarchivierung und Langzeitverfügbarkeit Digitaler Ressourcen für Deutschland

1. Einleitung

Fast täglich nehmen wir Bilder auf, erhalten kleine Filme, mailen oder chatten. Unser Alltag ist vom Digitalen geprägt – und wir fragen uns, was davon und wie diese Daten länger aufbewahrt werden sollen. Angesichts der zunehmend digitalen Abwicklung von geschäftlichen und behördlichen Belangen rückt die zuverlässige Archivierung auch von privaten Daten für die breite Gesellschaft in den Fokus – konkret in Form des privaten Interesses, persönliche Daten wie digitale Fotos, Musik, Filme und vieles mehr verfügbar zu halten. Die hierfür notwendigen Kenntnisse müssen meist individuell erarbeitet und auf dem Laufenden gehalten werden. Hierzu zählt auch ein Bewusstsein für Verfahren der Datensicherung und die Entwicklung persönlicher Kriterien zur Auswahl von Daten für eine langfristige Speicherung.

Öffentliche Bibliotheken sind in mehrfacher Hinsicht prädestiniert, diesbezüglich entsprechende Beratung und Dienstleistungen anzubieten. Sie geben auch heute schon Hilfestellungen beim Umgang mit digitalen Daten oder bei der Digitalisierung privater Medien. Ihre Dienstleistungen können und sollten jedoch darüber hinaus gehen, wie in einem Projekt von Studierenden der TH Köln mit der Stadtbibliothek Köln erkennbar wurde: Beratung zu Formaten und Verfahren zur perspektivisch langfristigen Sicherung persönlicher digitaler Daten wurde stark nachgefragt. Und auch mit der Bereitstellung eines datenschutzrechtlich abgesicherten Cloud-Speichers können Öffentliche Bibliotheken als vertrauenswürdige Partnerinstitutionen privater Cloud-Services neue Dienstleistungsangebote einbinden und damit einen Beitrag zur digitalen Daseinsvorsorge der Bürgerinnen und Bürger ihrer Kommune leisten.

Der vorliegende Beitrag konkretisiert solche Beratungs- und Serviceleistungen unter Bezugnahme auf praktische Erfahrungen und Handlungsvorschläge sowie vor dem Hintergrund der bislang weitgehend englischsprachigen Fachdiskussion zum Thema.2

2. Ein alltägliches Szenario

Heinz ist 67 Jahre alt und seit Kurzem im Ruhestand. Er ist seit 38 Jahren verheiratet und hat drei Kinder, von denen jedoch zwei weiter entfernt leben. Seine Tochter Martha, 35 Jahre alt, wohnt aber nur zwei Straßenzüge weiter. Sie lebt mit einem Partner zusammen und hat zwei Kinder – einen Jungen, 14 Jahre alt und ein Mädchen, zehn Jahre alt. Da Heinz nun Zeit hat, sichtet er die Familien- und Urlaubsfotos der letzten Jahre, die er mit einer teuren Digitalkamera aufgenommen und teilweise auf ein nun schon sieben Jahre altes Notebook überspielt hat. Nachdem er sich als typischer „digital immigrant“ die digitale Welt erobert hat, nutzt er digitale Medien regelmäßig. Das bedeutet auch, dass bald ein neues Notebook angeschafft werden sollte, um mit der technischen Entwicklung Schritt zu halten. Die auf dem alten Notebook befindlichen Urlaubsfotos gilt es nun zu sichern – alleine schon deshalb, weil Heinz seinen Kindern und Kindeskindern Erinnerungen an Oma und Opa, aber auch über die Familiengeschichte hinterlassen will. Zu seiner Bestürzung stellt er fest, dass sich viele seiner Digitalaufnahmen gar nicht auf dem Notebook, sondern auf diversen Speicherkarten, selbstgebrannten CDs und teilweise sogar auf Disketten befinden. Alle vorhandenen Fotos will er nun dauerhaft auf einem beständigen Medium und wohlgeordnet sichern. Allerdings stellt sich sehr schnell heraus, dass dies leichter gesagt als getan ist. Auf die Disketten kann er gar nicht mehr zugreifen, weil ihm dafür ein Laufwerk fehlt. Die selbstgebrannten CDs können z.T. nicht mehr eingelesen werden. Dann liegen einige Fotografien in einem exotischen Format vor, das seine erste Digitalkamera produzierte, die nun schon seit neun Jahren ausrangiert ist. Bei der Sichtung der noch zugänglichen Fotos muss Heinz feststellen, dass er viele gar nicht mehr einem Ereignis zuordnen kann, weil er darüber keine Aufzeichnungen gemacht hat. So wird es wohl einige Zeit dauern, bis er Ordnung in das Chaos gebracht hat. „Wie einfach war es doch früher“, seufzt er, „als man Fotos in ein Album einklebte oder in Schuhkartons verwahrte.“

Einige Tage später erhält er eine E-Mail von Marthas 14-jährigem Sohn. Der ist ein begeisterter Laienschauspieler und teilt seinem Opa stolz mit, dass eine Videoaufnahme der neuesten Aufführung, in der er eine der Hauptrollen spielt, von einem Bekannten auf YouTube bereitgestellt wird. Die Aufnahme möchte Heinz nun gerne dauerhaft sichern. Er traut diesen kommerziellen Internet-Portalen einfach nicht über den Weg. Was passiert, wenn die das Video einfach löschen? Aber das ist leichter gesagt als getan, denn YouTube verfügt nicht über eine Download-Funktion. Auch in diesem Fall muss sich Heinz erst kundig machen. Aber wo? Und wer kann ihm dabei helfen, sein persönliches Fotoarchiv zu sichern? Und wie lautet das Stichwort, unter dem er Lösungsansätze im Internet suchen kann? Bei Recherchen stößt er auf den Begriff „Personal Digital Archiving“.

3. Womit befasst sich Personal Digital Archiving?

Entsprechend den Fragen aus dem Szenario thematisiert Personal Digital Archiving (PDA) die Erstellung, Bearbeitung, Benennung, Ablage und schließlich die langfristige Archivierung digitaler Objekte, die sich in den persönlichen Archiven oder Sammlungen von Privatpersonen befinden. Privatpersonen sollen durch Empfehlungen, Richtlinien oder Schulungen selbst in die Lage versetzt werden, für ihre persönlichen Archive und damit faktisch auch für ihr digitales Vermächtnis zu sorgen. Dies beschreibt die Kernaufgaben des Ansatzes. Zu beachten ist allerdings, dass es sich dabei um die Perspektive einer Instanz oder einer Institution handelt, die Privatpersonen zu PDA anleiten und bei ihren Archivierungsaktivitäten unterstützen will. Es handelt sich somit um einen Top-Down-Ansatz, der Erkenntnisse aus unterschiedlichen informationswissenschaftlichen Ansätzen für Privatpersonen nutzbar macht.

An erster Stelle ist bei diesen Ansätzen ein Forschungsfeld zu nennen, das mit dem Begriff des persönlichen Informationsmanagements (PIM) umschrieben wird. Für dessen Erforschung war der 1945 publizierte Aufsatz „As we may think“ von Vannevar Bush richtungsweisend.3 Bush beschäftigte sich mit dem Wissensmanagement von Wissenschaftlern und Wissenschaftlerinnen und erkannte, dass die seinerzeit vorhandenen Instrumente zur Rezeption, Verwaltung und Archivierung von Forschungsdaten veraltet waren. Vor allem kriegsbedingt waren die staatlichen Forschungsaktivitäten intensiviert worden, wodurch sich die beteiligten Forschenden mit einer großen Anzahl von Dokumenten konfrontiert sahen. Als Lösung entwarf Bush mit „Memex“ einen konzeptionellen Vorläufer des „Personal Computer“. Besonders relevant für PDA war jedoch Bushs Ansatz, Verhaltensmuster bei so grundlegenden individuellen Tätigkeiten wie Informationssuche, -speicherung und -retrieval zu identifizieren. Da Bush noch mit analogen Technologien arbeitete, wurde sein Vorschlag nicht realisiert. Als jedoch die technologischen Möglichkeiten zur Umsetzung in Form von Hypertext bzw. Hypermedia-Anwendungen vorlagen, wurde Bushs Konzept intensiv rezipiert und referenziert.

Mit dem Einsatz von Computern standen nun zunehmend Fragen des Information Retrieval und die Entwicklung von Werkzeugen zur Unterstützung einer effektiven Informationsverwaltung und eines effektiven Dokumentenmanagements im Mittelpunkt.4 Herausragende Beiträge aus dieser Zeit stammen von Malone 19835, der „files and piles“ als Hauptelemente der Desktop-Organisation identifizierte, und Lansdale 19886, der die kognitiven Prozesse beim Information Retrieval akzentuierte. William Jones baute das Forschungsfeld noch weiter aus. Er identifizierte unter anderem drei PIM-Aktivitäten:

Suchen und Wiederfinden von Informationen (und Dokumenten)

Auswahl und Aufbewahrung

Informations- und Archivmanagement (Ordnerstruktur, Metadaten, Backup etc.)7

Damit sind wichtige Zielsetzungen von PDA benannt, die auch im einleitenden Szenario auftauchen.

Allerdings spielte beim persönlichen Informationsmanagement die langfristige Archivierung persönlicher Dokumente lange Zeit keine Rolle. Erst als digitale Nachlässe Prominenter von Archiven übernommen wurden und sich Archivare und Archivarinnen mit obsoleten Trägermedien, Formaten und sonstigen Zugangshindernissen zu den digitalen Daten beschäftigen mussten, wandte man sich auch dieser Frage zu. Pionierarbeit leistete dabei der Australier Adrian Cunningham. Als Leiter des Pacific Manuscripts Bureau – einer Stiftung, die Nachlässe aus dem pazifischen Raum sammelt – veröffentlichte er 1994 einen Artikel, in dem er untersuchte, wie Langzeitarchivierung in persönlichen Archiven funktionieren kann. Hierzu evaluierte er die Adaptierbarkeit verschiedener Lösungen, die im Rahmen des Records Management für die Verwaltung von Schriftgut in Behörden, Regierungseinrichtungen etc. entwickelt wurden. Unter dem Schlagwort „pre-custodial intervention“ schlug er daraufhin das frühzeitige Eingreifen von Nachlasskuratoren in der präkustodialen Phase vor. Bestandsbildende Personen und Archive sowie Bibliotheken sollten zusammenarbeiten, mit dem Ziel, die passenden Archivierungsstrategien für digitale Objekte zu entwickeln. Zudem sollte die sukzessive Übernahme nicht mehr benötigter digitaler Objekte durch Archive und Bibliotheken zu einer möglichst frühen professionellen Behandlung volatiler Daten führen.8

Diese drei Ansätze − persönliches Informationsmanagement, Langzeitarchivierung in persönlichen Archiven und die präkustodiale Intervention als Werkzeug zu deren Verbesserung und Umsetzung − wurden nach 2005 vor allem in den USA zum Konzept des PDA verdichtet. Im Fokus standen nun nicht mehr Archive und Bibliotheken, sondern normale Bürger und Familien. Fachleute sollten nunmehr das einschlägige Know-how gezielt aufbereiten und an Laien vermitteln, damit diese selbst für das Management und die Archivierung ihrer digitalen Objekte sorgen können.

Beispielhaft hierfür sind die Publikationen und Aktivitäten der Library of Congress (LoC) und die jährlich von der American Library Association (ALA) initiierte „Preservation Week“ zu nennen, die Laien mit Techniken der Langzeitarchivierung vertraut machen möchte.9 Durch verschiedene Werkzeuge wie Leitfäden, Schulungen oder Beratungsangebote sollen sie in die Lage versetzt werden, ihnen als wertvoll erscheinende Archivobjekte selbstständig zu sichern und, auch über Generationen hinweg, den Zugang dazu sicherzustellen.

Vor diesem Hintergrund findet seit 2010 in den USA die Personal Digital Archiving Conference (PDA Conference) statt.10 Sie vertritt den Anspruch, die digitalen Archivierungspraktiken breiter Bevölkerungsschichten zu untersuchen. Gerade digitale Fotos wurden auf diesen Konferenzen sehr häufig thematisiert. Fotos sind auch hierzulande jene digitalen Objekte, für die Privatpersonen am ehesten Sorge tragen. Rein quantitativ sind sie auch die bedeutendste Objektgruppe für PDA-Aktivitäten.

Diese Bemühungen werden seit einiger Zeit auch in der Bundesrepublik Deutschland rezipiert und haben unter anderem zur Gründung der nestor-AG Personal Digital Archiving11 geführt, die sich für die Entwicklung und Verbreitung entsprechender Angebote in deutschsprachigen Bibliotheken und anderen Informationseinrichtungen einsetzt.

4. Thematische Schwerpunkte

Welche Themen werden im Rahmen von PDA und damit auch in der nestor-AG bearbeitet? Diese Frage ist nicht leicht zu beantworten, da es prototypische Nutzende von digitalen Medien nicht gibt. Sicher repräsentiert das Szenario von Heinz zu Beginn dieses Beitrages eine häufig vorkommende Aufgabenstellung: Familien- und Urlaubsfotografien sollen geordnet und langfristig verfügbar gemacht werden. Doch lässt sich die Vielfalt der möglichen Fragestellungen an dieser Stelle nicht annähernd beschreiben. Die Anwendungsfälle reichen von Genealogen, die mit gescannten Kirchenbucheinträgen und Genealogie-Programmen arbeiten, über die (zumeist noch sehr jungen) Betreiberinnen und Betreiber von YouTube-Kanälen, die selbsterstellte Videos posten, bis hin zu älteren Menschen, die ihren digitalen Nachlass zusammenstellen und archivieren. Trotz alledem lassen sich Schwerpunkte herausarbeiten, die in allen Anwendungsfällen von Bedeutung sind. Drei zentrale Aspekte sollen zur Illustration erörtert werden.

4.1. Dateiformate

Verschiedenartige Objekttypen werden in verschiedenartigen Dateiformaten bereitgestellt. Nur einige wenige von diesen Dateiformaten sind für eine dauerhafte Archivierung geeignet. Langzeitarchivierungsfähige Dateiformate zeichnen sich dadurch aus, dass sie gut dokumentiert sind und nicht allein dem Einfluss eines Herstellers bzw. Entwicklers unterliegen (im Gegensatz zu sog. proprietären Formaten). Die Nutzenden müssen folglich lernen, proprietäre Formate von stabilen (im Idealfall auch offenen) Formaten zu unterscheiden, die für die Langzeitarchivierung ihrer digitalen Objekte geeignet sind. Dabei geht es − neben der Herausgabe von Formatempfehlungen12 − um die Kompetenz, diese Entscheidung selbstständig zu fällen und zu erkennen, dass etwa das produktspezifische Bildformat einer Digitalkamera für die Langzeitarchivierung von Digitalfotografien wenig geeignet ist und Formate wie TIFF oder JPEG vorzuziehen sind. Zudem sollte man im Idealfall wissen, wie und mit welchen Werkzeugen proprietäre Formate in stabile Formate migriert werden können und welche Möglichkeiten es gibt, schon bei der Erstellung von Objekten das gewünschte Ausgabeformat in der genutzten Kamera einzustellen.

4.2. Metadaten

Sehr oft können ältere digitale Objekte nicht mehr einem bestimmten Ereignis oder Kontext zugeordnet werden. Das liegt möglicherweise an unverständlichen Dateibenennungen, nicht mehr nachvollziehbaren Ordnerstrukturen oder falschen Systemeinstellungen. Wenn in einer Kamera etwa Datum und Uhrzeit falsch eingestellt wurden, erscheinen diese Fehler auch in den Dateieigenschaften eines Bildes, was zu fehlerhaften Datierungen führen kann. Um Objekte wiederfinden und zuordnen zu können, sollte man folglich grundlegende Prinzipien der Dateibenennung- und -strukturierung kennen.

Hinzu kommt, dass Angaben zum Inhalt, also z.B. zu den auf einem Foto abgebildeten Personen, einem Ereignis oder Ort ebenfalls erfasst werden sollten. Nur so können später die Entstehung und der Inhalt eines Fotos rekonstruiert werden, da im Normalfall nicht alle diese Aspekte im Dateinamen verschlüsselt werden können. Diese sog. deskriptiven Metadaten wurden bei analogen Bildern auf die Rückseite des Papierbildes oder ins Fotoalbum geschrieben.

Zudem sollte man sich damit vertraut machen, welche Metadaten durch Systemeinstellungen und Software automatisch erhoben werden und wie diese Metadaten bearbeitet werden können. Dieses Thema ist besonders komplex, weil je nach Dateiformat unterschiedliche Metadaten eingesammelt werden, diese Daten aber bei einer Formatkonversion ggf. verloren gehen können oder dabei neue Daten hinzukommen. Damit wird deutlich, wie die genannten Themenbereiche zusammenhängen. Erst wenn man das Dateiformat kennt, das für die Archivierung genutzt wird, kann man auch die Metadaten sinnvoll bearbeiten.

4.3. Speichermedien

Ganz eng verbunden mit dem Backup, also der regelmäßigen Sicherung von Daten, ist die Auswahl des richtigen Speichermediums. Hier sollte man sich vergegenwärtigen, welche Vor- und Nachteile mit dieser Auswahl verbunden sind. So sind zum Beispiel Informationen zur Haltbarkeit eines bestimmten Medientyps − man denke nur an die kurze Verfallsdauer selbstgebrannter CD-ROM −, zu seinen Kosten und möglichen Ausfallszenarien wichtig. Das Konzept der redundanten Speicherung und das regelmäßige Migrieren wichtiger Daten auf aktuellere Speichermedien sind wichtige Themenfelder.

Ein Sonderfall stellen cloudbasierte Speichervarianten dar. Hier geht es darum, Privatpersonen über Nutzungsrechte und Besitzverhältnisse in der Cloud aufzuklären. Ist ihnen klar, dass die Daten nicht auf ihren eigenen Systemen liegen, dass sie den AGB der Cloud-Services unterworfen sind und Daten ohne ihr Zutun gelöscht werden können? Was geschieht, wenn Passwörter verloren gehen und sie selbst nicht mehr dazu befragt werden können? Nicht nur in diesem Kontext ist Passwort-Management ein wichtiger Teil unseres digitalen Alltags und von PDA.

Die genannten Punkte und Fragen stellen nur einen Teil der Agenda der PDA-AG dar und können − je nach Anwendungsszenario − unterschiedlich betrachtet und beantwortet werden. Hinzu kommen rechtliche Fragen, Backup-Strategien, die Empfehlung geeigneter Tools zur Unterstützung von PDA und vieles mehr. Aufgrund dieser Komplexität sollte sich PDA nicht nur in allgemeinen Empfehlungen zur persönlichen Archivierung erschöpfen, sondern zudem darauf hinarbeiten, die Archivierungs-Kompetenzen von Privatpersonen zu stärken, damit sie für ihren speziellen Anwendungsfall die richtige Strategie, die richtigen Tools und die richtigen Speichermedien auswählen können.

5. Welche Organisationen können beim Personal Digital Archiving Unterstützung geben?

Wie Heinz, so erleben auch viele andere Bürgerinnen und Bürger die Herausforderung, mit der Fülle und Vielfalt ihrer digitalen Bilder, Filme, Dokumente und anderen Materialien kompetent und strukturiert umzugehen. Auch sie wollen ihre digitalen Daten und Dateien in Zukunft für sich selbst und andere Interessierte aus ihrem privaten und sonstigen Umfeld sicher verfügbar halten, sie zeigen, abspielen und weitergeben können.

Wer selbst nicht sonderlich mit IT-Fragen vertraut ist und niemanden im Freundes- oder Verwandtenkreis hat, der ihm bei diesen Fragen helfen kann, wird sich vielleicht von jenen Rat erhoffen, die tagtäglich mit digitalen Daten umgehen und zudem Erfahrungen mit Beratungssituationen haben.

Neben IT-Abteilungen und Rechenzentren, die in diesem Zusammenhang allerdings eher nur das kurzfristige Speichern und Sichern von Daten im Blick haben, kommen dafür mindestens die folgenden drei Gruppen in Frage:

Kommunal- und Kirchenarchive

Volkshochschulen

Öffentliche Bibliotheken.

Im Einzelnen:

5.1. Kommunal- und Kirchenarchive

In fast allen Kommunen und auch im kirchlichen Umfeld gibt es Archive mit viel Erfahrung in der Archivierung gedruckter, häufig auch historischer Unterlagen. In zunehmendem Maße müssen auch diese Einrichtungen sich mit digitalen Resultaten von Verwaltungshandeln beschäftigen und Konzepte und Verfahren realisieren, um mit digitalen Dokumenten wie z.B. Bildern, E-Mails oder Datenbanken in unterschiedlichen Dateiformaten umzugehen.

Klassischerweise verstehen sich aber Archive als verwaltungsinterne Dienstleistende, die Archivalien möglichst sicher verwahren und nur unter besonderen Voraussetzungen bereitstellen. Beratung von Bürgerinnen und Bürgern im Umgang mit ihren eigenen digitalen Materialien gehört bislang normalerweise weder offiziell13 noch konzeptionell zum Selbstverständnis von Kommunalarchiven. Hingegen werden Maßnahmen und Konzepte zur Hinführung neuer Zielgruppen zu den in Archiven lagernden Beständen − in der Fachsprache als „Archivpädagogik“ bezeichnet − immer wichtiger. In den z.T. ehrenamtlich geführten bzw. unterstützten Kirchenarchiven ist die Situation im Prinzip zumindest vergleichbar.

Im Ergebnis aber können sich Privatpersonen von diesen Archiven kaum Unterstützung und Ratschläge beim PDA erhoffen.

5.2. Volkshochschulen

Volkshochschulen sind prädestiniert dafür, bedarfsspezifisch Themen und Fragestellungen aufzugreifen, die in der Bevölkerung aufkommen. Sie verstehen sich als „die kommunalen Zentren für interkulturelles Lernen“14 und sehen das „Recht auf Bildung, die Möglichkeit, lebenslang lernen zu können, und […] Chancengerechtigkeit“15 als ihre zentralen Aufgaben. Insofern darf man davon ausgehen, dass früher oder später in Volkshochschulen Kurse angeboten werden, in denen Interessierten wie Heinz die Möglichkeit geboten wird, Techniken und Verfahrensempfehlungen kennen zu lernen, mit denen sie ihre digitalen Daten für sich selbst und für Dritte längerfristig sichern und bereitstellen können.

Bei ersten Kontakten zwischen der nestor PDA-AG und Vertretern von Volkshochschulen wurde hierfür seitens der Volkshochschulen große Bereitschaft und Interesse signalisiert.

PDA-Interessierte wollen vermutlich initiale Hinweise erhalten und − ggf. wiederholt – bedarfsbezogen ergänzende Beratung bei konkreten Fragestellungen in Anspruch nehmen können, sodass knappe Einführungen und Beratungsangebote womöglich Kursen vorzuziehen sind.

Insofern werden Volkshochschulen oder vergleichbare Bildungsträger zumindest einen Teil des Bedarfs decken helfen, wie ihn Heinz und viele andere haben oder entdecken werden.

5.3. Öffentlichen Bibliotheken

Öffentliche Bibliotheken könnten in mehrfacher Hinsicht naheliegende Ansprechpartner für Bürgerinnen und Bürger wie Heinz sein. Sie sind im Normalfall nicht nur vor Ort, sondern sie haben in den letzten Jahrzehnten nachweisbar Kompetenzen im Umgang mit digitalen Medien aufgebaut und arbeiten fortwährend daran, diese weiterzuentwickeln und auszudifferenzieren. Hinzu kommt, dass Mitarbeitende in Öffentlichen Bibliotheken erfahren und geschult sind zu beraten und vertraut sind im Umgang mit Personen unterschiedlicher Altersgruppen und Erfahrungen. Und schließlich sollten Bibliothekarinnen und Bibliothekare und affine Berufsgruppen schon durch ihre berufliche Grundeinstellung in der Lage und offen sein für die systematische und konzeptbasierte Aufarbeitung von Sachverhalten – eine ideale Voraussetzung für die Archivierung persönlicher digitaler Unterlagen und zugehörige Beratungsaufgaben. Bislang allerdings – so hat eine aktuelle Bestandsaufnahme an der TH Köln gezeigt – gibt es solche Beratungsangebote an Öffentlichen Bibliotheken in Deutschland so gut wie noch nicht.16

Für diese wünschenswerten Angebote sollten Volkshochschulen und Öffentliche Bibliotheken Kooperationen wie beispielsweise mit nestor17, dem deutschen Kompetenznetzwerk zur digitalen Langzeitarchivierung, und dort insbesondere mit der nestor-Arbeitsgruppe „Personal Digital Archiving“18 eingehen. Gerade die nestor PDA-AG strebt an, für Interessierte und Bibliotheken im Laufe der nächsten Zeit zumindest elementare Materialien für entsprechende PDA-Aktivitäten zur Verfügung zu stellen.

Besser wäre natürlich, es gäbe eine bibliothekarische Infrastruktureinrichtung oder -initiative auf nationaler Ebene, wie sie von der Library of Congress schon seit Jahren auf ihrer Website mit dem Titel „Personal Archiving – Preserving Your Digital Memories“19 realisiert wird. Unter anderem werden dort Materialien unter der Überschrift „Personal Digital Archiving Day Kit“20 bereitgestellt, die Bibliotheken den Einstieg in das Thema und damit verbundene neue Dienstleistungen deutlich erleichtern.

Aber auch ohne eine solche Unterstützung durch eine nationale Infrastruktur können Öffentliche Bibliotheken − alleine oder mit Kooperationspartnern wie Hochschulen oder Computerclubs − zumindest erste initiierende Veranstaltungen auf den Weg bringen, die perspektivisch in ein entsprechendes Angebotskonzept überführt werden könnten.

6. Die Kooperation zwischen der TH Köln und der StB Köln als Fallbeispiel für die Vermittlung von PDA

Die Stadtbibliothek Köln hat in ihrer Workshop-Reihe „Digitale Werkstatt“21, in der „Schnupperworkshops für Einsteiger“ angeboten werden, im November 2016 Raum für ein Projekt angeboten, bei dem Studierende des Studiengangs Bibliothekswissenschaft im Institut für Informationswissenschaft der TH Köln Ergebnisse aus einem Seminar22 zum Thema PDA präsentierten und auf dieser Grundlage eine Informationsveranstaltung für interessierte Bürgerinnen und Bürger realisierten. Die zweistündige Veranstaltung, die unter dem Titel „Digitale Werkstatt – Cloud, Festplatte oder CD-ROM im Schuhkarton“ am 17.11.2016 stattfand, stieß auf großes Interesse und erreichte nicht nur die erwarteten älteren Personen, sondern auch Teilnehmerinnen und Teilnehmer jüngeren Alters, die für sich Bedarf am Thema erkannten.

Nach einführenden grundlegenden Informationen zur Benennung, strukturierten Sicherung und Speicherung von Dateien wurde den Teilnehmerinnen und Teilnehmern des Workshops konkrete Beratung zum Umgang mit Textdateien (inkl. E-Mails und Chat sowie Messenger-Texten), zu digitalen Fotos, Videos und Audio-Dateien gegeben. Hierfür hatten die Studierenden jeweils vierseitige Handouts mit knappen Informationen sowie einem entscheidungsunterstützenden Diagramm erarbeitet, das den Teilnehmerinnen und Teilnehmern zur Verfügung gestellt wurde. Auch wenn die im Rahmen der Veranstaltung angebotenen vier „Beratungsinseln“ unterschiedlich stark nachgefragt wurden, so war sehr deutlich erkennbar, dass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer für knapp zusammengefasste, neutrale Hinweise dankbar sowie auch an weiterführenden Informationen interessiert waren. Nachgefragt wurden darüber hinaus das Thema Digitalisieren analoger Materialien (Bilder, Texte, Videos), geeignete Verfahren zur Datensicherung sowie die Eignung ausgewählter Speichermedien und -methoden.

Dem deutlich zum Ausdruck gebrachten Wunsch sowohl der Teilnehmerinnen und Teilnehmer wie auch der Bibliothek nach einer Wiederholung bzw. Weiterführung einer solchen Veranstaltung konnten die Studierenden aufgrund ihrer Studiensituation zwar leider nicht entsprechen, es wurde aber deutlich, dass ein solches weiterführendes Angebot auf ähnliche Resonanz stoßen könnte.23

7. Handlungsempfehlungen für Öffentliche Bibliotheken in Deutschland

Öffentliche Bibliotheken sind durch ihre Nähe zu den Bürgerinnen und Bürgern, aber auch durch ihre Erfahrungen, durch Beratung und Vermittlungsaktivitäten bezüglich Medien- und Informationskompetenz in besonderer Weise prädestiniert, das Thema PDA durch entsprechende Angebote aufzugreifen. Unter dieser Prämisse sind mindestens die folgenden Konzepte und Maßnahmen von Öffentlichen Biblioteken zur Unterstützung von Bürgerinnen und Bürgern bei der Sicherung und Archivierung ihrer persönlichen digitalen Unterlagen denkbar.

7.1. Sensibilisierung und allgemeine Beratung

Um das Bewusstsein für die Notwendigkeit von Datensicherungsmaßnahmen und systematischen Aktivitäten zur Sicherung und Bewahrung von persönlichen digitalen Unterlagen zu befördern, könnten Öffentliche Bibliotheken

regelmäßig Informationsveranstaltungen zum Thema anbieten, in denen in überschaubarer Zeit von 1–3 Stunden grundlegende Empfehlungen zum Thema formuliert und mit kurzen Demonstrationen vermittelt werden;

größere Informationsveranstaltungen im Sinn von – ggf. bundesweit durchgeführten – „awareness“-Tagen organisieren, bei denen best-practice-Beispiele, Beratung sowie unterstützende hands-on-Aktivitäten angeboten werden. Die „Personal Digital Archiving Days“24, die wiederholt von der Library of Congress veranstaltet wurden, könnten hierbei als Orientierung oder Blaupause dienen;

Hinweise zum Einstieg in das Thema geben, in denen das Thema Datensicherung und die Frage angesprochen wird, für wen man überhaupt digitale Daten aufbewahren möchte;

gelungene oder fehlgeschlagene Beispielszenarien (use cases) vorstellen, die deutlich machen, dass es sinnvoll sein kann, auf der Grundlage von Erfahrungen anderer an das Thema heranzugehen;

von nestor bereitgestellte Informationsmaterialien auf den Webseiten der Bibliotheken verlinken oder angepasst im Layout der Bibliothek bereitstellen;

Videos, Podcasts oder ggf. auch (aufgezeichnete) Webinare auf ihren Webseiten verlinken / bereitstellen.

7.2. Persönliche Beratung

Im Bereich der persönlichen Beratung könnten Öffentliche Bibliotheken

ergänzend und zwischen den vorgeschlagenen Informationsveranstaltungen Sprechstunden zur Beratung anbieten, bei denen Bürgerinnen und Bürger mit aktuellen und konkreten Fragen zum Thema PDA unterstützt werden. Diese könnten eingebettet werden in weitere Publikumsdienste, wie sie neuerdings z.B. von der Zentral- und Landesbibliothek Berlin in Form einer medientechnischen Beratung25 angeboten werden.

Kooperationen mit Praktikerinnen und Praktikern aus Computerclubs betreiben, die analog zum Konzept der Repair Cafes praktische Unterstützung geben könnten;

frei zugängliche Werkzeuge bereitstellen oder geeignete kostenpflichtige Werkzeugen empfehlen, mit denen Maßnahmen zum PDA unterstützt werden können.

7.3. Infrastruktur für Dienstleistungen

Begleitend zu den schon genannten Maßnahmen könnten Bibliotheken

Infrastruktur für die Migration älterer in aktuelle, zur Langzeitarchivierung geeignete Dateiformate sowie Datenträger anbieten – oder zumindest vermittelnde Hinweise zu entsprechenden Dienstleistern geben;

Empfehlungen für die Auswahl von Digitalisierungsdienstleistungen und -dienstleistenden aussprechen. Bibliotheken könnten ggf. im Kontext von Sponsoring-Aktivitäten mit solchen Dienstleistenden auch kooperieren und entsprechende technische Geräte für die Digitalisierung von kleineren Beständen von Bildern etc. (wie bislang z.B. schon für Schallplatten) bereitstellen.

Weitere Maßnahmen sind durchaus denkbar und hierfür kann auch auf Ideen und Aktivitäten von Bibliotheken in anderen Ländern zurückgegriffen werden.26

8. Zusammenfassung und Schlussfolgerungen

Für die meisten Bürgerinnen und Bürger unserer Gesellschaft gerät die Sicherung und längerfristige Verfügbarkeit digitaler Daten und Objekte aus ihrem privaten Lebenszusammenhang zunehmend in den Blick − und den meisten von ihnen ist unklar, wie sie damit am besten umgehen könnten oder sollten. Zwischen der perfekten professionellen Lösung für diese Aufgabe, wie sie von den Kulturerbeeinrichtungen angestrebt wird, und einfachen Empfehlungen, die in Computer-Zeitschriften oder auf Webseiten von wohlmeinenden Mitbürgerinnen und Mitbürgern zu finden sind, klafft eine Beratungslücke. Sie kann und sollte von Öffentlichen Bibliotheken geschlossen werden − nicht notwendigerweise alleine, sondern durchaus in Kooperation mit IT- und Archivierungsexpertinnen und -experten wie z.B. der nestor-AG „Personal Digital Archiving“ oder unter Einbeziehung von Volkshochschulen, anderen Bildungsträgern und den jeweiligen Hochschulbibliotheken im räumlichen Umfeld. Schließlich werden nichtkommerzielle Beratungseinrichtungen wie Bibliotheken gerade in diesem Aktionsfeld als besonders glaubwürdig wahrgenommen.

Literaturverzeichnis

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1 Die Folien des Vortrags mit gleichem Titel im „Themenkreis 4: Fokus Dienstleistungen und Produkte / Fokus Kunde – Dienstleistungen von Bibliotheken“ beim Deutschen Bibliothekartag 2017 in Frankfurt sind online verfügbar, zuletzt geprüft am 11.08.2017: https://opus4.kobv.de/opus4-bib-info/frontdoor/index/index/docId/2932.

2 Z.B. Andrea Copeland und Deborah Barreau, „Helping People to Manage and Share Their Digital Information : A Role for Public Libraries,“ Library Trends 59, Nr. 4 (2011): 637–649.

3 Vgl. Vannevar Bush, „As we may think,“ The Atlantic Monthly 176, Nr. 1 (1945): 101–108, hier 101ff.

4 Einen Überblick zur Entwicklung des PIM gibt William Jones, „Personal Information Management (PIM),“ in Encyclopedia of Library and Information Sciences, hrsg. Marcia J. Bates, 3. Auflage (Boca Raton: CRC Press, 2010), 4137–4147, speziell 4138.

5 Thomas Malone, „How do people organize their desktops? Implications for the design of office systems,“ ACM Transactions on Office Information Systems 1, Nr. 1 (1983): 99–112.

6 Mark Landsdale, „The psychology of personal information management,“ Applied Ergonomics 19, Nr. 1 (1988): 55–66.

7 Siehe Jones, „Personal Information Management (PIM),“ 4140.

8 Vgl. Adrian Cunningham, „The Archival Management of Personal Records in Electronic Form: Some Suggestions,“ Archives and Manuscripts 22, Nr. 1 (1994): 94–105, hier 101ff.

9 Die LoC beteiligt(e) sich an der von der ALA jährlich durchgeführten Preservation Week mit einem auf Privatpersonen abgestimmten Angebot. Seit 2012 arbeitet die Library of Congress auch mit Public Libraries zusammen, um vor Ort und über das Internet Beratungsangebote zu platzieren. Vgl. Mike Ashenfelder et al., Hrsg., Perspectives on Personal Digital Archiving: National Digital Infrastructure and Preservation Program (Washington D.C.: Library of Congress, 2013), zuletzt geprüft am 23.10.2017, http://www.digitalpreservation.gov/documents/ebookpdf_march18.pdf.

10 Leider existiert keine zentrale Webseite dieser Veranstaltungsreihe. Ersatzweise sei auf die Webseite der Konferenz an der Stanford University 2017 hingewiesen, zuletzt geprüft am 11.08.2017, https://library.stanford.edu/projects/personal-digital-archiving-2017.

11 Informationen zur nestor-AG und die Kontaktdaten der Ansprechpartner, zuletzt geprüft am 11.08.2017: https://wiki.dnb.de/display/NESTOR/AG+Personal+Digital+Archiving.

12 Ein Beispiel sind die Formatempfehlungen der Library of Congress, die sich allerdings nicht explizit an private Nutzer richten, zuletzt geprüft am 11.08.2017: https://www.loc.gov/preservation/resources/rfs/TOC.html.

13 Vgl. z.B. „Bürgerservice im Bürgerarchiv“ des Historischen Archivs Köln, zuletzt geprüft am 11.08.2017, http://www.stadt-koeln.de/leben-in-koeln/kultur/historisches-archiv/buergerservice-im-buergerarchiv.

15 Vgl. Deutscher Volkshochschulverband, zuletzt geprüft am 11.08.2017, https://www.dvv-vhs.de/der-verband/volkshochschulen/.

16 Vgl. Annika Mühling, Personal Digital Archiving : mögliche Beiträge deutscher Bibliotheken zur Archivierung privater digitaler Daten vor dem Hintergrund von Erfahrungen in den USA, Bachelorarbeit im Fach Bibliothekswissenschaft, TH Köln, Köln 2017, http://nbn-resolving.de/urn:nbn:de:hbz:79pbc-opus-9944.

17 nestor. Deutsches Kompetenznetzwerk zur digitalen Langzeitarchivierung, http://www.langzeitarchivierung.de.

18 Vgl. „AG Personal Digital Archiving,“ zuletzt geprüft am 23.10.2017, https://wiki.dnb.de/display/NESTOR/AG+Personal+Digital+Archiving.

19 „Personal Archiving,“ LoC, zuletzt geprüft am 11.08.2017, http://digitalpreservation.gov/personalarchiving/.

20 Vgl. „Personal Digital Archiving Day Kit,“ LoC, zuletzt geprüft am 11.08.2017, http://digitalpreservation.gov/personalarchiving/padKit/.

21 Vgl. „Workshops – Digitale Werkstatt,“ Stadt Köln, zuletzt geprüft am 11.08.2017, http://www.stadt-koeln.de/leben-in-koeln/stadtbibliothek/bibliotheken-archive/workshops. Die Bibliothek erläutert hierzu: „Es wird ein praxisorientiertes Konzept angewendet, das im EU-Projekt ‚Digital Literacy 2.0‘ zusammen mit der Stiftung Digitale Chancen sowie sechs anderen Weiterbildungseinrichtungen und Bibliotheken in ganz Europa entwickelt worden ist.“

22 Das Wahlpflichtseminar im Studiengang Bibliothekswissenschaft unter dem Titel „Personal Digital Archiving“ fand von Mitte Sommersemester 2016 bis zur Mitte des Wintersemesters 2016/17 unter Leitung von Prof. Dr. Achim Oßwald statt.

23 Siehe hierzu auch den Beitrag von Mühling et al. 2017, die unter dem abgewandelten Titel der Veranstaltung „Abspeichern statt Abheften – den digitalen Schuhkarton sortieren“ im Rahmen der Verleihung des TIP-Awards 2017 beim Bibliothekartag 2017 über ihre Erfahrungen berichteten. Vgl. Mühling et al., „Abspeichern statt Abheften – den digitalen Schuhkarton sortieren: Leitfaden für den Einstieg in die Archivierung digitaler Daten,“ b.i.t.Online 20, Nr. 3 (2017): 242–245, zuletzt geprüft am 23.10.2017, http://www.b-i-t-online.de/heft/2017-03/fachbeitrag-muehling.pdf.

24 Vgl. dazu z.B. „Personal Archiving Day a Hit,“ LoC, zuletzt geprüft am 11.08.2017, http://www.digitalpreservation.gov/news/2011/20110505_news_PAD2011.html.

25 Vgl. die Stellenanzeige der ZLB Berlin in der Mailingliste InetBib vom 2.5.2017, zuletzt geprüft am 11.08.2017, http://www.inetbib.de/listenarchiv/msg60721.html.

26 Vgl. z.B. Nathan Brown, „Helping Members of the Community Manage Their Digital Lives: Developing a Personal Digital Archiving Workshop,“ D-Lib Magazine, 21, Nr. 5/6 (2015): https://doi.org/10.1045/may2015-brown oder ganz aktuell: M. Catherine Peters, Personal Digital Archiving in Public Libraries: A Critical Realist Approach, State University of New Yoork at Albany, ProQuest Dissertations Publishing, 2017, zuletzt geprüft am 23.11.2017, https://pqdtopen.proquest.com/doc/1900993591.html?FMT=ABS, und – als Vorabveröffentlichung – Sara Mannheimer und Ryer Banta, „Personal Digital Archiving as a Bridge to Research Data Management,“ in The Complete Guide to Personal Digital Archiving for Librarians, Archivists, and Information Professionals, hrsg. Brianna Marshall (Chicago: ALA Editions/Neal-Schuman, 2018): 1–15, zuletzt geprüft am 23.10.2017, http://scholarworks.montana.edu/xmlui/handle/1/12678.